2办公设施办公用品管理规定.doc

办公设施、办公用品管理规定一、目的为满足办公需要，提高工作效率及公司经济效益，根据集团公司办公用品、设施管理规定的要求，本着节约成本、加强公司财产管理的目的，特制定本规定。二、范围1、公司办公设施包括办公桌椅、办公柜、电脑、电话、传真机、打印机、复印机、扫描仪等。2、公司通用办公用品包括各类记录本、工作用笔、订书机、打孔机、打印纸、便签纸、档案架、文件夹、计算器、胶带、胶水、美工刀、信封、电池等。3、餐饮类办公用品包括瓶装矿泉水、方便面、香烟、礼品等。4、卫生类办公用品包括热水瓶、纸杯、洗手液、香皂、洗衣粉、纸篓、卫生纸、餐巾纸、厕所清洁用品、灭蚊用品等。三、办公设施的管理1、办公桌椅、办公柜的采购，由各部门填写办公设施采购申请表（必须阐明配置理由），经二级主管审核，交行政管理部办公室行政管理专员处，由行政管理专员核实采购需求后，交财务总监和常务副总联合审批，并最终交采购部门采购。2、办公桌椅、办公柜采购到货后，由行政管理专员协助采购部门验收、登帐。3、办公桌椅、办公柜的具体使用人在使用前对所属办公设施的完好状态进行确认，并在办公设施登记表上签字，以做领用、保管、交接的凭据。部门公用的办公设施，由部门主管签字确认。4、各部门发现办公设施（包括桌椅、柜、办公区域照明、建构物）损坏或发生故障，应填写“办公物品（设备、门窗）报修单”，报行政管理部安保科维修。5、办公桌椅、办公柜由行政管理部办公室统一登记和调配管理，各使用人或部门负责具体保管。未经行政管理部办公室同意，不得擅自移动、更换任何办公桌椅、办公柜。部门员工离职，其办公桌椅和柜子原则上由该部门二级主管代为签收保管。6、办公桌椅、办公柜的报废，由使用部门提出申请，行政管理专员核实，并交财务总监和常务副总审核。对于折价变卖的物资，报采购部门核价后，按废旧物资的处理程序进行。具体表格按办公设施采购、报废申请表办理。7、电脑、打印机的采购和维护，按计算机资源及网络、工业监控、通讯设施管理规定执行。8、传真机、复印机、扫描仪原则上不作增补。四、办公用品的管理1、办公用品由行政管理部办公室根据库存情况优先到集团申领，在集团无法申领时，可至超市统一采购。2、办公用品由行政管理部办公室统一发放，在规定的数量范围内，各部门可按实际需要有计划地领用。3、办公用品由各部门指定专人统一领用，领用时需填写领用申请单，经二级主管（或一级主管兼任）签字后，报至行政管理部办公室。4、瓶装矿泉水仅供高温季节装置抢修、会议招待用。5、方便面仅供装置连夜抢修用。6、礼品、香烟的申领须经常务副总签字审批。7、卫生纸由各部门每月统一领用一次（办公楼部门除外），其它卫生类用品原则上仅供清洁工领用，各部门可根据实际情况按需领用。8、员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费。9、办公用品的领用由行政管理部办公室统计汇总，对于如订书机、打孔机、档案架、计算器等长期使用的办公用品，在离职时，行政管理部办公室要进行交接登记（部门公用除外）。五、公共设施的管理1、部门共用的打印机、传真机等设施，由行政管理部办公室指定专门的部门负责，被指定部门应负责该设备的维护与保养，包括耗材的领用等。2、各部门复印各类技术文件和涉及企业机密的其它资料时，应填写复印申请单并由部门主管签字。行政管理部办公室内勤负责复印或指导需求部门人员进行复印，需求部门人员应复印前说清楚复印的方式（单面或双面）及数量，并进行登记。禁止复印与工作无关的资料或擅自使用复印机。一经发现按0.5元/张进行处罚。3、外单位复印时须经过行政管理部办公室内勤同意，并进行登记。4、各部门在需使用彩色打印机打印彩色资料时，须经本部门一级主管同意。如打印大量资料（5张A4纸以上），须请常务负责审批。各部门在打印前请务必排好版面，一次性打印完毕。六、办公用电的管理1、各部门的办公用电设备，如照明灯、电脑、打印机等，一定要做到人走即关。夜间办公楼的照明由总调度室负责关闭，杜绝浪费能源。2、除办公楼的墙面和地面固定插座外，其他任何地方（如仪表DCS系统、品保分析控制台等）禁止用来充电和使用插排，当用电过程发生漏电、断电现象，需立即和电气运行联系排查故障。办公设施采购、报废申请表申请部门 申请日期：办公设施名称规格（是否需要实测）数量具体用途（或报废原因）申请部门二级主管审批意见行政管理专员核实或处理意见财务总监审批意见常务副总审批意见备注：1、电脑、打印机的采购申请，按计算机资源及网络、工业监控、通讯设施管理规定执行2、行政管理专员对报废物资的处理意见包括：折价外售、作为工业垃圾处理。