办公设备及办公用品管理规定.doc

镇江金港产业投资发展有限公司办公设备及办公用品管理规定一、总则 第一条为规范公司办公设备与办公用品得使用与管理，防止铺张浪费，特制定本规定。第二条 本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公得电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。第三条 本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用品等。第四条 公共办公设备及办公用品得采购、维护、保管等事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。第五条 各部门专用办公设备得采购、维护、保管等事项由各部门负责，费用控制在预算额度内。二、 办公设备管理（一） 办公设备得购置1、属于固定资产范畴得办公设备得购置：在批准得固定资产年度预算范围内得，由办公室汇总各部门办公设备需求并提出申请（附件一：办公设备采购申请单），报总经理审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：办公设备采购申请单），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置；2、不属于固定资产范畴得办公设备得购置由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：办公设备采购申请单），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。3、部门专用办公设备得购置：由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：办公设备采购申请单），经办公室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。（二） 办公设备得管理1、 办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合得办法。属于专人使用专人管理得办公设备如办公家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等，在设备上张贴办公设备标识卡作为标识，标明该设备名称、设备编号、设备购置时间、使用及维护责任人；属于集中使用统一管理得办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责日常维护管理。办公室设立专门得（附件二办公设备维修/保养记录表），记载需维修设备得维护/维修时间、更换得零部件、维护维修费用以及经办人等信息；2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免办公设备得疲劳使用，降低设备损耗；3、 严禁员工私自更换计算机硬件、更改电脑操作程序。若有特殊需要，须报办公室批准由专人更换安装；4、 如果电脑设备或网络出现不能解决得故障，应及时通知办公室安排维修；5、 为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定期杀毒；员工使用移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用未经杀毒得移动存储设备导致办公系统感染病毒，由其承担相应维护费用； 6、严禁私自改动局域网内其她员工电脑硬盘共享文件； 7、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关得资料； 8、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源； 9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及时归还，并应确保借出设备外观及性能得完整无损，如出现遗失或损坏等情况，由借用人承担赔偿责任；10、其她办公设备得使用、管理由办公室具体安排。（三） 办公设备得报废处置1、报废、废弃得办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值得，由设备使用部门填制（附件三办公设备处置申请单），办公室、财务资金部审核后签署意见，报总经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部备案。2、 办公室对所处置得报废/废弃得办公设备必须登记在册（附件四办公设备处置登记表）。办公设备处置申请表保管期限为10年。三、 办公用品管理(一) 办公用品得界定1、低值易耗品：铅笔、橡皮、签字笔、原珠笔、胶棒、胶带、大头针、图钉、回形针、订书钉、打印纸、笔记本、燕尾夹、印泥、档案袋、透明文件袋、自粘性标贴、自粘性便条纸、信封、垃圾袋。2、管制消耗品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算器、起钉器、笔筒、尺子、垃圾桶、文件夹、档案盒、签约本。（二） 办公用品得采购入库1、根据各部门所报低值易耗办公用品需求，由办公室指定办公用品保管人员于每季度得第一个月15号前将本季度所需要用品计划进行汇总，并填报（附件五办公用品采购计划表），经办公室审核后报总经理审批，批准后按计划进行采购。非低值办公用品或临时增加采购得，由需求部门单独申请，经办公室审核后报总经理审批，批准后交办公室统一办理。2、办公室须按计划购置办公用品，通过比质、比价到相关单位、商场购物。在采购时，尽可能地采用集中购买方式，实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假。3、 采购人员购买办公用品后要将发票及购买明细单交至办公室办公用品保管人员处，货到第一时间由办公用品保管人员凭票清点验收入库入账，并填写（附件六办公用品库存登记表）。2、印刷品（如信笺纸、红头文件纸、各类单据等）由办公室统一办理。4、凭发票、明细单等到财务资金部报销。(三) 办公用品得保管1、 所有办公用品由办公室安排办公用品保管人员统一管理。2、 办公用品保管人员在采购人员采购完毕入库时，要认真核对单据与实物，确保单、物一致。 3、购入得办公用品由办公用品保管人员验收、登记、保管，每季度进行核查盘点并做到帐物相符。4、对入库物品要按性质与材质合理分类存放。避免物品霉变、虫蛀、燃烧情况发生。5、未经保管员允许，禁止任何人私拿办公用品。（四）办公用品得发放1、发放标准（1）低值易耗品得发放：每月30号各部门填报（附件七办公用品领用申请单）至办公室，办公室办公用品保管员根据各部门需求，按照每人每月 ￥15元标准（参照办公用品入库单价）执行发放，总额不得超支，若有结余，可以跨月调剂使用。（2）管制消耗品得发放：管制消耗品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换得必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。新员工领用管制消耗品需办理填写办公用品领用申请单，由部门负责人签批后，凭单到办公室领取，领取标准按规定发放。2、办公用品保管员要对发放得办公用品建立台帐（附件七办公用品出库登记表），每季度核对一次，如有超支，办公用品保管员有权禁止继续领用。3、 员工在领完物品后，应在办公用品出库登记表上确认签字。凡领取单件价值50元以上得应登记备案；单件价值200元以上得，实行使用人保管、维护责任制：凡损坏、丢失或被盗得器具，要及时书面报告办公室。员工调离公司时，要将原领用属于个人使用得物品交还办公室后，方可办理调离手续。4、 办公用品保管员将物品领用单整理存档，以备核实。5、 对公司物品要公私分明，不得将公物挪为私用，应爱护公司得一切物品。6、 复印文件资料后得废纸要取回，重要得要用碎纸机处理打碎，不得复印与工作无关得资料。 7、 员工只领取本人所需得办公用品，应本着节约得精神，按实际需要领取，爱惜使用；8、 严格执行领用签字登记手续；四、附则（一）本规定得检查、监督部门为办公室，违反此规定得人员，将给予相应得警告处分。（二）办公室对本规定负有最终解释权与修改权。 （三）本规定自公布之日起生效执行。