企业外来文件和资料管理规定模版.doc

01AQS306- 2008 第 5 页 共5 页外来文件和资料管理规定1范围本标准规定了外来文件和资料的接收、传递、处理和归档的管理要求，以保证对外来文件和资料的有效管理和控制。 本标准适用于外来文件和工程项目文件资料的管理和控制。2引用文件 08AQS202 项目文件和资料控制程序05AQS338 项目设计文件和资料管理规定 07AQS312 项目施工过程文件资料管理规定 12AQS318 项目监理项目文件资料管理规定 3外来文件和资料的分类 外来文件和资料分为行政文件、项目文件资料两类。3.1项目文件资料指国家、行业主管部门、地方政府等有关部门对具体工程项目的审批文件，以及以公司名义收到的，与项目客户、设计分包方、设备（材料）供应商、施工分包方等以公文或传真、信函等方式发送的有关图纸、文表、项目实施要求等相关技术资料。3.2除项目文件资料以外的其它外来文件，统称行政文件。4 外来文件和资料的形式外来文件和资料的形式包括纸质文件和电子文件。 5外来文件和资料的接收与处理5.1以公司名义收到的所有外来文件与均应由公司经理办公室统一接收，填写“外来文件传阅处理表” （格式见附表B）。密级文件由文书填制“外来文件传阅处理表” （格式见附表A），用纸质文件送公司主管领导阅批，相关部门阅知和处理；其它文件通过OA系统呈送公司主管领导阅批，相关部门阅知和处理。5.2 公司领导在阅批外来文件时，阅批意见要简洁、明了；部门负责人在签署文件时，处理意见要具体、准确。5.3 经公司领导阅批的外来文件，由经理办公室文书负责在领导批示的阅处部门间进行传递、处理、跟踪、验证。 5.4 工程总承包项目的项目文件资料由项目经理根据文件要求组织控制经理、设计经理、采购经理、施工经理处理。5.5工程设计项目的项目文件资料由项目管理部或项目设计经理根据文件要求组织有关专业设计负责人处理。5.6工程监理项目的项目文件资料由施工管理部或项目总监根据文件要求组织项目有关的监理人员处理。5.7行政文件由公司领导批示的主办部门或业务归口管理部门负责组织处理。5.8 外来文件和资料的主办部门负责人（含项目经理、项目设计经理、项目总监）应在文件办结后填写最终处理结果并签署。 5.9 项目经理或项目设计经理、项目总监应指定项目文秘人员对项目文件按08AQS202项目文件和资料控制程序的要求进行登记和建册，根据需要进行复制并分发至有关人员，并妥善保管。6项目文件资料的接收和处理6.1 工程承包项目资料的接收和处理6.1.1所有项目资料实行归口管理。客户送达的资料由项目经理统一接收，必要时报请公司主管领导阅示，并按涉及内容分别组织设计经理、控制经理、采购经理、施工经理处理；设计分包方送达的资料由项目设计经理统一接收并组织专业负责人处理；设备（材料）分包方送达的资料由采购经理统一接收和组织处理；施工分包方送达的资料由施工经理统一接收和组织处理。 其他部门或人员接收的项目资料，均应转交项目经理或项目部门经理按上述规定处理。6.1.2当设计、设备材料、施工分包方送达的项目资料涉及工程量、技术方案或投资变动等问题时，设计经理、采购经理、施工经理应报请项目经理批准后方可组织实施；当要求处理的问题超越归口管理的范围时，则由项目经理组织项目部门经理对口进行处理或由项目部门经理相互间直接对口进行处理。6.1.3项目经理和项目设计经理、采购经理、施工经理应分别按07AQS312的要求登记和建册，并妥善保管原件。6.2 设计项目资料的接收和处理6.2.1所有项目技术资料统一由项目设计经理归口管理，必要时报请项目管理部负责人或公司主管领导阅示。凡需要有关专业处理的问题，由项目设计经理组织有关的专业负责人处理，凡涉及到设计合同完善、补充或变更内容的，则与市场开发部协商处理。 其他部门或人员接收的项目资料转交项目设计经理按上述规定处理。6.2.2项目设计经理应指定项目文秘对项目资料按05AQS338项目设计文件和资料管理规定要求登记和建册，并妥善保管原件。6.3 工程监理项目资料的接收和处理6.3.1所有项目资料统一由项目总监归口管理，并组织项目监理部（组）成员进行实施。涉及监理合同变更、补充等重要事项的应报请施工管理部负责人或公司主管领导阅批。 其他部门或人员接收的监理项目资料统一转交项目总监，按上述要求处理。6.3.2项目总监应指定项目文秘人员对项目技术资料按12AQS318项目监理项目文件资料管理规定要求登记和建册，并妥善保管原件。7外来文件和资料的归档7.1 行政文件阅处完毕后由经理办公室负责整理归档。 7.2 项目文件和资料阅处完毕后，对工程承包项目分别由项目经理、项目设计经理、采购经理、施工经理按项目施工过程文件资料管理规定整理归档，对只承担设计的项目由项目设计经理指定项目文秘按项目设计文件和资料管理规定整理归档，对承担工程监理的项目由项目总监指定项目文秘按项目监理项目文件资料管理规定整理归档。 附录A外来文件传阅处理表 （密级文件）附录B外来文件传阅处理表 附录A外来文件传阅处理表外来文件传阅处理表收文编号第 号收文日期 年 月 日发文部门原文编号文件名称文件类别A 项目文件B 行政文件经 理 办处理意见主管领导阅批意见文 件传 阅处 理意 见签 名时 间处 理 意 见处理结果 签署 年 月 日注：1.本表由公司经理办公室提供，文件阅后请速退回经理办公室，原文由经理办公室整理归档。2. 表中文件分类按01AQS306-2008中外来文件分类规定划分。附录B外来文传阅处理表收文编号收文日期发文部门密 级原文编号办结时限紧急程度文件名称文件类别经理办意见主管领导阅批意见文件传阅处理意见处理结果查阅人员注：表中文件分类按01AQS306-2008中外来文件分类规定划分。