新版公司采购管理规定.doc

某公司采购管理规定为规范采购部经办人员的工作行为，规范公司物流系统工作程序特制定本规定。一、计划管理1、 采购部应根据公司财务部核定的当月可供应资金计划数，生产部拟定的生产计划中请购单（涉及其他业务、管理部门），根据市场供求状况及行情，编制综合采 购计划，并分解贯彻到采购经办人。综合采购计划涉及：现款采购、赊销采购、应付账款付款计划。采购计划按照审批权限报送董事长、总经理批准后组织实行。2、各部门临时急需的物资采购必须事先经总经理审批后，采购经办人方可实行采购，未经批准不予采购。二、现款采购管理1、采购经办人必须根据核准的采购物资名称、规格型号、数量、价格进行采购。采购物资进厂时，由采购经办人填开入库单经质检部门检查合格后，由仓库点数入库并登记库存台账。2、大额（指单笔付款金额在2023元以上的）、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理，未经批准采购经办人不得擅自付款。3、采购经办人对供货商出具的票据及入库单，经初审无误后填写采购付款申请单连同供货商出具的票据及入库单客户联报送经办会计初审，经审核无误后报送财务部经理复审、总经理（董事长）审批。审核要点：（1）采购物品的名称、规格型号是否与请购单、供应商出具的票据（收据）、入库单所列明的名称、规格型号一致；（2）入库单上质检、仓库经办人员是否签证齐全；（3）供应商出具的票据（收据）是否符合税法及本公司财务制度规定；（4）采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。4、财务部出纳必须根据本公司财务支出审核审批操作规范办理付款手续。三、赊销采购1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理，严禁采购经办人擅自付款。2、采购物资进厂入库手续基本上与现款采购模式相同，所不同的是入库单客户联作为供货商结算货款的依据。3、付款期限原则规定如下：有采购协议的，按照协议规定的付款时间付款；没有采购协议的，在入库的3个月后付款。4、应付账款挂账手续按照以下规定办理：（1）由采购经办人填写赊销采购挂帐申请单一式两联，连同请购单、入库单报送经办会计审核，经审核无误后报送财务部经理复审，复审结果经财务部经理签字后，一联退采购经办人备查，一联由经办会计入帐核算。（2）应付账款入账时审核要点：采购物品的名称、规格型号是否与请购单、入库单所列明的名称、规格型号一致；入库单上质检、仓库经办人员是否签证齐全；采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。5、应付账款付款手续按照以下规定办理：（1）在规定付款期由采购经办人向供货商收取票据及入库单客户联，经初审无误后填写采购付款申请单连同供货商出具的票据及入库单客户联报送经办会计审核，经审核无误后报送财务部经理复审，总经理（董事长）审批。（2）对采购付款申请单及供货商出具的票据及入库单客户联单证不齐的，财务部有权拒绝受理。（3）应付账款付款时审核要点：付款期限是否符合协议或本公司的规定；供应商出具的票据（收据）是否符合税法及本公司财务制度规定；付款额是否已在账内核算反映是否突破当月赊购采购付款计划。（4）财务部出纳必须根据本公司财务支出审核审批操作规范办理付款手续。四、本规定自公布之日起生效。 附件一：生产请购单日期：2023年 月 日生产指令单号码：_ 请购单编号：_序号物资名称规格型号单位用途库存量用料定额请购数量核准数量入库期限产品名称型号图号审批： 制单：附件二：物资请购单日期：2023年 月 日请购部门：_ 请购单编号：_序号物资名称规格 型号单位用途库存量需用量请购 数量核准 数量入库 期限审批： 制单：附件三：采购计划日期：2023年 月 日采购经办人：_ 编号：_序号物资名称规格型号单位数量单价金额供货商付款方式合计审批： 制单：附件四：入库单（赊购专用）入库日期：年月日 NO.000001供货商：_材料编号品名规格 型号件数单位应收 数量实收 数量退货数净入 库数单价金额合计（大写）： ￥：_元供货商代表签字：制单： 质检： 仓库： 联别及用途：现款采购可用三联入库单，退货可用本单，但须“红字”填写。第一联存根联采购部留存；第二联财务联报财务部，作为记账的依据；第三联仓库联留仓库，作为记载增长库存物资、记载库存台账的依据；第四联客户联交客户，作为结算货款的依据。附件五：采购付款申请单日期：2023年 月 日 附件张数：_供货商协议编号采购类型发票号码入库单号码应付款挂帐申请单号码付款事由：经办会计初审意见：财务部经理复审意见：董事长审批意见：总经理审批意见：制单：