新版公司采购管理规定.doc

某公司采购管理规定

为规范采购部经办人员的工作行为，规范公司物流系统工作程序特制定本规定。
一、计划管理
1、 采购部应根据公司财务部核定的当月可供应资金计划数，生产部拟定的生产计划中《请购单》（涉及其他业务、管理部门），根据市场供求状况及行情，编制综合采 购计划，并分解贯彻到采购经办人。综合采购计划涉及：现款采购、赊销采购、应付账款付款计划。采购计划按照审批权限报送董事长、总经理批准后组织实行。
2、各部门临时急需的物资采购必须事先经总经理审批后，采购经办人方可实行采购，未经批准不予采购。
二、现款采购管理
1、采购经办人必须根据核准的采购物资名称、规格型号、数量、价格进行采购。采购物资进厂时，由采购经办人填开《入库单》经质检部门检查合格后，由仓库点数入库并登记库存台账。
2、大额（指单笔付款金额在2023元以上的）、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理，未经批准采购经办人不得擅自付款。
3、采购经办人对供货商出具的票据及《入库单》，经初审无误后填写《采购付款申请单》连同供货商出具的票据及《入库单》客户联报送经办会计初审，经审核无误后报送财务部经理复审、总经理（董事长）审批。审核要点：
（1）采购物品的名称、规格型号是否与《请购单》、供应商出具的票据（收据）、《入库单》所列明的名称、规格型号一致；
（2）《入库单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全；
（3）供应商出具的票据（收据）是否符合税法及本公司财务制度规定；
（4）采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。
4、财务部出纳必须根据本公司《财务支出审核审批操作规范》办理付款手续。
三、赊销采购
1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理，严禁采购经办人擅自付款。
2、采购物资进厂入库手续基本上与现款采购模式相同，所不同的是《入库单》客户联作为供货商结算货款的依据。
3、付款期限原则规定如下：有采购协议的，按照协议规定的付款时间付款；没有采购协议的，在入库的3个月后付款。
4、应付账款挂账手续按照以下规定办理：
（1）由采购经办人填写《赊销采购挂帐申请单》一式两联，连同《请购单》、《入库单》报送经办会计审核，经审核无误后报送财务部经理复审，复审结果经财务部经理签字后，一联退采购经办人备查，一联由经办会计入帐核算。
（2）应付账款入账时审核要点：
①采购物品的名称、规格型号是否与《请购单》、《入库单》所列明的名称、规格型号一致；
②《入库单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全；
③采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。
5、应付账款付款手续按照以下规定办理：
（1）在规定付款期由采购经办人向供货商收取票据及《入库单》客户联，经初审无误后填写《采购付款申请单》连同供货商出具的票据及《入库单》客户联报送经办会计审核，经审核无误后报送财务部经理复审，总经理（董事长）审批。
（2）对《采购付款申请单》及供货商出具的票据及《入库单》客户联单证不齐的，财务部有权拒绝受理。
（3）应付账款付款时审核要点：
①付款期限是否符合协议或本公司的规定；
②供应商出具的票据（收据）是否符合税法及本公司财务制度规定；
③付款额是否已在账内核算反映
④是否突破当月赊购采购付款计划。
（4）财务部出纳必须根据本公司《财务支出审核审批操作规范》办理付款手续。
四、本规定自公布之日起生效。

附件一：
生产请购单
日期：2023年    月    日
生产指令单号码：__________________                   请购单编号：________________
序号
物资名称
规格型号
单位
用途
库存量
用料定额
请购数量
核准数量
入库期限
产品名称
型号
图号

审批：                                                         制单：
附件二：
物资请购单
日期：2023年    月    日
请购部门：________________________                 请购单编号：________________
序号
物资名称
规格  型号
单位
用途
库存量
需用量
请购  数量
核准  数量
入库  期限

审批：                                                         制单：
附件三：
采购计划
日期：2023年    月    日
采购经办人：________________________                       编号：________________
序号
物资名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
供货商
付款方式

合计

审批：                                                         制单：
附件四：
入库单（赊购专用）
入库日期：  年  月  日                               NO.000001
供货商： _____________________________________
材料编号
品名
规格 型号
件数
单位
应收 数量
实收 数量
退货数
净入 库数
单价
金额

合计
（大写）：            ￥：__________元
供货商代表签字：
制单：                      质检：                          仓库：              
联别及用途：
现款采购可用三联入库单，退货可用本单，但须“红字”填写。
第一联存根联   采购部留存；
第二联财务联   报财务部，作为记账的依据；
第三联仓库联   留仓库，作为记载增长库存物资、记载库存台账的依据；
第四联客户联   交客户，作为结算货款的依据。
附件五：
采购付款申请单
日期：2023年    月    日                                                  附件张数：_______
供货商

协议编号

采购类型

发票号码

入库单号码

应付款挂帐申请单号码

付款事由：

经办会计初审意见：

财务部经理复审意见：
董事长审批意见：

总经理审批意见：

制单：