物流公司合同管理规定模版.doc

xxx物流有限公司
合同管理规定
为了规范公司合同的管理，明确合同签订流程，根据国家相关法律法规，特制定本规定。

第一部分 合同管理原则
一、 公司合同实行统一管理，严格按公司《档案管理规定》执行。
二、 签订合同必须严格按照合同审批程序执行。
三、 合同签订必须征询法律事务部律师的意见。

第二部分 合同的订立
一、 认真学习并严格遵守《中华人民共和国合同法》及国家和本市有关政策、法规，理解其具体内容及原则要求。所签订的合同，不得与国家法规相抵触，对本单位要有利无害。
二、 签订合同时，要对客户的履约能力进行审查，包括对方的法人资格、经济实力、履约能力、资信状况、以及签约人员是否具备签字效力、法律效力等，否则，一切经济损失及后果，由经办人负责并追回损失。
三、 对外签订合同，实行保密制度，任何人未经公司领导批准，禁止随意查阅、私带合同，禁止泄露合同内容。
四、合同订立前的注意事项
1、不得利用合同进行违法、违规活动，损害国家利益和公司利益，不得借订立合同之机为个人牟取利益。
2、公司的对外合同一律采用书面形式（包括合同书、信件和数据电文,适用中国法律的要求为中文版本），不得采用口头形式和其它形式。合同书自各方当事人签字或者盖章时成立。依法成立的合同，自成立时生效。
五、合同必须具备实质性条款
1、当事人的名称或者姓名和住所；
2、标的；
3、数量；
4、质量；
5、单位、单价、金额、价款或报酬、币种；
6、签订日期、履约日期、履约方式、履约地点；
7、各方的权利义务、责任；
8、违约责任
9、终止、中止条款；
10、解决争议的方式。
六、合同订立时注意事项
1、使用对方及有关部门提供的格式条款（格式合同）订立合同的，应特别注意审查其中免除对方责任、加重我方责任、排除我方主要权利的条款是否影响了公司的利益。
2、订立合同的用语要准确，书写要清楚，责任要明确。在合法的前提下，要把公司的利益放在首位。
3、合同草稿外发前应与法务部及相关审核部门沟通和预审，提高合同评审效率，并保证与对方的有效沟通。
4、合同文本在二页以上的（含二页），须加盖骑缝章。
5、公司所有合同须经总公司法定代表人签署后盖章，未经总公司法定代表人授权，不得私自签署合同。
6、合同文本数量按我方与对方所需数量之和确定，我方至少保留二份（其中：档案室、财务部各保留一份）。

第三部分 合同及法务审批程序。
一、合同审批责任划分
1、 对于普遍性的通用合同，由法务室组织标准合同范本的起草、制订。
2、 公司对合同的管理实行按组织管理原则逐级审核报批。
3、 合同管理按承办单位负责人为第一责任人，对合同基本业务条款的合理性和有效性负责；财务部承担保证财务条款的可能性和合理性责任；审定人（企业负责人）与承办单位并列同等责任；法务部承担保证所签订合同公司利益不受损失的责任。
4、 各单位或部门主要负责人具体负责本单位或本部门合同的有效执行，负责并建立日常的检查、督促机制，做好合同执行的进程控制。
5、 合同承办部门及单位应指定专人建立合同及法务的档案，切实做好合同、法务的登记、归档工作。每季度按照《档案管理办法》的规定，将归档资料汇总提交总公司总裁办审核。
二、合同审批流程
1、总公司经济合同按以下程序办理：
承办单位经办人——承办单位负责人——主管领导——财务部负责人——法务室负责人——总公司法定代表人签署
2、下属公司经济合同按以下程序办理：
承办单位经办人——下属公司财务部负责人——下属公司负责人——主管领导——总部财务部负责人——总部法务室负责人——总公司法定代表人签署（或授权委托下属公司总经理签署）

第四部分 合同的履行
1、 合同一经订立生效，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门必须遵循“诚实信用”的原则，密切配合，全面履行合同的义务。
2、 合同签订后，经办人应将合同相关执行条款抄送相关部门，并组织学习，对相关条款解释说明。
3、 我方与对方互负债务，应由对方先履行而未履行的，或者没有履行顺序而对方没有履行的，我方应当依法拒绝履行，并将情况及时上报。
4、 在履行合同的过程中，有确切证据证明对方有下列情形之一的，应当依法行使法律规定的不安抗辩权，中止履行，并将情况及时上报：经营状况严重恶化转移财产，抽逃资金，以逃避债务丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。
5、 我方因不可抗力（注：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况）不能履行合同的，应当及时通知对方，并在合理的期限内向对方提供不可抗力的证明。
6、 各有关单位收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在二十四小时内拿出处理意见，连同相关资料上报解决。
7、 合同承办单位在合同履行过程中，遇有对方其它履约困难或者违约等情况，应及时按法务审批程序上报。
各单位对履行完毕的合同以及相关资料应整理清楚，妥善保管、存档。

第五部分 附则
1、 本管理规定从xx年1月1日起执行。
2、 本管理规定由总公司总裁办负责解释。

xxx物流有限公司
xx年1月1日修订