行政准备工作支持流程模板.doc

行政部对总经办工作支持步骤
（适适用于各地域域企业、各地百货企业）

一、 行政部对总经办服务支持

（一）上班前工作准备（责任人 __）

天天提前15分钟到企业为总经办工作进行准备。
工作准备内容：
1、 开房门，配有窗户房间，春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。
2、 检验办公室内各部位和设备、用具，如存在故障或不正常现象，立即联络维修或采取其它应对方法：
（1） 饮水机饮用水是否充足。
（2） 空调是否正常运转。
（3） 电话座机是否存在故障。
（4） 照明灯具是否存在故障。
（5） 绿植是否有枯叶。
（6） 文件柜、衣柜柜门能否正常开启。
（7） 屋内卫生情况：桌面、地面、垃圾框、烟缸、
（8） 每三天查看办公室配发签字笔等文具能否正常使用。
（9） 杂志架：刊物是否开封、报纸等是否需要清理。
（10） 沙发、座椅等办公家俱是否完好。
（11） 打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。
（12） 有没有天花板、地面渗水、破损等情况。
（13） 纸巾、打印纸是否需添加。
（14） 其它需要检验内容（如有其它需要，请各地企业依据本企业实际情况增加内容）
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（二）商务接待（责任人__ __）
1、 总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。
（1） 行政部负责搜集、统计本企业周围餐饮（包含咖啡厅、茶楼）场所信息，依据企业实际需要，确定高、中、低级餐厅各3家，作为本企业相对固定商务宴请场所。
（2） 依据企业实际需要，可和餐厅签定长久合作协议。

餐 厅 情 况 统 计 表

档次
餐厅
名称
地点
菜品
风味
餐厅环境风格
价位（元/人）
联络方法
高级

中等

低级

咖啡厅/茶楼情况统计表

咖啡厅/茶楼名称
地点
环境风格
价位（元/人）
联络方法

2、 进行商务宴请时依据需要安排车辆接送总经办领导和客人。（如不需要企业司机接送，可安排代驾服务。）
3、 其它商务接待类工作（如有其它需要，请各地企业依据实际情况增加内容）
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二、 行政部对总经办工作支持

（一） 总经办领导工作日程安排及工作提醒（责任人_ ）
1、 每七天五下午下班前，行政部了解企业总经理下周工作日程安排，填写以下表格，并提交总经理，如一周工作安排发生变动，立即更新此表：

一周工作日程安排表
时 间
工 作
内 容

工作包含
部门
备 注
周 一

周 二

周 三

周 四

周 五

2、 行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》，依据实际情况对总经理进行工作提醒。
3、 行政部依据《一周工作日程安排表》，提前一天提醒各相关部门配合总经理工作。
4、 立即提醒领导参与关键全企业人员参与会议（如新职员介绍会、关键培训）
5、 其它需要提醒事宜：
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（二） 差旅安排（责任人_ __）
1、 行政部帮助安排总经办领导差旅行程，负责机票和酒店预订，了解日程安排，并填写下表，于出行前一天提报领导。

差旅行程表
日期
时间
行程安排

地点
备 注
例：.2.1
10：00－12：00
北京－上海
航班CA1501
移动
入住××酒店
.2.1
13：00－17：00
会见供给商
××会议室

.2.1
17：30－20：00
宴请供给商
××酒店

2、 提醒相关部门准备资料，包含但不限于会议资料、会见企业介绍、会见人员介绍，会同《差旅行程表》提交领导。
3、 其它需要提醒事宜：
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（三） 会议组织（责任人_ __）

行政部负责帮助企业总经理召集会议。

1、 依据总经理一周工作日程安排表（或总经理临时交办）安排会议。
2、 会议准备：
（1） 在会议召开前做好会议准备工作，并填写此表：

会务工作表

会议时间
会议地点
会议议题
参与人员
会议统计人
需要准备资料、物品或提供会议服务

（2） 通知参会人员出席会议、通知会议议题（或提醒进行参会准备），并确定是否参与。
（3） 在会议召开前对会议室进行清理，如有需要，调试电脑、视频设备或进行其它准备（提供饮用水、茶点等）。
（4） 行政部安排人员负责会议统计。
3、 会议结束后行政部填写以下表格，跟进会议提出要求落实情况，并在会议召开后一周内向总经理反馈（会议有时间要求，依据时间要求反馈）

会议跟进表
会议形成要求
时间节点
要求
责任人
落实情况
未能完成原因

（四） 文件起草和审核（责任人_ ）
1、 行政部负责帮助总经办关键领导起草文件。
2、 依据工作需要起草以下文件：
（1） 通知
（2） 总结
（3） 计划
（4） 商务信函
（5） 其它文件
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（各类文件模板另行提供）
3、 文件起草步骤：依据总经办领导要求起草文件——行政部责任人修改文件——总经办领导审核文件——定稿

（五） 资料、信息搜集汇总（责任人_ _）
行政部负责搜集、整理以下资料提交给总经办关键领导：
1、 集团或百货总部公布关键通知。（应于通知公布当日提醒总经办领导查看）
2、 帮助总经办领导整理关键用户或合作伙伴名片（每两周整理一次）
3、 每个月25日前搜集汇总各部门工作总结和计划，提交总经办领导。

各部门月度工作总结表

部门
本月关键工作内容（不超出五项）
本月工作存在
不足
本月工作
优点
和本企业、百货总部各部门工作配合是否存在问题

各部门月度工作计划表

部门
下月工作计划
下月拟改善工作中哪些方面
需要本企业和百货总部相关部门提供何种支持

（六） 工作督办（责任人_ ）
行政部负责对总经办关键领导提出工作要求进行督办，填写下表，每个月28日前向总经办关键领导汇报当月情况：

工作要求
时间节点要求
包含部门
责任人
工作要求落实情况
工作未完成原因
领导意见

注：本步骤中全部表格均为电子表格