食品公司采购管理流程样本.doc

SJS-B-SY-1
二 级 文 件 版本号：1.0

采购管理步骤

制订

审核

同意

日期

日期

日期

－04－15公布 －07－1实施
1． 目标
为了规范采购步骤，控制采购成本，提升采购物料品质，立即高效为相关部门提供所需物料和服务。
2． 适用范围
本标准适适用于企业全部物料和服务采购。
3．定义
3.1 采购周期：采购物料所需要时间，从下订单开始到物料到库。
3.2 物料：指和企业正常运行所需全部物品，如原辅料、设备、办公用具、劳保用具等。
4. 权责
4.1 事业部：制订并公布《物料采购周期表》、实施采购活动、订单跟踪订单、采购结算
4.2 仓库负责通知品控部或相关部门验货。
4.3 品控部或相关部门负责验货
5. 进料检验步骤图

请购需求

请购单

审核
供给商询价、议价
采购下订单

采购签收

外出现金采购
外出现金采购

供给商确定回复

送货

不合格

验收
退货
验收

合格

采购结算
入库
入库

采购结算

6. 进料检验步骤具体作业内容
步骤
工作内容
关键控制节点
工作标准
时 限
制度
1
采购部门依据多种原材物料实际情况确定其采购周期，经总经理同意后通报各部门
《原材物料采购周期表》
1. 每个月修订一次
2. 周期制订合理可行
3. 特殊产品另外说明
每个月5号之前完成
各部门所确定采购周期，未通报给各部门，每次罚款10元
2
需求部门依据实际需求，填写《请购单》
《请购单》
依据《请购单》内容，具体填写请购人、请购日期、物料规格型号、数量、需求日期和具体要求等
物流部每七天2次
设备部每七天1次
行政部每个月2次
请购次数在对应限定周期内，每多请购一次罚款相关部门经理20元
3
《请购单》由部门经理和总经理签字审批
《请购单》审批
部门经理审批权限
即时

4
请购人员将《请购单》交到采购部，由事业部经理签收《请购单》

1. 检验 《请购单》填写是否清楚
2. 确保对请购物品规格型号和具体要求充足了解，对采购有难度物品，要求请购人员一起参与采购
3. 审阅采购物品数量和需求日期，对数量和日期有问题地方，立即和请购人员沟通。
4. 对采购物品费用进行估算
5. 《请购单》第一联交由请购人员保留，留下剩下三联

即时

5
分配采购任务

1. 依据《请购单》安排工作，将第二联交给相关人员，其中采购工程师负责原辅料和设备采购，事业部助理负责行政物品采购，第三联全部交给事业部助理，由其负责跟踪，第四联放事业部经理，做存档。
2. 急需物品优先采购标准
3. 事业部经理确定采购方法
4. 采购难度大、时间紧物品经理帮助一起采购
即时

6
询 价、比价、议价
《询 价比价议价表》
1. 向厂商具体说明品名，规格、质量要求、数量、交货期、地点和付款方法
2. 同规格产品有几家供给宜均询价
3. 调查是否有其它较有利代用具
4. 了解供给商供给能力，是否能按期交货，并保质保量，向供给商索要相关检测汇报和证件

7
审 批

1. 事业部经理依据提供价格和供给商资料，确定供给商和采购价格
2. 对采购数量和交货期和《请购单》不一致时，立即通知请购部门
3. 对采购价格出现异常时，立即通知请购部门和财务部，重大要报生产副总
即时
对采购价格出现重大异常时，没有上报生产副总，每次罚款20元
8
下订单
《订货单》
1. 在填写订货单时，一定要填写品名、规格、单位、数量、单价、总金额、付款方法、订货时间、交货时间、联络人、联络电话和供货单位、订货单位，并有双方盖章
2. 假如订货单是传真件，必需在订货单中注明“传真件有效”，且电话确定
3. 订货单必需有事业部经理签字
即时
《订货单》没有供给商盖章，则每次罚款当事人20元；《订货单》没有立即交仓库，则每次罚款当初人5元。
9
订单跟踪
《订单时间控制表》
由事业部助理填写《订单时间控制表》，并进行跟踪

没有进行跟踪且造成到货不立即，每批订单罚款10元。

10
验 货
《来料检验处理情况单》
《入库单》
1. 到货后，立即通知仓管和品控部或请购部门，根据《请购单》和《订货单》一起验货
2. 在货物验收结束后，向品控部门索要《来料进货检验情况单》，并向仓管索要《入库单》
3. 若在验收出现不合格项时，要求供货商指定时间内修补或扣款，并用书面形式确定修补时间或扣款数量，最终让供给商签字

到货后，若仓库没有立即通知品控部验货，每次罚款10元，并对没有检验物料品质负责
11
台帐登录
《采购台帐》
针对到货日期、质量情况、数量、单价、金额、税金、供给商等情况进行统计

在登录《采购台帐》时，若遗漏一批物料，则罚款10元
12
付 款
《请款单》
1. 确定发票抬头和内容是否相符
2. 发票金额和订货单价格一致
3. 根据订货单付款方法支付，注意是否有预付款、质保金等
4. 是否要扣款或要延期支付款项
5. 向财务申请付款时，附好发票、协议、入库单和《来料检验处理情况单》

7．相关附件
附件名称 文件编号 查阅方法
《抽样规范》 SJS-C-PK12 另见（举例，有另见附后多个方法）
《原物料规格书》 SJS-C-PK21 附后
《不合格品管理程序》 SJS-B-PK02
8. 相关表单
表单名称 表单编号 查阅方法
《来料检验处理情况单》 SJS-D-PK-B-10-01 同上
《原料检验统计表》 SJS-D-PK- B-10-02
《待检牌》 SJS-D-PK- B-10-03
《退货牌》 SJS-D-PK- B-10-04
《合格牌》 SJS-D-PK- B-10-05
《奖惩提报单》 SJS-D-XS- B-10-01