成品油直销及分销业务作业流程.doc

4.7成品油直销及分销业务流程一、业务目的1 经营目的1.1 获取最佳利润。1.2提高客户满意度，扩大市场份额。1.3保证资产安全，减少货款回笼风险。2 财务目的2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款真实、精确、完整。3 合规目的3.1销售合同符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1随意降价导致收入减少。1.2未经授权或授权不当，导致坏账或货款不能及时回笼。1.3擅自提价导致市场份额丧失。1.4客户不满意导致市场份额下降。1.5营销监控不力导致效益流失。1.6油品出库未经授权或授权不当，导致资产损失。1.7 未经审核，变更销售合同示范文本中涉及权利、义务条款导致风险。2财务风险2.1 销售收入不能精确、真实和完整记录。2.2多记或少记应收账款。2.3货款回笼误入账户。3合规风险3.1未执行国家关于政策、法律、法规，导致商业纠纷和受到惩罚。3.2 销售合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度规定，导致损失。三、业务流程环节与控制点1 市场细分1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查，理解、分析本地市场消费规模、客户分布和竞争状况。依照竞争态势和消费特点，细分目的市场，制定相应市场方略和营销办法。根据不同区域和销售对象设立直销经理/分销经理，负责开拓和维护区域内成品油直销/分销业务。2 拟定销售目的2.1 各级分公司营销部门依照上级下达月度销售筹划，结合市场规模、前期客户购油状况以及后期资源、价格走势分析，制定月度销售筹划，报同级分公司分管副经理批准后，分解贯彻并下达到各直销/分销经理。3 销售及客户管理3.1 直销/分销经理应走访客户，理解客户意见和需求，依照需要填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调节、充实和更新，至少每季编写市场消费、竞争分析报告，报分管副经理。【ERP】直销/分销经理依照需要填写区域市场客户主数据维护表，由分公司经营管理部门负责人审核确认后，由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据。4 信用核定和控制4.1 各省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）负责制定相应信用政策和信用总体规模，对营销部门和客户进行分类管理，设定不同层次营销部门和客户信用额度，并明确相应管理权限和有关责任。地市公司依照客户资金、信用等状况，在规定信用政策和信用总体规模内拟定客户详细信用额度和时限，按规定权限审批。4.2 地市公司依照客户资金、购买、信用等状况，至少每半年对客户进行资信评估，建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料。【ERP】依照需求填写客户信用主数据申请表，按规定程序批准后，由财务部门在ERP系统中维护。4.3 直销/分销经理在拟定客户详细信用额度内，按照经法律事务部审定销售合同示范文本拟订销售合同，经营销部门和财务部门负责人审核后，由合同订立人按规定权限与客户订立销售合同。 对示范合同文本条款进行文字性修改，经同级法律事务部门（岗位）审核；进行实质性修改，报法律事务部审核。4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要订立货款回笼责任书；营销部门负责人与直销/分销经理订立货款回笼责任书（单笔或汇总），并与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款状况，定期报有关部门和分管副经理，督促货款回笼。5 制定价格方略5.1 各省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）结合市场状况，按照规定价格制定直销/分销最低限价和浮动权限。【ERP】财务部门依照价格文献，在ERP系统中维护销售价格主数据。5.2 地市公司在省（市）分公司（区外销售公司）规定最低限价以上，结合本地实际，制定详细销售价格。低于最低限价销售，须由地市公司分管副经理审核后，上报省（市）分公司（区外销售公司）按规定浮动权限审批。6 开票与收款6.1 现款销售：【非ERP】各级分公司营业部门收款人员依照客户付款开具发票或收款凭证，由不相容岗位人员复核无误后开具提货告知单并加盖印章（或发出提油卡）。 【ERP】各级分公司营业部门依照客户需求和收款凭证，在ERP系统维护销售订单。由不相容岗位人员复核无误后开具销售发票，打印系统提货告知单并加盖印章（或发出提油卡）。6.2 信用销售：【非ERP】依照订立销售合同，各级分公司直销/分销经理填写信用销售审批单据，经营销部门负责人签字后，附开票告知单据交营业部门开票。收款人员确认客户欠款金额不超过规定额度，开具销售发票或提货告知单并加盖印章（或发出提油卡）；超过规定信用额度需重新履行审批程序。 【ERP】 依照订立销售合同，由营销部门开票人员在ERP系统维护销售订单。各级分公司直销/分销经理应填写信用销售审批单据，经营销部门负责人签字批准后，附开票告知单据交营销部门开具销售发票，打印系统提货告知单并加盖印章（或发出提油卡）。超过规定信用额度需重新履行审批程序，或经批准后由财务部门信用主数据维护员在系统中一次性释放冻结订单。6.3 代保管业务：开具发票客户，应在开票之日15天内提货。各级营销部门对于逾期未提油品依照合同中关于代保管条款转入代保管账内，并依照政府规定、市场状况、资源状况等拟定与否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同营销部门至少每半年检查一次客户代保管状况。6.4 【非ERP】各级分公司营销部门每日对销售开单状况进行汇总，复核无误后填写收款记录，报财务部门。 【ERP】 各级分公司营销部门每日应对销售开单状况、收款记录进行核对，销售发票、收款票据随同ERP系统销售日报表一并报财务部门；检查、解决系统中未清销售订单；核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量一致。6.5 合资和专项销售：销售大区别公司依照油品销售事业部下达月度合资、专项筹划，按规定付款方式和规定价格进行结算。按规定“先款后货”专项销售，业务部门依照财务部门提供收款记录下达专项油发货告知单；按规定“先货后款”合资和专项销售，经部门负责人在规定额度内批准后下达合资和专项油发货告知单。 7 油库发货7.1 需配送业务由直销/分销经理填写运送申请单报物流部门，由调度人员依照调运单组织运送。交货后将客户签字发货单交营销部门汇总。7.2 【非ERP】油库发货人员依照各级分公司营销部门开具并盖有印章提货告知单（或提油卡）安排客户或运送部门提货，并将提货告知单留存。 【ERP】油库验单人员接到客户提单时,应查询ERP系统提单信息并核对验证提单内容相符后,按客户需求发货数量（不不不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户提油。7.3 罐装油品前，发货人员应检查罐车清洁度、与否专车专用，以保证出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，保证明发数与应提数量一致。数质量部门至少每半年检查油库发货计量精准度。7.4 【非ERP】对于一次不能提完油品，油库为客户建立代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管账。按照规定开展油库代保管业务，应依照客户需求开具分提货告知单。 【ERP】对于一次不能提完油品，油库按规定收回原代保管提单，打印剩余数量代保管提单，作为客户下次提货根据。7.5 【非ERP】油库发货人员每日交班前整顿提货告知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账，报油库记账人员稽核。 【ERP】油库发货人员每日交班前整顿出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量进行核对。7.6 油库记账人员复核日发货量、提货告知单合计数量以及代保管台账，检查与否平衡，发现规定范畴内差别及时查找因素并进行调节，超过规定范畴应及时上报油库负责人。7.7 销售大区别公司驻厂办事处按照下达发货告知单均衡发货供应给合资公司和专项顾客。不能超筹划或无筹划供应。8 财务记账8.1 【非ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录，登入相应会计科目进行账务解决，并经不相容岗位稽核。 【ERP】各级分公司财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成销售会计凭证进行核对。8.2 各级分公司财务部门核相应收账款和预收款，参见7.1应收款项管理业务流程控制点3.2和3.3，并将对账成果通报有关部门。9 油品盘点9.1 油库、营销、财务等部门每月末应进行盘点，参见7.2存货管理业务流程控制点5.1。10 分析与考核10.1 各级分公司每月进行经营活动分析，掌握市场和客户动态，总结直销和分销工作得失，提出有针对性营销方略，改进和完善客户服务流程。绩效考核部门根据公司考核办法，对营销部门进行考核奖惩。四、 有关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 ERP系统运营及应用规范（试行） -2.10.12 关于印发中华人民共和国石油化工股份有限公司内部会计制度（）告知（石化股份财508号）-1.6.113 关于印发中华人民共和国石油化工股份有限公司合同管理实行细则（试行）和中华人民共和国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）告知（石化股份法 419号） -1.12.1也许你最后也没能环游世界，可是你在实现梦想途中找到了自己。那是可觉得了一种目的默默努力自己，不抱怨，不浮躁，不胆怯孤单，沉默却又努力自己。说不定你想要苦苦追寻梦想，已经握在你手中了。咱们会觉得焦急，无非由于当前咱们，跟想象中自己很有距离，不喜欢当前自己。只有拼命地想办法去变化，只有立即行动起来，由于这个事情只有你自己能做到，只有你自己能找到出口。不要胆怯变化，那些真正爱你人会理解你，会包容你缺陷，接受你变化，祝愿你将来。而那些说你变了人，不用理睬她们，那只是由于你不再按照她们想要生活轨迹生活而已。记住那些始终陪着你人、懂你沉默人，忘掉那些说你变了、远离你人。事实上，你不会发现自己有多强大，直到有一天你发现你身边支点都倒下了，你也没有倒下。没有人能打倒你，除了你自己。你要学会捂上自己耳朵，不去听那些熙熙攘攘声音。这个世界没有不苦人，真正能治愈自己，只有你自己。总有一天，咱们都能强大到无论什么都无法扰乱咱们内心平和