SAP上线应急专项预案.doc

济南分企业SAP系统应急处理预案
一、目标
即使SAP系统含有很高可靠性，但作为企业级业务处理系统，其一旦因多种原因意外中止，对业务处理影响重大。应急预案目标在于指导各部门使用操作SAP R/3生产系统业务人员(即SAP最终用户)，怎样应对系统意外中止，和怎样在系统恢复后进行数据补录。因为系统集成性，很多工作需要各操作岗位协作完成。本预案关键包含以下问题：
1. 一旦发觉不能进行SAP系统正常操作，最终用户首先应该怎样操作？
2. 依据业务处理连续性要求，在SAP中止情况下，怎样处理业务？
3. 在SAP系统恢复运行以后，最终用户应该怎样操作以确保SAP中数据正确和完整？
二、范围
　　本文内容针对使用操作SAP R/3生产系统业务人员及其部门领导。
三、前提条件
1. “生产系统”指各应用单位用于支持实际业务SAP系统，该系统版本为SAP R/3 4.6C，并包含SAP石油行业处理方案。
2. 应急预案特针对SAP R/3系统因意外原因不能被最终用户正常访问情况，即SAP R/3 服务器系统停机/中止，或网络中止情况（包含并行期间），而且该情况连续超出业务连续性所许可范围，如超出1个工作日。同时，本预案也可作为计划停机情况下或意外情况连续不超出1个工作日时，最终用户参考。
四、紧急情况发觉
1. SAP最终用户在发觉自己不能正常使用操作SAP R/3系统时，应联络ERP项目组以处理问题。在相关技术支持人员确定为SAP R/3服务器系统问题或网络问题造成最终用户临时不能正常使用操作SAP后，业务部门最终用户应依据技术支持人员提供估计问题连续时间，考虑开启应急预案。
2. 假如技术支持人员临时不能提供问题连续时间，业务部门最终用户应按超出SAP系统不能正常运行时间超出二小时或估计修复时间超出六个小时标准来评定应急预案是否开启。
3. 应急预案启用：如确定需要开启应急预案，由ERP项目组组长（信息中心主任）宣告开始应急预案。问题处理后还是由组长宣告结束应急预案。
4. 系统恢复：信息中心确定后通知全企业，并统计通知截至时点，以备核查。
五、业务部门应急方法
在意外情况发生时，SAP最终用户应针对需要使用操作SAP业务情景采取以下方法：
1. 财务（FI/CO）
等系统恢复后统一补录。

(1). 创建/变更主数据
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
以下主数据创建/修改：
· 总帐科目
· 用户
· 供给商
· 资产
· 成本中心
· 利润中心，等
· 在用户当地财务主数据电子文档中统计主数据增减或变更，并注明该统计有待在SAP系统中补录
· 将线外财务主数据电子文档中注明有待在SAP系统中补录统计主数据增减或变更补录入SAP
· 下载新主数据，并保留于线外主数据电子文档
(2). 手工入帐
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
· 收款
· 报销付款
· 提取备用金
· 资产折旧，等

· 依据原始凭证以手工帐形式统计业务信息，并注明该统计有待在SAP系统中补录
· 原始凭证各联在不一样业务部门间流转和正常情况相同
· 将有待在SAP系统中补录会计统计补录入SAP
· 在原始凭证上注明记帐日期
· 打印补录凭证并归档保留
(3). 系统自动生成凭证
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
来自物料，销售，设备维护及物资供给由SAP系统自动生成业务数据
· 依据来自其它业务部门原始凭证以手工帐形式统计业务信息，并注明该统计有待在SAP系统中补录
· 原始凭证各联在不一样业务部门间流转和正常情况相同
· 待相关业务部门将其业务数据补录入SAP， 由系统自动生成凭证
· 依据原始凭证，查对系统自动生成凭证，在原始凭证上注明记帐日期，并确保全部凭证全部正确完整补录入SAP
· 打印补录凭证并归档保留
(4). 期末结帐
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
SAP恢复在本月内
SAP恢复跨月
月结，年结
· 依据原始凭证以手工帐形式统计业务信息，做期末结账
· SAP系统恢复后，检验并确保SAP所开账期为SAP中止发生时账期，并通知各业务部门先补该账期数据
· 和其它相关部门联络，跟踪其将数据补输入SAP状态
· 待各业务部门将该账期数据补全后，结账
· SAP系统恢复后，检验并确保SAP所开账期为SAP中止发生时账期，并通知各业务部门先补该账期数据
· 和其它相关部门联络，跟踪其将数据补输入SAP状态
· 待各业务部门将该账期数据补全后，结账
· 通知各业务部门开始补下一个账期数据
· 依此反复以上步骤直至全部月结/年结完整正确地补录入SAP
(5). 生成财务报表
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
系统自动生成财务报表
· 依据打印归档上期财务报表，本期全部原始凭证及以手工帐形式统计业务信息，生成本期财务报表
· 和其它相关部门联络，跟踪其将数据补输入SAP状态
· 待各业务部门将其业务数据补录入SAP后由系统自动生成财务报表
· 将系统自动生成财务报表和手工生成财务报表查对，确保报表信息正确完整
· 打印系统自动生成财务报表并归档
(6). 和浪潮财务报表系统接口
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
和浪潮财务报表系统接口程序
· 暂停接口程序运行
· 继续接口程序运行

2. 销售和分销（SD）
(1). 开订单（提货单和发票）
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
开订单（提货单、发票）
· 填报《数据搜集模板_SD》明细数据。
· 系统恢复后在SAP中补录订单数据。
(2). 开发货单
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、SAP系统无法使用不过以前销售系统能够使用
· 采取以前销售系统发货单。
· 系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。
2、以前销售也无法使用
· 手工填写发货单。
· 系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。
(3). 开发票
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、SAP系统无法使用不过以前销售系统能够使用
· 采取以前销售系统开发票。
· 依据在SAP补录订单生成发票，不需要打印。
· 要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票”指定”字段.(因为不能经过发票打印程序来处理)。
2、以前销售也无法使用
· 手工填写一般发票，金税打增值税发票。
· 依据在SAP补录订单生成发票，不需要打印。
· 要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票”指定”字段.(因为不能经过发票打印程序来处理)。

3. 物料管理（MM）
(1). 采购业务
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、计划处建立采购申请
· 手工编制《原料油采购申请》，内容包含采购油品名称，数量，运输方法，期望供给商，估计交货日期
· 依据手工编制《原料油采购申请》在系统中创建采购申请。
2、原料办下达采购订单
· 手工编制《原料油采购计划》，内容包含供给商，采购油品名称，数量，不含税单价，估计交货日期及包含相关附加费用。
· 依据手工编制《原料油采购计划》在系统中创建采购订单。
(2). 采购库存管理业务
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
原料办收货
· 手工编制《原料油到厂信息》，反应运输方法，原油供给商，采购油种，混油数，纯油数，对方发量，水分，比重，汽车运输收货还需要反应装运点和运输单位。
· 依据手工编制《原料油到厂信息》进行区分，假如是采购接收入库：在系统中查找符合条件采购订单号码，实施参考采购订单收货入库动作，按采购订单完全收货（移动类型101）；假如是库存转移，则录入对应库存转移数据。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。

(3). 生产库存管理业务
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
计划处日常收发料、转移记帐及盘点业务
1、 对生产订单收发料：依据CIPROS提供装置收拨数据，手工编制《装置收拨平衡表》，内容包含收发料标识，装置工作中心代码，各装置消耗原材料名称，数量，日期；各装置产出产品名称，数量，日期。
依据手工编制《装置收拨平衡表》在系统中实施接口程序ZMMIJN001。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。
2、 装置燃料消耗：依据CIPROS提供装置燃料消耗数据，手工编制《装置燃料消耗表》，内容包含装置成本中心代码，装置消耗燃料名称，数量，日期。
依据手工编制《装置燃料消耗表》在系统中实施接口程序ZMMIJN002。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。
3、 成品转移：依据实际生产需要，将相关部门提供生产交库数据，手工编制《成品交库报表》，内容包含发货及收货工厂代码，交库成品物料名称，数量，日期。
依据手工编制《成品交库报表》在系统中实施接口程序ZMMIJN003。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。
4、 原油差异处理：依据库存平衡结果，将估算原油损耗，手工编制《原油损耗报表》，内容包含日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。
依据手工编制《原油损耗报表》在系统中实施接口程序ZMMIJN004。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。
5、 盘点业务：依据库存盘点结果，将库存记数结果，手工编制《盘点报表》，内容包含日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。
依据手工编制《盘点报表》在系统中实施接口程序ZMMIJN005。如补单时，物料帐期已打开到下30天，应将盘点日期和记帐日期修改至上一个记帐期间。
备注：对上月未处理业务进行补单时，提议操作次序为：上月收发，转移记帐业务数据à上月盘点业务数据à本月收发，转移记帐业务数据

4. 物资供给（MRO）
(1). 采购协议搜集表由采购员负责搜集，按审批协议次序进行搜集填写，经业务部门领导审核后，交协议管理员集中登录到SAP系统中。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、创建采购订单（不经过总部本企业采购）
· 手工生成采购协议，并填写《采购协议搜集表》
· 将手工生成采购协议补录入SAP，成为采购订单（PO）
2、创建采购订单（需要总部采购）
· 登录总部电子商务网站，将手工生成需要总部采购采购计划输入总部电子商务系统，并填写《采购协议搜集表》
· 运行MRO和总部电子商务系统接口程序，先将从总部电子商务网站下载采购协议信息，上载到SAP，生成采购订单。
(2). 采购协议暂估搜集表由采购员依据验收前后次序（发票未收到）进行搜集，经业务部门领导审核，由财务部门确定后集中登录到SAP系统中；
(3). 依据协议收货搜集表由采购员和库管员依据收货前后次序进行集中填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由采购员库管员前后在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按103+105到货方法处理）。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
收货
· 手工填写入库单，并填写《协议收货搜集表》。
· 采购员补充并确定采购订单编号，由库管员在SAP中补录入物资入库统计。
(4). 厂间移库搜集表由发货工厂仓储部门库管员按发货前后次序进行搜集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按301到货方法处理）。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
甲醇等生产物资领用
· 手工填写物资领料单或从其它部门接收手工填写领料单，发送物资，并填写《厂间移库搜集表》。
· 由库管员根据《厂间移库搜集表》补充录入SAP系统。
(5). 发货至成本中心搜集表由发货工厂仓储部门库管员按发货前后次序进行搜集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按201到货方法处理）。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
车间领料
· 手工填写物资领料单或从其它部门接收手工填写领料单，发送物资，并填写《发货至成本中心搜集表》。
· 由库管员根据《发货至成本中心搜集表》补充录入SAP系统。
(6). 对设备维修工单搜集表由发货工厂仓储部门库管员按发货前后次序进行搜集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（按Z41到货方法处理）。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
机电仪车间维修领料
· 手工填写物资领料单或从其它部门接收手工填写领料单，发送物资，并填写《发货到维修工单搜集表》。
· 维修部门补充并确定维修工单编号，由库管员补充录入SAP系统。
(7). 代储代销领用搜集表由物装企业仓储部门库管员按发货前后次序进行搜集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（移动类型411+K）。
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
代储代销物资领用
· 手工填写物资领料单发送物资，并填写《代储代销领用搜集表》。
· 由库管员根据代储代销领用搜集表补充录入SAP系统。
(8). 发货至资产（项目）搜集表由发货工厂仓储部门库管员按发货前后次序进行搜集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确定，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中（移动类型241）。

业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
在建工程领料
· 手工填写物资领料单发送物资，并填写《发货至资产（项目）搜集表》。
· 计划员补充并确定发货到资产（项目）预留编号，由库管员在SAP中补录入SAP系统。

5. 设备管理（PM）
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、创建通知单
· 手工填写《应急通知单》，并通知相关部门进行维护处理。
· 依据手工填写《应急通知单》，在SAP中补录对应通知单(通知单描述中加注：“补单”两字)；并通知工单处理部门处理通知单。
2、修改通知单，并转成工单
· 手工填写《应急工单》，将所需信息统计下来。
· 依据手工填写表格，在SAP中补录对应通知单及工单内容(工单描述加注：“补单”两字)。
3、领料
· 依据现场维修所需物料，手工填写领料单，保留备份，到物装部门领料。
· 通知物装中心工单号，待物装发料至工单后才可关闭(技术完成)工单。
4、创建服务采购订单
· 手工填写《应急采购订单》，将采购订单包含对应内容，统计下来。
· 依据手工填写表格，在SAP系统中补录对应内容。
5、应急服务接收维护
· 手工填写《应急服务条款维护单》，将采购订单确定金额或经过审计统计下来。
· 依据手工填写表格，在SAP系统中补录对应内容。

6. 生产计划和控制（PP）
(1). 生产主数据
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
备注
物料清单维护
1、 计划处计划员依据济南分企业PIMS生成月度生产计划，并根据《物料清单SAP上传格式模板》，从PIMS系统提取、生成物料清单维护接口数据文件。
2、 在导出该接口数据文件后，进行该文件归档管理。
系统恢复正常操作后，依据《物料清单SAP上传格式模板》数据，经过接口自动上传物料清单。
每个月初上传一次。
导入BOM时，其BOM生效日期应按计划期间填写。
生产装置公用工程消耗定额维护
1.计划处计划员依据济南分企业装置定额管理要求，并根据《定额工艺路线SAP上传格式模板》，从MES系统提取、生成定额工艺路线维护接口数据文件。
2.在导出该接口数据文件后，进行该文件归档管理。
系统恢复正常操作后，依据《定额工艺路线SAP上传格式模板》数据，经过接口自动上传公用工程消耗定额数据。
每个月初上传一次。
导入公用工程消耗定额数据时，其工艺路线生效日期应按计划期间填写。
(2). 生产计划
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
备注
生产计划
1、 计划处计划员依据济南分企业PIMS生成月度生产计划，将分企业月度生产计划转换并录入《生产计划SAP上传格式模板》，并从PIMS系统提取、生成月度计划订单维护接口数据文件。
2、 计划处计划员在导出该接口数据文件后，进行该文件归档管理。
3、 生产调度处调度员根据要求时限，将月度计划进行手工分解到旬。
系统恢复正常操作后，依据《生产计划SAP上传格式模板》数据，在系统中调用接口自动上传月度生产计划，并手工将月度计划分解到旬计划。
假如该月期间改变装置生产计划：
1.若需更改装置产量，手工对应时间生产订单产量；
2．新添装置开工，手工创建对应计划订单，并转换成生产订单。
每个月初上传一次。
导入计划订单时，其完成日期应按计划期间填写。

(3). 公用工程维护
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
备注
公用工程
1. 计划处统计员依据分企业MES日平衡统计数据录入《公用工程消耗确定SAP上传格式模板》，并从MES系统提取公用工程消耗接口数据文件。
2.在导出该接口数据文件后，进行该文件归档管理。
系统恢复正常操作后，直接依据《公用工程小确定SAP上传格式模板》数据，经过调用接口自动上传公用工程消耗确定数据。
每日确定一次；
确定时，凭证记账日期应按实际生产日期填写
(4). 月初自用半成品还原
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
备注
自用半成品还原
计划处统计员依据大调合要求，需要在特定操作时限进行自用半成品还原操作（月初）。
系统恢复正常操作后，计划处统计员在SAP系统中进行半成品还原操作。
月初完成。
只有在完成财务结算完成后，才能进行半成品还原操作。
7. 人力资源（HR）
(1). 人事行政业务
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、雇佣新职员
· 根据系统里面雇佣新职员需要统计信息类型手工统计职员各项主数据。
· 在系统中录入各项信息类型
2、职员发生组织分配变更，内部借调事件，休生育假、休长久病假、休工伤假、长久学习和离休、退休、退职或待岗等事件
· 根据系统里面多种时间对应需要录入信息手工统计。
· 在系统里面录入对应事件对应信息类型
3、当职员一些主数据发生变动或需要维护职员主数据
· 手工统计变动后信息。
· 在系统里录入变动后信息
(2). 组织管理
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、单位需要创建一个新部门、班组或缩减一个部门、班组
· 手工统计新部门、班组各项信息：部门、班组名称，有效时间，所属单位或部门，成本中心分配，部门属性和类别，加班加点定额和单位自然属性，计划配额等
· 根据手工统计信息录入系统
2、部门或班组需要增加一个新岗位和职务
· 手工统计岗位和职务信息：岗位名称，有效时间，所属部门，岗位/职务类别，计划薪酬，工作计划等
· 根据手工统计信息录入系统
3、组织结构（组织单位、岗位、职务）数据发生改变
· 手工统计改变内容
· 依据手工统计内容输入系统
(3). 个人时间管理
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
1、职员有加班加点或替班情况
· 手工统计此职员加班加点时间、加班时数、酬劳类型等，替班时间和替换职员人员编号
· 根据手工统计信息录入系统，再运行时间核实程序
2、职员有缺勤情况（休事假、年休假、短期病假、探亲假等）
· 手工统计此职员休假时间和时数和缺勤类型
· 根据手工统计信息录入系统，再运行时间核实程序
(4). 工资核实管理
业务情景
SAP中止情况下应急步骤
SAP恢复后补录步骤
每个月发薪之前需要进行工资核实
· 推迟发薪时间，必需时通知职员，而且手工统计系统中止后有改变职员工资信息
· 补录系统中止后有改变职员工资信息，在完成考勤时间核实以后进行工资核实，生成磁盘以后再向财务过帐。

六、相关数据搜集模板
1、 销售和分销（SD）：《数据搜集模板_SD》
销售订单搜集表、交货单搜集表、发票搜集表
2、 物料管理（MM）：《数据搜集模板_MM》
原料油采购申请搜集表、原料油采购计划搜集表、原料油到厂信息搜集表、装置收拨平衡表、装置燃料消耗表、成品交库报表、原油损耗报表、盘点报表
3、 物资供给（MRO）：《数据搜集模板_MRO》
采购协议搜集表、采购协议暂估搜集表、协议收货搜集表、厂间移库搜集表、发货至成本中心搜集表、发货到维修工单搜集表、代储代销领用搜集表、发货至资产（项目）搜集表
4、 设备管理（PM）：《数据搜集模板_PM》
应急通知单、应急工单、应急采购订单、应急服务条款维护单
5、 生产计划和控制（PP）：《数据搜集模板_PP》
创建物料清单、创建定额工艺路线、创建计划订单、装置公用工程消耗确定
6、 人力资源（HR）：《数据搜集模板_HR》
雇佣、组织分配变更事件、休假、离休、退休、退职或待岗等事件、创建部门、创建职位、创建职务、考勤管理、工薪管理