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企业文书管理措施第一章 总 则第一条 为使企业公文处理工作规范化、制度化、科学化，提升企业公文办理质量和效率，依据企业管理实际，特制订本管理措施。第二条 企业公文是企业颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、汇报情况制订计划、交流总结经验、记载活动关键工具。第三条 公文处理是指公文办理、管理、 整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序工作。第四条 公文处理应该坚持实事求是、精密、高效标准，做到立即、正确、保密、安全。第五条 企业总经理办公室是公文处理综合处理部门。第二章 公文种类第六条 公文分类依据企业需要，方便管理和识别，将公文分为五大类：一、一类公文：指红头文件，关键用于企业下发多种正式规章制度、通知、决定、指示、决议、通告和向上级相关单位送达或传输请示、汇报、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发这类公文。二、二类公文：指红头公函，关键用于企业和平行或不相隶属单位之间相互商洽工作、问询和回复问题所使用正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门因工作需要可经过总经理办公室印发这类公文。三、三类公文：指对外非红头公文，关键用于企业或各对口部门和外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传输多种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。四、四类公文：指内部非红头公文，关键用于各部门在企业内部向上级领导汇报工作或和部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传输多种文件。五、五类公文：指部门确定多种规章制度及工程标书、合相同公文。第六条 公文版式制订标准一、公文格式企业行文统一使用统一格式和标准版头。二、文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。三、行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。四、文尾部分由专题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。五、公文排版：（一）公文文字一律从左到右横写横排。（二）使用字体：文件标题2号黑体加粗，专题词3号黑体，正文及其它四号宋体。六、页面设置（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4，左边距为28，右边距为26。（二）三类、四类、五类公文页面设置标准上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。4，左、右边距为31。7。装订要求：一类和二类公文必需在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可依据版面装订。上边距为37，下边距和左、右边距均为27，行距1。5倍行距。七、使用纸张公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采取国际标准A4型（210*297）打印纸（或复印纸）。八、序号排列层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。第三章 发文程序第七条 公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。一 拟稿。依据企业工作需要和领导意见，由主办部门指定专员草拟文稿。草拟文稿必需从企业整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错和语义分歧，标点符号要正确。二 审核。文稿拟就后，拟稿人填写“企业发文用纸”，具体写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位和拟稿人等；然后附同初稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。三 送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对初稿条文进行修正。四 样稿。领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。五 传阅。办公室文秘依据领导签批意见对拟发文件进行相关部门传阅。六 签发。经传阅后文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。七 打印。总经理签发后文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上署名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。八 用印。除会议纪要外，全部对外发出文件全部应由总经理办公室加盖企业印章，并做好登记、签收手续。对印刷质量不好文件，印信管理员有权拒绝盖印。九 归档。企业全部发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示，还应附批复件。第八条 分发标准。分发公文应做到正确、快速、安全、保密，并严格推行登记手续。发送企业各部门和各分（支）机构公文，通常采取电子文档形式，由办公室复核编拟后经过电子邮件发送。由部门起草对外发送文件，由主办部门寄送并报办公室立案。第四章 收文管理 第九条 收文办理指对收到公文办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承接、催办等程序。企业收文处理由办公室负责。各分支机构收文处理由各机构综合内勤负责。企业各部门要明确负责收文处理人员。第十条签收、登记。收到公文后，办公室经办人员必需严格办理签收、登记手续。（一） 凡注明企业相关部门收，签收、登记后直接交相关部门处理，并办理部门签收手续。（二） 其它公文一律交由总经理办公室人员拆封、登记、办理。第十一条 审核、拟办、批办（一） 审核。对收到各分支机构报送需办理公文，办公室公文管理人员应该立即审核。审核关键是：是否应由本级企业办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它相关要求；包含其它部门或单位职权事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（二） 拟办。对行业协会、地方政府相关部门等上级单位来文，办公室公文管理人员应立即提出拟办意见送企业领导指示；对各分支机构报送公文经审查对符合本措施要求公文，总经理办公室公文管理人员应立即提出拟办意见送呈企业领导指示。对不符合本措施要求下级公文，经领导同意后，能够退回呈报单位并说明理由。（三） 批办。办公室依据企业领导指示及批办要求，立即将公文送达阅办部门责任人签阅，并同承接部门责任人推行好文件移交登记手续，对需要两个以上部门办理事项，应明确主办部门；对紧急和关键公文，要提出办理要求，明确办理时限。第十二条 承接。承接部门收到交办公文后，应该抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理，确有困难应立即向相关部门或机构说明情况。特急件要求随到随办，当日之内办完；紧急件要求在三个工作日办完；通常文件应在五个工作日内办完。来文来电有办理时限要求必需按要求办理完成。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理公文，应立即退回总经理办公室并说明理由。第十三条 在公文办理中有包含其它部门职权事项，承接部门应该主动和相关部门协商；如有分歧，承接部门责任人要出面协调，如仍不能取得一致，能够报请企业领导协调或裁定。第十四条 审批公文时，对有具体请示事项，主批人应该明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人如对主批人签署意见无异议，可圈阅并视为同意；没有请求事项圈阅即表示已阅至知。第十五条 催办。（一） 送领导指示或 交相关部门办理公文，办公室和各机构公文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，关键公文关键催办，通常公文定时催办。（二） 承接人员对不能立即处理或回复文电，应该先以电话、便函等形式主动和对方沟通情况，说明原因；需延时处理必需经所在部门领导同意，不得无故延误。（三） 对关键文件应立即了解和反馈实施情况。第五章 公文管理第十六条 公文由办公室或各分支机构公文管理人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。第十七条 各级分支机构应该建立健全本机关公文处理相关制度。第十八条 对上级单位（机关）制发公文，除绝密级和注明不准翻印以外，经企业总经理或公文管理部门责任人同意后，能够翻印。翻印时应该注明翻印机关、日期、分数和印发范围。第十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关证实章。第二十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第二十一条 对秘密公文管理，应该严格根据保密管理相关要求实施。传输带密级公文，必需采取保密方法，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，文件须设置密码，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。转发带密级文件，应注明对应密级和期限。在通常发文中，不得直接引用绝密文件标题、文号、日期和内容。销毁秘密公文应该到指定场所，由2人以上监销，确保不漏销，不丢失。对销毁级以上公文应该进行登记。第二十二条 机构合并时，全部公文应该随之合并管理。机构撤销时，需要归档公文整理（立卷）后按相关要求移交相关档案部门。职员调离工作岗位时，应该将本人暂存、借用公文根据相关要求移交、清退。第二十三条 企业各类公文在未经同意情况下，不得扩大传阅范围和随意复印，不得外泄到其它单位。附 则第二十四条 各分支机构应依据本措施结合本身实际制订实施细则，并报总企业办公室立案。第二十五条 本措施由总企业办公室负责解释和修订。第二十六条 本措施自公布之日起施行。印鉴管理制度第一条 全企业公章、介绍信制发、公章档案建立分别由、负责。第二条 发给各部门印章及业务专用章,由各单位责任人和专职业务管理,应分别对所管印章使用严厉性、正确性负责。第三条 公章销毁,必需经董事长（总经理）同意,有两人以上监销并做好登记。第四条 各部门出差人员需开具介绍信,必需按出差管理相关要求分别由部门责任人或主管领导签字。印信管理人员在盖章前,必需认真审核用信用章手续是否完备。若手续不全,用印、用信领导同意不符或和政策相违反,印信管理人员有权拒绝办理。第五条 严禁开具空白介绍信。用便函开出证实必需一式两份已备存查。第六条 印信应严加保管,如有渎职、差错、丢失或违章乱用,一经发觉,需追查相关人员责任并按章惩处。 企业用印申请单编号：- 日期： 年 月 日申请部门申请人用印事由拟用印鉴 公章 协议章 其它： 同意人部门经理办公室主任财务总监总经理 注：本单由办公室管理。 企业用印申请单编号：- 日期： 年 月 日申请部门申请人用印事由拟用印鉴 公章 协议章 其它： 同意人部门经理办公室主任财务总监总经理 注：本单由办公室管理。企业报刊、邮件、函电收发制度第一条 全企业公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由收发室负责收发第二条 外发函、电要求 1、各部门因公需外发函、电,经办人员应依据立即将文件发出，对于需要保密文件要做好保密方法。2、对于企业内部规章制度类文件外发，在发出时要填写记录表。第三条 报刊订购和收发 1、报刊订购 (1)订购时间:六个月整年(2)订购手续:不管单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员查对算价,确定无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,具体写明多种报刊分发到哪些单位或领导。 2、报刊收发 (1)收发员天天对邮局送来报刊应对照邮局分送清单分类清点,发觉有差错应立即登记并要求补缺、退余 (2)收发员收到邮局送来报刊后应立即分发,不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为1小时,任何人不得进入收发室。(3)各单位应固定专员按时领取报刊和公启函电、领取时,要对照分发清单点核实署名,发觉差错,应该面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。 第四条 收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有些人值班,休星期日应采取换休形式。第五条 收发室内外应常常保持整齐清洁。 第六条 收发室由行政部门负责管理,其工作质量由行政部门进行检验、考评、并负担责任。记录表日 期内 容寄送地址收件人备 注企业档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范企业档案管理，特制订本制度。第二条 本制度适适用于企业及所属各单位档案管理。第二章 档案管理机构设置及基础要求第三条 档案划分及管理部门一、企业设置档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料归档督促和日常管理工作。企业制订明确档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格推行职责。二、企业档案依据其关键性和保密程度分为企业级和部门级，企业级档案应按标准规范进行分类，有规范档案编号和标签，并建立电子和纸张分类目录。第四条 各部门资料管理一、企业所属各部门必需设兼职资料管理员，制订明确资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实施部门档案和企业档案归口管理。二、各部门依据部门资料性质结合企业档案管理措施，实施统一标准分类管理。三、档案借阅和移交、销毁，必需根据企业管理要求实施。第三章档案保管第五条 档案封面应逐项根据要求用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能正确反应出卷内文件材料内容。档案文件严禁使用铅笔、圆珠笔、复写纸。第六条 档案必需遵照文件材料形成规律和特点，保持文件材料之间联络，区分不一样价值，便于保管和利用。第七条 要确保档案完整，破损档案文件要进行修复处理。第八条 档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名，由档案人员依据内容确定标题。第九条 档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，并要一定范围，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、协议类目等）。第十条 企业档案分类：一、计划性文件资料：包含企业战略计划、经营计划、各职能部门工作计划等。二、指示性文件材料：包含企业各类标准、指标，如考评标准，计划指标等；企业生产经营过程中各类命令、工作指示、调度命令等。三、法规性文件：包含政府、行业、上级制订和颁发多种需企业落实和实施要求、要求、标准等文件；企业内部档案管理制度各类规章制度。四、企业重大决议：包含由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其它关键行政办公会议所形成文件和会议材料、会议统计等。五、总结性文件：包含企业经营活动中年度、季度、月度工作总结；下属单位工作总结及单项性多种总结汇报。六、凭证性材料：包含企业各职能部门在经营活动中形成各类原始统计、凭证、台帐等。如产量统计、质量统计、设备保养维护统计，和材料能源消耗等、产品销售、协议书、协议书等原始统计和文本。七、汇报性材料：包含企业向各上级主管单位汇报材料、统计报表、财务报表等；企业领导在外部公共场所讲话或公布各类文书资料等。八、劳资人事资料：包含企业人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考评、工资核定统计等相关资料。九、调研性资料：包含市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供给商经销商资料、企业内部各策划方案技术经济论证材料等。十、声像制品资料：包含经营活动中、文化活动中、和职员在外学习、考察时或外单位提供以声像形式统计下来对企业经营活动产生作用多种资料。十一、证件性文书资料：包含法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。十二、馈赠性资料：包含上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠予题词、书画、文件资料、有纪念意义多种工艺制品等。第十一条 档案搜集一、凡属本档案管理制度第十条所涵盖文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料分类立卷，交到办公室统一归档，每十二个月归档一次；会计归档类在年度终止后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。二、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专员回收并立即销毁，只财务部立卷留存。三、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件标准上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。四、企业职员应注意随时搜集多种信息资料，并立即汇总到各部门档案管理员，职员因公外出参观学习考察和参与个多种会议回到企业后，应将相关资料全部移交档案管理员。五、凡已办理完成含有保留价值多种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。第四章、归档及保留年限第十二条 归档文件资料，应按自然形成，保持历史联络标准和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或文件形成时间，系统排列并填写卷内目录。第十三条 归档同类文件资料在卷内应按保留期限分别装订，保留期限分为定时和永久。定时按文件材料保持价值分为1年，5年，。一、永久保留：（1）企业章程、协议（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会统计（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产全部权及其它债权凭证（8）工程设计图（9）企业规章制度（10）其它经核定须永久保留文书二、保留：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其它经核定须保留文书三、1年至5年保留：（1）期满或解除之合约（2）其它经核定保留5年文书四、1年以下临时保留：（1）结案后无长久保留必需资料。第十四条 归档文件资料种类，份数和每份页数均应齐全完整，每份文件正文和附件，印件和定稿，请示和批复，转发文件和原件，多个文字形成同一文件，均不得分开。 第五章、档案日常管理第十五条 档案密级和借阅审批权限一、绝密：一级，保密内容关键部分。包含在一定时期、一定范围内需要绝对保密，一旦泄密会使企业遭受严重危害和重大损失。必需总经理以上等级审批才能借阅。二、机密：二级，保密内容关键部分。包含在一定时期、一定范围内需要保密，一旦泄密会使企业遭受较大危害和损失。须总经理室组员、工管中心主任室组员以上等级审批才能借阅。三、秘密：三级，保密内容一部分。一旦泄露会使企业遭受一定危害和损失。须经主管部门经理以上等级审批才能借阅。四、内部：四级，没有公布于社会文件，只限于内部相关人员使用借阅。第十六条 借阅手续：一、各部门经办人员因需要借阅档案时，应由其部门责任人出示书面借阅单向档案员借阅，经办人必需在企业借阅记录表上签字。二、档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅记录表上注明借出日期和归还日期，以备立即催还。三、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅统计。四、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。五、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门责任人书面请示，经办公室主任同意。六、借阅人应于要求期限内归还。如有其它人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第十七条 移交手续：一、需要进行移交档案，需由档案员编制档案移交记录表，报企业责任人审核同意并指定其监交人后，方可进行移交。二、档案移交记录表需注明：移交档案目录、企业责任人意见、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。档案移交记录表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。第十八条 销毁手续：一、企业任何个人或部门非经许可不得销毁企业档案资料。二、每十二个月保管期限已满档案由档案员编制纸质和电子档案销毁记录表，报企业责任人审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁记录表需注明：销毁档案目录、企业责任人意见、销毁时间。档案销毁记录表需永久保管。三、保管期限已满但仍不能销毁档案有下列四种：未结清债权债务；未了事项；正在进行项目建设建设单位、经核定仍有保留参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。四、凡属于密级档案资料必需由总经理同意方可销毁；通常档案资料，由总经理办公室主任同意后方可销毁。五、在销毁企业档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专员监督销毁。第十九条 保密一、档案室任务是集中统一管理企业已形成全部文件资料档案，维护档案完整和安全，任何无关人员未经许可不得入内。二、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为企业各项工作服务思想，主动，正确，快速地为利用者提供档案资料。三、珍惜档案室一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。第六章、附则第二十条 本制度最终解释权、修改权归融信企业办公室，第二十一条 本制度从公布之日起实施。附表档案员职责1、负责搜集、统计、整理、立卷、判定、保管企业档案；主动开展档案提供利用工作；2、认真学习档案管理相关要求、技术和业务知识，掌握归档基础方法，确保档案质量。3、定时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色资料，应该立即进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹资料，要用纸加以衬边。纸面过大书写材料，要按卷宗大小折叠整齐，对字迹难以识别资料，应该附上抄件。4、归档要注意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，方便归档时全部资料全部能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等方法。6、每十二个月进行一次档案清理，编制或更新文件索引，方便查找。档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案责任人档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案责任人档案借阅申请单姓名职务部门所借档案借阅时间借阅原因部门领导档案责任人档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案责任人意见档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案责任人意见档案销毁申请单销毁档案目录销毁原因销毁时间申请人档案责任人意见档案移交记录表移交时间移交档案目录移交原因档案责任人意见移交人接收人档案移交签收单 归档部门： 年 月 日类 别归档文件名称份 数密 级备 注归档人： 签收人：注：本表一式二份，归档人和签收人各留一份。名片管理措施一、总则为使企业名片统一规范化，强化对外公关形象塑造，特制订本措施。二、名片格式企业名片格式统一化，由企业市场推广部依据企业形象设计。三、名片印制范围1、总经办组员及各部门经理。2、业务部、市场推广部、人力资源部、财务部、行政部等有对外联络任务人员。3、因工作需要对外联络人员。四、名片印制程序1、企业行政人事部统一负责对外印制名片印刷业务。2、因业务需要印制名片者，申请人填写名片印制申请单，经部门责任人、行政部审核，交行政部印制。3、标准上企业职员需转正后方可印制名片，新职员或名片使用完者，应先填写名片印刷申请单，部门责任人签字同意并经过分管副总审批后方可交由行政人事部负责印制。印制完成，职员领用时，须登记名片领用记录表。3、行政部应检验申请人职务是否和名片职务相符，因工作需要经相关领导同意，能够使用比实际较高职务头衔，且需主管领导同意方可，但不享受其待遇。4、名片英文使用须符合国际通例和规范要求。五、名片使用1、任何人不得私自印制企业名片，不得随意改变企业名片设计样式、排版等。2、名片使用须恰到好处，合理掌握使用范围，严禁滥用3、交往中，掌握名片递送礼仪和交换规则，维护企业形象4、职员在业务交往过程中收到公务、用户名片属企业用户资料，须在企业内共同使用，不得占为己有。职员离职、调职应按要求程序移交。六、费用核实1、办公室附审核后名片印制申请单进行报销。2、财务部将费用纳入各部门运行成本。七、附则1、企业职员因升职、调职、离职等原因原名片不能使用，剩下名片应视同办公财产统一移交行政人事部，由行政人事部统一销毁。2、本措施由行政人事部解释、实施，由企业颁布生效。八、申请步骤申请人填写申请部门责任人审核行政部审核行政经理核准前台下单印制申请人4天后到前台领取附表：名片印制申请单 职员名片印制申请单申请人姓名所属部门职务手机号地址电话传真邮箱网址批 准 人 年 月 日职员名片印制申请单申请人姓名所属部门职务手机号地址电话传真邮箱网址批 准 人 年 月 日名片领用记录表日期姓名部门领用数量署名