ERP软件流程模型的分析与构建模板.doc

ERP软件步骤模型分析和构建陈伯成1，叶伟雄2，孙静1，王琪11.清华大学经济管理学院，北京100084；2.香港理工大学制造工程系摘 要：从研究企业物流和资金流中物对象和资金对象特点入手，指出企业内有三种类型物对象，但不是全部物对象全部能够被同时正确定位、定型和定价值，管理上只关注仓库里物；经过分析物和资金两流关联原因及方法，指出理论上只有三个原因影响集成，这三个关联原因能够将物流和资金流“实时”集成。借鉴SAP移动类型和评定类型概念，能够使实现愈加实用，模型愈加合理；给出了一个集成ERP软件简化步骤模型，并依据该模型分析了物流和资金流信息集成对企业管理及组织结构影响，指出了两流不集成在管理上缺点。关键词：企业资源计划；企业资源计划简化模型；集成；企业结构；企业管理中图分类号：TH122自ERP1概念问世以来，还未见到简化ERP步骤模型及对应分析报道。伴随国际ERP不停成熟和发展，及中国多年来对ERP和BPR2，3关系重新认识，今天有可能重新研究这种模型组成。国外有很多对应研究46，这些文件及其建立模型，如GRAI4及普度等模型5对企业模型全部有较深入分析，但她们思绪和ERP思绪不太相同。Ip等人也给出一个ERP模型7，8，但不是集成结果。 本文基于对SAP R/3系统了解，着重分析企业内物对象及资金对象，企业内物、资金、信息流关联点及关联方法，在此基础上给出一个ERP软件简化模型，并加以分析。 1 ERP软件步骤模型分析 ERP软件是集成系统和合理模型。系统是指企业内部管理多流信息集成；模型是指BPR概念下企业组织结构在软件中表现。能够将企业及环境看作以下结构：供给商企业采购企业生产企业销售用户。物流由供给商经过企业流向用户；资金流由用户经过企业流向供给商。 所谓集成是指在信息流上企业物流改变信息能够“实时”地反应到资金流上，即：企业能够利用资金流立即监测企业运作状态改变。 1.1 对象分析 企业中物流部分组成了企业实体框架，实现了企业实体运作。物流上对象称作物对象，关键指原材料、半成品及产品。 企业中资金流部分组成了企业逻辑框架，监控着企业运作效果。资金流上对象称为资金对象，实际上是指物流上对应物价值。 这里“价值”只是用作问题说明。对已入库原材料、半成品可视为实际成本，对生产半成品、产品可视为估量价值，其真正价值依靠于销售价格及相关费用。此处“价值”含义=估量成本+估量增值。因为估量增值极难真正表现，所以，本文提到价值往往是指估量成本。 1.1.1 物对象 企业内部物对象（简称为物）可分为无改变物和有改变物，无改变物又可分为静止物和移动物。 静止物特点是静止不动，其集合组成了企业物流监测点分布，这种集合数量在足够小时间段中不会发生改变。 移动物特点是总在移动，它们在物流上位置改变，使得物流上各个监测点价值和数量发生改变。移动物分内部流动和外部流动两类，对前者监测确定了企业产品成本和价值，对后者监测是企业考察关键，因为这是企业物和资金、资金和物转化点，是企业运作状态改变关键事件点。 有改变物是由无改变物经加工和反应组成。其特点是生成需要一定时间，改变前由来自前面监测点移动物组成，改变后成为新移动物，进入下一监测点；改变中物是不可统计，因为多种随机原因，最终无法进入另外监测点。多个阶段形成改变物在每个改变阶段中是改变物，而在每个子改变结束后状态是静止物，入库前是移动物。 企业管理对企业物流监测是对物流上各个监测点监测，是离散点上监测。这些监测点实际上就是多种永久或临时库存。所以，企业对其物流监测实际上是基于库存。原材料依据BOM表和商品数量移出仓库，生产后，产品作为新物重新进入仓库，副产品及废品分别进入不一样监测点。企业内物静是相正确，动是绝正确。 1.1.2 资金对象 从某种意义上讲，企业财务实际上是在监控企业内部物流价值分布和改变，得到信息是整个企业运作状态汇总。从资金流角度看，企业内部没有静止不变物，因为每个物价值全部随时间和市场改变而改变。每种静止物最少对应一个会计科目，统计这些科目能够得到对应时刻物流上各个监测点静态价值分布。每种移动物最少对应两个会计科目，即出库科目和入库科目。会计科目对移动物统计，能够部分地得到对应时刻物流上各个监测点动态价值分布。 每种改变物在改变前为出库时移动物(原材料)，改变后为入库时新移动物（半成品或成品）。旧价值消亡，新价值产生，是企业中物增值关键部分。企业对改变中物成本评定（核实），通常采取反冲技术，即以一段时间为周期，统计投入物数量和多种生成物数量，将该段时间内投入材料费用、加工费用及其它费用分摊到新产品上。显然，企业监测不是改变中物，而是改变前和改变后物。这种位置移动物最少会引发三个科目，即出库方、入库方及相关生产科目标改变。 因为财务管理对企业运作关键性，在物流发生改变时，对应科目应该在统计前更新；对会计科目标每项操作，应该保留对应操作凭证。 1.1.3 特点分析 （1）无法正确测定物位置和形状 企业中改变物位置和形状无法同时确定。为此，能够将改变物改变轨迹分为多个阶段，能够想象，当该类物位置确定时，其形状是改变（如加工中），而一旦其形状确定，其位置是改变（如去下一步加工传输中），直至成为新物进入下一监测点（半成品）；继续细分该过程，得到结论是一样。从管理角度，对改变物监测只能在每阶段改变两个端点，在过程中是测不准。假如临时仓库能够视为工作中心一部分，则对改变物(在制品)监测就是经过对加工过程两个端点（实际仓库）检测来实现。因为测不准，企业管理往往对改变物改变过程不监测，而变为对物流对应监测点数量改变监测(结果存在时间延迟问题)。 企业中改变物位置和价值无法同时确定。因为物位置和形状测不准，故改变物位置和价值也无法测准。另外，多种随机原因使改变中每个阶段全部可能出问题，而部分改变物最终无法成为所需要新物，所以，其成本通常使用反冲法取得。即使库存中有改变，除了库存费用随时间累计，还有物过期、变质、损坏等原因，使得物成本随时间发生改变。另外，其增值部分也有改变，因为任何产品在没有卖出之前无法确定其真正增值（价值），现在企业通常采取给定周期或按批量完成后做结算方法来确定产品价值，而不是实时。 实际上，现阶段企业对改变物监测没有做到实时，所以，对改变物监测能够不需要实时。 （2）仓库内物能够正确测定 由前面分析可知，仓库内物是测得准，仓库外物是测不准。物流改变要实时反应到资金流说法，往往是指资金流在监控物流上仓库内物价值。这种监测难点就是怎样将物流动反应到资金流中。 伴伴随ERP发展，作为有效调配、共享资源组成部分仓库及其管理，一直是企业管理关注焦点，它参与计划范围从订货点法仓库管理本身，到和车间生产计划协同MRP；从着眼于企业内部生产和成本核实集成管理MRPII，到优化了步骤和企业结构企业内部集成管理ERP，乃至目前跨企业一体化计划和协同供给链管理。可见，每次管理理念和管理软件升级全部包含到更高管理层次上对仓库内部物有效计划、调配和管理，从这个意义上讲，企业主计划是对库存内物种类和数量计划，而不管最终实际物是否进了企业仓库（能够虚入库）。 另外，仓库也是企业功效管理效果交汇点(计划仓库，采购仓库，仓库生产仓库，销售仓库，会计仓库)，所以，它也是ERP软件功效模块划分分界点。 （3）事件码能够表述触发物位置 企业内物移动是多种原因造成，是由多种事件触发。该事件不仅可触发移动，还可用来触发会计科目记帐，将对应物流位置和数量改变统计下来，方便统计。所以，经过建立多种事件码表述物移动方向和原因，并作为触发对应会计科目统计触发器。事件产生移动，事件码能够表述触发物位移，并同时触发对应会计科目，由系统自动记帐。 1.2 关联分析 总而言之，物流某位置上物数量改变是由物移动造成，物移动是有其原因，现企业管理监测点是仓库。基于仓库，影响物流和资金流集成原因有三个：物流。被移动物名称及种类；资金流。被移动物、位置及移动原因所包含会计科目；关联。被移动物移动方向、移动原因及位置（移动类型）。 1.2.1 定义关联原因 为便于讨论，先对关联原因进行定义。 （1）设置物料类型 在实际系统管理中，一个会计科目最少管理一类物料，而不是一个物料。为管理方便，所以，需要设置物料类型。 （2）设置会计科目 即会计科目码，每个科目码对应一个（对，套）会计科目，其集合组成一个完整会计构架和系统。 （3）设置移动类型 描述物移动方向、原因及位置，如出库或入库，收货还是发货；是退给供给商，还是厂间转储；对收货，是收到仓库内还是放在外面，还是有问题存放到不可用区等候退货等。这些类型会出现在出（入）库单中，作为手工填写一个必选项。还能够依据实际需求定义，也能够参考一些大型ERP软件确定，方便愈加规范。 （4）设置事件码 企业中任一个物料发生移动全部是有原因，是由某个事件激发，其结果将引发相关仓库数量和一类会计科目标改变。所以，对各类事件设置代码，任何物料位置改变全部应该有其对应触发事件代码（事件码），一个事件码应该对应一类会计科目（如库存科目、采购科目等）。而这个代码和物料类型和移动类型紧密相关。 1.2.2 关联三个原因 理论上，关联这三个原因只需要建立一个物料表述，一个会计科目标表述，一个将这两部分表述关联起来，就能够达成集成目标。不过，因为有物移动，这种关联必需考虑移动类型。 一个简单方法，能够经过建立一个两维表来关联物料、移动类型，得到所需要事件码（如表1，某物料移动到某位置就是一个事件）。如此处理，理论上，依据物料名称和移动类型，即可确定对应事件码，依据事件码，能够找到对应会计科目。此时事件码等于科目码。 表 1由物料和移动类型确定事件理论方法 移动类型入库到可用区入库到检测区出库物料名称原材料1事件码1事件码9原材料2事件码1半成品1事件码6产品1该思绪缺点是：很多物料、很多移动类型和很多移动位置，将造成建立更多事件码（近似两维），产生更多冗余。为此，需要提升事件码效率。 一个实用思绪（SAP思绪，其中一部分是方便成本会计实现）： （1）引入物料类型 由物料得到物料类型(增加了问题复杂性，但降低了事件数量)。 （2）建立评定类型 它将给定物料从物料类型中分离出来，使物料类型可按其它功效要求进行拆分和组合，方便对核实内容进行分析(和物料类型交叉，方便成本会计实现）。 物料类型是物料管理内容，而评定类型是会计管理内容，移动类型是对物料移动描述。评定类型同物料类型关系为多对多关系，即一个物料类型能够对应一个或多个评定类型，反之亦然。建立方法能够参考一些规范ERP软件。 物料类型和移动类型唯一确定事件码，事件码成为因物移动对会计科目实时更新触发器。事件码和评定类型关联，能够唯一确定一个（对、套）会计科目，从而组成了物流和资金流实时集成（如表2）。当然，这需要事先将关联定制好。 表2由评定类型和事件码确定会计科目9 事件码BSX（库存类科目）描述评定类型3000300000科目13001300010科目23010301000科目3一样，出于方便管理，也能够将评定类型分类或分组。此时，事件码能够由评定组（评定类型）、物料类型及移动类型唯一确定。假如将一个独立核实单位看作一个评定范围（区域、域），该结构就能够方便地用于企业、企业、虚拟企业成本核实。因为一个评定组也能够包含多个评定域,一个域能够是一个单位，但一个评定域能够包含多个评定类型，该结构能够方便地用于集团企业、虚拟企业会计管理和物流、资金流集成使用。 1.3 关联举例 为了愈加直观地说明集成过程全貌，图1给出了从出入库单到会计科目标整个工作原理示意图。其中将部分不太关键内容归为属性，关键说明这个过程。图1中消耗标识表示物料属于消耗/非消耗类，库存描述决定了物料库存种类，能够参考一些规范ERP软件设置。 2 建模 在前面集成结论基础上，能够构建一个小集成ERP软件模型。 2.1 经典步骤 （1）采购和库存管理 企业经典采购步骤是询报价过程(RFQ)。RFQ步骤是：用户询价，供给商报价，用户依据报价对供给商评价，选择供给商，双方签定协议（确定进货策略）或发出采购订单。该步骤依据不一样货物、不一样属主或不一样采购方法，能够有很多变型。企业经典库存管理步骤是：依据采购订单内容收货，检验货物质量，以确定货物分区（是否直接入库），发票校验，假如一致及质量合格，则校验经过，经过信息由会计应付帐款。 （2）销售管理 企业经典销售步骤是：销售部门给签约用户开销售订单，生产计划协调部门依据销售订单给出应发送订单，仓库依据应发送订单对出库单出货，然后包装，出库，仓库开票，发运，票据信息去应收科目。一样，在不一样销售方法下，销售步骤也能够有很多变型。 （3）生产管理 企业经典生产计划步骤是物料需求计划(MRP)，其经典步骤是：制订主生产计划（独立需求），MRP计算（相关需求），将得到物料需求转换为采购订单，将生产需求作为计划下达成车间，安排加工路线（需要预先设定工作中心），加工后产品入库。具体生产过程还应有领料操作和半成品入库操作等。在中国，因为采购有提前期问题，很多企业使用手工安排生产和发运计划，所以必需考虑手工操作功效。 （4）会计部分管理 供给商物料一旦经过发票验证，自动触发应付子帐；发送给用户货物一旦开票，自动触发应收子帐。图2中右下赢利分析小虚框中内容是指评定域和评定类型存在，使该简化模型能够较轻易增加成本会计内容。 （5）模块间关联 包含以下关联：生产部分主计划，部分来自销售部分定货，由企业经营计划和销售情况决定；生产部分定货需求需要到采购部分变为采购订单；生产部分所需物料部分来自仓库；采购部门订单信息要送到仓库，使仓库收货有依据；会计科目和仓库连接，收货和应收帐款关联，发货和应付帐款关联等。 （6）物流和资金流集成 当企业内部物流上多种物移动时，其出入库单中物料类型和移动类型确定了对应事件码，该事件码和评定类型将触发对应应收、应付及其它会计科目标自动记帐。 2.2 系统模型 汇总前面分析得到图2（粗线步骤，细线信息），各个功效间联络已标在框图中。对于较为复杂或特殊需求步骤，可经过扩展该原型得到。借助于对一些ERP软件分析，模型还能够方便地加入管理会计内容。考虑中国应用现实状况，本模型没有考虑人力资源方面原因。在实际应用中，该模型步骤会有对应改变，但基础步骤不会有太大改变。本模型实际上是C/S结构模型。 3 模型分析 ERP软件最大优点是能表现部分管理特点，下面从两方面加以分析。 3.1 没有集成采购步骤及分析 图3给出一个两流没有集成采购步骤原理图。其步骤是：采购部门发出PO；当货物和发票抵达时，发票去采购部门，货物等候入库；采购部门将发票输入（能够由PO拷贝）系统，发票去应付处理；采购部门建立入库单流向仓库；货物去仓库，仓库看到入库单，依据入库单，确定货物，检验货物数量及质量并确定；会计将入库单内容分到各个会计科目，作出凭证去总帐；应付。发票制单，付款单，经审核去总帐；每个岗位全部有审核，审核后才能进行；内虚框内为会计部门。 3.2 两流集成采购步骤及分析 图4是两流集成采购步骤。其步骤是：采购部门发出PO，该信息能够被相关岗位看到；货物和发票抵达后，直接去仓库；货物入库。收货时，依据PO和发票检验货物、规格、质量，看实际供货是否和订单吻合，依据采购订单数量及价格对物料进行检验、检验；发票校验。将供给商发票、实际货物和采购订单作比较。当仓库进行发票校验后，会计信息会自动更新。但付款应由会计处理，不在物料管理范围内。显然，在发票验证后有一个会计科目自动定位过程。 3.3 比较 从表面上看，图3和图4差异不是很大，但二者表现是企业模型组织结构不一样，代表不一样管理模式和不一样构建软件系统管理思绪。 （1）两种不一样步骤代表不一样企业组织结构运作 图3属层次型，会计搜集着来自各个方面物料数据进行处理，所以，管理层次无法作到扁平。资金流信息由物料会计搜集，处理后为决议层使用。在这种方法下，资金流信息同物流信息不一样时，而且此时会计不仅有下帐任务，还有去伪存真责任，这么有可能造成单据往返处理及对会计检测过于依靠。这种结构往往会造成结帐前单据成批上送现象，造成数据可信度降低、会计部门工作量剧增和决议层无法立即得到企业运作状态。 图4能够做成扁平型，因为全部信息点在同一层面上，不会阻止信息流动(当然全部有审核)，每个岗位全部处理过信息会计才作应收、应付处理，条件是输入层要严格培训、强化管理、加强监督。 （2）两种步骤代表不一样管理模式 为了方便处理，图3出(入)库单信息处理最少包含物料、付款条件、数量、评定类型和库存信息等，即一个单据最少包含三种人，评定类型为会计部门，付款条件、物料及数量包含采购部门，而该单据是由库存管理人员在库存位置上处理。尽管付款条件、物料及数量随入库单从采购部门传输过来，但入库数量和采购数量不是一个概念。假如在仓库质检，发生质量问题时，仓库需要同采购部门联络，并作对应处理，库存人员无法知道还有多少应该进入，采购部门也无法实时掌握入库现实状况。假如质检在采购部门，采购部门则变成了采购及质检部门，假如进货物较多，采购部门不可能像货物入库那样轻易检验到产品问题及入库装卸问题。目前面发生问题时，后面评定类型工作量就要加重，且延迟。这实际上能够看作全部人将单据交给会计处理步骤电算化，当然，这是个比较极端例子。 图4只包含仓库管理人员(见图1出(入)库单)。采购只注意PO，仓库只注意仓库，信息共享。当订单出现问题，由采购处理；入库出现问题时，仓库管理员依据实际情况将货物分多个情况处理，将处于封锁区货物返回供给商，此时采购部门能够看到。如前分析，监测点、质检点应该在仓库。 因为物流和资金流能够实时地集成处理，所以，步骤最终止果是会计天天数据输入工作不存在了，而由事件发生地管理人员在事件发生时输入到系统中，这表明此时企业构架已经改变，会计工作性质转向了分析，对分析岗位上人员要求也更高了。此时企业管理信息系统才是真正在“实时”地监控物流各位置上物数量、价值及其改变，才能为企业决议提供更有价值信息。显然，这是一个不一样管理模式。 （3）两种步骤代表着不一样软件系统构建思绪 物料数据能够在运行中不停加入（图3），因为不一样类数据关联是靠人来进行，对应会计科目标更新是靠人来触发，新关联需要新系统功效和新人干预，所以这种构建系统方法，数据量不可能很大，集成不轻易做好。但使用比较灵活，可依据需要随时修改程序和数据。 全部数据是在应用前维护完成，全部关联也是在应用前完成（图4）。数据集成比较轻易，操作简便，系统集成方便，但数据所需空间大，系统操作要按给定次序进行，且程序修改复杂。同时也表现了一个“企业中每人只做自己应做事情”思想，这些全部和企业模型和企业管理相关。 总而言之，由前面分析可知，前一个方案将会制约企业步骤重组过程，系统发展到一定阶段后，步骤可能需要改变，其结果可能造成整个系统思绪及整个企业框架改变。以后一个本身含有优化结构，采取这种构架，并配以对应灵活组织结构，该方案也能够适用不一样企业结构（包含前一个构架形式）。但前一个方案不管怎样处理也无法用于后一个结构。文件13对上面问题，从管理上给出了另外一个很好解释。 4 结束语 本文从企业内部物流和资金流入手，分析了物流和资金流上物对象和资金对象特点，指出了在实际企业管理中改变物是不可测，给出了两流集成影响原因分析和集成思绪。在此基础上，从步骤角度建立了集成ERP软件简化模型，并就信息集成对企业管理和组织结构影响进行了讨论。应该指出，本模型只是个步骤模型，实现方法不只一个。一个ERP软件实际上是个知识积累，是管理理论和信息系统结合结果，今天即使我们能够借鉴国外部分成熟ERP软件和研究思绪，但真正了解和利用这种模型编制自己软件还需要一段时间。 参考文件1Gartner Group.ERP: A version of the next -generation MRPIIR. 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