讲坛执行专业方案.doc

XX讲坛

实施方案

XX大学
中国建筑工程总企业
二O一三年五月

第一部分 XX讲坛概况
一、 背景:
1、渊源：
2、价值：
3、契机和意义：
4、承接双方
² XX大学
² XX总企业
二、 内容:
² 主办方：XX大学
² 中国建筑工程总企业

² 活动内容:
活动一：XX讲坛
活动二: 签约仪式

² 跟踪报道媒体有：
本土主流媒体：《重庆商报》 《中国教育报》
中国著名网站：大渝网 重大新闻网 重大校友总会网

第二部分 讲坛具项内容

一、讲坛专题
“XX讲坛”

二、讲坛定位

三、讲坛时间：
5月17日（周五）下午14：00－17：00（暂定）

四、讲坛地点：
XX大学B区建筑城规学院

五、参与老师和学生：

六、邀请嘉宾
（一）主讲嘉宾
中国建筑总企业领导
（二）校部院领导

专题：

七、实施方案
（一）工作机构
领 导：
办公室下设综合协调组、材料组、会务组、后勤组、宣传组、安全保卫组共6个工作组。
1.综合协调组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）起草《XX论坛工作方案》（以下称《方案》），并上报审批；
（2）协调组织召开论坛工作协调会；做好协调会相关准备工作；
（3）协调邀请参会领导、主讲人和学生代表；
（4）负责起草下发论坛会议通知等；
（5）负责和关注XX论坛组织委员会及XX总企业、学院相关部门衔接和沟通；督促检验各项筹备工作，综合协调论坛各项工作。
2.材料组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责起草论坛领导讲话稿和议程和主持词；
（2）负责起草论坛相关对外宣传文稿；
（3）负责起草主讲人演讲稿并制作多媒体（PPT）；
（4）负责搜集审核主讲嘉宾演讲稿，编印论坛文件袋、论文集等论坛资料；
（5）负责编印论坛会刊；
（6）负责编印会议指南；
（7）完成论坛组委会领导交办其它事项。
3.会务组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责联络落实论坛会场、新闻记者室、领导接见室、贵宾休息室等会议场所；
（2）负责论坛期间会场部署、会议相关工作证件、会议台签及席位指导牌制作工作；
（3）负责坐签摆放、会议程序监控、会议现场音乐演奏和签约仪式组织等工作；
（4）负责联络设计和制作“签约仪式”牌匾；
（5）落实同声传译（视需要）和礼仪人员及志愿者，做好签约和礼仪接待工作；
（6）负责会议材料和物品发放工作。
4.后勤组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责制订接待工作方案；
（2）负责联络落实会议酒店及志愿者；
（3）负责参会领导、教授、嘉宾和代表来（离）渝迎（送）工作；
（4）负责落实学院考察车辆及讲解设备；
（5）负责和会代表返程机票预订工作；
6）完成组委会领导交办其它工作。
5.考察组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责制订参观考察学校线路；
（2）负责参观线路沿途、关键考察点、会场周围和相关公共场所环境卫生等工作；
（3）负责起草考察线路沿途和关键考察点讲解词；
（4）落实讲解员及培训；
（5）完成组委会领导交办其它事项。
6.宣传组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责统筹、协调、组织论坛宣传工作；
（2）负责营造论坛宣传气氛，制订宣传工作方案，起草新闻通稿；
（3）负责在《中国教育报》及其它报刊杂志落实专题宣传，从5月10起在学校对应场所、关键节点和关键通道设置大型宣传展板，在相关网络平台开设论坛宣传专栏；
（4）负责XX宣传片制作并协调播放；
（5）负责大会会场外学院相关展览；
（6）负责组织落实新闻媒体、专职摄像师、摄影师，做好论坛宣传汇报及摄像、拍照工作；
7.保卫组
组 长：
副 组 长：
组成组员：
联 系 人：
关键职责：
（1）负责和会领导、嘉宾和代表安全保障及交通疏导工作。
（2）负责会议期间稳定和信访工作。
（3）负责做好会议安全保卫和会场周围地域交通疏导；做好和会代表安全保障和参观线路交通疏导工作。
（4）完成组委会领导交办其它工作。

（二）工作进程安排
5月2日：学院主持召开第一次协调会，印发《工作方案》，明确工作职责，组建工作班子，落实工作人员。
5月6日：各工作组完成具体工作方案，组织召开第二次协调会，完成《XX论坛》及相关材料起草工作；完成会场部署效果图初稿制作等。
5月8日：发函邀请领导、教授、代表参会，搜集和会教授、代表参会演讲稿，完成论坛会刊、文件袋、论文集等会议资料编印工作，完成会场部署、考察线路选点等工作，作好和会代表接待准备工作。
5月10日：完成对应宣传造势准备工作，并依据论坛时间根据事先审核方案进行现场部署搭建。
5月中旬：办好论坛。

（三）论坛接待工作步骤
（一）、和会领导、嘉宾、教授邀请、听众组织及志愿者落实工作

5月3日前 完成相关教授预邀请函发出，并于5月10日前收回预邀请函回执（包含论坛演讲教授对象、教授演讲汇报专题方向。待论坛时间确定后立即发正式通知，并做好教授来渝时间及航班联络工作）。
责任人：
工作人员：

5月4日前 确定并完成网络媒体预邀请函发出，并于5月5日前收回预邀请函回执（时间一旦确定立即发放正式邀请函）。
责任人：
工作人员：

5月4日前 联络并落实论坛全部工作所需志愿者，并依据各组需要进行分配并完成培训。（志愿者关键作为论坛材料搜集整理组和论坛听众组织组两种，材料搜集整理组关键为整个论坛前期宣传资料整理、教授演讲汇报内容搜集等；论坛听众组织者则关键为依据论坛所选地容纳人数120%平均分配到四个学院年级中，进行前期宣传报名赛选及统计。）
责任人：
工作人员：

5月6日前 论坛资料搜集组完成论坛前期宣传所需材料搜集及整理，包含论坛专题、议程、论坛LOGO、论坛主色调、主底图、论坛宣传文稿材料等。
责任人：
工作人员：

5月6日前 依据前期资料搜集完成学院各地宣传及论坛内部部署策划效果图，交由院方审批，最终形成确实而可行实施方案。（以论坛初定时间提前10天进行制作安装部署及宣传造势，论坛时间确定立即标注对应时间）。
责任人：
工作人员：

5月10日前 完成论坛媒体及网络宣传（网络及媒体宣传尽可能以论坛时间确定后再做正确宣传）。
责任人：
工作人员：

5月10日前 完成论坛大规模造势宣传（提议在论坛正式时间前7天左右），并于论坛前一天完成论坛现场部署安排。
责任人：
工作人员：

5月15日前 论坛听众组织组完成搜集汇总论坛听众名单。在前期学院大规模宣传造势未完成前，可经过班级宣讲、海报栏、DM单、海报等形式进行宣传，后期展板同时宣传，效果愈加。（一旦时间确定，立即以宣讲或书面形式通知全部听众，并做最终一次报名确定统计，以免部分听众时间产生冲突而未能前往）
责任人：
工作人员：

（二）、论坛会务工作

5月6日前 负责制订出论坛工作方案，联络落实论坛会场、领导接见室、贵宾休息室、新闻记者工作室等论坛场所，并完成会场内外部署方案图送领导审定，待会议时间确定后，提前按审定后方案做好会场内外部署。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成论坛相关工作证件（代表证、贵宾证、工作证、记者证、摄影摄像证）、“签约仪式”牌匾、大会台签及席位指导牌制作工作。
责任人：
工作人员：
5月13日前 负责调试好论坛电脑等多媒体及其PPT稿调试、现场声、光、电检测；协调落实主持人和录相准备等。
责任人：
工作人员：
5月13日前 负责关键领导和教授接待服务，落实会议现场背景音乐播放、需准备同声传译、翻译（如参与主讲嘉宾有外方人员时）礼仪人员和志愿者安排培训及其相关服务。
责任人：
工作人员：
5月13日前 完成论坛指南编制及调查问券编制。
责任人:
工作人员：
5月13日前 完成主讲教授、代演出讲稿搜集审核，编印论坛文件袋、论文集等会议资料；完成主持词起草,落实主持人选。
责任人：
工作人员：
5月15日前 负责气氛营造部署，并根据论坛程序进行一次演练。
责任人：
工作人员：

（三）、论坛秘书（材料组）工作
5月6日前 负责制订出论坛秘书组工作方案。
责任人：
5月10日前 完成起草论坛相关领导人欢迎词、讲话初稿及主持词，并送学院相关领导审改。
责任人：
5月10日前 完成起草论坛全部宣传文稿初稿，并送相关领导审改。
责任人：
5月10日前 完成起草论坛会议议程，并送相关领导审定。
责任人：
5月10日前 完成全部材料组内修改工作，分别上报相关领导审改。
责任人：
工作人员：。
5月10日前 完成会议文件资料等编印准备工作。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成会议指南和调查问券初稿。
责任人：
工作人员：

（四）、论坛宣传工作

5月6日前 负责制订出论坛宣传工作方案。
责任人：
工作人员：
5月6日前 全方面开启宣传专题语征集工作（论坛LOGO、宣传语）。
责任人：
工作人员：
5月6日前 完成新闻宣传、网络宣传、广告宣传、社会活动宣传各项工作方案拟制并报相关领导审定。
责任人：
工作人员：
5月6日前 前后召开建筑系统工作人员会议和学院层面工作人员会议，统一思想、明确目标、落实任务。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成学院关键新闻单位和市内关键新闻单位相关专题报道预安排协调、落实工作。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成学院各报开设配有论坛LOGO“倒计时”题花，开设配有论坛LOGO和宣传专题语“XX论坛XXXXXXX”海报专栏；在学院网站开设配有论坛LOGO“倒计时”题花专栏。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成中国教育报、商报等专题开设。如需要可提前开启编辑制作论坛形象宣传片并进行编辑审改
责任人：
工作人员：
5月15日前 完成祝贺重大和XX签约广告专版设计制作。
责任人：
工作人员：
5月10前 完成会场外等大型场所、关键节点和关键通道气氛宣传部署，完成建筑学部结果展览及领导、贵宾参观该结果展览行走长廊部署工作。
责任人：
工作人员：
5月10日前 协调在相关组别在学院门户网站等开设论坛专栏。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成论坛举行期间记者采访指南和新闻通稿、背景资料拟制并送审，完成接待记者车辆、礼品、经费等后勤准备。
5月15日前 论坛举行当日，发表祝贺重大和XX签约专版广告。全方面开启记者接待服务工作和媒体协调工作。

（五）、后勤保障工作
5月3日前 制订出后勤保障工作具体方案。
责任人：
工作人员：
5月10日前 联络落实会议餐饮、住宿、招待宴会宾馆及酒店，并制订出餐饮、住宿、招待宴会安排计划方案及气氛营造方案送领导审定。会议时间确定后，提前按方案进行安排和部署。
责任人：
工作人员：
5月10日前 联络落实论坛接、送、考察、讲解调频等接待所需车辆。制订车辆安排、指挥、调度、停放、行车路线、驾驶员管理，车辆安全检验、卫生保洁等工作方案。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成论坛纪念品等物品采购工作和制订论坛期间涉外后勤接待工作方案。
责任人：
工作人员：
5月13日前 完成接待员（礼仪人员、志愿者）培训工作。
责任人：
工作人员：
5月13日前 完成宴会、医疗、餐饮卫生保障、论坛期间应急通讯保障、和会代表返程机票预订及突发应急事件处理等具体工 作方案制订。
责任人：
工作人员：
5月14日前 落实好论坛报到、物品发放等具体工作方案。
责任人：
工作人员：

（六）、安保工作

5月6日前 完成安保工作总体方案制订，明确分工和对应责任人及工作人员。
责任人：
工作人员：
5月10日前 完成现场维稳应急处理工作方案、防火应急方案制订。
责任人：
工作人员：
5月12日前 待召开协调会后，深入修改完善会场各项活动安保方案。
责任人：
工作人员：
5月15日前 各项安保工作全方面到位，以确保活动程序有条不紊进行。
责任人：
工作人员：

（四）XX论坛工作步骤方案

XX论坛工作步骤方案（草案）
5月X日（待定）――迎接领导、主讲人
时间
08:00～24:00
地点
江北国际机场
序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人和联络电话
备注
1
08:00～09:00
江北机场（或要客）出口处、接待牌制作。
后勤组

落实工作人员。
2
08:00～09:00
江北机场接待点设置。
后勤组

落实工作人员。
3
08:00～24:00
接机总协调。
后勤组

提供客人抵渝信息。
4
08:00～24:00
校院领导在机场贵宾室迎接领导。
后勤组

负责接待安排
5
08:00～24:00
安排接待机动车辆和跟车人员。
后勤组

6
08:00～24:00
车辆安排、调度。
后勤组

落实工作人员。
5月X日(论坛前七天)――场外部署
序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人

1
08:00～24:00
B区4个学院门口及学校关键节点展板部署
宣传组

08:00～24:00
B区关键节点横幅部署
宣传组

08:00～24:00
学院相关位置海报栏部署
宣传组

08:00～24:00
虎溪校区、a区关键节点展板部署
宣传组

08:00～24:00
软文、报刊、网络宣传同时开启
宣传组

5月X日(论坛前一天)――会场部署
序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人

1
06:00～08:00
大型冲气拱门欢迎横幅、条幅、宣传牌等
后勤组

2
14:00～18:00
论坛背景板安装，制作会场分区指示牌。
会联处综合组

会联处负责指导会场部署和联络市领导参会。
3
14:00～18:00
贵宾室部署（茶几、沙发、鲜花数量），台签、饮用水摆放等。
4
14:00～18:00
主席台台签摆放、座位图、鲜花、茶水、话筒，主持人话筒摆放、音响、灯光、多媒体等设备。
5
14:00～18:00
同声翻译设施安装、调试，和LED屏对接等。
7
14:00～18:00
会议通道、贵宾通道设置。
安保组

8
14:00～18:00
建筑学院结果展览及领导、贵宾参观结果展览行走长廊部署。
宣传组

5月X日 (论坛前一天) ――其它准备工作
序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人
备注
1
08:30～15:00
确定汇总出席论坛主席台领导、嘉宾名单、座位次序等，并递交现场画外音播报人。
后勤组

2
08:30～15:00
深入统计参会学生名单，并逐一发短信确定
会务组

每个学院配置一个组长专题责任人员统计

08:30～18:00
打印午宴宴会台签、菜单，检验菜式、酒水等准备工作。
后勤组

4
08:30～18:00
确定物资采购到位情况。
后勤组

5月X日(论坛当日)――论坛签到
时间
08:00～24:00

地点
江北国际机场

序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人和联络电话
备注
1
08:00～09:00
总体负责会议签到和大堂迎宾。
后勤组

落实工作人员。
3
08:00～09:00
论坛签到。责任人员签到，证件、材料物品分发。
后勤组

落实工作人员。
4
08:00～09:00
包含学生签到、媒体记者签到及嘉宾签到。
后勤组

落实工作人员。
6
08:00～09:00
总体负责外来嘉宾宾馆住宿、餐饮安排，协调宴会等相关接待工作。
后勤组

落实工作人员。
5月X日（论坛当日）早晨――XX论坛
时间
待定
地点
待定
关键出席领导、嘉宾：
待定
主持人：待定
序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人
备注
1
07:00前
完成安检准备工作，安保人员到位，拉警戒线。
安保组

会议全程加强对记者管理。
2
07:00前
主席台前设记者摄影区。
宣传组

3
07:00前
完成学院结果展览及领导、贵宾参观结果展览行走长廊部署工作。

宣传组

4
07:00前
全部工作人员、志愿者完成早餐，抵达工作岗位。
各组
各组牵头人。

5
07:00～08:00
参会嘉宾早餐。
后勤组

8
08:30～09:00
学生（方阵）入场。（依据四个学院分成四个方阵就坐）
会务组安保组

综合组负责联络，安保组负责安检。
9
07:30～09:00
会前播放相关宣传片，背景音乐、签约音乐准备和实施，会场音响、灯光、电视大屏幕、投影设备检验、落实。
会联处会务组

会联处负责审定会场部署。
08:30、08:50两次画外音提醒进场。
10
08:00前
主席台、领导接见室、贵宾休息室所需茶水、热毛巾、插花、胸花等准备。
11
08:00前
检验主席台台签、会议材料及温馨提醒卡摆放情况。
12
08:30～08:50
整理会场，画外音提醒关闭手机或设置为振动模式。
13
08:40
将主持稿要介绍出席领导情况报主持人及画外音主持人。
14
08:50
礼仪人员引导领导到主席台就座（播放迎宾曲）。

15
08:58
画外音请出主持仪式。
配同声翻译
16
09:00～09:05
主持人宣告论坛开始；
会务组

主持人介绍出席论坛关键领导和嘉宾。
17
09:05～09:10
主持人请相关领造成欢迎辞。

致欢迎辞。
18
09:10～09:30
签约仪式

19
09:30～12:00
主持人请主讲嘉宾上场。

论坛开始，教授演讲
20
12:00
主持人宣告开幕式结束，回收调查问卷。
21
12:00～12:20
（礼仪人员）引导领导分别乘车前往午宴地点。
会务组

22
12:00～12:20
跟车工作人员和志愿者引导参会嘉宾乘车前往午宴地点。
会务组
安保组

画外音主持人提醒退场次序。跟车工作人员和志愿者负责引导。
23
12:20～12:30
学生有序退场。

5月X日（论坛结束后）――主讲人离渝
时间
07:00～24:00
地点

序号
时间
具体工作内容
负责组
责任人
备注
1
07:00～08:00
早餐。
后勤组

志愿者负责引导。
2
08:00～24:00
总体负责参会代表离渝送行。
后勤组

志愿者和对口接待单位联络员负责。
3
08:00～24:00
车辆总安排。
后勤组

4
08:00～24:00
核实客人离渝时间、航班等，供车辆调度参考。
后勤组

5
08:00～24:00
帮助客人办理退房手续，餐前预约人数、餐后查对人数、引导客人用餐，帮助送机。
后勤组

志愿者和对口接待单位联络员负责。
6
08:00～24:00
帮助领导在机场送机。
后勤组

（五）、各项总结

XX大学建筑学部办公室
二O一三年四月二十七日