基于内部控制的企业财务信息系统建设研究.pdf

2 0 2 4年1期 7 1 2 0 2 4年第4 6卷第1期基于内部控制的企业财务信息系统建设研究韩 广作者简介:韩广(1 9 8 7-),本科,中级会计师,研究方向为财管理和会计。(吉林天衡药业有限公司 吉林 梅河口1 3 5 0 0 0)摘 要 在新一代信息技术的支撑下,构建财务信息系统成了企业财务管理工作的重要内容。为切实提高企业财务管理效率,解决企业在财务信息系统建设中存在的信息孤岛、性能不完善以及网络安全问题,企业需发挥大数据技术的推动作用,构建基于内部控制机制的“一中枢、两平台、一中心”的财务信息系统,形成以预算为核心、横向业财融合、纵向分级管控、在线风险防范的财务信息系统,实现企业财务管理工作的智能化、规范化、标准化以及管控化,助力于企业经济效益的最大化。关键词:大数据技术;内部控制;财务信息系统;企业中图分类号 F 2 7 5C o n s t r u c t i o no fE n t e r p r i s eF i n a n c i a l I n f o r m a t i o nS y s t e mB a s e do nI n t e r n a lC o n t r o lHANG u a n g(J i l i nT i a n h e n gP h a r m a c e u t i c a lC o.,L t d.,M e i h e k o u,J i l i n1 3 5 0 0 0,C h i n a)A b s t r a c t W i t ht h es u p p o r to f t h en e wg e n e r a t i o no f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y,b u i l d i n ga f i n a n c i a l i n f o r m a t i o ns y s t e mh a sb e c o m ea n i m p o r t a n t p a r t o f e n t e r p r i s e f i n a n c i a lm a n a g e m e n t.I no r d e r t o e f f e c t i v e l y i m p r o v e t h e e f f i c i e n c yo f e n t e r p r i s e f i-n a n c i a lm a n a g e m e n t a n ds o l v e t h ep r o b l e m so f i n f o r m a t i o n i s l a n d s,i m p e r f e c tp e r f o r m a n c ea n dc y b e rs e c u r i t y i nt h ec o n-s t r u c t i o no f e n t e r p r i s e f i n a n c i a l i n f o r m a t i o ns y s t e m,e n t e r p r i s e sn e e d t og i v ep l a y t o t h e r o l e o f b i gd a t a t e c h n o l o g y t ob u i l da“o n eh u b,t w op l a t f o r m s,o n ec e n t e r”f i n a n c i a l i n f o r m a t i o ns y s t e mb a s e do n i n t e r n a l c o n t r o lm e c h a n i s m,f o r ma f i n a n-c i a l i n f o r m a t i o ns y s t e m w i t hb u d g e ta st h ec o r e,h o r i z o n t a l f i n a n c i a l i n t e g r a t i o n,v e r t i c a lh i e r a r c h i c a lm a n a g e m e n ta n dc o n t r o l,a n do n l i n er i s kp r e v e n t i o n.R e a l i z e t h e i n t e l l i g e n c e,s t a n d a r d i z a t i o n,s t a n d a r d i z a t i o na n dc o n t r o lo fe n t e r p r i s ef i-n a n c i a lm a n a g e m e n t,a n dh e l pm a x i m i z e t h ee c o n o m i cb e n e f i t so f e n t e r p r i s e s.K e y w o r d s B i gd a t a t e c h n o l o g y,I n t e r n a l c o n t r o l,F i n a n c i a l i n f o r m a t i o ns y s t e m,E n t e r p r i s e0 引言财务管理是企业经营管理的重要内容。财务信息系统是以数字技术与财务管理的深度融合为抓手,通过应用业财融合系统对财务管理中的分析、预测、计划及控制等环节进行全面管理的系统。在数字时代,财务信息系统是防范制药企业财务风险、助力制药企业高质量发展的基础支撑。在数字化转型的背景下,构建财务信息系统已成为制药企业财务管理工作的主要方向。但是,“双碳”目标及药品集中采购模式的实施,对企业财务管理工作造成了巨大影响,企业需要改变财务“信息孤岛”问题,整合人、财、物等资源,形成以内部控制为导向的财务信息系统,以强化预算管理、提高制药企业的运营管理效率。1 企业财务信息系统的建设现状基于市场竞争的不断加剧,财务信息系统成为优化成本管理模式、降低财务风险的重要工具1。近年来,企业为适应精益化管理要求,加快了财务信息系统的建设步伐,其在企业运营中发挥的作用越来越突出,支持着企业财务业务流程和财务运营过程,提高了财务业务运行效率;为企业制定决策提供了全面的信息,将企业的交易活动、内控活动、财务风险等融入企业决策中,提升了企业决策的科学性与全面性。但目前,业财融合系统的建设还存在以下问题。(1)财务信息系统数据孤岛现象突出、业务流程衔接不畅。为满足企业业财融合要求,企业普遍建立了资源计划系统、业务相关系统以及协同管理平台等。尤其是在数字化转型的背景下,企业财务信息系统模块更加丰富,反映的财务数据信息更加全面。但当前企业构建的财务信息系统分别由不同的职能部门负责,系统间的数据并未实现共享,各业务之间没有进行有效的整合,使企业财务信息系统的协同效应不能有效发展,重复进行财务核算的现象仍然存在。例如,在财务核算中,虽然财务信息系统为财务核算提供了数据信息,但财务信息系统中的数据信息仍以业务部门的导入为主,财务人员需要根据业务部门导入的信息开7 2 2 0 2 4年1期展核算工作。如果业务部门在数据导入时存在失误,则会给后续的财务工作带来巨大的影响。(2)财务信息系统性能不完善,数据信息面临安全隐患。财务信息系统不仅强调业财融合,还要关注财务数据的安全性。通过分析企业财务信息系统的运行情况,可以发现以下两个问题。1)企业财务信息系统性能不完善,暂时无法自动生成内部管理报表。当前,企业财务信息系统的建设重点放在自动报账等简单业务层面,并未根据企业管理的需求定期生成内部管理报表,这导致企业管理者及相关人员不能及时了解业务进展、资金支出等信息。2)企业财务信息系统面临网络风险。财务信息系统依托互联网技术开展工作。由于企业财务人员或系统登入人员缺乏网络安全意识,且存在不规范操作,都容易导致外部不法分子窃取企业财务信息,给企业财务工作带来巨大的安全隐患。(3)财务管理信息系统缺乏内部控制机制。内部控制是解决财务风险的重要手段。部分企业为实现财务信息化建设,以快速、便捷为原则,加快推进财务信息系统的建设,但在财务信息系统建设过程中,没有考虑融入内部控制机制,导致内部控制与财务管理脱节,无法及时识别与处理财务风险,增加了企业财务管理工作的风险2-3。2 基于内部控制的企业财务信息系统的建设方案 为解决企业财务信息孤岛问题,企业在财务信息系统建设中,应以内部控制机制为导向,构建内部控制与财务信息化深度融合的业财融合系统,形成“一中枢、两平台、一中心”的财务信息系统,其整体框架如图1所示。图1 财务信息系统的总体框架2.1 一中枢(综合信息中枢)综合信息中枢以企业行政事务运行、资产资源分配为基础,设置了行政事务、决策督办、资源信息社等管理菜单,并提炼数据标准,定义业务活动数据规则,形成数据基础信息库。综合信息中枢是企业财务信息系统的逻辑起点,体现了业财融合的本质要求,是实现企业财务信息共享的关键。内部控制制度是企业各项制度的集中体现,将业务流程嵌入项目管理体系中,可以在相应的业务活动中体现各业务的控制点、风险点,并在出现预警信息时提示企业遵循相应的制度,确保财务数据信息有据可查,实现闭环管理。综合信息中枢是企业各业务实施的基础,是通过标准化数据格式形成的信息流,其价值在于可以通过结构化和非结构化的数据,向财务信息系统传递数据信息。2.2 两平台(财务管理平台和项目管理平台)2.2.1 财务管理平台财务管理平台主要包括核算系统、财务报告模块及资金管理模块,其可以与项目管理平台共享数据信息,实现业务与财务的深度融合。(1)企业核算系统遵循企业财务管理制度,结合财务会计和预算会计,可以对经济业务进行双维度核算,构建以预算为主的内部控制体系。企业在采购、签订合同以及入库管理等方面嵌入预算控制功能,能将预算融入各业务环节中,强化预算的约束作用,最大程度地提高企业资金的使用效益,确保各项财务数据的真实性和可靠性,并简化企业核算工作的流程。(2)财务报告模块可以在财务信息系统完成凭证审核、审批及记账后,生成基础分析报告,反映出企业项目的财务数据信息,为业务流分析储备财务信息基础4。凭证审核审批是生成财务报告的关键,其主要通过大数据技术赋能财务信息系统,构建远程审批、移动审批。报销人员登入财务管理系统后,将需要报销的电子凭证传入系统,后台审核人员会检查审核凭证是否齐全,在相关资料齐全后,提交相关部门进行审核,做到凭证审核过程的无纸化、网络化、信息留痕化。(3)资金管理模块通过银企互联对接网上银行,实现网上对账、网上转账、网上收款等业务,提高资金管理效率,减少财务人员的工作量。2.2.2 项目管理平台项目管理平台可以实现对所有业务的全过程管理,是对数据规范、业务流程、审批权限以及控制标准进行精准管理的平台,其具有分配资金、制定业务决策、监督资金使用的功能。首先,企业按照内部控制五要素来设定内部控制关键点,规范各业务流程,将关键内部控制点嵌入相应的模块中,实现对业务活动的全程管理。其次,根据业务关联关系,设定业务数据传输通道,实现数据共享。企业内部控制的落脚点是“流程信息化”,基于企业业务活动的实施要求,企业项目管理平台包含多个业务流程,使预算管理与项目库对接,审定项目、项目资金等数据,企业项目数据库则根据企业的发展战略确定。企业招投标管理与采购系统对接,经过审批的采购计划需要从招投标系统中确定的供应商中选择,按照采购需求编写与业务相关的数据信息,并由采购部门完成采购。2.2.3 一中心(战略管理中心)战略管理中心基于企业综合信息中枢、财务管理平台、移动信息2 0 2 4年1期 7 3 项目管理平台汇集的数据信息,按照内部控制机制构建业财融合系统,其可以深度剖析企业战略目标,应用内部控制手段对企业各项业务活动进行评价,并总结内部控制的执行效果,及时调整与优化企业财务管理工作,为企业经营活动提供依据。企业内部控制绩效评价的基础是精准了解各业务财务数据、绩效目标,并评价企业各项目在一定时间内的产出效果。资金完成情况、产出效益、社会效益以及经济效益是企业项目内部控制评价的主要依据。企业内部审计以财务信息系统为平台,可以融合业务、财务、审计等模块,形成一体化的内部控制体系,并按照大数据内部控制要求,统筹各类业财管控标准、表单等,将审计风险直接转化为过程管理,实现精准审计。3 基于内部控制的企业财务信息系统建设对策3.1 挖掘企业财务数据间的关联性财务信息系统的建设基础是提高财务数据信息的共享性与关联性。大数据技术不仅可以用于获取企业的市场经营数据,还可以用于分析运营数据。面对日益复杂的市场环境,企业需充分利用大数据技术对企业运营数据进行量化分析,挖掘数据之间的关联性,不断优化财务数据管理流程5。(1)企业需要对数据进行标准化处理。企业各部门输入的数据信息存在较大的差异性,同时会受资金交易时间、资金使用效益等的影响,企业需要利用数字化手段对数据进行处理,准确把握运营数据呈现出的稳定的规律性变化。例如,企业可以应用大数据技术中的F T L数据处理工具对运营财务数据进行批量化处理,划分出收益数据、盈亏数据及运营数据,实现对数据的精细化管理。(2)计算企业财务数据的置信度。企业需要准确定位财务数据信息的真伪性,为提高财务信息的真实性,企业需要设置财务数据置信度计算规则,准确把握财务数据信息之间的关联性,为企业制定决策提供依据。3.2 提高企业财务人员的信息化操作技能人才是企业生存的根本和发展的动力,在数字化转型的背景下,为构建完善的财务信息系统,企业应以人才建设为突破口,提高财务人员的信息化操作技能,增强他们的网络安全意识。(1)企业应加强对财务人员的教育培训。企业可以定期举办专题培训活动,通过教育培训让财务人员掌握操作财务信息系统的方法,更好地推动财务管理系统与业务活动的深度融合。(2)企业需优化人才培养方案,引进复合型财务人才。基于财务信息系统的建设,企业财务人员不仅需要掌握专业的财务管理知识,还需掌握数据结构知识(如统计学、计量经济学),增强数据分析能力。为此,企业需积极深入国内一流企业,以开展交流学习,通过人才招聘等途径吸引更多的复合型财务人员加入企业。3.3 保证财务信息数据的安全性财务信息系统的应用,在一定程度上增加了财务数据的风险6-7。为保证企业财务数据的安全性,企业需做好数据安全防范措施。(1)提高财务信息系统的硬件设施水平,加快财务数据信息的传递。例如,企业需选择性能强、内存量大的服务器,加强与软件公司的合作,积极开发适合本企业的财务软件系统。(2)加强网络安全管理,在财务共享服务器上安装杀毒软件,并设置严格的防护墙系统,避免非授权用户进入财务信息系统。(3)建立严格的岗位责任制度,避免非授权用户使用财务信息系统,同时杜绝用户在公共网络环境中登录企业财务信息系统。4 结语在数字化转型的背景下,构建财务信息系统是提高企业财务管理工作效率、规避财务风险、提高经济效益的重要途径。面对日益复杂的市场环境,企业要以内部控制机制为导向,搭建性能完善、信息共享的财务信息系统,助力企业的高质量发展。参考文献1吕军.数字经济时代的企业财务管理转型J.中国集体经济,2 0 2 3(7):1 4 1-1 4 4.2代园浇.谈数字化时代下的企业财务信息系统建设J.中国经贸,2 0 2 3(8):4 9-5 1.3魏庆军.数字经济时代大数据技术在国有企业财务管理中的应用策略J.计算机应用文摘,2 0 2 3(1 1):6 3-6 5.4崔婷婷.R P A技术在企业财务数字化转型中的应用研究J.经济师,2 0 2 3(1):7 4-7 5.5张彬彬,王跃芬,杨灵.基于内部控制的公立医院财务信息系统建设与探讨J.医院管理论坛,2 0 2 3(4):7 8-8 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