日常用品管理制度.docx

企业板块企业原则1版GS-XZ-I-007平常用品管理制度0版次阐明编制人审核人同意人同意日期编制部门行政部公布日期实行日期本文献知识产权归属企业交易平台所有，未经授权许可或同意，不得对企业以外任何组织或个人提供，任何外部组织或个人私自获取、使用、转让文献行为均属于侵权。 本文献由编写部门负责解释。企业板块平常用品管理制度企业原则0版GS-XZ-I-007制定目为了加强企业平常用品管理，掌握平常用品构成、保管与使用状况，保证企业资产合理运用以及企业财产不受损失，特制定本制度。合用范围本制度合用于企业大宗商品交易有限企业、其下属企业及分支机构（如下简称为“企业交易平台”）。实行日期 此制度自颁布之日起实行。规范事项1定义1.1办公用品定义本制度所指办公用品，是指消耗性办公文具、办公耗材、劳保用品，及非消耗性单位价值不不小于200元（但并不限于此区间，可视详细状况处理）且有效期限不到1年办公用品用品。1.2低值易耗品定义本制度所指低值易耗品，是指单位价值不小于200元不不小于元（但并不限于此区间，可视详细状况处理）、有效期限超过1年、不能作为固定资产非消耗性办公用品用品。1.3固定资产定义本制度所指固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，单位价值在元以上（含元）且使用年限超过一年房屋、建筑物、车辆、机器设备、运送工具以及其他与生产、经营有关设备、器具、工具等有形资产。2岗位分工与责任2.1主管部门责任2.1.1行政部作为平常用品主管部门，随时掌握平常用品使用状况，监督配合使用部门做好资产维护，保证资产完好，提高资产运用率，并定期对资产进行清点，保证帐、实相符。2.1.2负责平常用品管理，做好分类及编号，建立并维护各类平常用品管理台账，为低值易耗品、固定资产制作标签，负责发起验收、处置、报销等审批流程。2.1.3负责对违反本管理制度行为，追查责任。2.1.4配合财务部定期对低值易耗品、固定资产进行盘点。2.1.5负责每季度向各部门下发资产清单，查对资产实际状况，及时掌握资产状态。2.1.6行政部采购人员和固定资产管理人员不能为同一人。2.2使用部门及使用人责任2.2.1使用部门及使用人除正常使用资产外，还具有维护资产责任。若在资产使用过程中发生问题，须及时告知行政部。2.2.2负责发起资产借用、调拨审批流程，未经同意，不得私自调拨、报废，更不能自行外借和变卖。2.2.3使用部门对本部门资产使用责任明确到使用人，对于公共使用资产，负责人是部门负责人。2.2.4调出、离职人员须先办理资产交接手续，方可办理人事调动手续。2.2.5资产发生故障、损坏等状况时，须及时告知行政部。 2.2.6由于保管或使用不妥等人为原因导致资产丢失或损坏，资产负责人承担责任。2.3财务部责任2.3.1财务部负责固定资产会计核算，更新财务账中固定资产卡片，计提固定资产折旧，记录资产增减变动状况，登记财务部固定资产管理台账，每季度第一种月与行政部固定资产管理台账查对上一季度台账精确性与一致性。2.3.2每年2月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他有关部门制定盘点计划，共同对固定资产进行全面盘点，并出具固定资产盘点汇报。2.4审计部责任2.4.1审计部对上述资产管理制度执行状况至少每六个月检查一次，平时不定期进行随时检查。2.4.2对制度中盘点状况、采购入库、资产保管、财务核算、台账登记、领用控制及报废处置等流程执行有效性和真实性进行检查。3平常用品请购、临时请购和采购3.1平常用品请购程序按照企业平常用品采购制度执行。3.2各部门上报年度和月度请购计划范围正常应控制在企业平常用品明细内（见附件1）。3.3紧急请购平常用品应按照企业平常用品采购制度执行。3.4行政部负责人应对平常用品所有请购进行审核，审核增添合用性以及必要性。如企业内部可以调拨，由行政部协调调拨部门对已经有库存资产进行调拨。3.5平常用品采购参照企业平常用品采购制度和招标管理制度执行。采购人员需参照平常用品年度采购原则进行采购，如请购需求无法满足、需要调整采购计划时，需经执行总裁同意后，方可执行采购。4平常用品验收、入库和出库4.1验收接受到低值易耗品、固定资产后，由行政部资产管理人及时组织使用人、使用部门负责人、行政部经理共同进行验收，波及专业技术还应由有关专业技术部门人员参与验收。验收应查对其数量、品质、规格型号等与否与月平常用品请购计划、新员工平常用品请购单、紧急采购申请单或协议信息相符，同步关注固定资产品种、规格、技术规定等详细信息，以保证其有效识别与盘点，并由行政部资产管理人填报企业低值易耗品验收表（见附件2）或企业固定资产验收表（见附件3），参与验收人员需签字确认。大型固定资产项目竣工验收程序按照企业验收管理制度执行。4.2入库4.2.1采购办公用品及验收合格低值易耗品、固定资产应在1个工作日内办理入库，按照实际数量和价格填写入库单，由行政采购人员、库管员共同签字确认后，报行政部经理签字。4.2.2行政部资产管理人员根据入库单和对应验收表中信息及时更新办公用品管理台账（见附件4）、低值易耗品管理台账（见附件5）和固定资产管理台账（见附件6）。同步按照企业低值易耗品编码规则（见附件7）及企业固定资产编码规则（见附件8）对新增低值易耗品或固定资产分派持续、唯一编码，将编号一并登入对应管理台账。4.2.3行政部资产管理人员需为低值易耗品、固定资产制作标签，并在实物上粘贴标签。4.3出库4.3.1新员工入职后，由所在部门向行政部提交如下材料后，方可领取必备平常用品：（1）人力资源部出具新员工录取审批表复印件；（2）员工联络单；（3）新员工平常用品请购单。其中领用办公用品明细参照新员工办公用品领用明细（见附件9）。4.3.2各部门在收到行政部发出领用告知后，按告知详细规定领取请购平常用品。4.3.3行政部应按照各部门实际请购数量发放平常用品，并填写出库单，务必填写清晰名称、数量、单价、总价、领用人、领用部门等信息，由库管员、领用人共同签字确认后，方可领用。出库单需由行政部经理进行签字确认。4.3.4库管员应根据出库单更新对应管理台账。4.3.5资产管理人员每季度第一种月将上季度低值易耗品管理台账和固定资产管理台账报送财务部进行查对，保证账实相符。5以其他方式获得固定资产5.1以应收债权或非货币性交易换入固定资产，必须报经企业有关部门同意。按照企业同意金额，作为应收债权或非货币性交易换入固定资产公允价值以及协议金额。以应收债权或非货币交易换入固定资产，必须和对方签订有关协议。应收债权换入固定资产还应出具应收债权详细事项汇报。未经企业有关部门同意一律不容许私自处理。5.2接受捐赠固定资产，对方提供有关凭据，按凭据上标明金额加上应支付有关税费作为入账价值；对方没有提供有关凭据，按同类或类似固定资产市场价格估价，报经同意后入账。6平常用品使用、维护和外借6.1使用人负责资产平常维护与保养，使用人应贯彻详细安全防护措施，对资产状况进行检查、维护、保证完好和使用安全，及时消除资产风险隐患。6.2资产使用部门负责人对本部门所使用资产负重要管理责任，行政部资产管理人对此负责监管。6.3如资产使用人在使用部门内部发生变更，须及时上报行政部，并在季度资产清单中做出标明。资产管理人应及时更新对应管理台账。6.4如因使用人调任、离职、继任等原因，导致使用人暂缺，由使用部门负责人充任资产使用人，并需及时告知行政部，资产管理人应及时更新对应管理台账。在季度盘点时，如尚未分派使用人，行政部应对该资产进行回收入库。6.5行政部固定资产管理人应根据固定资产性质确定固定资产投保范围以及有关政策。6.6 各部门之间临时借用低值易耗品、固定资产，由各部门自行管理，借出期间资产管理责任仍为借出部门。6.7 员工因公需要短期外借固定资产时，应发起借用固定资产流程并填制借用固定资产登记表（见附件10），由借用人所在部门负责人和借出部门负责人签字确认后，将借用固定资产登记表提交至行政部固定资产管理人员，其根据实际状况选择填写固定资产有关信息，报送至行政部经理签字后，方可借出。固定资产管理人员对借用固定资产登记表进行留存，并填制借出固定资产登记汇总表（见附件11）。借用人偿还所借固定资产时，需到行政部索要借用固定资产登记表进行偿还登记，固定资产管理人员更新汇总表。借用人须按照规定履行登记和偿还手续。7调拨7.1对于各部门之间调拨低值易耗品、固定资产，由调入部门填制企业资产调拨申请表（见附件12），经行政部审批，方可办理。7.2对于调拨后低值易耗品、固定资产，行政部应及时更换对应标签，并更新对应管理台账。财务部应及时更新对应固定资产卡片，并更新对应管理台账。8离职工工平常用品收回8.1员工入职15天以内，办理离职人员请将已领用平常用品原数返还到行政部，如未偿还员工需按入库价格等价赔偿。8.2员工入职15天以上，办理离职人员请把可回收办公用品及低值易耗品偿还行政部，包括但不限于:笔筒、订书器、计算器、转笔刀、垃圾桶、插排三米（如有）。如未偿还同样需按入库价格等价赔偿。对于其他未规定返还办公用品，可留作部门内部使用，如签字笔、订书钉等，但不可带出企业据为私有，由部门负责人监督。固定资产到行政部办理回收入库，或由部门负责人临时充任资产使用人，留待部门内重新分派使用人。8.3员工离职时应按本制度规定处置已领用平常用品，行政部需将实际偿还状况在离职会签表体现。如有赔偿，请人力资源部发放工资时进行扣减。9报修与报废9.1报修9.1.1低值易耗品、固定资产如发生问题或故障，使用部门需及时向行政部报备，并填写资产报修登记表（见附件13）。行政部负责联络故障资产品牌售后服务或供货单位进行维修。9.1.2维修结束后，行政部经办人在资产报修登记表上登记维修竣工时间、维修费用、故障原因、维修成果等信息，由报修人、经办人共同签字确认。9.1.3如不能修复，行政部经办人需在资产报修登记表上登记维修成果，由报修人、经办人共同签字确认。9.2报废条件资产报废必须具有如下条件之一：（1）资产已到达有效期限，并经确定已失去使用效能或因技术发展已列入同类产品淘汰产品范围；（2）由于不可抗力致损而无法修复。9.3低值易耗品报废程序行政部对符合报废条件低值易耗品，组织进行技术鉴定和功能鉴定，查明其能否修复。确认不能修复，由行政部资产管理人在低值易耗品管理台账中将该项低值易耗品登记报废，并告知财务部更新对应管理台账。9.4固定资产报废程序9.4.1行政部对符合报废条件固定资产，组织进行技术鉴定和功能鉴定，查明与否可以修复或改装使用，将报废或修复意见填写在企业固定资产处置申请表（见附表14）。9.4.2对未到达正常使用年限提前报废或由于非常事故导致报废，行政部组织有关技术部门查明原因、分清责任后在企业固定资产处置申请表上签订与否报废意见。9.4.3财务部根据资产折旧状况在企业固定资产处置申请表上签订与否报废意见。9.4.4执行总裁在企业固定资产处置申请表上签订与否报废意见后，方可进行固定资产报废处理。9.5资产报废处理9.5.1行政部按照企业固定资产处置申请表再次核算已同意报废固定资产信息，确认无误，在固定资产管理台账中注销报废资产。9.5.2财务部负责固定资产会计对已报废资产进行财务处理，注销报废资产帐面价值，及其他账务处理。同步编制资产报废明细表，以便年末盘存和税务检查。9.6及时对报废资产进行处理，行政部负责联络三家专业收购商进行比价，并组织有关部门共同参与，对报废资产进行变卖，变价发售所得作为其他收入。9.7任何部门和个人都不得私自处理报废资产。10固定资产发售或转出10.1对拟发售或投资转出固定资产，应由有关部门提出处置申请，经行政部部门经理审核同意后，报总裁审批后予以发售或转让。10.2发生固定资产处置时，行政部固定资产管理人以及财务部固定资产会计应及时更新固定资产管理台账、固定资产财务账。固定资产处置应选择合理方式，如有必要，应委托具有资质中介机构进行资产评估。10.3固定资产转移和处置波及产权变更，应由行政部固定资产管理人及时办理产权变更手续。11固定资产抵押或担保 由于某种原因需要将企业固定资产用于抵押或担保时，应由行政部固定资产管理人报行政部部门经理审核后报总裁同意，并进行登记管理，同步将抵押和担保详细内容告知财务部固定资产会计，并将抵押或担保协议原件交由财务部固定资产会计保管。12资产盘点12.1行政部、财务部及审计部每年定期对固定资产进行全面清查，保证资产实物、行政部固定资产台账和财务部固定资产台账账实相符。12.2年度固定资产全面盘点时应由企业财务部牵头组织，协同行政部、审计部和其他各有关部门制定盘点计划，明确固定资产盘点清单、盘点时间、盘点方式以及参与盘点人员等，报至财务部经理、行政部经理审批同意后执行固定资产盘点。审计部需全程监督盘点。12.3盘点表上各参与盘点人员需签字确认。盘点结束后由财务部出具盘点汇报，分析账实差异原因。年度固定资产盘点汇报需审计部、财务部、行政部部门负责人签字，并上报分管副总裁、总裁审阅。12.4盘点固定资产同步，应对低值易耗品进行全面盘点。保证各实物使用部门低值易耗品实物、行政部低值易耗品台账和财务部低值易耗品明细账做到账实相符。13罚则 如有违反此制度者，参照工作考核条例进行惩罚。附件： 附件1：企业平常用品明细附件2：企业低值易耗品验收表附件3：企业固定资产验收表 附件4：办公用品管理台账附件5：低值易耗品管理台账附件6：固定资产管理台账附件7：企业低值易耗品编码规则附件8：企业固定资产编码规则附件9：新员工办公用品领用明细 附件10：借用固定资产登记表 附件11：借出固定资产登记汇总表附件12：资产调拨申请表附件13：资产报修登记表附件14：固定资产处置申请表