国有公司声像档案管理规则-模版.docx

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公司声像档案管理规则第一章总则第一条为加强公司（以下简称公司）声像档案管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在企业各项工作中的作用，根据《中国中铁股份公司档案管理办法》，制定本规则（以下简称《规则》）。第二条声像档案是各单位在生产经营和各项重大活动中形成的、形象直观的对国家和企业有重要保存价值的历史记录。声像档案是维护企业历史真实面貌的重要依据和凭证，也是本单位档案的重要组成部分。第三条声像档案以感光材料、磁性材料为载体，以音像为主要反映方式，主要表现形式有照片（含底片）、电影胶片、录像带、录音带、录音笔、缩微胶片、航测底片、软盘、光盘、幻灯片等声像制品及文字说明。第四条对已归档的声像档案，应按保管条件的要求，建立专用库房或设声像档案分室管理，其分室的档案业务工作由档案部门进行监督、指导。第五条声像制品与纸质文件材料内容有着密切的联系，作为文书和科技档案组成部分的照片和图片，原则上应随其主件一起归档，如需分开归档的，必须作好对应检索，便于查找。第六条声像档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保证声像档案完整准确和有效利用，必须将声像档案的形成、积累、收集、整理和归档工作，纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。第二章声像档案的收集与归档第七条凡是形成声像档案的部门，都应按归档要求，在声像档案全部或阶段形成之后，立即收集齐全，整理完毕后，向档案部门移交归档。任何单位和个人都不得据为己有或拒绝向档案部门移交。第八条归档的声像制品应是原版原件，底片无磨损，无划伤，图像清晰，音质良好。声像制品的材质，必须符合永久或长期保管的要求。第九条声像档案归档份数，原则上要求一份（照片档案包括底片和文字说明）。第十条声像档案归档范围及保管期限（见附件1）。第十一条声像档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交目录一式二份。第三章声像档案的整理与立卷第十二条声像档案的整理和立卷，应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。第十三条档案部门要对已归档的声像档案，进行系统的整理、排列和分类，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。第十四条声像档案分类编号由种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号四部分组成。具体分类编号方法是：种类代号采用汉语拼音字母（见附件2）；分类代号采用汉语拼音字母（见附件2）及阿拉伯数字（参见附件1序号）两项内容组成。本规则只规定种类和分类汉语拼音代号。属类内容及代号和案卷流水号，各单位可自行规定。第十五条声像档案分类后，按声像材料的内容，编写文字说明，一组内容联系密切的声像材料，除标明项目名称外，还应编写总说明和分说明。第十六条照片档案的照片和底片，要统一编张号。其张号的位置，从像册内右侧，第一张底片口袋的右上角开始编起。第十七条照片档案说明卡、软封面、档案盒封面、脊背、卷内照片目录、照片档案案卷目录及备考表格式（见附件2—9），录音、录像带、目录卡格式（见附件10），缩微胶片质量卡、胶片档案盒封面和缩微胶片档案目录格式（见附件11—13），微机软盘、光盘目录卡格式（见附件14），声像档案案卷目录、案卷移交目录格式（见附件15、16）。第四章声像档案的利用和统计第十八条档案部门应编制声像档案总目录和分类目录及各种必要的检索工具，为利用者提供方便。第十九条要建立档案利用效果登记制度，随时收集利用中的信息反馈，不断改进声像档案的管理，更好地为各项工作服务。第二十条重要的声像档案，特别是原版、原件，一般不外借。如有特殊需要，须经有关部门和主管领导批准。对利用频率较高的录音、录像带、缩微等制品，应提供复制件，以延长原件的使用寿命。第二十一条要建立声像档案统计工作制度，做好收进、移出、现存和利用的统计工作。第五章声像档案的保管、鉴定和销毁第二十二条单独保管的声像档案，其库房内必须配备专用柜和空调设备。库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体和防污染等安全防护措施，保证声像档案的完整与安全。第二十三条声像档案库房的温湿度，按规定温度一般控制在 14— 24℃，昼夜变化幅度不得超过±5℃，相对湿度应控制在40—60％范围之内，湿度变化不得超过5％。保存母片库房的温湿度，要严格控制。第二十四条对已归档的永久、长期保存的声像档案，要定期进行检查。录像带、光盘每隔4-5年要复录一次，以确保声像档案的质量。第二十五条各单位应根据档案部门的工作需要，配备必要的声像档案检测设备,如刻录机、录音机、VCD或DVD播放机、电视机、照相机（数码）、阅读器等。第二十六条对已归档的声像档案，要定期组织鉴定。对确已失去保存价值的声像档案，要造册登记，报请有关领导审批后销毁。第二十七条声像档案的销毁，可采用焚烧、粉碎、消磁等经济合理的方法，但必须符合保密要求，保证无遗漏。要指定专人监销，监销人要签字盖章。第六章附则第二十八条本规则由公司档案部门负责解释。第二十九条本规则自印发之日起实施。附件：1．公司声像档案归档范围及保管期限 2．公司声像档案种类、分类代号表 3．公司照片档案照片说明卡式样 4．公司照片档案软封面尺寸式样 5．公司照片档案盒封面式样 6．公司照片档案盒脊背式样 7．公司照片档案卷内照片目录式样 8．公司照片档案卷案卷目录式样 9．公司照片档案备考表式样 10．公司录音、录像带目录卡格式式样 11．公司缩微胶片质量卡封面式样 12．公司缩微胶片档案盒封面式样 13．公司缩微胶片档案目录式样 14．公司微机软盘（光盘）目录卡式样 15．公司声像档案案卷目录式样 16．公司声像档案案卷移交目录式样附件1：公司声像档案归档范围及保管期限声像档案归档范围及保管期限表序号归档内容保管期限备注 1 领导活动永久 2 各种会议永久、长期 3 施工生产长期 4 工程开通长期 5 重大事故永久、长期 6 技术改造、新技术开发长期 7 教育卫生长期 8 文体活动长期 9 专题长期 10 荣誉、表彰长期 11 外事活动永久、长期 12 公安保卫长期 13 各种设施长期 14 重要单项活动长期附件2：公司声像档案种类、分类代号表声像档案种类、分类代号表种类名称简称代号分类名称简称代号备注声像档案像 X 照片照 Z 录音带/录音笔音 Y 录像带录 X 缩微胶片微 W 电影胶片电 D 软盘软 R 航测底片测 C 唱片片 P 幻灯片幻 H 光盘光 G 示例一：各种会议照片分类编号 ﹒ X X 种类：声像档案分类：照片：各种会议内容代号属类：具体会议内容代号代号案卷流水号 X ﹒ Z 2 示例二：国外新技术录像带分类编号 X X 种类：声像档案分类：录像带及引进新技术内容代号属类：具体项目代号案卷流水号 X ． L 6 ．示例三：大秦线缩微胶片分类编号 X ． W3 ． X X 种类：声像档案分类：缩微胶片及基建内容代号属类：级别代号案卷流水号附件3：公司照片档案照片说明卡式样照片说明卡照照片号底片号事由时间地点摄影者参见号（高 48mm，宽45mm）附件4：公司照片档案软封面尺寸式样照片档案软封面式样尺寸单位：毫米附件5：公司照片档案盒封面式样照片档案盒封面式样单位：毫米封面长、宽=310*220mm 单位代号档案号单位名称照片档案案卷标题 —————— —————— 形成单位 —————— 形成日期 —————— 保管期限 —————— 密级 ———— 附件6：公司照片档案盒脊背式样照片档案脊背式样 5mm 40mm 5mm 30mm 20mm 附件7：公司照片档案卷内照片目录式样卷内照片目录 169 附件9：公司照片档案备考表式样备考表本卷需要说明事项：组卷人：检查人：组卷日期：附件10：公司录音、录像带目录卡格式样录像磁带目录卡标题内容节目长变（分秒）录制日期档案号记录方式所用机型信号制式录制单位摄像者姓名录音磁带目录卡标题内容档案号主办单位报告人姓名注：高75mm，宽140mm 附件11：公司缩微胶片质量卡封面式样缩微胶片质量卡封面卷盘号片长年代卷号画幅号档案号密度底灰清晰度片种冲洗时间封底注明剪接情况注：高90mm,宽85mm 附件12：公司缩微胶片档案盒封面式样缩微胶片档案盒封面缩微胶片档案项目：画幅号：木盒接头：进馆单位：复制单位：冲洗日期：年月日盒号：片长：直径为110mm 附件13：公司缩微胶片档案目录式样公司缩微胶片档案目录顺序号卷盘号名称画幅号片长（约）接头数片种冲洗日期进馆单位备注类别第页 174 175 微机软盘︵光盘︶目录卡附件14：公司微机软盘（光盘）目录卡式样公司微机软盘（光盘）目录卡顺序号内容时间备注附件15：公司声像档案案卷目录式样档案号内容形成单位盘数录音（象）时间保管期限密级备注公司声像档案案卷目录 176 177 附件16：公司声像档案案卷移交目录式样公司声像档案案卷移交目录数量顺号项目卷册盘盒张备注移交单位：公章接收单位：公章移交单位负责人：签字接收单位负责人：签字移交经手人：签字接收经手人：签字交接日期年月日

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