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1、公司声像档案管理规则 第一章 总 则 第一条 为加强公司（以下简称公司）声像档案管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在企业各项工作中的作用，根据《中国中铁股份公司档案管理办法》，制定本规则（以下简称《规则》）。 第二条 声像档案是各单位在生产经营和各项重大活动中形成的、形象直观的对国家和企业有重要保存价值的历史记录。声像档案是维护企业历史真实面貌的重要依据和凭证，也是本单位档案的重要组成部分。 第三条 声像档案以感光材料、磁性材料为载体，以音像为主要反映方式，主要表现形式有照片（含底片）、电影胶片、录像带、录音带、录音笔、缩微胶片、航测底
2、片、软盘、光盘、幻灯片等声像制品及文字说明。 第四条 对已归档的声像档案，应按保管条件的要求，建立专用库房或设声像档案分室管理，其分室的档案业务工作由档案部门进行监督、指导。 第五条 声像制品与纸质文件材料内容有着密切的联系，作为文书和科技档案组成部分的照片和图片，原则上应随其主件一起归档，如需分开归档的，必须作好对应检索，便于查找。 第六条 声像档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保证声像档案完整准确和有效利用，必须将声像档案的形成、积累、收集、整理和归档工作，纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。 第二章 声像档案的收集与归
3、档 第七条 凡是形成声像档案的部门，都应按归档要求，在声像档案全部或阶段形成之后，立即收集齐全，整理完毕后，向档案部门移交归档。任何单位和个人都不得据为己有或拒绝向档案部门移交。 第八条 归档的声像制品应是原版原件，底片无磨损，无划伤，图像清晰，音质良好。声像制品的材质，必须符合永久或长期保管的要求。 第九条 声像档案归档份数，原则上要求一份（照片档案包括底片和文字说明）。 第十条 声像档案归档范围及保管期限（见附件1）。 第十一条 声像档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交目录一式二份。 第三章 声像档案的整理与立卷 第十二条
4、 声像档案的整理和立卷，应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。 第十三条 档案部门要对已归档的声像档案，进行系统的整理、排列和分类，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。 第十四条 声像档案分类编号由种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号四部分组成。具体分类编号方法是：种类代号采用汉语拼音字母（见附件2）；分类代号采用汉语拼音字母（见附件2）及阿拉伯数字（参见附件1序号）两项内容组成。本规则只规定种类和分类汉语拼音代号。属类内容及代号和案卷流水号，各单位可自行规定。 第十五条 声像档案分类后，按声像材料的内容，编写文字说明，一组内容联系密切的声像材料
5、除标明项目名称外，还应编写总说明和分说明。 第十六条 照片档案的照片和底片，要统一编张号。其张号的位置，从像册内右侧，第一张底片口袋的右上角开始编起。 第十七条 照片档案说明卡、软封面、档案盒封面、脊背、卷内照片目录、照片档案案卷目录及备考表格式（见附件2—9），录音、录像带、目录卡格式（见附件10），缩微胶片质量卡、胶片档案盒封面和缩微胶片档案目录格式（见附件11—13），微机软盘、光盘目录卡格式（见附件14），声像档案案卷目录、案卷移交目录格式（见附件15、16）。 第四章 声像档案的利用和统计 第十八条 档案部门应编制声像档案总目录和分类目录及各种必
6、要的检索工具，为利用者提供方便。 第十九条 要建立档案利用效果登记制度，随时收集利用中的信息反馈，不断改进声像档案的管理，更好地为各项工作服务。 第二十条 重要的声像档案，特别是原版、原件，一般不外借。如有特殊需要，须经有关部门和主管领导批准。对利用频率较高的录音、录像带、缩微等制品，应提供复制件，以延长原件的使用寿命。 第二十一条 要建立声像档案统计工作制度，做好收进、移出、现存和利用的统计工作。 第五章 声像档案的保管、鉴定和销毁 第二十二条 单独保管的声像档案，其库房内必须配备专用柜和空调设备。库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、
7、防有害气体和防污染等安全防护措施，保证声像档案的完整与安全。 第二十三条 声像档案库房的温湿度，按规定温度一般控制在 14— 24℃，昼夜变化幅度不得超过±5℃，相对湿度应控制在40—60％范围之内，湿度变化不得超过5％。保存母片库房的温湿度，要严格控制。 第二十四条 对已归档的永久、长期保存的声像档案，要定期进行检查。录像带、光盘每隔4-5年要复录一次，以确保声像档案的质量。 第二十五条 各单位应根据档案部门的工作需要，配备必要的声像档案检测设备,如刻录机、录音机、VCD或DVD播放机、电视机、照相机（数码）、阅读器等。 第二十六条 对已归档的声像档案，要定期组织鉴定
8、对确已失去保存价值的声像档案，要造册登记，报请有关领导审批后销毁。 第二十七条 声像档案的销毁，可采用焚烧、粉碎、消磁等经济合理的方法，但必须符合保密要求，保证无遗漏。要指定专人监销，监销人要签字盖章。 第六章 附则 第二十八条 本规则由公司档案部门负责解释。 第二十九条 本规则自印发之日起实施。附件：1．公司声像档案归档范围及保管期限 2．公司声像档案种类、分类代号表 3．公司照片档案照片说明卡式样 4．公司照片档案软封面尺寸式样 5．公司照片档案盒封面式样 6．公司照片档案盒脊背式样 7．公司照片档案卷内照片目录式样 8．公
9、司照片档案卷案卷目录式样 9．公司照片档案备考表式样 10．公司录音、录像带目录卡格式式样 11．公司缩微胶片质量卡封面式样 12．公司缩微胶片档案盒封面式样 13．公司缩微胶片档案目录式样 14．公司微机软盘（光盘）目录卡式样 15．公司声像档案案卷目录式样 16．公司声像档案案卷移交目录式样附件1：公司声像档案归档范围及保管期限 声像档案归档范围及保管期限表 序号 归 档 内 容 保管期限 备注 1 领导活动 永久 2 各种会议 永久、长期 3 施工生产 长期 4 工程开通 长期
10、 5 重大事故 永久、长期 6 技术改造、新技术开发 长期 7 教育卫生 长期 8 文体活动 长期 9 专题 长期 10 荣誉、表彰 长期 11 外事活动 永久、长期 12 公安保卫 长期 13 各种设施 长期 14 重要单项活动 长期 附件2：公司声像档案种类、分类代号表 声像档案种类、分类代号表 种类名称 简称 代 号 分类名称 简称 代号
11、 备注 声 像 档 案 像 X 照片 照 Z 录音带/录音笔 音 Y 录像带 录 X 缩 微胶 片 微 W 电 影胶 片 电 D 软盘 软 R 航 测底 片 测 C 唱片 片 P 幻灯片 幻 H 光盘 光 G 示例一：各种会议照片分类编号 ﹒ X X 种类：声像档案 分类：照 片：各种会 议内容代号 属类：具体 会议内容代 号代号 案
12、卷流水号 X ﹒ Z 2 示例二：国外新技术录像带分类编号 X X 种类：声像档案 分类：录像 带及引进新 技术内容代 号 属类：具体 项目代号 案卷流水号 X ． L 6 ． 示例三：大秦线缩微胶片分类编号 X ． W3 ． X X 种类：声像档案 分类：缩微 胶片及基建 内容代号 属类：级别 代号 案卷流水号 附件3：公司照片档案照片说明卡式样 照片说明卡 照照片号 底片号 事由
13、时间 地点 摄影者 参见号 （高 48mm，宽45mm） 附件4：公司照片档案软封面尺寸式样 照片档案软封面式样尺寸 单位：毫米 附件5：公司照片档案盒封面式样 照片档案盒封面式样 单位：毫米 封面长、宽=310*220mm 单位代号 档 案 号 单 位 名 称 照片档案 案卷标题 —————— —————— 形成单位 —————— 形成日
14、期 —————— 保管期限 —————— 密 级 ———— 附件6：公司照片档案盒脊背式样 照片档案脊背式样 5mm 40mm 5mm 30mm 20mm 附件7：公司照片档案卷内照片目录式样 卷 内 照 片 目 录 169 附件9：公司照片档案备考表式样 备 考 表 本卷需要说明事项：
15、 组 卷 人： 检 查 人： 组卷日期： 附件10：公司录音、录像带目录卡格式样 录 像 磁 带目 录卡 标题 内 容 节目长变（分秒） 录制日期 档案号 记录方式 所用机型 信号制式
16、 录制单位 摄像者姓名 录音磁带目录卡 标 题 内 容 档案号 主办单位 报告人姓名 注：高75mm，宽140mm 附件11：公司缩微胶片质量卡封面式样 缩微胶片质量卡封面 卷盘号 片 长 年 代 卷 号 画幅号 档案号 密 度 底 灰 清晰度 片 种 冲洗时间 封 底 注明剪接情况
17、 注：高90mm,宽85mm 附件12：公司缩微胶片档案盒封面式样 缩微胶片档案盒封面 缩微胶片档案 项 目： 画 幅 号： 木盒接头：
18、 进馆单位： 复制单位： 冲洗日期： 年 月 日 盒号： 片长： 直径为110mm 附件13：公司缩微胶片档案目录式样 公 司 缩 微 胶 片 档 案 目 录
19、 顺序号 卷盘号 名 称 画幅号 片长（约 ） 接头数 片 种 冲洗日期
20、 进馆单位 备注 类别 第 页 174 175 微 机 软 盘 ︵ 光 盘 ︶ 目 录 卡 附件14：公司微机软盘（光盘）目录卡式样 公司微机软盘（光盘）目录卡
21、 顺序号 内 容 时间 备注 附件15：公司声像档案案卷目录式样 档案号 内 容 形成单位 盘数
22、 录音（象）时 间 保管期限 密级 备注 公 司 声 像 档 案 案 卷 目 录 176 177 附件16：公司声像档案案卷移交目录式样 公 司 声 像 档 案 案 卷 移 交 目 录 数 量 顺号 项 目
23、卷 册 盘 盒 张 备 注 移交单位： 公章 接 收 单 位： 公章 移交单位负责人： 签字 接收单位负责人： 签字 移交经手人： 签字 接收经手人： 签字 交接日期 年 月 日
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