企业档案综合管理系统操作指导.doc

企业档案管理系统操作指导
量子伟业企业档案管理系统依据电子档案管理及利用特点，提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅和网络化浏览、下载、打印等完整、强大功效。依据档案管理分工不一样，在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分：
其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包含了用户日常档案管理关键内容，实现了档案信息搜集、整理、管理、利用网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行基础。用户在系统设置部分，利用系统提供模板定制技术来定制本单位档案管理体系。系统安全防护关键提供对用户访问系统权限严密管理和对电子档案数据安全存放管理。
系统强大定制功效使得量子伟业企业能够满足不一样行业、不一样规模企（事）业单位不一样应用。而且因为设计灵活性，能够让用户自己量身定制，使其愈加符适用户本身需求。
一、信息采集
数据搜集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功效。实现不一样起源各类档案数据搜集录入工作，是整个系统档案电子化入口。现行文件信息能够经过和OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序，自动采集到预归档库并网上归档；实体纸质档案、照片档案和音像档案能够经过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里；以前历史数据能够经过数据转换引入到档案系统里来。
1.建立预归档数据库
预归档数据库关键用于录入和管理文件状态信息，这包含需要预归档文件、无须归档资料，文件信息起源多样性决定了数据库管理层次及管理结构要能够灵活对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次节点管理：
（1）分类结点
类似于Windows操作系统里文件夹，并能够建立下一层分类，系统最多能够支持64层深度扩展，分类结点关键用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体数据。
（2）模板结点
用于表示一个管理类型，模板里将包含该管理类型数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页公布字段等具体管理细则。
（3）数据结点
用于建立管理具体数据数据库，能够根据年度、分类、项目等任意角度建库，在此库里录入、存放、管理、利用数据。
2.建立档案数据库
档案档数据库关键用于录入和管理档案信息，包含文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理档案类型，档案数据库建立和预归档数据库建立基础相同。具体数据结点支持项目级、案卷级、文件级和件盒级管理方法。
3.数据录入
（1）目录著录
用户在此进行项目、案卷、卷内、件盒级等不一样管理目录录入工作，系统提供统计增加、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。为降低录入工作强度，系统提供以下功效加紧录入速度：
项目、案卷、卷内目录关联
用户逐层根据项目、案卷、卷内目录录入数据，系统自动关联项目下案卷、案卷自动关联其下卷内目录。能够依据档案模板设置，将上级目录相同信息自动携带到下一级目录，系统自动计算整个项目和案卷起止日期，对文件件数、总页数进行自动记数，在增加、删除、插入统计时自动调整。
指定统计追加携带
使用此功效，可在增加统计时将指定统计内容自动复制，在此基础上局部修改。
插、删卷状态录入模式
系统支持插、删卷模式，在此模式下，在插入、删除案卷时，系统自动调整案卷号。
字段代码维护
可将常见有规律录入字段设置对应代码，录入时自动产生下拉菜单，选择录入。
信息自动生成
可在系统中设置档号组成规则和专题词库，在著录时系统自动生成档号、专题词能够经过分析专题词库实现自动标引。
自动查重
系统提供自动查重功效，出现反复信息，系统自动提醒。
批量修改、批量删除
系统可对用户选择一批数据进行统一操作，包含批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。
（2）文件扫描
用户能够在本模块中对纸质档案进行扫描，依据命名规则，系统自动生成文件名。能够对扫描文件进行图像处理(非标准版本功效)，包含纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。
（3）电子文件挂接
单个统计文件上传
将统计对应文件自动上传到服务器，而且和目录做好对应。
批量挂接
依据文件命名规则，批量将一批文件上传到服务器，而且批量和目录做好对应。
4.数据转换
（1）数据转入
将外部数据按一定规则转入到目前档案管理系统中来。
本系统所提供数据转换功效可支持多个数据库，能够把不一样档案整理形成数据（档案信息）转换到目前系统，同时也为用户提供了一个通用转换接口，能够在不一样数据库之间进行数据转换。
（2）数据转出
将系统中数据按一定规则转出去，转出数据格式为国家档案局要求标准格式。
5.立卷归档
立卷归档是文件和档案接口，是实现文件和档案一体化管理关键步骤。
利用此模块可将文件信息根据用户定义立卷规则，自动转化为档案信息，同时自动生成档案所需档号、案卷号、卷内次序号、盒号、件号等相关信息。依据用户立卷归档分工不一样能够选择部门立卷或档案室集中立卷；依据编目规则不一样，还能够选择组卷模式和一事一件方法。
（1）立卷选项设置
在此模块中选择立卷方法，如：是部门立卷还是档案室集中立卷，是组卷模式还是一事一件管理模式；而且能够设置文件库和档案库字段对应关系，能够实现异构数据转换。
（2）立卷归档
文件价值自动判定
结适用户保管期限分类表中确定归档范围，系统能够智能对归档文件进行判定，批量自动生成份类号、保管期限等关键归档信息。
整理编目
在立卷归档过程中，用户能够按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库，在临时库中能够进行人工干预，将不需要归档信息移除，并可进行手工调整，如案卷号、卷内次序号、盒号、件号等信息。经用户调整后能够将临时库正式移到档案正式库里，在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档，档案绝大部分信息全部已自动生成，包含档案所需各个流水号、档号和其它能够自动生成信息。
二、业务管理
此部分量子伟业企业档案管理系统关键步骤，档案管理各项关键业务均在于此。用户能够在电子档案数据资源基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。
1.报表输出
档案管理工作中需要输出大量报表，如案卷目录、卷内目录，对于改革后文书档案立卷还需要输出归档文件目录等，打印管理模块可完成档案工作中所需固定报表打印输出，可打印出符合国家档案标准多种美观报表；系统还提供了强大报表设计功效，来满足用户设计新报表或修改已经有报表需求，档案人员再也不需要对多种目录进行手写录入或用字处理软件（word、WPS等）来进行报表打印输出。报表操作很简单，操作模式和EXCEL相同，会用EXCEL，就能够自如操作本模块。
报表打印
系统提供了五十多个多种档案常见报表模板，如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可经过设置多种打印条件，输出满足用户要求多种报表。
用户能够自已控制分页输出数据，只需在系统里设置分页打印字段，即可依据设置自动过滤输出数据，并在打印时自动分页，实现同一报表样式不一样角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。
报表维护
系统自带五十多个报表模板，完全符合国家档案局要求，但用户也可依据自己行业特点，对已经有报表进行修改，或增加自己需要新报表，以满足日常工作需要。用户能够进行报表格式修改，如修改字体、大小、线条位置等。
2.查、借阅管理
查、借阅管理功效分为实体档案查、借阅管理和电子档案检索统计两部分。关键功效包含：查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。
查、借阅登记
档案管理员在此检索到提供查、借阅档案，用户一次能够借多份案卷或文件，假如在库则统计查、借阅日期、借阅人、同意人、利用目标等信息。
实体归还管理
对借出实体档案归还进行登记，同时统计好利用效果等信息。
续借管理
假如借出档案需要继续利用，假如逾期无法归还，需要再办理续借手续并由档案管理员在系统里进行登记。
催还管理
系统能够自动统计逾期仍然未按时归还统计，系统能够自动出催还单给借阅人。
统计
①查、借阅统计
系统对纸介质档案借阅提供了大量统计方法，并可随时打印统计结果。
按借阅人查询：统计并打印借阅人(档案用户)在某一时间段内借阅档案次数及档案具体信息。
按时间查询：统计并打印在某一时间段内被借阅全部档案及其具体信息。
按档案查询：统计并打印某一时间段内某个档案被借阅情况(包含借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。
借阅频率查询：统计并打印某一时间段内被借阅全部档案各自累计次数,这么能够评测档案利用价值高低。
按操作者查询：统计并打印某一时间段内借阅管理员操作次数及其操作对象，该功效可用于统计档案管理人员工作量。
②检索统计
用于统计和监控用户经过网络对电子档案访问和利用情况。能够将档号、提名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方法以下：
按检索人统计：能够统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝次数及其具体信息
按时间统计：能够统计并打印某一时间段内全部档案用户对档案文件浏览或拷贝情况
按文件统计：统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载次数及其具体信息
浏览/拷贝频率统计：统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载全部档案文件各自累计次数, 以此能够评测档案利用价值高低。
③预约管理
用于处理用户在网上预约档案，为用户办理借阅手续。全部用户在网上经过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约信息全部能显示出来，由档案管理人员进行办理，等候用户提取。
3.档案统计
系统能自动对系统内档案数据进行统计，可依据用户定制统计方案形成多种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并能够将统计信息转出或公布。能够完全替换以往由档案人员手工进行统计工作。
4.年报管理
系统提供了较完善年报录入、管理等功效，所形成年报报表完全符合国家标准。部分信息能够经过系统自动提取，数据校验后可形成上报盘上报给上级主管单位或上交当地档案馆，同时可接收下级单位上报来数据,并可对报上来数据进行数据汇总。
5.档案保管
在此模块中，关键对对档案实体保管进行管理，包含档案判定销毁、档案损坏、丢失、找回进行登记。

定义档案保管模板
本功效类似于定义档案模板，即用户能够自定义销毁库、损坏库及丢失找回库等档案保管库库结构，而且能够由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据根据年度严格分开。
档案销毁管理
在此模块中，可依据用户所列条件，查询到期应销毁档案，系统可自动输出销毁清册，经过审批后，可对实体进行销毁，同时系统里数据做同时更新。
另外还能够对达成降密、解密要求档案自动出清册，经过审批后，将密级调整后对外利用。
档案损坏管理
本模块可进行档案损坏登记，在档案损坏录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案损坏记录表。
档案丢失找回管理
本模块可进行档案丢失登记，在档案丢失找回录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案丢失找回记录表。
6.库房实体管理
库房实体管理关键是做到实体存放和档案系统里实体存放统计做到一致，方便于图形化显示档案外借、损坏、修裱、丢失、馆展、扫描等状态，而且能够图形化显示库存库存及实体排放情况。

库房树维护
利用此功效能够将本单位档案库房和库房排架等多层存放位置做设置，为档案实体存放图形化做好基础工作。
库房实体管理
在档案著录里将对应档案实体存放位置录入完成后，即可在此模块直接依次点击库房、排架等存放单元就能够直接查到档案实体统计，从而实现档案图形化管理。
三、信息利用
建立电子档案管理系统关键目标是期望经过系统管理主动、方便、快速对单位内部提供利用。系统提供强大档案编研、光盘制作、WEB查询功效，配合数据库检索、内容检索、流媒体技术，能够大大方便档案利用程度及效率。
1.档案编研
档案本身是一个个孤立数据或信息，档案管理关键是以归档文件有序化和结构化为目标，服务方法是被动数据查询，提供职员工作查考。档案编研就是以档案数据为基础，依据需要，利用提炼、类聚、相关等方法，进行数据二次整合，借助信息技术（关键是计算机网络技术），主动提供某一专一领域专题档案，实现档案信息共享和增值。
定义专题库及分类
用户依据需要制订专题及分类模板，设置数据结构、和基础数据源自动采集对应关系和对应管理模式，为下一步编研整理和利用建好框架。
编研整理
结合全文检索、OCR技术，从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选择数据，自动形成专题目录库，并把目录对应电子文件自动组合成word或txt格式文档，由用户编辑后形成完整专题库，如大事记、组织沿革、信用档案、制度汇编等。并可将专题库公布供全体职员利用。
2.光盘制作
在此模块中，系统提供了将档案扫描原件及其对应录入信息从数据库中刻录到光盘上功效，能够制作出符合国家标准通用电子光盘档案，利用廉价光盘永久保留档案原件信息，增加了数据安全性。制作成光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文。
3.数据检索
模糊检索
无须指定任何条件，只需输入想要检索字符，系统会自动在选定数据库里进行漫游式检索，并将结果返回给用户，用户无需知道检索内容在那个字段里，而且系统支持在上一次检索范围里再次检索，以缩小范围，增加查询正确率。
分类检索
分类检索基础在于用户定义档案分类表，系统能够经过查询分类表，自动将该类下全部信息检索出来。
综合检索
使用户能够依据项目、案卷和文件信息中全部字段进行多种条件组合，形成条件表示式进行检索。
跨类检索
假如当用户不知道要检索档案数据是哪一个年度档案，甚至不知道属于哪一个档案类型档案数据，这么用户能够经过跨类检索实现。用户能够在多个全宗之间、多个档案类型之间、或多个档案库之间选择多个节点。然后输入要检索关键字，即可检索出所需要档案数据。
全文检索（见选配功效）
能够对文件内容进行检索。
4.WEB查询
系统提供完全基于WEB查询系统，作为本单位档案信息公布、查询和下载利用平台,该查询系统既可独立使用，也可嵌入用户单位主页或其它应用系统（OA、PDM、ERP、MIS等）。
信息公布
档案管理员可将档案管理系统中文件、档案和经过编研形成专题数据库公布，所用用户在经授权后能够登录系统进行利用。
查询、浏览、下载
用户能够经过登录查询系统，利用模糊检索、分类检索、综合检索、跨库检索快速查找到所需信息资源进行浏览，在权限控制范围内浏览目录、浏览电子文件内容、打印电子文件、下载电子文件等功效。
预约及申请
用户能够经过查询系统查找到所需利用信息，假如期望查、借阅实体档案，则能够直接在查询系统里填写查、借阅预约单，同意后能够到档案室查、借阅实体；假如无权限浏览信息，也能够在查询系统里填写申请单，经同意后，档案管理员对其开放对应权限。
电子档案网站(见选配功效)
建立起专业档案部门级网站,集综合信息维护、公布及查询利用为一体。
5.流媒体服务
实现对音频、视频等流媒体档案网络在线点播。
四、系统设置
系统设置模块是本系统关键模块之一，用于实现档案管理系统部分个性化定制工作，使该系统符适用户管理需要和特点，使之成为用户档案管理平台。
1.管理模板设置
管理模板设置是系统关键设置部分，系统提供了宽广平台，用户能够依据本身需求定义各个管理模板。
2.辅助设置
全宗定义
可定义本单位全宗号及全宗名称。
修改口令
设置超级用户或系统管理人员登陆口令，以确保系统安全性。
机构设置
用来设置本单位机构、处室或部门，为权限控制及立卷提供基础。
专题词库维护
可对专题词库进行增、删、改等操作，实现在档案著录时专题词自动标引。
原文服务器设置
用来设置原文服务器相关信息，如：服务器名、FTP路径、FTP用户名、FTP密码等。
分类库维护
各行各业档案分类方法有可能不一样，系统许可用户按各自行业特点进行分类库定制，使系统中所用分类方法符适用户要求，为用户进行分类号快捷录入及分类查询打下基础。
五、安全设计
1.权限控制
角色、组、用户
首先分析使用系统用户种类，即角色；依据机构或角色将全部用户分成若干组，能够是同一角色，也能够是同一机构或其它分组方案；每一个访问系统人员是一个用户，须隶属于一个组和角色。角色、组、用户管理能够大大提升权限管理效率,系统只需对角色赋权，即可将权限整体给予一个组和组里所用用户，并能够集体更新权限。
功效权限控制
针对每一个角色、组、用户，依据应用范围不一样，设置能够使用系统功效，未设置功效将对该角色、组、用户不开放。
数据权限控制
设置每一个角色、组、用户对不一样数据库访问权限。如能访问，还能够控制统计访问范围，包含能否进行目录浏览、原文浏览、原文下载、原文打印等分级控制。
权限使用期限控制
能够依据访问用户不一样，设定能否永久访问，假如临时访问，还能够设置访问有效时间，过期系统自动取消权限。
2.数据加密
为充足确保数据安全性，预防非法用户经过网络获取电子档案信息，量子伟业企业综合档案管理系统提供了数据加密技术。该加密技术可选择对归档电子文件进行加密，加密后电子文件只能经过软件正常信息服务进行浏览和下载利用，以达成信息安全目标。即使经过网络非法手段即使获取电子档案文件，因为无法解密，仍然无法打开浏览、使用。
3.数据备份
电子资源是档案管理系统最关键数据，包含数据库、各类系统设置信息全部能够经过数据备份功效进行完整数据备份。该备份能够由系统自动周期性进行，也能够由用户手动实现。在系统瓦解时可能直接恢复备份数据库，以避免或降低系统灾难所造成损失。
4.回收站
因为用户错误操作，有可能造成用户数据丢失。为避免或降低这程情况所造成损失，系统提供了类似Windows操作系统回收站功效，许可用户在删除数据时，选择放入回收站。用户能够在回收站里还原删除数据或经检验后根本删除数据。
5.日志管理
系统日志管理
忠实统计下用户登录软件后所进行操作，如用户登录、退出系统时间、用户进出软件中关键功效模块时间、用户对数据操作（删除）及用户使用软件过程中犯错提醒等。
网页查询日志
监控、统计查询用户在进行网上查询时所作行为，如用户登录查询页面时间、用户退出查询页面时间、用户所查询具体统计、是否进行了原文浏览、是否下载了原文、何时下载了原文等。
四．选配功效
为提升级案管理系统录入、查询效率，提升级案信息开发利用水平，并确保档案系统安全性，有必需将和电子档案管理系统相关部分软件和技术集成到档案管理系统里。这些技术和软件以组件方法出现，能够依据情况方便和档案系统组合，同时这些组件全部实现了和档案管理系统权限整合。以下是选配组件：
4.1全文检索组件
4.1.1全文检索提出背景
伴随档案信息化建设不停深入，产生了大量不一样类型电子文档，这此信息包含数据库、文本文件、图形、图像等，资料多半已不再只以结构性资料来存取，反而较偏向以半结构化或非结构化资料存取方法，传统数据库查找处理效能日益锐减，存在较大不足：
◇ 非结构化信息检索问题
系统内产生大量电子文件内容大多数为非结构化信息，比如HTML文档、文本文档等，档案管理系统关键对文档描述信息（目录）进行检索，找出对应电子文件，但不能对电子文件正文内容进行检索。
◇ 无法对异质信息进行整合
用户需要将多种不一样起源信息（WEB、DB、非结构化和半机构化文档和各应用系统中）整合成一个单一信息平台，以统一入口跨信息源搜索信息。
◇ 查找效率存在巨大缺点
传统数据库查找缺乏必需语义分析，和查找内容符合信息就能够查找出来，而没有深入判定，比如我们查找“民法”，但数据库查找会现“人民法院”也同时显示出来，数据库查找机制会造成查找出大量无用信息，同时对海量数据进行数据库查找时效率展现几何级下降。
全文检索技术出现大大改变了我们传统信息查找模式，经过全文检索组件，实现对结构化、半结构化、非结构化信息统一整合，形成完整索引数据库，配合语义分析、智能分类、多国语义支持等技术实现对异质信息快速检索。