教育集团全面预算管理系统成功案例样本.doc

应用背景 依靠于著名高校上海交大昂立教育集团是现在上海乃至全国最大继续教育服务机构之一。经过了多年努力经营，昂立教育集团形成了多元化产业链，业务范围包含教育培训、图书经营、翻译服务等多个领域。昂立教育集团也逐步发展成拥有30家子企业集团，分布于上海、华东等多个省市。 然而，同部分大型集团企业一样，昂立集团下属子企业财务并不含有单独核实能力，所以，全部费用报销、工资发放、财务结算等操作全部需要经过总企业来统一进行。其次，在上海昂立集团总部拥有一套自己财务系统，经过完整内部费用审核机制来控制着子企业财务情况。传统方法下操作模式，往往是子企业需要经过快递，邮件等方法将全部报销和财务单据发送到总企业，当总企业财务部收到以后，优异行审核，审核报销金额是否超出了相关部门财务预算，等一系列复杂操作步骤实施以后，方可同意。 显然，这么操作形式存在着很多弊端。首先是周期过长，邮寄时间加上审批时间往往需要数周，对于远在珠海分企业有时候费用报销更是需要长达2-3个月时间。其次，操作步骤效率低下，轻易造成丢失和人为错误。 要求 昂立集团信息部主管(名字)曾经负责财务部工作，深谙报销步骤给分企业带来不便，在担任了信息主管以后很期望能够找到一套系统能够帮助昂立改善现在现实状况。一次偶然机会，XX接触了GrapeCity为浦东发展银行开发门户网站，看到了浦发内部完善信息管理平台以后，认为这套系统很适合于昂立。于是，她找到了GrapeCity， 期望能为昂立开发专业网上报销系统，进而改善昂立财务信息化运作架构。 实际上，昂立起初所提出需求是以处理报销周期冗长为目标出发。伴随和GrapeCity咨询顾问深入研究，昂立逐步发觉GrapeCity丰富财务及技术经验不仅能够帮她们处理网上报销难题，还能够为她们原有财务系统做出深入优化，这也恰恰符合了昂立集团以后发展整体计划。 关键功效: 依据昂立现在需求和实际应用情况，GrapeCity为昂立开发系统关键应用表现于以下几项功效模块之中: 预算功效 预算模块是整个昂立集团控制企业整体资金流走向关键。每个月财务部门全部会为对应部门设置每个月预算金额.。财务人员会在月初依据以往情况做出一个预算金额。每当有业务部门提交报销申请时候，系统便会自动审核，该笔金额是否在先前预算范围之内。从而有效地节省了集团本部财务人员审查时间。 信用功效 信用信息是和每位职员财务情况息息相关。假如在报销审批步骤中出现:虚报金额，延时提交报销申请，无故超出预算金额等等违规操作，系统全部会在相关人员信用成绩中进行扣除。因为每次有费用产生全部要在该系统中填写报销单，所以在审批过程中有单子被驳回，信用便会受损，会在信用分数中扣除。以量化方法衡量职员信用额度，也是将管理科学化落实实施最好表现。 其次，每个职员全部用一定信用衡量标准，假如超出话，将会接收培训等部分方法。 协议控制 通常来说，财务部负责管理企业日常关键协议，包含:统计预付款，预付时间，便于流动资金准备等企业。以上是日常财务需求。GrapeCity工程师应用户要求在系统中实现能够将协议文稿主义转换成电子版本。 预警功效 预警功效所面正确使用者是管理层人员。因为公事繁忙，往往系统需要以短信和email形式通知当事人当日有多少单据需要审批。假如有资金到位，费用报销成功或单子被驳回，系统会以发送手机短信和E-mail形式通知当事人，提请注意。从而大大方便了管理层对现在工作管理 财务报表 日常财务报表也是财务工作关键一部分。财务人员每个月月底全部要出财务报表，经过此模块财务人员能够自动生成各关键财务报表，大大降低了财务人员工作时间。 技术实现挑战 昂立集团原来使用是Oracle数据库，为了适应未来企业发展需要，应昂立需求，GrapeCity将原先数据库系统迁移到了MSSQL数据库上。因为数据严格性，要求此项操作来不得一点差错。GrapeCity工程师在几天时间内便高质量地完成了任务。 在财务报表模块，需要用到Crystal报表。昂立集团考虑到成本问题，期望能够用Excel嵌入作为报表。GrapeCity顾问为此做了大量研究工作，从用户成本和应用角度考虑，将大量报表功效实现于Excel环境中。不仅极大地降低了昂立成本，同时发明了财务人员熟悉微软操作环境，更有利于工作效率提升。 该系统和各地人员息息相关，几乎每人全部要用到。GrapeCity并没有碰到性能方面瓶颈，能够支持200个并发用户,伴随昂立集团规模扩大，还能够支持到更多用户。效果 时间大大降低 在使用了GrapeCity网上报销系统以后，效率提升是很显著，原先数月费用报销周期，现在只需1天便可完成。以前财务出一个报表需要20分钟，现在只需3分钟便能全部搞定。时间、效率提升能让昂立将更多经历集中于关键业务之上 步骤很灵活 昂立审批步骤是很灵活，网上审批制度，替换了原先逐层汇报即定模式。假如关键管理人员外出，相关人员能够定制特殊审批步骤。很灵活，又便于控制。这才以前昂立传统财务系统使用中是完全难以想象。 没有地域限制 销售人员不管到哪里全部能够在网上填写报销单，管理者也能够随时随地在网上进行审批，大大缩短了报销审批步骤。 灵活管理体制 信用管理是最科学管理最好表现。信用诚信界定表现了一个企业文化。昂立将信用和个人表现相挂钩，不仅表现了制度严谨，更是让科学财务理念深入企业之中。