致远系统基础设置必备手册模板.doc

致远A8系统基础设置手册（简版）
实施软件，就像建楼房一样，要先打好基础。A8系统基础数据，也是系统中最关键数据，她们是确保系统运行基础。这些基础数据包含：组织架构、岗位名称、职务等级、人员信息、权限信息，她们设置正确是否、合适是否，全部会影响系统后期实施和使用。设置这些基础数据，需要使用单位管理员身份登陆OA系统，进入单位后台设置页面。这里还将介绍文档管理和公共信息设置。（注：本手册中全部数据全部为虚构数据，仅作为参考）。
使用单位管理员帐号和密码，登录单位后台管理界面。单位后台主界面以下图所表示：

一、组织架构设置：
1、调研到本单位组织架构图：
包含单位内部各个部门名称、层级和部门领导。例以下图所表示：
欧美贸易部
亚洲贸易部
拉丁贸易部
非洲贸易部
大连龙图贸易
总经理办公室
行政部
人事部
信息部
财务部
中国贸易部
国际贸易部

2、将调研到本单位组织架构，和相关单位领导确定无误以后，将这些信息录入到OA系统中。在“组织信息管理”－>“部门管理”中录入，以下图所表示：
此处能够依据需要，将其它部门设置成“总经理办公室”下级部门。
在人员信息录入后，需设置部门主管。

二、岗位信息设置：
1、调研到本单位岗位信息：岗位名称要进行细化。因为大商集团组织机构繁多，各个单位之间存在相同岗位，为了做好区分，岗位名称最好由“单位简称+部门简称+具体岗位名称”组成。能够参考大商电器岗位设置。
序号
所属企业名称
部门名称
姓名
岗位
职务等级
是否部门主管
1
大连龙图贸易

2

总经理办公室
王军
总经理
总经理
是
3

刘文杰
行政副总经理
副总经理

4

李涛
业务副总经理
副总经理

5

刘文文
总经理助理
总经理助理

6

行政部
李雪洁
行政部经理
部门经理
是
7

江帆
办公文员
职员

8

田七
档案管理员
职员

9

张山东
车辆管理员
主管

10

李四
司机
职员

11

俞强
司机
职员

12

人事部
王冰
人事部经理
部门经理
是
13

何敏
人事专员
职员

14

信息部
王博
信息部经理
部门经理
是
15

王振
系统管理员
职员

16

刘长春
系统管理员
职员

17

财务部
张强
财务部经理
部门经理
是
18

张杰
会计
职员

19

李敏
出纳
职员

20

中国贸易部
张雪
中国贸易部经理
部门经理
是
21

张东平
业务主管
主管

22

鲍雷
业务经理
职员

23

李鹤
业务经理
职员

24

何平
业务主管
主管

25

王云广
业务经理
职员

26

张大明
业务经理
职员

27

国际贸易部
段永和
国际贸易部经理
部门经理
是
28

徐丽
行政助理
职员

29

关欣
翻译
职员

30

孔佳佳
翻译
职员

31

王珊
翻译
职员

32

欧美贸易部
史丹利
欧美贸易部主管
主管

33

王永平
业务经理
职员

34

柳明
业务经理
职员

35

戴漂亮
翻译
职员

36

亚洲贸易部
段刚
亚洲贸易部主管
主管

37

张丽丽
业务经理
职员

38

刘文中
业务经理
职员

39

何丽晓
业务经理
职员

40

程鹏
业务经理
职员

41

赵强
业务经理
职员

42

王晓晓
翻译
职员

43

拉丁贸易部
吴敏
拉丁贸易部主管
主管

44

高娟
业务经理
职员

45

非洲贸易部
吴小丽
非洲贸易部主管
主管

46

黄晨
业务经理
职员

47

马勇
业务经理
职员

整理后岗位信息以下表所表示：
序号
岗位名称
1
总经理
2
行政副总经理
3
业务副总经理
4
总经理助理
5
行政部经理
6
办公文员
7
档案管理员
8
车辆管理员
9
司机
10
人事部经理
11
人事专员
12
信息部经理
13
系统管理员
14
财务部经理
15
会计
16
出纳
17
中国贸易部经理
18
业务主管
19
业务经理
20
国际贸易部经理
21
行政助理
22
翻译
23
欧美贸易部主管
24
亚洲贸易部主管
25
拉丁贸易部主管
26
非洲贸易部主管

2、将岗位信息录入系统：
在此处下载岗位导入模板。
在OA系统中录入岗位信息时，有个简便方法。先在单位后台岗位处，下载一个岗位模板，然后将上表中岗位名称复制到模板中，再将模板导入即可。注意要删除重名岗位名称。在“组织信息管理”－>“岗位管理”中操作，以下所表示：

利用上图中“批量导入”－>“导入Excel”导入岗位模板，导入后显示效果以下图所表示：

三、职务等级设置：
1、调研到本单位职务等级信息：能够参考大商集团总部机关职务等级设置，来制订符合本单位实际情况职务等级信息。以下图所表示：
序号
职务等级
1
总经理
2
副总经理
3
总经理助理
4
部门经理
5
主管
6
职员

2、录入职务等级信息：将调研到职务等级信息录入系统中。在“组织信息管理”－>“职务等级管理”中录入，以下图所表示：

四、人员信息设置：
1、调研本单位人员信息：如上面岗位设置中人员信息表。
2、导入本单位人员信息：假如单位人员数量比较少，能够采取手工输入方法，录入人员信息。假如单位人员数量比较多，能够采取导入人员信息模板方法批量录入人员信息。首先，到系统后台下载人员信息模板，在“组织信息管理”－>“人员管理”中操作，以下图所表示：
在此处下载人员信息导入模板。

然后将人员信息表中内容复制到人员信息模板表中对应位置，生成人员导入模板。模板中“登录名”列需要我们自己进行设置，这个登录名用来登录OA系统，我们通常设置方法是姓名全拼，也能够依据单位实际情况自行设置；“所属单位”列，设置单位名要和系统中已经设置好单位名称一致，不然人员将不能导入系统。以下图所表示：

最终，使用上面图中“导入/导出”—>“导入Excel”功效，将上述人员模板导入系统。最终导入效果以下图所表示：

五、权限信息设置：
1、系统权限调研：根据《角色权限调研确定表》中权限项目进行调研。以下所表示：
单位
所在部门
姓名
缺省用户名
密码
角色
角色权限说明
大连龙图贸易
信息部
王博
admin3
123456
单位管理员
设置单位部门，职务等级，岗位，人员等基础组织信息，并创建各个应用应用基础信息
大连龙图贸易
行政部
田七
tianqi
123456
单位文档管理员
单位级文档结构设计和权限制订
大连龙图贸易
信息部
王振
wangzheng
123456
单位表单管理员
单位级表单模板制作、设计
大连龙图贸易
行政部
江帆
jiangfan
123456
单位公告管理员
单位公告信息公布、维护
大连龙图贸易
人事部
何敏
hemin
123456
单位调查管理员
单位调查信息公布、维护
大连龙图贸易
信息部
王振
wangzheng
123456
单位讨论管理员
单位讨论信息公布、维护
大连龙图贸易
行政部
江帆
jiangfan
123456
单位新闻管理员
单位新闻信息公布、维护
大连龙图贸易
行政部
田七
tianqi
123456
单位文档管理员
单位知识文档管理、维护、授权

2、系统权限设置：根据上述调研结果，在系统后台对应设置中，设置对应权限。（注意：单位公告、调查、讨论、新闻管理员具体设置，能够参考后面公共信息及权限设置）
1）、单位管理员：这个权限是集团管理员在创建单位时指定，此管理员登录名称由集团管理员设置。
2）、单位文档管理员：在“功效应用设置”—>“文档中心设置”—>“文档库管理”中，设置单位文档管理员，以下图所表示：
在此处设置单位文档管理员。

3）、单位表单管理员：在“组织信息设置”—>“单位角色设置”中，设置单位表单管理员，以下图所表示：
在此处设置单位表单管理员。

4）、单位公告管理员：在“功效应用设置”—>“公共信息设置”—>“公告设置”中，设置单位公告管理员，以下图所表示：
能够依据需要，在此处设置单位公告审核员。
在此处设置单位公告管理员。

5）、单位调查管理员：在“功效应用设置”—>“公共信息设置”—>“调查设置”中，设置单位调查管理员，以下图所表示：
能够依据需要，在此处设置单位调查审核员。
在此处设置单位调查管理员。

6）、单位讨论管理员：在“功效应用设置”—>“公共信息设置”—>“讨论设置”中，设置单位讨论管理员，以下图所表示：
在此处设置单位讨论管理员。

7）、单位新闻管理员：在“功效应用设置”—>“公共信息设置”—>“新闻设置”中，设置单位新闻管理员，以下图所表示：
能够依据需要，在此处设置单位新闻审核员。
在此处设置单位新闻管理员。

六、文档管理设置：
1、文档管理情况调研：
调研单位内部文档管理实际情况，设置文档管理结构。通常来说，能够设置多个单位等级文档夹，这些文档夹能够共享给全单位人员来查看；然后再按部门设置文档夹，每个部门一个，并授权给部门文档管理员管理，由这些管理员进行本部门文档夹内部结构创建和设置。具体结构设置方法能够按本单位实际情况进行设置。以下表所表示：

一级文件夹
二级文件夹
三级文件夹
文档管理员
共享范围
单位制度

田七
单位全员

财务制度

人事制度

单位文档

田七
单位全员
总经理办公室

刘文文
总经理办公室
行政部

江帆
行政部
人事部

王冰
人事部
信息部

王博
信息部
财务部

张强
财务部
中国贸易部

张雪
中国贸易部
国际贸易部

徐丽
国际贸易部

欧美贸易部

亚洲贸易部

拉丁贸易部

非洲贸易部

2、文档管理设置：依据上表调研到信息，由单位文档管理员在“知识管理”—>“文档中心”—>“单位文档”下，进行文档结构创建。文档结构创建时，要注意按从下到上次序创建文档夹，以下图所表示：

文档结构创建完成以后，需要设置每个文档夹管理员和共享范围。我们以“总经理办公室”文档夹为例，介绍一下怎样设置。首先点击文档夹名称后面操作按钮，选择“共享”，以下图所表示：

然后，在打开窗口中添加管理员和共享人员，并设置对应人员权限。权限分为六个，全部、修改、写入、只读、浏览、列表，每个权限含义能够到A8操作手册中查看。管理员拥有文档夹全部权限，共享人员能够依据需要设置对应权限范围。以下图所表示：
2、在此为添加人员设置权限。
1、在此添加人员。

七、公共信息及权限：
1、调研公共信息及权限：依据单位实际需求，创建具体公共信息栏目。此部分和前面介绍权限调研和设置一部分内容相同，具体设置请参考本部分内容。例以下表所表示：
公共信息应用调研表
注：多个分企业直接复制本表使用
分子企业：（大连龙图贸易企业）
公告栏目划分
栏目名称
栏目描述
栏目管理员
行政公告
用于公布部分行政类通知、公告。
江帆
人事公告
用于公布部分人事类通知、公告。
何敏
系统公告
用于公布部分信息系统类通知、公告。
王振

新闻栏目划分
栏目名称
栏目描述
栏目管理员
单位新闻
用于展示单位内部新闻、事件。
江帆
行业新闻
用于展示本行业新闻、事件。
江帆
社会新闻
用于展示社会综合类新闻、事件。
江帆

论坛栏目划分
栏目名称
栏目描述
栏目管理员
信息系统讨论区
本区域用于讨论和信息系统相关问题。
王振
职员俱乐部
本区域用于讨论和职员工作、生活相关问题。
何敏
管理讨论区
本区域用于讨论企业管理上问题。
王军
意见薄
本区域用于职员提交意见。
王冰

2、设置公共信息及权限：依据调研到内容，在系统后台“功效应用设置”—>“公共信息设置”中完成栏目标创建和管理员指定。以下图所表示：

八、表单步骤和公文步骤：
此部分内容需要前期进行调研，根据调研表格式填写，然后再进行设置。提供调研表目标是让大家能够较全搜集信息，而且按统一格式进行整理，方便后面制作。在调研和整理步骤时候，能够将步骤分为两大类，一类是只在本单位内部使用步骤，另一类是跨单位使用。我们设置思绪是，先将本单位使用步骤确定并制作完成后，在单位内部使用，让单位人员逐步熟悉OA系统使用；然后再进行跨单位步骤使用，因为跨单位步骤需要各单位相关人员对步骤进行确定，可能需要时间较长，不过因为大家对单位内部步骤使用已经熟悉，只要这些跨单位步骤确定下来，大家即能够立即上手使用。
经过本手册，期望能够帮助各店铺OA专干人员，整理并设置好本单位OA系统基础数据，为OA系统推广和应用打下坚实基础。