致远系统基础设置必备手册模板.doc

致远A8系统基础设置手册（简版）实施软件，就像建楼房一样，要先打好基础。A8系统基础数据，也是系统中最关键数据，她们是确保系统运行基础。这些基础数据包含：组织架构、岗位名称、职务等级、人员信息、权限信息，她们设置正确是否、合适是否，全部会影响系统后期实施和使用。设置这些基础数据，需要使用单位管理员身份登陆OA系统，进入单位后台设置页面。这里还将介绍文档管理和公共信息设置。（注：本手册中全部数据全部为虚构数据，仅作为参考）。使用单位管理员帐号和密码，登录单位后台管理界面。单位后台主界面以下图所表示：一、组织架构设置：1、调研到本单位组织架构图：包含单位内部各个部门名称、层级和部门领导。例以下图所表示：欧美贸易部亚洲贸易部拉丁贸易部非洲贸易部大连龙图贸易总经理办公室行政部人事部信息部财务部中国贸易部国际贸易部2、将调研到本单位组织架构，和相关单位领导确定无误以后，将这些信息录入到OA系统中。在“组织信息管理”“部门管理”中录入，以下图所表示：此处能够依据需要，将其它部门设置成“总经理办公室”下级部门。在人员信息录入后，需设置部门主管。二、岗位信息设置：1、调研到本单位岗位信息：岗位名称要进行细化。因为大商集团组织机构繁多，各个单位之间存在相同岗位，为了做好区分，岗位名称最好由“单位简称+部门简称+具体岗位名称”组成。能够参考大商电器岗位设置。序号所属企业名称部门名称姓名岗位职务等级是否部门主管1大连龙图贸易2总经理办公室王军总经理总经理是3刘文杰行政副总经理副总经理4李涛业务副总经理副总经理5刘文文总经理助理总经理助理6行政部李雪洁行政部经理部门经理是7江帆办公文员职员8田七档案管理员职员9张山东车辆管理员主管10李四司机职员11俞强司机职员12人事部王冰人事部经理部门经理是13何敏人事专员职员14信息部王博信息部经理部门经理是15王振系统管理员职员16刘长春系统管理员职员17财务部张强财务部经理部门经理是18张杰会计职员19李敏出纳职员20中国贸易部张雪中国贸易部经理部门经理是21张东平业务主管主管22鲍雷业务经理职员23李鹤业务经理职员24何平业务主管主管25王云广业务经理职员26张大明业务经理职员27国际贸易部段永和国际贸易部经理部门经理是28徐丽行政助理职员29关欣翻译职员30孔佳佳翻译职员31王珊翻译职员32欧美贸易部史丹利欧美贸易部主管主管33王永平业务经理职员34柳明业务经理职员35戴漂亮翻译职员36亚洲贸易部段刚亚洲贸易部主管主管37张丽丽业务经理职员38刘文中业务经理职员39何丽晓业务经理职员40程鹏业务经理职员41赵强业务经理职员42王晓晓翻译职员43拉丁贸易部吴敏拉丁贸易部主管主管44高娟业务经理职员45非洲贸易部吴小丽非洲贸易部主管主管46黄晨业务经理职员47马勇业务经理职员整理后岗位信息以下表所表示：序号岗位名称1总经理2行政副总经理3业务副总经理4总经理助理5行政部经理6办公文员7档案管理员8车辆管理员9司机10人事部经理11人事专员12信息部经理13系统管理员14财务部经理15会计16出纳17中国贸易部经理18业务主管19业务经理20国际贸易部经理21行政助理22翻译23欧美贸易部主管24亚洲贸易部主管25拉丁贸易部主管26非洲贸易部主管2、将岗位信息录入系统：在此处下载岗位导入模板。在OA系统中录入岗位信息时，有个简便方法。先在单位后台岗位处，下载一个岗位模板，然后将上表中岗位名称复制到模板中，再将模板导入即可。注意要删除重名岗位名称。在“组织信息管理”“岗位管理”中操作，以下所表示：利用上图中“批量导入”“导入Excel”导入岗位模板，导入后显示效果以下图所表示：三、职务等级设置：1、调研到本单位职务等级信息：能够参考大商集团总部机关职务等级设置，来制订符合本单位实际情况职务等级信息。以下图所表示：序号职务等级1总经理2副总经理3总经理助理4部门经理5主管6职员2、录入职务等级信息：将调研到职务等级信息录入系统中。在“组织信息管理”“职务等级管理”中录入，以下图所表示：四、人员信息设置：1、调研本单位人员信息：如上面岗位设置中人员信息表。2、导入本单位人员信息：假如单位人员数量比较少，能够采取手工输入方法，录入人员信息。假如单位人员数量比较多，能够采取导入人员信息模板方法批量录入人员信息。首先，到系统后台下载人员信息模板，在“组织信息管理”“人员管理”中操作，以下图所表示：在此处下载人员信息导入模板。然后将人员信息表中内容复制到人员信息模板表中对应位置，生成人员导入模板。模板中“登录名”列需要我们自己进行设置，这个登录名用来登录OA系统，我们通常设置方法是姓名全拼，也能够依据单位实际情况自行设置；“所属单位”列，设置单位名要和系统中已经设置好单位名称一致，不然人员将不能导入系统。以下图所表示：最终，使用上面图中“导入/导出”“导入Excel”功效，将上述人员模板导入系统。最终导入效果以下图所表示：五、权限信息设置：1、系统权限调研：根据角色权限调研确定表中权限项目进行调研。以下所表示：单位所在部门姓名缺省用户名密码角色角色权限说明大连龙图贸易信息部王博admin3123456单位管理员设置单位部门，职务等级，岗位，人员等基础组织信息，并创建各个应用应用基础信息大连龙图贸易行政部田七tianqi123456单位文档管理员单位级文档结构设计和权限制订大连龙图贸易信息部王振wangzheng123456单位表单管理员单位级表单模板制作、设计大连龙图贸易行政部江帆jiangfan123456单位公告管理员单位公告信息公布、维护大连龙图贸易人事部何敏hemin123456单位调查管理员单位调查信息公布、维护大连龙图贸易信息部王振wangzheng123456单位讨论管理员单位讨论信息公布、维护大连龙图贸易行政部江帆jiangfan123456单位新闻管理员单位新闻信息公布、维护大连龙图贸易行政部田七tianqi123456单位文档管理员单位知识文档管理、维护、授权2、系统权限设置：根据上述调研结果，在系统后台对应设置中，设置对应权限。（注意：单位公告、调查、讨论、新闻管理员具体设置，能够参考后面公共信息及权限设置）1）、单位管理员：这个权限是集团管理员在创建单位时指定，此管理员登录名称由集团管理员设置。2）、单位文档管理员：在“功效应用设置”“文档中心设置”“文档库管理”中，设置单位文档管理员，以下图所表示：在此处设置单位文档管理员。3）、单位表单管理员：在“组织信息设置”“单位角色设置”中，设置单位表单管理员，以下图所表示：在此处设置单位表单管理员。4）、单位公告管理员：在“功效应用设置”“公共信息设置”“公告设置”中，设置单位公告管理员，以下图所表示：能够依据需要，在此处设置单位公告审核员。在此处设置单位公告管理员。5）、单位调查管理员：在“功效应用设置”“公共信息设置”“调查设置”中，设置单位调查管理员，以下图所表示：能够依据需要，在此处设置单位调查审核员。在此处设置单位调查管理员。6）、单位讨论管理员：在“功效应用设置”“公共信息设置”“讨论设置”中，设置单位讨论管理员，以下图所表示：在此处设置单位讨论管理员。7）、单位新闻管理员：在“功效应用设置”“公共信息设置”“新闻设置”中，设置单位新闻管理员，以下图所表示：能够依据需要，在此处设置单位新闻审核员。在此处设置单位新闻管理员。六、文档管理设置：1、文档管理情况调研：调研单位内部文档管理实际情况，设置文档管理结构。通常来说，能够设置多个单位等级文档夹，这些文档夹能够共享给全单位人员来查看；然后再按部门设置文档夹，每个部门一个，并授权给部门文档管理员管理，由这些管理员进行本部门文档夹内部结构创建和设置。具体结构设置方法能够按本单位实际情况进行设置。以下表所表示：一级文件夹二级文件夹三级文件夹文档管理员共享范围单位制度田七单位全员财务制度人事制度单位文档田七单位全员总经理办公室刘文文总经理办公室行政部江帆行政部人事部王冰人事部信息部王博信息部财务部张强财务部中国贸易部张雪中国贸易部国际贸易部徐丽国际贸易部欧美贸易部亚洲贸易部拉丁贸易部非洲贸易部2、文档管理设置：依据上表调研到信息，由单位文档管理员在“知识管理”“文档中心”“单位文档”下，进行文档结构创建。文档结构创建时，要注意按从下到上次序创建文档夹，以下图所表示：文档结构创建完成以后，需要设置每个文档夹管理员和共享范围。我们以“总经理办公室”文档夹为例，介绍一下怎样设置。首先点击文档夹名称后面操作按钮，选择“共享”，以下图所表示：然后，在打开窗口中添加管理员和共享人员，并设置对应人员权限。权限分为六个，全部、修改、写入、只读、浏览、列表，每个权限含义能够到A8操作手册中查看。管理员拥有文档夹全部权限，共享人员能够依据需要设置对应权限范围。以下图所表示：2、在此为添加人员设置权限。1、在此添加人员。七、公共信息及权限：1、调研公共信息及权限：依据单位实际需求，创建具体公共信息栏目。此部分和前面介绍权限调研和设置一部分内容相同，具体设置请参考本部分内容。例以下表所表示：公共信息应用调研表注：多个分企业直接复制本表使用分子企业：（大连龙图贸易企业）公告栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员行政公告用于公布部分行政类通知、公告。江帆人事公告用于公布部分人事类通知、公告。何敏系统公告用于公布部分信息系统类通知、公告。王振新闻栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员单位新闻用于展示单位内部新闻、事件。江帆行业新闻用于展示本行业新闻、事件。江帆社会新闻用于展示社会综合类新闻、事件。江帆论坛栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员信息系统讨论区本区域用于讨论和信息系统相关问题。王振职员俱乐部本区域用于讨论和职员工作、生活相关问题。何敏管理讨论区本区域用于讨论企业管理上问题。王军意见薄本区域用于职员提交意见。王冰2、设置公共信息及权限：依据调研到内容，在系统后台“功效应用设置”“公共信息设置”中完成栏目标创建和管理员指定。以下图所表示：八、表单步骤和公文步骤：此部分内容需要前期进行调研，根据调研表格式填写，然后再进行设置。提供调研表目标是让大家能够较全搜集信息，而且按统一格式进行整理，方便后面制作。在调研和整理步骤时候，能够将步骤分为两大类，一类是只在本单位内部使用步骤，另一类是跨单位使用。我们设置思绪是，先将本单位使用步骤确定并制作完成后，在单位内部使用，让单位人员逐步熟悉OA系统使用；然后再进行跨单位步骤使用，因为跨单位步骤需要各单位相关人员对步骤进行确定，可能需要时间较长，不过因为大家对单位内部步骤使用已经熟悉，只要这些跨单位步骤确定下来，大家即能够立即上手使用。经过本手册，期望能够帮助各店铺OA专干人员，整理并设置好本单位OA系统基础数据，为OA系统推广和应用打下坚实基础。