企业电子文件归档和电子档案管理建设规划教材模板.docx

内蒙古电力（集团）有限责任企业企业电子文件归档和电子档案管理建设计划目录1企业概况42公司信息化建设情况43公司档案数字化建设情况54电子会计档案数字化建设情况65企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案65.1建设目标75.2建设内容75.3建设计划125.4保障措施17附件一 会计类电子文件元数据方案191范围232规范性引用文件233术语和定义243.1会计类电子文件243.2组合文件243.3文档243.4元数据243.5元素253.6简单型253.7容器型253.8复合型253.9捕获253.10实体254元数据元素、结构及描述方法264.1元数据元素及其结构264.2元数据的描述方法295公共元数据元素描述305.1聚合层次305.2来源31档案馆名称32档案馆代码32全宗名称33立档单位名称345.3电子文件35文件类型35文件惟一标识符36存储路径375.4档号37全宗号39目录号39年度40保管期限41机构或问题41类别号42室编案卷号43馆编案卷号44室编件号45馆编件号45文档序号46页号476凭证元数据元素描述476.1凭证编号476.2制证日期486.3摘要496.4凭证分录49借方金额50贷方金额51科目52摘要526.5凭证惟一标识符536.6制证人546.7制证单位546.8类型556.9附单张数567账簿元数据元素描述567.1账簿惟一标识符567.2类型577.3建账日期587.4账簿编号587.5账簿名称598报表元数据元素描述608.1报表日期608.2报表类型608.3填报单位618.4报表惟一标识符629其他会计资料元数据元素描述629.1惟一标识符629.2其他会计资料名称639.3类型649.4生成日期649.5填报单位65附件二 会计类电子文件数据结构规范671凭证元数据结构规范682账簿元数据结构规范703报表元数据结构规范724其他会计资料元数据结构规范741 企业概况内蒙古电力（集团）有限责任企业是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业，位列中国企业500强第219位，自治区企业30强榜首。企业管理自治区中西部8个市（盟）电网建设及运行工作，供电面积72万平方公里，服务人口1,380万人。截至底，企业资产总额789.3亿元；售电量完成1370.3亿千瓦时， 实现营业收入517.6亿元，利润总额8.45亿元。2 企业信息化建设情况“十二五”期间企业信息化建设和通信建设取得长足发展。经过“十二五”阶段信息化建设，企业信息化综合水平上升到了一个新台阶，关键建成了企业ERP系统、一体化平台数据中心、协同办公系统、营销系统、生产管理信息系统、生产GIS系统、财务管控系统等，信息化应用基础覆盖了企业各项主营业务，贯穿到企业各个业务部门关键业务步骤。企业建成了覆盖各供电局、变电站光纤网络，通信网光缆达成22137.04公里；通信骨干网、业务网、支撑网完成规模建设，建成适用内蒙古电网通信网络；ERP系统建设实现了企业人财物一体化管控，提升了数据一致性和正确性，实现企业步骤、数据和资源集约化管理；一体化平台数据中心建设基础消除了信息孤岛，初步处理了跨区域跨系统数据传输问题，实现了企业各业务系统信息共享；协同办公系统建设实现了全企业行政办公、政务办公大集中应用，实现了企业全部单位“业务规范统一、步骤规范统一、应用界面统一、信息展示统一”、统一机房管理、统一升级、集中维护、统一存放、统一备份和日常巡检、跨单位、跨领域业务协同；营销系统关键实现了营业收费、银行联网、报表管理、通用查询、抄表管理、电量电费、营业帐务、电价监管、工作任务、业扩管理、配网管理、现场管理、线损管理、计量管理、检验管理、协议管理、95598、电量采集等功效；生产管理信息系统实现了企业输电、变电、配电设备、运行和检修管理；生产GIS系统实现实现GIS平台公共应用、电网编辑、查询统计、电网专题图、三维浏览查询、移动应用、直升机巡检等基础应用功效，同时实现了全省超高压500千伏、呼供220千伏、110千伏输电、变电可视化、智能化管理。将画面、卫星定位、数据集成、实时信息、高级分析等信息技术融入到生产业务中，实现了设备空间数据和属性信息拓扑连接及连通查询、分析，并以数字化、图形化方法实现了电网资源数据网架结构及拓扑关系综合管理；财务管控系统实现了资金监控及支付，实时获取所属各单位财务信息，强化了企业财务信息集中管理要求，实现了各单位数据集中管理，构建了横向集成、纵向管控、高度融合财务管控系统应用，加强了财务管控力度，提升了企业财务管理工作信息化管理水平；综合管理信息系统法律事务管理信息系统、业绩考评系统、同业对标系统、组织干部管理系统、供用电稽查管理信息系统等，实现了综合管理相关业务系统建设。3 企业档案数字化建设情况内蒙古电力企业档案信息化工作以促进、完善我企业信息化和提升档案管理现代化为总目标，一直坚持技术和管理并重、坚持和集团企业信息化发展协调同时标准。伴随企业信息化工作不停推进，由综合管理部提出“建设智慧档案馆”发展计划，已列入企业信息化建设“十三五”计划。多年企业深入加强档案信息化基础设施建设，关键开展电子文件归档管理和档案基础数据建设工作，严格根据国家档案局数字档案室建设指南、电子文件管理暂行措施相关要求，把数字档案馆（室）建设纳入本单位信息化建设计划中。建立各门类档案纸质目录和机读目录，利用计算机和网络技术，经过办公自动化系统（OA），实现电子公文网上接收、整理、归档、保留和利用。利用现代化办公设施实现全部文件级目录利用计算机进行检索、查询，为档案利用者提供方便、快捷服务，充足发挥档案工作时效性、正确性和服务性。在“互联网+ ”环境下，深入提升档案资源数字化建设水平，逐步实现档案信息化、现代化管理。10月，企业对所属10家供电单位开展了档案数字化工作。截止11月，10家供电单位档案数字化验收及挂接工作已全部完成。期间，共完成档案数字化 1025万页，整理扫描文书档案19,926盒，科技档案28,043盒，累计47,969盒；著录条目文书档案118,629条，科技档案302,107条，累计420,736条；共整理文书档案1,438,554页，科技文档2,660,301页，科技图档551,480张；共扫描文书档案1,039,757页，科技文档2,071,279条，科技图档501,348张；共提交存放档案数字化实施数字结果光盘851盒，移动硬盘25块；挂接至协同办公系统档案管理模块中条目累计420,736条，其中既著录又扫描条目累计359456条，只著录不扫描条目累计61280条；上传PDF附件359,456个，共占用磁盘空间1,356GB,经过各单位抽查全部合格。系统档案电子文件基础数据库建设已初步完成。5月份，企业协同办公系统档案模块开始试运行，8月份正式上线。期间，档案馆不停优化档案模块，设置了科技档案模块、会计档案模块及实物档案模块，完成了48个功效优化测试及运行工作。现在，企业总部及所属各单位已全方面使用该系统进行归档工作。4 电子会计档案数字化建设情况日常会计和审计工作中对于会计档案检索查询通常是针对原始凭证和纸质帐表凭证进行，因为这些资料全部是实物形式，使用很不便。伴随信息化逐步发展，经过财务软件进行会计工作，在积累了大量打印纸质帐表凭证方法会计档案同时，也积累了大量电子化会计数据，是统计和反应单位经济业务关键史料和证据。为了实现各单位财务历史数据集中存放、统一管理，内蒙电力企业于财务管控系统一期建设中实施了电子会计档案模块，企业所属各单位账套数据经过转换，统一存放在财务管控系统电子会计档案模块内，实现了账务数据和报表数据档案化存放管理，其中账务数据管理实现了凭证查询、账页查询、科目汇总表查询、科目辅助汇总表查询等功效，为日常会计和审计工作提供了有力支持。5 企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案根据新版会计档案管理措施要求，编制会计档案数据接口，实现企业档案管理系统经过会计档案数据接口和会计档案系统集成，实现对会计档案数据归档、检索、查询、电子档案元数据、背景信息归档和自动采集。5.1 建设目标电子档案系统将全生命周期步骤融入各应用步骤，经过和电子会计档案衔接，以最新会计档案管理措施作为指导，依靠优异电子影像技术，为会计档案凭证、账簿等会计资料提供存放平台，方便财务系统等业务系统把待归档数据归档至档案管理系统中，加深财务向业务前端延伸力度，全方面实现标准化数据、规范化操作、无纸化办公、智能化分析等业财高度融合新型财务管理模式，实现会计数据安全存放、庞杂数据有效管理、不一样数据源统一存放。切实发挥好“财务服务提供者”管理定位，强化全局业财融合、财务决议支持、风险防范及共享服务能力，提升全局经济效益和效率。5.2 建设内容电子会计档案是统计和反应单位经济业务关键史料和证据，内蒙电力经过财务管控系统电子会计档案模块建设，加强了电子会计档案管理，以最新会计档案管理措施作为指导，依靠优异电子影像技术，为会计档案凭证、账簿等会计资料提供存放平台。为确保会计电子文件真实、完整、可靠、可用保留，保障电子文件证据特征，便于对电子文件了解、管理、交换和利用，采取元数据管理方法进行数据规范管理，元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程数据。伴随会计电子文件大量生成，有必需为创建、管理、应用会计电子文件元数据建立统一方案，以系统有效地统计电子文件内容特征、形式特征、背景和管理过程信息。根据内蒙电力会计电子文件管理现实状况，结合现在中国电子文件管理实际，参考ISO 23081，内蒙电力会计类电子文件元数据关键制订凭证、账簿、报表、其它会计资料等几类元数据规范，同时制订会计档案归档接口规范。从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个领域公有元数据统称为公共元数据，包含档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、文件类型、文件唯一标识符、存放路径、全宗号、目录号、年度、保管期限、机构或问题、类别号、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号累计19个公共元数据，凭证、账簿、报表、其它会计资料分别有各自实体元数据，具体以下：n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2起源M1-2-1档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存放路径M1-4档号M1-4-1全宗号M1-4-2目录号M1-4-3年度M1-4-4保管期限M1-4-5机构或问题M1-4-6类别号M1-4-7室编案卷号M1-4-8馆编案卷号M1-4-9室编件号M1-4-10馆编件号M1-4-11文档序号M1-4-12页号备注：公共元数据是指凭证、账簿、报表、其它会计资料全部需要元数据信息。n 凭证实体元数据表2 凭证实体元数据编号元数据编号元数据M2-1凭证编号M2-2制证日期M2-3摘要M2-4凭证分录M2-4-1借方金额M2-4-2贷方金额M2-4-3科目M2-4-4摘要M2-5凭证惟一标识符M2-6制证人M2-7制证单位M2-8类型M2-9附单张数n 账簿实体元数据表3 账簿实体元数据编号元数据编号元数据M3-1账簿惟一标识符M3-2类型M3-3建账日期M3-4账簿编号M3-5账簿名称n 报表实体元数据表4 报表实体元数据编号元数据编号元数据M4-1报表日期M4-2报表类型M4-3填报单位M4-4报表惟一标识符M4-5类型n 其它会计资料实体元数据表5其它会计类实体元数据编号元数据编号元数据M5-1惟一标识符M5-2其它会计资料名称M5-3类型M5-4生成日期M5-5填报单位表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列元数据数序号汉字名称元数据元素汉字标识定义元数据元素含义描述目标描述该元数据元素必需性和作用约束性说明采取该元数据元素强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采取；“条件选”表示在特定环境和条件下必需采取；“可选”表示可采取也可不采取，由用户依据需要确定可反复性元数据元素是否能够反复出现元素类型元数据元素所属类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表示元数据元素值而要求含有相同数学特征和相同操作集数据类别。本标准数据类型包含字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息描述应遵照编码规则，包含编码修饰体系标识和名称值域能够分配给元数据元素值缺省值该元数据元素默认值子元素该元数据元素含有下属元素信息起源元数据元素值起源相关元素和该元素有亲密联络元素注释对元素深入说明以上建设内容即为此次会计类电子文件元数据建设关键内容。会计类电子文件元数据方案及其数据结构规范，请见附件内容附件一 会计类电子文件元数据方案、附件二 会计类电子文件数据结构规范。5.3 建设计划电子文件归档和电子档案管理实施关键分为项目计划、工作方案设计、系统构建、系统测试、系统试运行、项目验收六个阶段。序号项目阶段时间工作事项1项目计划第四季度编写项目建设计划建立项目组织机构2工作方案设计第四季度制订具体实施计划制订项目管理制度召开项目开启会3系统构建第一季度、第二季度承建单位依据项目计划开展系统构建4系统测试第三季度制订测试计划、准备测试环境、实施系统测试5系统试运行第三季度系统试运行，承建单位按要求提供培训和技术支持，确保用户能够正确了解和使用系统； 6项目验收第四季度正式试运行期结束后，组织全方面验收。根据项目建设整体计划，各阶段具体工作内容以下： 项目计划 编写项目建设计划依据系统建设目标，编写项目建设和实施方案。 建立项目组织机构建立项目组织机构，包含项目领导小组、项目工作小组、项目实施工作小组。任命建设单位项目经理、建设单位项目组组员。（1）项目领导小组：由建设单位一把手、承建方领导组成，是本项目标最高权力机构，有权变更、否决各项目经理和任何项目机构决议。（2）项目工作小组：由信通企业分管领导、部门领导、省直单位项目责任人及地市信息中心责任人、承建单位项目总监组成，关键负责协调、确定跨部门业务步骤和变更。（3）项目实施工作小组：小组组员由建设单位及承建单位项目经理、业务人员、技术人员共同组成，以充足发挥个人专长和利于项目实施为标准，由双方协商确定项目组组员角色。项目实施小组成立以后，必需服从项目经理工作安排。 工作方案设计 制订具体实施计划根据系统建设目标及内容，确定在实施范围内能够达成基础目标，制订具体实施计划。建设单位项目经理将实施计划提交项目领导小组审批。 制订项目管理制度制订项目管理制度关键包含制订项目周例会制度、制订月度工作简报制度、制订需求和标准体系统一管理制度、制订项目实施确定函制度、制订项目变更控制制度和工作步骤、制订项目风险管理制度 召开项目开启会建设单位项目经理负责组织建设单位内部管理人员参与会议；负责为召开项目开启会做会前准备工作，比如：会场部署、设备准备、人员通知、会议资料下发等。 系统构建系统构建应该遵照以下标准：l 框架平台优异性标准采取SOA体系架构，确保系统能够符合信息化技术发展趋势和含有显著优异性。l 应用成熟性标准建立在成熟应用平台上，系统服务器平台、网络平台、系统软件、应用软件建设全部应遵照业界标准。l 系统安全性标准本系统建设确保软、硬件安全、可靠运行。采取国际上主流优异安全保密技术进行系统设计。l 用户易用性标准本系统采取B/S体系结构，操作界面简练、直观，有利于简化操作，并提升操作效率。l 功效适用标准表现“以服务为中心、以人为本”建设主导思想，系统全部功效充足考虑以用户为中心，通用功效应经过服务模式开放给其它功效使用。l 可扩展性本系统设计和建设充足考虑了网络、硬件扩展需要、应用系统二次开发需要、和支持未来可能出现组织调整需要。采取开放可扩充模块结构，确保以后能够方便地升级和不停增加新功效。l 易于管理和可维护性标准本方案设计确保了整个系统可管理性，以降低管理、维护成本。 系统测试为有效确保产品质量，产品研发生命周期中，除了进行需求、设计等各类评审外，还要组织开展单元测试、集成测试、功效测试、系统测试、Beta测试等测试工作。其中单元测试、集成测试由开发部门为主进行，功效测试、系统测试由专职业务测试人员负责，软件版本正式公布前，将经过内部测试产品布署到用户环境中进行Beta测试。依据软件缺点越早发觉修复成本越低规律，尤其在过程中设置检验准入文档、实施预备测试活动，实施预备测试活动则是对软件按正常业务步骤进行测试，确保软件在编码阶段进行过充足测试，降低项目成本，同时有效确保交付质量。为便于管理，我们将测试工作抽象为测试计划、准备测试环境、检验准入文档、实施预备测试、实施系统测试、评定测试、实施验收测试和测试阶段总结等通用过程，各项测试工作开展均可参考实施。（1）制订测试计划活动测试经理在测试用例计划完成后，依据项目管理计划和测试计划模板制订测试计划，确定测试内容和采取测试方法等。测试经理在测试计划制订完成后，从测试用例库中获取需要实施测试用例，并在TD中建立对应测试用例集。（2）准备测试环境活动l 测试工程师依据测试计划中要求测试类型搭建对应测试环境。l 测试工程师在用例标准库完成以后，依据测试用例编写库建立系统测试数据库。l 测试经理负责协调软硬件资源。l 测试工程师在程序交付测试后从配置库获取对应程序。（3）检验准入文档活动l 在开发工程师集成测试经过后，测试经理检验开发转功效测试开发汇报中阶段需求开发完成情况。l 假如检验结果中任何一项没有达成要求，均作退回处理，重新进入实现子步骤。（4）实施预备测试活动l 测试工程师在准入文档检验经过后，从配置管理库（开发流）获取程序，在对应测试环境中依据测试用例中要求（或按正常业务流）对程序进行测试，并在汇报中反应测试用例测试结果。l 测试经理出具入口测试汇报，在测试未达成测试入口要求时，均作退回处理，重新进入实现子步骤。（5）实施系统测试活动l 测试活动包含功效测试、非功效测试、系统测试、Beta测试、发版前冒烟测试等。l 测试工程师在预备测试经过后从配置管理库（公布流）获取程序，在对应测试环境中依据测试用例中要求对程序进行测试，并在TD中反应测试用例测试结果。l 测试工程师在测试过程中发觉缺点时进入缺点处理子步骤。l Beta测试结束转正式公布前有明确出口准则，要求以下：Beta测试出口准则描述数量百分比需求功效测试经过率100%100%覆盖范围内测试用例经过率等于100100%中止（一级）类缺点遗留数为0个0数据类缺点遗留数小于0个0功效类缺点遗留数小于0个0界面类缺点遗留数小于0个0性能类缺点遗留数小于0个0各子系统非严重缺点数小于0个0自动化冒烟测试用例实施经过率为100%100%（6） 评定测试活动l 测试经理在系统测试完成后形成图表。l 测试经理在系统测试完成后获取系统测试发觉内部缺点单、需求单、优化单和工作单测试情况。l 测试经理分析测试需求和单据测试情况，依据系统测试汇报模板形成系统测试汇报。l 测试经理依据系统测试汇报得出测试结论，进入公布子步骤。（7）验收测试活动l 用户代表在程序公布后，依据外部缺点单、需求单、工作单、优化单、需求规格说明书内容对公布程序进行验收测试。l 用户代表在验收测试过程中发觉问题时进入缺点处理子步骤。（8）测试阶段总结活动l 项目发版后，相关测试经理进行测试阶段总结，依据测试阶段总结汇报模板编写测试阶段总结汇报，完成后在测试团体公布。 系统试运行在试运行期间，承建单位按建设单位要求提供培训和技术支持，确保用户能够正确了解和使用系统；承建单位对试运行中出现任何问题及用户提出修改意见将立即做出响应。 项目验收正式试运行期结束后，如系统无功效缺点，能够正常运行，在含有终验条件下进行系统终验，由承建单位提出验收书面申请，建设单位在收到验收申请后，组织系统终验。成立项目全方面验收小组，由建设单位、承建单位和外部教授等组成，从系统实用性、稳定性、可维护性、灵活性、可操作性、和安全性及系统文档、代码、规范及注释说明等方面组织全方面验收。5.4 保障方法 制订项目周例会制度项目实施期间最少每七天召开一次项目例会。依据项目实施进展情况，假如进展顺利能够将项目例会变为每两周举行一次。例会参与人员为双方项目经理和项目组组员，编写项目周工作汇报，每七天五早晨12点前发送电子档案系统建设工作小组。如遇项目较为关键事宜，建设单位领导和实施单位领导应立即或每个月不定时见面，沟通和处理相关事宜。 制订月度工作简报制度月度工作简报内容包含上月工作结果和本月工作计划。月度工作简报经双方项目经理审定后公布，呈送建设单位领导，每个月最终一天（如遇周末提前）早晨12点前发送系统建设工作小组。 制订需求和标准体系统一管理制度项目需求和标准体系由系统建设工作小组统一管理。在项目实施过程中，各试点单位如有新需求及包含对统一标准体系变更，需以工作任务单形式提交给系统建设工作小组，由工作小组统一组织讨论、协调和反馈。工作任务单内容描述关键分为业务问题描述、业务背景、举例描述、期望结果、问题缓急程度及完成时间要求五个部分。 制订项目实施确定函制度建设单位和实施单位共同确定项目实施进度，每个月10日各项目按时提交上月周实施工作确定书和实施进度确定函，3、6、9、10、11月属季末或年末月，这多个月确实定函提前至5日提交。 制订项目变更控制制度和工作步骤依据项目标变更情况，对变更问题应专门管理，方便跟踪变更步骤实施过程。相关变更大小程度决定，变更问题提出人填写变更问题申请单时应进行具体描述，由双方项目经理分析，决定实施变更或深入上报。 制订项目风险管理制度时刻监控已识别风险，当风险发生时启用备用策略方案、应急计划或采取纠正方法。因为风险出现，引发了项目实施范围、进度、成本、资源变更，依据项目变更控制步骤进行变更处理。因为项目标变更，引发了项目实施计划改变，立即调整项目实施计划，确保项目实施计划合理性和可操作性。附件一 会计类电子文件元数据方案会计类电子文件元数据方案目录1范围52规范性引用文件53术语和定义63.163.263.363.463.573.673.773.873.973.1074元数据元素、结构及描述方法84.1元数据元素及其结构84.2元数据描述方法115公共元数据元素描述125.1聚合层次125.2起源135.2.1档案馆名称135.2.2档案馆代码145.2.3全宗名称155.2.4立档单位名称155.3电子文件165.3.1文件类型175.3.2文件惟一标识符185.3.3存放路径185.4档号195.4.1全宗号205.4.2目录号215.4.3年度225.4.4保管期限225.4.5机构或问题235.4.6类别号245.4.7室编案卷号245.4.8馆编案卷号255.4.9室编件号265.4.10馆编件号275.4.11文档序号275.4.12页号286凭证元数据元素描述296.1凭证编号296.2制证日期306.3摘要306.4凭证分录316.4.1借方金额326.4.2贷方金额326.4.3科目336.4.4摘要346.5凭证惟一标识符346.6制证人356.7制证单位366.8类型366.9附单张数377账簿元数据元素描述387.1账簿惟一标识符387.2类型397.3建账日期397.4账簿编号407.5账簿名称418报表元数据元素描述418.1报表日期418.2报表类型428.3填报单位438.4报表惟一标识符439其它会计资料元数据元素描述449.1惟一标识符449.2其它会计资料名称459.3类型459.4生成日期469.5填报单位47引言元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程数据。元数据管理有利于确保电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件证据特征，便于对电子文件了解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少一部分。伴随电子文件大量生成，有必需为创建、管理、应用元数据建立统一方案，以系统有效地统计电子文件内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统设计提供依据，并全方面实现元数据多种功效和用途。本标准参考ISO 15489信息和文件文件管理、ISO 23081信息和文件文件管理过程文件元数据、档案行业标准DA/T 18-1999档案著录规则、国际档案理事会标准国际标准档案著录规则（总则），并结合中国电子文件管理实际，要求了文书类电子文件元数据集和元数据元素关系间逻辑架构。1 范围本标准要求了以文件和案卷形式档案为对象会计类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕捉、著录通常要求。本标准适适用于各类档案馆、机关、团体、企业机关和其它社会组织对计算机系统中直接生成会计类电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本）管理。2 规范性引用文件下列文件对于文本件应用是必不可少。通常注日期引用文件，紧注日期版本适适用于本文件。通常不注日期文件，其最新版本（包含全部修改单）适适用于文件。GB 2312-1990 信息交换用汉字编码字符集基础集GB/T 4880.2- 语种代码名称第2部分：3字母代码（eqvISO 639-2:19980）GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156- 文件保密等级代码和标识GB/T 7408- 数据元和交换格式信息交换日期和世界表示法（idt ISO 860:）GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 15418 档案分类标引规则GB 18030- 信息技术汉字编码字符集GB/T 18894- 电子文件归档和管理规范DA/T 1- 档案工作基础术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22- 归档文件整理规则DA/T 31- 纸质档案数字化技术规范ISO 11179-3： 信息技术元数据注册系统(MDR) 第三部分注册系统元模型和基础属性（Information technology-Metadata registries (MDR)-Part 3:Registry metamodel and basic attributes）ISO 15489-1: 信息和文件文件管理第1部分通则（Information and documentation-Records management-Part 1:General）ISO 23081-2: 信息和文件文件管理过程文件元数据第2部分概念和实施（Information and documentation-Records management processes-Meatadata for records-Part 2:Conceptual and implementation issues）3 术语和定义DA/T 1-界定和下列术语和定义适适用于本文件。3.1 会计类电子文件会计类电子文件 accounting electronic records反应企机关财务活动电子文件。3.2 组合文件组合文件 combined records因为若干个联络紧密文档组成、视为一个文件著录文档集合体。3.3 文档文档 document归档文件最小文件单元，能够是一个单独自然体，也能够是组合文件中某一自然件或某一自然件附件。3.4 元数据元数据 metadata描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程数据。3.5 元素元素 element经过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述数据单元。3.6 简单型简单型 simple type不含有子元素元素所对应元素类型。3.7 容器型容器型 container type含有子元素且本身不能被赋值元素所对应元素类型。3.8 复合型复合型 complex type本身能够被赋值且在一定条件下能够含有子元素元素所对应元素类型。3.9 捕捉捕捉 capture适时获取电子文件及其元数据方法和过程。3.10 实体实体 entity任何已经存在、将要存在或可能存在具体或抽象事物，包含事物间联络。ISO 23081-2：，定义3.64 元数据元素、结构及描述方法4.1 元数据元素及其结构本标准参考ISO 23081，结合现在中国电子文件管理实际，将会计类类电子文件元数据从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个域包含元数据元素及其结构要求以下：n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2起源M1-2-1档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存放路径M1-4档号M1-4-1全宗号M1-4-2目录号M1-4-3年度M1-4-4保管期限M1-4-5机构或问题M1-4-6类别号M1-4-7室编案卷号M1-4-8馆编案卷号M1-4-9室编件号M1-4-10馆编件号M1-4-11文档序号M1-4-12页号备注：公共元数据是指凭证、账簿、报表、其它会计资料全部需要元数据信息。n 凭证实体元数据表2 凭证实体元数据编号元数据编号元数据M2-1凭证编号M2-2制证日期M2-3摘要M2-4凭证分录M2-4-1借方金额M2-4-2贷方金额M2-4-3科目M2-4-4摘要M2-5凭证惟一标识符M2-6制证人M2-7制证单位M2-8类型M2-9附单张数n 账簿实体元数据表3 账簿实体元数据编号元数据编号元数据M3-1账簿惟一标识符M3-2类型M3-3建账日期M3-4账簿编号M3-5账簿名称n 报表实体元数据表4 报表实体元数据编号元数据编号元数据M4-1报表日期M4-2报表类型M4-3填报单位M4-4报表惟一标识符M4-5类型n 其它会计资料实体元数据表5其它会计类实体元数据编号元数据编号元数据M5-1惟一标识符M5-2其它会计资料名称M5-3类型M5-4生成日期M5-5填报单位4.2 元数据描述方法本标准参考ISO 11179.3:，采取表5所表示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述元数据元素有四个属性相同：-注册版本；-字符集：GB 2312-1980、GB 18030-；-语言：汉字。表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列元数据数序号汉字名称元数据元素汉字标识定义元数据元素含义描述目标描述该元数据元素必需性和作用约束性说明采取该元数据元素强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采取；“条件选