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办公室管理形成性考评册
作业一
1、将办公室实务工作简明内容填入下列表格，内容基础相同填在一行中。

序号     中国通常性            国外通常性                  中国企业（含外企）
（1）    [文书撰写]    按上司口头或书面指示完成信函。      统计上司指令及会谈、会议内容
（2）    [文书制作]    复印资料。                            打印文稿及表格
（3）    [文书处理]    在权限内按自己意思发出信函。        信函和邮件处理。
（4）    [档案管理]    档案管理。
（5）    [会议组织]    安排会议事务，并做会议统计或纲要。    统计上司指令及会谈、会议内容。
（6）    [调查研究]    帮助上司准备书面财务汇报、研究汇报。
（7）    [信息资料]    准备好企业要公开资料；              搜集及整理多种信息
（8）    [信访工作]    替上司接洽外界人士。比如记者、工会职员等。接待来宾和职员来访。
（9）    [接待工作]    接待来访来宾；                        接待来宾和职员来访。
（10）   [协调工作]    以电话往来维持和外界良好公共关系。
（11）   [督查工作]    督导通常职员或速记员。
（12)    [日程安排]    替上司定聚会并做好统计；
 (13)    [日常事务]    阅读并分类信件                        通讯事务、电话；
 (14)    [办公室管理]                                  办公室环境部署和整理,保管办公室设备及用具
 (15)    [其它临时    以速记记下上司交待事项；            实施上司交办事项
          交办事项]
 (16)             替上司申报交纳所得税及办理退税。
 (17)                                                 外出办事，如银行、邮局等。
2、办公用易耗品关键有哪些？
办公用易耗品关键有：
  （1）信封、纸张；
  （2）软盘、光盘等；
  （3）铅笔；
  （4）圆珠笔；
  （5）签字笔或钢笔；
  （6）修正液或修正带；
  （7）印盒；
  （8）多种小型机器，如订书机（包含订书针）、打孔机、装订机（包含装订线）、日期
号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
  （9）小刀；
  （10）日历等；
  （11）其它，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大
头针、纸夹等。

3、简明叙述文职员作三个步骤，相互关系怎样、
文职员作分为三个步骤：计划、实施和检验。
  （1）计划步骤，要充足了解立即开始工作内容，并思索以什么方法进行效率会最
佳。
  （2）实施步骤，要注意：同时检验是否根据当初所确定次序进行；上司所指示
工作不管是哪一个，全部要正确地实施；配合上司预期期限。
  （3）检验步骤，要分析计划和实绩差异，并把以前进行过工作或她人做过工
作和现在自己所从事相同性质工作加以比较分析。
  其次，说明三个步骤之间关系。
  三者关系为：
  先作计划，付诸实施，然后检验结果，围绕“计划——实施——检验”这么一个滚动
过程开展。三者相互联络形成一个循环。
  文员首先要仔细制订计划，然后依据这个计划去实施，并严格检验其结果，使得这个结
果对下一次计划有所帮助和启示。
4、根据“优先。。。。
题例子请同学们见教材第28页。同学们能够参考教材上例子，自己制订一份计
划书，不要剽窃
5、从下列文职员作方法中，任意选择一个或两种，谈谈你工作体会或对此工作方法认识。
1．请示方法和汇报方法；
  2．计划方法和总结方法；
  3．受意方法；
  4．传达方法；
  5．进言方法；
  6．变通方法和挡驾方法；
  7．分工方法和合作方法。
  受意就是文员接收和领会上司意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议讲话、文
件指示、工作布署或和文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表意见和想法等，易
于文员判定和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈情况下，或和其它人员谈话种就
某一问题、某项工作发表意见和见解等）。
  受意方法要注意：
  （1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
  （2）备好统计本，统计下指示关键点；
  （3）注意倾听，用心判定指示用意；
  （4）必需时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
  （5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方法、态度；
  （6）接收指示后，要不失时机地落实实施。
  结合实际谈体会。
  我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计关键性。
  才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一
份企业介绍，内容要包含四个部分——企业历史、企业现实状况、企业硬件和软件配置、
企业取得成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示关键点；事后，又怕显
得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中记忆写，结果写出来介绍根
本就不行。以后，我再次向总经理问询，并备好了统计本做好了统计，依据总经理授意，
才写出了各方满意企业介绍。
  从这个事情中，我体会到了在受意时，做好统计关键性。
  注意：同学们在回复这道题时候，能够只选择其中一个题目进行回复。不过要注意按
照以上思绪作答；而且要注意结合教材，联络实际作答。既要简明说明教材中相关知识
点，又要结合实际谈谈自己体会。本题失分原因大多是不结合实际谈自己感受，同学
们在回复本题时要加以注意。
办公室管理作业2
1、从文职员作角度对比说明打电话和接听电话异同。
（1）全部应先问好，再传达自己信息；1 E# O. |1 r, T
（2）全部应保持耐性、热情态度；
4 m7 L- Y% H9 f+ O! （3）通话结束，应让对方感受到自己愉快心情；
( J- U( ?" F0 f# m* A; s5 h0 N) _（4）全部应简明扼要表示自己意思。# f, c# g$ y# }- u0 W
  异：0 w& P: Y0 E" g+ S/ F" v5 ~2 n
  （1）打电话应首先查清楚对方电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
/ \# h$ N! d: R  （2）打电话应将关键部分在挂电话之前再确定一遍；接电话则没有这一步。8
2、怎样做好为领导筛选电话工作，关键做法有哪些？
（1）、文秘人员在说迎接词,对方发出声音以后,就能快速辩听出对方,这应是一个专业技巧.
(2)除了分辩声音之外,文秘人员对名字辩识一定要有相当把握,新上任文秘人员尤其要在这方面下工夫.
(3)来电者寻求你上司,应搞清对方身份和来电目标,然后再通报上司.
(4)有时候上司过于繁忙,要求文秘人员纺织部分漂亮谎言,以应付那些上司不想接待人;或请对方留下口信,待上司作选择性回复.
(5)应判别来电者问题,依据对方身份和来电目标分别处理,聪慧地转接电话,把来电转接给真正能处理该事情人.
(6)文秘人员常常会接到推销等电话,要完全避开这些电话是不可能.
(7)文秘人员对待投诉电话要有礼貌\有责任心.
3、简明回复邮件分检通常标准。
（1）一是根据收件人姓名分拣；
（2）8 C, C; [" n) {$ H( s( S! d# x; a根据邮件关键性分拣；
（3）# z) r5 b( a7 f根据收件部门名称分拣。
4、怎么处理上司不在时邮政？
答：1、假如上司习惯于天天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来信件分开，同时把每封邮件内容大致统计，这么就能够随时向上司汇报；
2、假如上司没有天天给办公室打电话习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理邮件告诉她，或传真一份给她；
3、假如上司离开时间较长，应把全部邮件——不管是私人邮件还是商业邮件——全部通知给她；
4、尽可能多处理部分邮件，在给上司通知中应清楚地说出邮件专题，或把邮件交给企业其它人处理；
5、把寄给上司邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这么就会知道所寄邮件上司是否全部收到了。假如上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为关键了；
6、假如上司正在度假，而且不让秘书转交邮件时，能够把需要上司亲自处理邮件先保留下来，并在对发件人回复信中告诉对方何时能够得到回复.
7、把积压邮件分别装入纸袋，标上“需要签字邮件”、“需要某某处理邮件”、“需要阅读邮件”、“汇报”、和“通常阅读材料”(上司可能想读多种多样广告出版物)。

5、怎样妥善处理上司拒绝接见来访者来访？

（1）上司正在开会时；
（2）上司繁忙时；
（3）上司立即外出时；
（4）远道来访或相关键事情来访时。
办公室管理作业3
1、 提升会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关关键点。
一是遵照法律法规,二是合理确定会议目标.三是确定必需和会者,四是降低会议数量,五是缩小会议规模,六是简化会议程序,七是缩短会议时间,八是控制会议经费,九是分析会议成本.
2、 日程安排计划表种类大致有多个？试以其中一个为例，编制一份XX预定表。
答：日程按排计划表可分为：（1）年预定表（2）月预定表、周预定表、日预定表
（3）周预定表是30天预定计划中一周计划，此预定计划比月预定表更具体。
年预定表
一月
5日（星期一）        开工仪式
8日（星期四）        董事长视察
二月
2日（星期二）        常务董事会
9日（星期一）        企业纪念日
25日（星期三）       成本会议
三月
2日（星期一）        常务董事会
3日（星期二）        分行经理会议
25日（星期三）       成本会议

3、 文秘人员应为上司商务旅行做哪些准备工作、请列出工作关键点。
(1) 准备旅行计划和旅馆信息.
(2) 制订聚会计划
(3) 为商务洽谈搜集资料
(4) 决定旅行用具
4、 文秘人员对上司关键工作辅佐关键包含哪些方面？
提神醒脑服务。
　　上司早上到企业上班或外出返回，和工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛
巾使上司消除工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
　　私事方面帮助。
　　帮助方法应视实际情况，其一是和业务相关部分，另外是上司身边纯粹私事：
　　（1）尤其指示事项时候——即使是上司私事，但认为关系到上司形象问题，所
以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎事，使上司得到充足便利。
　　（2）纯私人性请求时——碰到这种情形，就把它看成上司利用文秘人员是下属同事
关系来帮助她处理私人事务。
　　财物管理。包含：
　　（1）薪金收入管理——薪金收入达成一定金额，或有两种以上收入起源者，和薪
金以外有超额收入，全部需要按税法申报。尤其是稿费、版税、演讲费等副业收入多时候，
由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。
　　（2）支票往来管理——最关键是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票
簿和印章分别收藏，以避免被盗用冒领。
　　其它。如每十二个月多种节日，上司收到礼品，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

5、 举行通常规模宴会，需要做哪些工作，请列出相关关键点，并选择其中某一项工作，做出较为具体说明。
(1)客人选择(2)确定时间(3)会场选择(4)有没有停车场(5)寄发请柬(6)席次排列
办公室管理作业4
1、 简明叙述社交话题选择标准。
（1）谈话双方全部感爱好、有共同利益话题，如合作意向等；
（2）通常人喜闻乐见话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
（3）显示地方或民族色彩话题，如当地经济建设、风景名胜、历史名人、风土人
情等；
（4）比较高雅话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；
（5）主动、健康生活体验话题；
（6）风趣、幽默小小说，无伤大雅笑话，有时也能活跃气氛。
不适宜话题包含：
（1）应该忌讳话题。如个人私生活等。
（2）令人不快话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
（3）过于敏感话题。如个人特殊生活习惯、宗教信仰和政治见解分歧等。
（4）自己不甚熟悉话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
（5）夸耀自己话题。
（6）庸俗、色情话题。
（7）不宜谈论保密话题。如包含商业机密话题。
2、 印章使用关键有哪多个形式，其中落款章、骑缝章、更正章使用范围怎样？
　　（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）
　　封存章。
　　落款章、骑缝章、更正章使用范围：
　　（1）落款章加盖于文书作者落款处，用来表明作者法定性和文件有效性。
　　（2）骑缝章用于带有存根公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处骑缝线上。
　　（3）更正章用于文书书写中错字、脱字、冗字、倒字进行更正后，作为法定作者自
　　行更正凭信。
3、 简单叙述收文处理程序及分送基础标准。
收文处理程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承接——催办—
　　—注办。
　　分送基础标准：
　　（1）属于方针政策性，关系本机关工作全局指挥性文件或重大问题请示、汇报
　　之类文件，均应先送办公部门责任人或机关领导审阅或处理；
　　（2）属于机关日常事务性已经有明确分工文件，或早有指示要求和有规可循例行
　　公文，按主管业务分工范围分送给相关部门或承接人阅办；
　　（3）分送给机关领导阅批文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；
　　（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体责任人办理；
　　（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多情况下，应按先办理、后阅知，
　　先主办、后协办，先正职、后副职次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
4、 根据文书立卷特征立卷，关键有多个类型？简明说明根据问题特征立卷基础含义。
类型：
　　（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征
　　立卷；（5）按地域特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。
　　按问题特征立卷含义：
　　将反应同一问题文书组成案卷，这种方法能反应对某首先或某一具体问题相互联
　　系和处理情况，利用最广泛。
5、 简明说明电子文件归档基础方法。
(1)将应归档最终版本电子文件存入磁光介质上,脱机后可存放在别处(2)采取数据压缩工具对网络上应归档电子文件进行压缩,然后刻入磁光介质上,但采取压缩工具过程必需统一规范(3)将确定要归档电子文件在网络环境下进行一次备份操作,然后将其存放在磁光介质上.(4)采取”双套制”归档.