国有企业档案管理制度模版.docx

国有企业档案管理制度1企业档案借阅制度1.1借阅者进入档案阅览室查阅档案，必须保持安静，室内禁止吸烟，未经许可不得进入档案库房。1.2借阅公司党委会议、总经理办公会议、会记录等重要机密文件资料，必须填写借阅申请单，符合手续后，方可借阅，并注意保密，及时归还。1.3本公司人员借阅文书、科技和其他各类档案，须办理借阅登记手续，原则上只提供本部门的档案，需要借阅其他部门档案，必须经被借阅部门的领导同意，方可借阅。外借一般不超过一个月，需要续借及时与档案部门联系，经同意后，方可借阅。1.4外单位人员来局借阅科技档案资料，须出示介绍信及有效证件，经公司经营部领导审核同意签字，办理借阅手续后，方可借阅，一般只提供内阅，不予外借。1.5借阅档案者，一律不准擅自拆卷、翻印、复制档案内容。确因工作需要复印其中档案内容，须经档案部门领导同意，方可复印。1.6对于借阅的档案，一律不准涂改、损坏、丢失、泄密等，如发生上述情况，按档案法有关规定，酌情给予处罚。2.国有企业档案统计制度为了掌握公司档案工作基本情况，以便准确、有效地对全公司档案工作进行分析和指导，并按要求向上级主管部门报送各类报表，特制定本统计制度。本公司档案部门要建立档案的登记、统计制度。平时及时做好对档案的收集、整理、移交、保管、利用、鉴定和销毁等登记工作。每年年底前做好档案工作基本情况统计年报的数据准备，并对统计数据进行调查登记、综合分析，以了解档案工作的现状、过程及其规律性。按照局有限公司档案科关于做好档案统计年报工作的要求，认真做好档案年度统计工作，并做好统计备份。凡提供的统计数字、报表都要有据可查，严防数字失真和虚报等现象，并且做到报送及时、填写数据准确。本制度自下发之日起施行。3.国有企业文书档案管理办法3.1总 则3.1.1为了进一步加强公司文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，特制订本办法。3.1.2本公司机关及所属各单位在各项工作活动中形成的文件材料、办理完毕，具有保存利用价值，经过立卷归档集中统一管理，均属文书档案管理范畴。文书档案包括：3.1.2.1党组织的档案；3.1.2.2政治工作、纪检监察工作、共青团工作和工会等党群工作的档案；3.1.2.3公司行政业务档案（包括公司及所属各单位在生产经营、业务管理中产生的档案）；3.1.2.4财务会计档案；3.1.2.5其他具有保存价值的档案。3.1.3文书档案是公司档案的重要组成部分，公司及所属各单位都必须对文书档案实行集中统一管理，不得由承办单位和个人分散保存，使它既便于机关当前利用，也便于企业长远发展的利用。3.2档案机构与任务3.2.1公司设立档案室，隶属公司办公室领导。3.2.2公司档案室的主要任务是：3.2.2.1贯彻党和国家档案工作的方针、政策、法律、法规，制定本单位档案工作规章制度、实施细则；3.2.2.2对公司机关及所属各单位文书档案工作业务指导、监督和检查；3.2.2.3负责对本单位归档后的文书档案业务管理工作；3.2.2.4组织各部门及所属各单位的档案人员业务培训，提高档案管理的业务水平；3.2.2.5学习、研究、推行现代化管理档案的新技术，不断提高档案管理的能力。3.3文书档案人员的职责与任务3.3.1文书档案人员的职责：3.3.1.1热爱本职工作，熟悉档案专业知识。认真贯彻执行档案工作的方针政策和各项规章制度。了解本公司主管的业务和机构演变的历史；3.3.1.2具体指导帮助文书处理部门的立卷人员，做好文书立卷工作，提高案卷质量；3.3.1.3做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉保管的档案情况；3.3.1.4保护档案的安全，坚持做好“七防“工作。非经鉴定和批准不得擅自销毁档案；3.3.1.5努力做好档案的利用工作，编制合适的查找工具，迅速准确地查阅档案；3.3.1.6严格遵守保密制度，不得借用工作之便擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容。3.3.2文书档案人员的任务：3.3.2.1收集、整理、保管和统计本公司的全部文书档案；3.3.2.2办理档案的借阅，积极开展档案的利用服务工作，编制目录等检索工具和汇编文件资料；3.3.2.3对已经超过保管期限的档案进行鉴定、销毁；3.3.2.4对文书立卷工作进行业务指导，使归档案卷符合质量标准；3.3.2.5完成上级档案部门交办的档案业务工作。3.4档案的立卷与归档3.4.1凡是本公司办理完毕的具有保存价值的文件材料，均应由文书处理部门按照文书立卷归档范围和保管期限的规定进行整理，并按年度进行归档。档案室对其进行监督、检查和业务指导。3.4.2归档的文件材料，应按照文件的自然形成规律，保持它们之间的历史联系，分类整理立卷。使案卷比较准确地反映机关的各项工作和生产活动，便于利用和保管。3.4.3归档案卷的质量标准：3.4.3.1归档文件，齐全完整；3.4.3.2分类清楚，保持联系；3.4.3.3题名确切，容易查找；3.4.3.4卷内排列，系统条理；3.4.3.5保管期限准确；3.4.3.6密级划分恰当；3.4.3.7卷皮书写，正楷整洁；3.4.3.8案卷装订，整齐美观。3.4.4归档的案卷，立卷单位应于次年六月底前向本机关档案部门归档，并填写案卷归档接收签证单一式二份，档案部门接收时应核对清楚，由交接双方在归档签证单上签字。3.5档案的管理与利用3.5.1建立和健全档案管理制度，做好年报工作。3.5.2案卷经过系统整理后，按不同保管期限分别排列，并编制库藏档案存放地点分布图，“案卷目录”应按机构系统排列、编号、入架保存。档案工作人员应根据工作需要，编制档案文件汇编和多种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作。3.5.3档案室库房应做到“七防”工作，库房内经常保持清洁卫生。库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，确保档案的安全。3.5.4文书档案案卷分别按永久、定期30年和定期10年三种保管期限进行系统排列。3.5.5档案部门应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作好记录，发现问题要及时向部门领导汇报，采取积极有效措施，保证档案的安全。具有永久、长期保存价值的档案，如有损坏或字迹模糊、褪变，应及时修复。3.5.6档案室建立借阅制度，凡利用档案者都应按江苏分公司(借)阅档案管理制度办理借阅手续，并填写档案利用效果，以便档案利用统计与管理。3.5.7借用档案人员，应对所借档案负有安全、保密责任，不得泄密、涂改、损坏、丢失等违反档案法的现象发生。如有发现上述情况者，依法酌情处罚。3.6档案的鉴定与销毁3.6.1档案部门应根据不同的保管期限，定期对到期的档案进行鉴定。档案的鉴定工作应在本单位分管档案工作负责人或部门负责人的领导下，由档案人员和有关业务人员组成鉴定小组共同进行。3.6.2鉴定小组对超过保管期限的档案进行认真审查，并提出鉴定报告、编制档案销毁清册，经单位领导人批准后方可销毁。档案部门在销毁档案的时候，应指定两人监销，监销人应在档案销毁目录（清册）上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。3.7附则3.7.1本办法从下发之日起施行，本办法解释权在公司档案室。4.国有企业公司文件材料立卷归档办法4.1总则4.1.1为做好立卷归档工作，保证案卷质量，根据中交办发2007年166号关于中国交通建设股分有限公司档案管理办法和三航局有限公司关于文书档案管理办法结合本公司实际情况，特制定本办法。4.1.2归档的文书、文件材料按年度立卷，各单位对于在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，均应列入归档范畴。并按不同内容分别立卷。4.1.3本单位的分管领导应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强对立卷归档具体工作业务的检查与指导。4.2立卷单位与平时归卷4.2.1坚持部门立卷制度。本机关的文书立卷工作，分别由各部室业务部门进行整理立卷。所有负责立卷工作的单位，均应根据量的多少，配备专职或兼职立卷人员。4.2.2各部门根据自己的业务范围及当年的工作任务，制定相应的平时归卷类目，建立健全平时归卷制度，做好平时归卷工作。4.2.3各部室兼职档案人员应将处理完毕或领导批存的文件材料收集齐全，按平时归卷类目进行整理，负责集中统一保管。4.3立卷人员职责4.3.1立卷人员要熟悉本职业务和档案知识，按公司制定的文书立卷归档办法要求进行组卷，确保案卷质量。4.3.2认真执行平时归卷制度。将处理完毕的文件材料，及时整理收集归类，并于次年六月底前向档案部门办理归档。4.4归档范围和保管期限4.4.1文件材料归档范围及保管期限按照文件材料归档范围和保管期限表执行。4.4.2文件材料的保管期限分为永久、定期30年和定期10年三种。4.4.2.1凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。4.4.2.2凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为定期30年保管。4.4.2.3凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为定期10年保管。4.5立 卷4.5.1文书文件材料立卷原则：应遵循文件材料之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值分类立卷。要灵活运用问题（指文件内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷。一般组卷时，多数采用以问题特征为主，结合其他特征的立卷方法，以便保管和利用。4.5.2立卷分类方法，在做好平时归卷的基础上，对所保管的文件按年度立卷，整理时，可参照平时归卷类目进行初步分类，将同一保管期限内的相同文件材料尽可能组成一个案卷。如果两个文件为不同保管期限，而必须组合在一起时，按“就高不就低”的原则，列入保管期限较长的案卷保存。4.5.3卷内文件整理、排列原则：4.5.3.1密切联系的文件，批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后，转发件在前，被转发件在后；案件结论性材料在前，依据材料在后；上述文件材料均印件在前，原件（底稿）在后。4.5.3.2计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，发文时，正文与发文稿纸为一件，正文在前，发文稿在后；收文时，正文与收文处理单为一件，收文处理单在前，正文在后。4.5.3.3由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列；4.5.3.4性质相同和相近的问题或案件组成的案卷，应先按问题或案件分类，再按时间顺序排列；4.5.3.5其他文件组成同一卷时，按重要程度排列；4.5.3.6联合发文和会议文件应由主办单位或部门立卷归档；4.5.3.7年度计划、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷，跨年度的请示与批复放入复文年度立卷，也可放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实不能分开的，可归入问题解决或案件结束年立卷；法规性文件应放在公布或批准生效年立卷；学年年度文件，应放在学年针对年度立卷，跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷。4.5.3.8对应归档的电传文件，应复印后归档，并加以说明，文电应合一立卷。4.5.3.9复印文件，一般不作档案保管（除作为正文附件外），如果因某种原因，在原件遗失的情况下，加盖原印章的复印文件，也具有档案凭证的作用。4.5.3.10卷内文件编号要求，应使用号码机对卷内文件逐页编号。用阿拉伯数字，在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。4.5.4卷内文件目录和备考表的填写要求：卷内文件目录应按文件排列顺序逐件填写，题名栏如果过长，可用缩写，备注栏可填总收文文号。备考表的填写，指在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题，可视案卷内容填写。4.5.5案卷标题的拟写要求：文字简练，表达准确。能够提示案卷内容。由作者、事由、文种三部分组成。作者指收发文机关，事由指案卷所反映的问题（内容），文种是指文件名称。为使案卷标题的拟写符合规范化标准，先由文书人员草拟，待档案人员鉴定后，再正式填写。4.5.6归档文件质量要求，对应归档的文件材料应齐全完整。如有破损的文件，应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应及时复制。 4.5.7整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等均应符合档案技术保护的要求。4.5.8为确保归档案卷质量，兼职档案人员在规定的时间内先按上述要求初步分类组卷后，再会同档案部门人员作进一步鉴定，符合要求后，再进行编号，抄写卷内目录和备考表等。在立卷过程中，如遇有问题应及时与档案部门联系解决。4.6案卷质量标准4.6.1为了便于利用与保管，归档的文书案卷质量必须符合下列八条标准：4.6.1.1归档文件，齐全完整；4.6.1.2分类清楚，保持联系；4.6.1.3题名确切，容易查找；4.6.1.4卷内排列，系统条理；4.6.1.5保管期限准确；4.6.1.6密级划分恰当；4.6.1.7卷皮书写，正楷整洁；4.6.1.8案卷装订，整齐美观。4.7归 档4.7.1各部室每年的文书档案应于次年六月底前连同分类目录、保管目录一式二份向本单位档案部门归档，并填写案卷归档接收签证单一式二份。档案部门在接收归档案卷时，应核对清楚，交接双方在归档签证单上签字。4.7.2公司办公室每年的总收发文簿于次年六月底前向档案部门移交。机构撤消后的发文薄移交档案部门保管二至五年备查。4.8附 则4.8.1本办法自下发之日起施行。原交三航五（2003）三航苏分办发第90号关于三航局江苏分公司文件材料立卷编研归档办法一文同时废止使用。4.8.2文件材料归档范围和保管期限表序号文件材料归档范围保管期限1本企业成立、变更的批准和登记文件材料永久1.1本企业筹办和成立的申请文件材料、政府相关部门批准成立本企业相关文件材料永久1.2本企业成立登记相关证照文件材料、证照登记事项变更文件材料永久2本公司章程永久3本企业资本结构、变更等方面的文件材料永久3.1国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转、变更等文件材料永久3.2其他非国有资本对本企业投资、投入核算登记文件材料永久4本企业资产和产权登记文件材料永久4.1本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料；重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料永久4.2本企业拥有的专利、商业秘密、技术诀窍等无形资产登记、评估文件材料；本企业特许经营权证文件材料；本企业资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料永久4.3本企业境外资产与产权权属文件材料永久4.4本企业重组、改制、资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、处置、注销等工作文件材料永久4.5本企业债权、债务登记文件材料30年5本企业召开的党员代表大会、职工代表大会、工代会、共青团等代表大会的文件材料5.1请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料永久5.2大会发言、交流材料、会议简报材料30年5.3重要的贺信、贺电、筹备工作、选举工作中形成的文件、小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料30年5.4讨论未通过的文件10年6本企业党委会、总经理办公会议、纪检、监察、机关党委、工会、共青团等会议的文件材料6.1议程、决议、决定、公报、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久6.2讨论未通过的文件10年7本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料7.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久7.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报10年8国家政府部门、有关领导检查、视察本企业工作时形成的文件材料8.1重要的永久8.2一般的30年9本企业收到的政府部门或相关机构制发的文件材料9.1涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料永久9.2与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料10年10本企业向政府部门的请示、报告与批复、批示10.1重要事项永久10.2一般事项30年11本企业经营管理、生产管理业务文件材料11.1本企业制定的规划、计划11.1.1本企业中长期发展规划、纲要，重要的生产经营决策永久11.1.2本企业年度计划、任务目标30年11.1.3本企业季度、月度等计划10年11.2本企业经营盈亏情况报告、报表11.2.1重要的永久11.2.2一般的30年11.3本企业所属基层单位的请示、报告、报表与本企业的复函、批复等文件材料11.3.1重要事项永久11.3.2一般事项30年11.4本企业资产管理方面文件材料11.4.1房产、土地方面的文件11.4.1.1房地产的权属证明材料永久11.4.1.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年11.5本企业国内市场开发、境外拓展等文件材料11.5.1重要的永久11.5.2一般的30年11.6本企业与所属境外机构的业务往来文件材料永久11.7本企业与银行、保险等金融机构进行贷款、融资、保险等相关业务的文件材料11.7.1重要事项永久11.7.2一般事项30年11.8本企业与会计、审计、法律事务所等机构发生申请、委托、公证等业务往来文件材料11.8.1重要事项永久11.8.2一般事项30年11.9本企业与其他单位或个人发生业务关系形成的文件材料11.9.1本企业签属的战略合作协议、重要谈判的合同协议永久11.9.2本企业签属的长期合同或协议及其补充件30年11.9.3本企业签属的短期合同或协议及其补充件11.9.3.1重要的30年11.9.3.2一般的10年11.10本企业对外发布的公示公告等文件材料11.10.1重要事项永久11.10.2一般事项30年11.11本企业生产、科研、设备仪器管理、信息化建设等业务管理工作文件材料11.11.1规章制度、管理办法、工作标准11.11.1.1重要的永久11.11.1.2一般的30年11.11.2调研、计划、安排、方案、实施、统计、检查、总结、鉴定、验收、成果管理等文件材料11.11.2.1重要的永久11.11.2.2一般的10年11.11.3意见、建议分析材料、宣传、评奖等文件材料11.11.3.1重要的永久11.11.3.2一般的10年11.11.4本企业生产经营组织、调度、管理文件材料；“三位一体”贯标、质量控制文件材料；船机、能源、物资等建设和管理文件材料11.11.4.1重要的永久11.11.4.2一般的30年11.12本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料11.12.1重要的30年11.12.2一般的10年11.13本企业安全生产、工程质量、环保工作文件材料11.13.1本企业安全生产、工程质量、环保工作制度、办法、标准、协议永久11.13.2本企业安全生产、工程质量、环保教育、管理、检查、演练、风险控制等工作文件材料30年11.13.3本企业自然灾害、生产安全事故、工程质量安全事件、事故抢救、调查、召回、理赔等文件材料11.13.3.1重大事故永久11.13.3.2一般事故30年11.14本企业法律事务方面的案件、纠纷调查、协调、诉讼、判决、裁决及执行等文件材料；公证事务文件材料11.14.1重要的永久11.14.2一般的30年11.15本企业审计工作的文件材料11.15.1对本企业所属单位主要行政领导任期、离任经济责任审计；专项审计11.15.1.1重要事项永久11.15.1.2一般事项30年12本企业文秘、机要、保密、接待、信息、档案、社保等行政管理方面的文件材料12.1重要的30年12.2一般的10年12.3本企业行政工作报告、计划、总结永久12.4本企业编辑、编写的文件材料12.4.1年鉴、大事记、企业沿革等永久12.4.2情况通报、简报、信息汇编等10年12.5档案工作计划、总结10年12.6档案工作规划、规定、制度30年12.7档案利用、开发成果材料30年12.8档案移交清单、销毁清册、档案年度统计报表永久13本企业人员出国或出境考察、接待来访等外事活动行程的文件材料13.1发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要等永久13.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年14本企业的财务、会计业务文件材料14.1本企业财务预算报告永久14.2本企业财务管理制度永久14.3本单位工资发放单永久14.4涉及外事的会计凭证永久注：其他财会档案按财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件所附表会计档案保管期限表15本企业在科技研发过程中所形成的业务文件材料15.1本企业在科研准备阶段形成的文件材料15.1.1协议、合同、设计方案、技术规程等文件材料永久15.1.2报告、批复论证、计划、规划等文件材料30年15.2本企业在科研试验阶段形成的记录、说明、分析、报告、总结等文件材料永久15.3本企业在科研成果鉴定验收申报阶段形成的报告、鉴定、评审、证书等文件材料永久15.4本企业在科研成果推广应用阶段形成的文件材料15.4.1科研成果的推广方案、资质证书、转让合同等文件材料永久15.4.2科研成果的反馈意见、评价、论文、报告等文件材料15.4.2.1重要的30年15.4.2.2一般的10年16本企业组织机构、干部人事、党、团、工会、纪检、武装、治安保卫、离退休、信访工作文件材料16.1本企业组织机构设置、机构撤并、名称更改、岗位职能、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久16.2企业人员招录、招聘、人才引进工作文件材料30年16.3企业人员薪酬、待遇等劳动人事管理文件材料永久16.4企业人事任免文件永久16.5企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料16.5.1本企业及省部级（含）以上政府表彰、奖励的永久16.5.2其他表彰、奖励的30年16.6对本企业有关人员的处分材料16.6.1受到警告（不含）以上处分的永久16.6.2受到警告处分的30年16.7人事考核、职称评审工作文件材料永久16.8企业职工教育培训工作文件材料16.8.1重要的永久16.8.2一般的10年16.9职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久16.10职工花名册永久16.11企业党、团、工会工作活动中形成的文件材料16.11.1工作报告、总结、换届选举结果永久16.11.2重要专项活动的报告、总结等永久16.11.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久16.11.4情况反映、工作简报10年16.12纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料16.12.1重要的永久16.12.2一般的30年16.13本企业武装、交通战备、双拥工作、治安保卫工作的文件材料16.13.1民兵、预备役、交通战备专业保障队伍建设、双拥工作的宣传、落实16.13.1.1重要事项30年16.13.1.2一般事项10年16.14本企业内部治安防范、突发事件处理的文件材料16.14.1治安保卫部门的安全检查、调查记录10年16.15本企业离退休工作文件材料16.15.1本单位离退休工作年度报表永久16.15.2本单位离退休年度工作计划、总结30年16.16处理信访工作文件材料16.16.1有领导重要指示和处理结果的永久16.16.2其他有处理结果的30年17本企业慈善、捐赠事务文件材料永久18其他事务管理文件材料18.1企业接待工作计划、方案18.1.1重要的30年18.1.2一般的10年18.2企业住房房产分配、出售、出租工作文件材料30年18.3企业职工承租、购置企业房产的合同、协议和有关手续永久18.4新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久18.5企业文化建设文件材料18.5.1重要的30年18.5.2一般的10年18.6本企业出版的报刊、杂志等文件材料18.6.1公司编辑发行的新连航、18.6.218.7企业纪念、庆典活动的文件材料18.7.1重要的永久18.7.2一般的30年19其他需要归档的重要文件材料19.1本企业各部门的各类年度报表永久19.2本企业各部门年度工作总结30年5.国有企业实物档案管理办法5.1总 则5.1.1实物档案是企业档案的重要组成部分之一，是企业生产、经营、科研以及精神文明建设等各方面荣誉和资质的标志和象征，是企业的宝贵财产，具有极高的利用价值。收集、保护实物档案是企业每个员工的义务和职责。5.1.2实物档案必须实行集中统一管理的原则。奖状、奖杯、锦旗和证书等各类实物档案，统一由江苏分公司档案部门负责管理。个人的荣誉凭证不在此管理条例归档范围。5.2归 档5.2.1本公司实物档案归档内容主要包括公司在各项活动中形成的奖状、奖杯、奖章、奖牌（匾）锦旗和证书等。5.2.2本公司各级党群、行政管理部门应重视实物档案的归档工作，把实物档案的收集、归档工作列入部门工作职责，列入部门兼职档案人员的岗位职责之中，在获奖或得到证书后，必须及时向档案部门归档（以一个月为限）。5.2.3在向档案部门归档同时，应编写一份实物档案说明，内容包括：获奖名称，获奖时间，颁奖单位，得奖原因等，与实物档案同时归档。5.2.4授予公司的荣誉奖和证书，由公司各部门向公司档案部门归档；授予公司所属基层单位荣誉奖和证书，由公司所属基层单位向公司档案部门归档。实物档案目录同年度报表一并上报局有限公司档案科。5.2.5向档案部门归档的荣誉奖状和证书，经档案部门检查验收后，交接双方必须办理完备手续。5.3归档范围和保管期限5.3.1获得省、部级以上各类荣誉的实物保管期限为永久，获得市以下的各类荣誉的实物保管期限为30年。5.4管 理5.4.1档案部门要加强对实物档案的管理工作，对实物档案要认真分类、编目、登记造册，妥善保存。5.4.2按照实物档案保护规定，做好库房、橱柜以及档案本身“七防工作”，以免档案受损。5.5利 用5.5.1由于实物档案是企业工作的成果，代表着企业的信誉和水平，因此必须充分发挥实物档案的作用。5.5.2实物档案的利用尽可能使用复制件，确因工作需要必须陈列原件，应向档案部门办理借用手续。同时借用单位须保证其安全，防污防损，防丢失。重要证书原件加塑料护套保护，以延长原件使用寿命。5.5.3实物档案利用完毕，原物即归还档案部门。5.6附 则5.6.1本条例由江苏分公司办公室档案室负责解释，自颁布之日起施行。原交三航五（96）办字第298号关于五公司实物档案的管理办法同时废止使用。6.档案库房管理制度基层向公司档案室归档的档案应及时编目入库保管，外借的档案归还后应及时入库放回原处，便于查调。档案库房严禁吸烟，不得存放易燃易爆物品，以防火灾。档案人员要学会使用消防用具，对消防设备要经常检查定期换药，做到随时都能应急使用。经常检查库房使用情况，杜绝安全隐患，每天下班前要关闭水源、电源，关好门窗和防盗门。档案库房门和档案柜的钥匙必须专人保管。档案库房要经常保持清洁，定期打扫。认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度，严格控制库房的温湿度，确保档案资料不受损坏。遇到潮湿天气，打开去湿机，相对湿度应控制在4560。档案库房是机要重地，其他人员未经许可不得入内。7.国有企业合同档案管理办法7.1总 则7.1.1为加强公司经营、施工管理，维护本企业的合法权益，进一步规范公司的合同档案管理，根据国家档案局颁布的中华人民共和国行业标准DA/T422009企业档案工作规范的精神，特制定本办法。7.1.2合同档案主要指公司在各项业务活动中产生的合同文本、招投标文件及其它与合同有关的文件资料，经系统整理，定期向档案部门移交的文件材料称为合同档案。7.1.3公司及所属各单位，对合同档案的管理，要指定专人负责。档案部门要与合同产生部门经常联系沟通，了解各项目进展情况并负有监督指导的责任，法律事务部负责人对合同资料的归档负有全面责任。兼职资料员要具体做好平时合同资料收集整理工作，保证资料的完整齐全和及时归档。7.2归档范围7.2.1公司及基层各单位需要归档的合同种类主要有：7.2.1.1建筑安装工程承包、分包合同；7.2.1.2预制构件购销合同；7.2.1.3商品砼购销合同；7.2.1.4金属构件加工合同；7.2.1.5船、机制造、修理合同；7.2.1.6船、机租赁合同（含民船租用合同）；7.2.1.7工程技术开发、服务、咨询合同；7.2.1.8建筑工程勘察、设计合同；7.2.1.9科研、试验合同；7.2.1.10材料购销合同；7.2.1.11设备订购合同；7.2.1.12运输合同；7.2.1.13劳务合同；7.2.1.14修缮、维修合同；7.2.1.15拖船合同；7.2.1.16工程中介合同；7.2.1.17房屋购销、租赁合同；7.2.1.18财务借贷、担保合同；7.2.1.19其它业务洽谈合同。7.2.2归档范围还包括合同形成的前期资料，招标、投标文件（包括未中标文件），均应收集归档。7.3接收归档7.3.1公司及基层各单位的业务部门，对已完成的各类项目的合同资料，经业务部门资料员系统整理在合同签订后次年上半年前向本单位的档案部门移交归档。档案部门在接收移交合同资料时，要认真核对，发现缺项，要求移交部门及时补齐后办理正式归档交接手续。7.3.2归档的合同资料必须是正本或副本。重要合同资料如合同协议书、中标通知书等合同文件，不能用复印件替代，保持合同档案内容的原始性、真实性。7.4整理保管7.4.1合同资料可按合同内容的不同及合同产生的时间先后顺序分类整理，装盒保管，便于查找利用。7.4.2大型项目如分阶段签订合同，其合同资料可按阶段分别归档，由档案部门归入总项目进行集中管理。7.4.3公司及所属各单位的合同档案划为科技档案管理范畴，按公司关于科技档案分类办法列入经营管理类编目保管。7.4.4合同档案的保管期限一般为定期30年保存。重要内容的合同档案，可定为永久保管。7.5借阅利用7.5.1合同档案原则上只提供归档部门借阅利用。其它部门或外单位借阅利用须经归档部门负责人签字同意后方可借阅利用。7.6本管理办法自下发之日起执行。8.国有企业境外工程项目经理部档案管理办法为加强公司境外工程项目的档案管理工作，根据三航局有限公司科技档案管理办法的有关规定，特制订本办法：8.1本办法所称境外工程档案，是指在境外工程的生产、技术、经营和其他各项管理活动中产生的，具有查考利用价值的文字、图标、图纸、照片及各种声像组成的材料。8.2公司档案室是境外工程档案管理工作的主管部门，对境外工程档案管理负有指导、帮助和监督的责任。8.3境外工程项目经理部，应建立档案管理制度，对各类档案实行统一管理，根据需要配备专（兼）职档案管理人员，项目经理部要有一位副经理分管档案工作。8.4境外工程档案管理，应严格执行档案利用的各项审批手续，防止档案管理材料的失密和泄密。8.5境外工程结束后，其档案除移交公司档案室一套外还应向三航局档案科完整归档一套。8.6境外工程项目经理部机构人员调动时，要严格履行文件材料的移交手续，任何个人不得据为己有或损坏档案材料，确保档案材料的完整。8.7文件材料的书写要规范、整洁，使用碳素墨水，禁止使用铅笔和圆珠笔。归档材料的纸张要规格统一，符合归档要求。8.7.1境外工程的合同、协议（包括（1）与业主或分包商签定的合同、协议，（2）代理协议，（3）内部协议，（4）公证书，（5）施工许可证等），章程，营业执照，以及上级有关主管机关的各种审批材料等。8.7.2机构设置和人员任命的材料，职工花名册。8.7.3各种重要会议的记录、纪要、决议等文件材料。8.7.4职工工资福利，劳动保险，劳动保护等方面的材料。8.7.5在生产技术活动中形成的有关工程设计，工程工艺、检测方法、材料配方，质量与技术标准等方面的历次版本的图样、图标数据、文字材料等。8.7.6工程质量验证收材料。8.7.7生产计划、统计及经济技术分析资料。8.7.8设备仪器的图样技术文件及其安装调试使用维修过程中形成的文件材料。8.7.9工程立项报告和批复。8.7.10投标、报价文件（包括（1）资格预审文件，（2）标书，（3）招标、中标通知书，（4）合同授权书，（5）报价文件等）。8.7.11施工过程文件（包括（1）开工申请和开工通知书，（2）保函、保险文件，（3）施工组织设计，（4）施工预算、决算，（5）施工中形成的图表、照片，（6）施工总结，（7）专题技术总结等）。8.7.12竣工验收文件（1）竣工报告，（2）竣工验收报告，（3）竣工图，（4）竣工交接证明书，（5）