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公司采购管理办法模板模板.doc

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资源描述

1、制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-1第一条 请购单1.请购应根据存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本单位主管审核后按要求逐层呈核并编号,最终送采购部门。2.起源和需用日期相同物品材料,能够一单多品方法提出请购。3.特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”“备注”栏注明原因,以急件递送。4.庶务用具由物管部门按每个月实际耗用情况,并考虑库存条件,填具“请购单”办理请购。5.以下总务性物品可免开清单,而以“总务用具申请单”委托总务部门办理,比如:贺奠用物品。招待用具。书报、名片、文具、报表等,和小额采购材料

2、。第二条 同意权限请购同意权限要求以下。(见附表1)第三条 采购要求1.内购由中国采购部门负责办理,外购由国外采购部门负责办理,其进口事务由业务部门办理。 采购关键材料应由总经理或经理径直和供给商或代理商议价。对于专题用料,必需时由经理或总经理指派专员或指定部门帮助办理采购。2.采购部门应按材料使用及采购特征,选择最有利方法进行采购。比如:(1)集中计划采购:对含有共同性材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定时集中办理。签发人责任人署名制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-2(2)长久报价采购:凡常常使用,且使用量较大材料,采购部门

3、应事先选定厂商,议定长久供给价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地域、材料特征及市场供需情况,分类划定材料采购作业期限,并通知各相关部门。第四条 中国采购作业1.价格(1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项缓急,并参考市场行情、过去采购统计或厂方提供报价,精选三家以上供给商进行价格对比。(2)假如报价规格和请购单位要求略有不一样或属代用具,采购人员应检附相关资料并于“请购单”上给予注明,报经主管核签,并转使用部门或请购部门签注意见。(3)属于通例超交者(比如最低采购量超出请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价统计栏”中注明,报主管核签。(4)对于厂商报价资

4、料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方法向厂方议价。(5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后,主管应立即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按通常采购程序优先办理。2.呈批(1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,确定“订购厂商”、“交货期限”和“报价使用期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。(2)采购审批权限:(参阅附表2)签发人责任人署名制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-33.订购(1)采购经办人员接到已经审批“请购单”后应向厂方寄发“订购单”,并以电话确定交货日期,要求供给方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”。(2)

5、分批交货时,采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章方便识别。(3)采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章,方便识别。4.进度控制(1)中国采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。(2)采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管指示后转送请购部门,和请购部门共同确定处理对策。5.单据整理及付款(1)来货收到以后,物管部门应将“请购单”连同“材料检验汇报表”(其免填“材料检验汇报表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验汇报表”章)送采购部门和发票查对。确定无误后,送会计部

6、门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单(内购)”中会计联须于第一批收料后送会计部门。(2)内购材料须待试用检验者,其订有合约部分,按合约要求办理付款,未订合约部分,按采购部门报批付款条件办理付款。(3)短交,待补足者,请购部门应依据实收数量,进行整理付款。(4)超交,应经主管指示方可根据实收数量付款,不然仍按原订货数付款。签发人责任人署名制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-4第五条 国外采购作业1.价格(1)外购部门根据“请购单(外购)”需求急缓加以整理,依据供给商报价,并参考市场行情及过去询价统计,以电话(传真)方法向三家以上供给商询价。特殊情形(比

7、如独家制造或代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。(2)请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供给商所报材料关键规范并签注意见,再转请购部门确定。2.呈批(1)比价、议价完成后,由外购部门填具“请购单”,确定“订购厂家”、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。(2)核决权限采购金额在8000元以下者由经理核决。采购金额超出8000元者由总经理核决。(3)采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新情况所要求程序重新报批。但若更改后审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。3.订购(1)“请购单(外购)”经报批转回

8、外购部门后,即向供给商订购并办理各项手续。(2)如需和供给商签署长久合约,外购部门应将签呈和代拟长久合约书,按采购审批程序报批后办理。4.进度控制(1)外购部门依据“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。签发人责任人署名制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-5(2)外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”,记明异常原因及处理对策,据以修订进度并通知请购部门。(3)外购部门一旦发觉外购“装船日期”有延误时,即应主动和供给商联络催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。第六条 价格品质复核1.价格复核(

9、1)采购部门应常常调查关键材料市场行情,建立供给商资料,作为采购及价格审核参考。(2)采购部门应对企业内各企业事业部所列关键材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格参考。2.品质复核采购单位应对企业内所使用材料品质给予复核,并形成完整资料备查。3.异常处理审查作业中若发觉异常情形,采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面汇报),通知相关部门处理。第七条 本措施呈总经理核批后实施,修订亦同。签发人责任人署名制度名企业采购管理措施电子文件编码GLZD126页码6-6附表1请购同意权限一览表(单位:人民币)金 额项目同意人内 购外 购原材料总务用具其它财务支出科 长200元以下200元以下400元以下经 理20010000元200元4004000元0元以下总经理10000元以上元以上4000元以上0元以上附表2采购审批权限采 购 内 容限 制 金 额批 准 人属统购项目标原料、物料(包含燃料)经理总经理非属统购项目标原料、物料(包含燃料)经理总经理生产性器材3000元以下采购主管3000元至10000元经理10000元以上经理总经理非生产性器材300元以下采购主管300元至元经理元以上经理总经理庶 务 用 品300元以下采购主管300元至5000元经理5000元以上经理总经理签发人责任人署名

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