公司流程手册文件模板.doc

1 目标：为加强房产开发项目中对各类供货商过程控制，降低经营风险，经过明确内部职责，提升处理问题时效性和有效性，从而确保各项经营活动正常有序进行。2 适用范围：2.1集团成本管理中心或区域审算合约部组织招投标产生各类工程协议（含部分配套工程协议）、设计、咨询协议、材料设备采购协议和其它协议（招标代理、物业管理等）。2.2项目部、其它非招投标产生协议发包（含配套工程、设备、服务等内容）和其它发包。A（数量）Q（质量）C（成本）T（时效）R（风险）市场调查充足性市场定位及方案设计等合理性资料正确性各阶段费用估算正确性各部门工作开展立即性3 术语和定义：无4 部门职责：4.1 经办部门作为对外洽谈拟订协议经办人为第一责任人，对协议真实性、合理性、可行性负有完全责任，相关隶属部门（企业）责任人为第一审核人，负有直接责任。4.1.1 项目部：负责权限内采购协议要约设计、确定协议草案、协议报审报批、组织协议交底、签署合相同工作。4.1.2 区域审算管理部：负责采购协议要约设计、确定协议草案、协议报审报批、组织协议交底、签署合相同工作；负责定时召开协议推行工作评审；负责权限内协议结算。4.1.3 集团成本管理中心：负责超区域权限协议审核。4.1.4 集团行政管理中心协议管理员：负责协议流转、审批程序、流转时效、用印统计、协议数据分发归档等工作。4.2 审核部门4.2.1 各级工程管理部门及设计管理部门：负责协议中技术要求审核；负责对协议实施时间等信息审核。4.2.2 集团财务资金中心及区域财务管理部对协议履约收支、付款方向、单据回笼等情况监督审核。4.3 审批人4.3.1 项目部责任人：负责对权限内协议进行审批；4.3.2 区域企业责任人：负责对权限内协议进行审批；4.3.3 集团总裁：负责对集团总部、区域企业、项目部进行协议管理授权，划定各级部门及人员协议管理权限；负责对需由复地集团法定代表人协议进行审批；负责代表复地集团和施工及材料设备供方签署重大采购项目协议及战略采购协议。5 工作程序：活动步骤及说明负责部门/责任人输出1依据权限划分进行协议授权1.1 依据工程采购方法选择作业指导，对于需要经过招投标、议标及直接委托形式进行采购均需要在集团领导（主管副总裁、总裁）、集团总部（集团成本管理中心）、区域企业（区域审算合约部）及项目部之间设定不一样协议管理权限（关键是审批权限）：l 项目部权限为招标采购协议总额不超出50万；l 区域企业权限为招标采购协议总额不超出300万，议标及直接委托采购协议总额不超出50万；l 超出上述权限，须由集团负责审批，具体请参考复地集团权限审批表；1.2 协议审核将依据协议权限不一样分别不一样部门进行审核：l 项目部权限内协议，由区域审计监察部对包含法务内容进行审核；l 区域企业权限内协议，由区域设计管理部、工程管理部对技术细节进行审核，由区域审计监察部对包含法务内容进行审核；l 集团总部权限内协议，由集团技术委员会、产品研发中心、技术管理中心、工程管理中心对技术细节进行审核，由集团审计监察部对包含法务内容进行审核。2确定协议草案2.1 协议经办部门/经办人依据招标档、评标、询标或 谈判统计、中标单位审定意见和企业相关要求起草协议档，进行要约设计；2.2 协议经办部门和项目部、相关职能部门、合作 方进行沟通，对要约大致内容进行确定；2.3 协议经办部门确定协议草案。协议经办部门协议草案3协议稿流转及会签3.1 协议经办人填写协议会签单，经部门责任人签字后，连同协议初稿及附件送交所在区域行政部门或集团行政管理中心协议管理员编号流转。3.2 协议流转附件l 由招标形式确定承包商协议，定标表及评标汇报作为协议流转附件。l 非招标形式确定承包商协议，协议发包审批表及请示汇报作为协议流转附件。l 协议流转时须附供方投标报价清单或我企业核价单，协议签定时报价清单作为协议附件须清楚明白并加盖公章。l 总包、桩基、彩铝门窗、阳台栏杆、雨蓬、幕墙、外墙涂料工程须附安全协议。l 和物业维修相关承包协议须附维修承诺书。l 超预算审批汇报应在盖章前提交。l 补充协议流转须附原协议。3.3 会签部门审核内容l 成本管理中心或区域审算合约部审核协议价款、结算方法、付款方法等。l 设计部门审核工程设计协议收费标准、服务范围、付款方法等。l 法务部门审核协议内容、形式、文字表述正当性、有效性和所负担对应民事责任等。l 财务部门审核协议付款方法、履约收支、单据回笼等。l 区域审算合约部及集团成本管理中心全方面审核和立案。3.4 流转程序l 区域权限内协议：项目部或审算合约部申报，流转部门为审算合约部、法务部、财务部、区域主管副总、总裁。l 超区域权限协议：审算合约部申报，流转部门为区域主管副总、总裁、集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁；成本管理中心申报，流转部门为集团成本管理中心、法务审计中心、财务资金中心、集团主管副总、总裁。l 补充协议流转由原申请部门负责，因造价控制要求需签署增加费用补充协议协议，由项目部、区域审算合约部或集团成本管理中心申报，流转部门同上。l 设计、装修协议除上述部门以外，还须相关设计部门审核。l 各部门按表式要求填写意见，标注日期并签字。l 项目部或相关部门非招标紧急协议如需合约管理部帮助流转，必需经过工作联络单方法通知区域审算合约部或集团成本管理中心，列明供方单位名称、协议价款、工期要求等关键内容。区域审算合约部或集团成本管理中心可先行流转协议，项目部或相关部门须在协议报批前完成申报。3.5 每个部门流转时间控制在两个工作日内，流转通常10天内完成。3.6 区域审算合约部或集团成本管理中心责任人对会签总体内容、时间控制进行检验并签字把关或采取必需纠正方法。协议经办人协议会签单4协议修改4.1 区域审算合约部或集团成本管理中心或其它职能部门经办协议在流转同时应将协议e-mail或传真至项目部经理审阅，项目部经理应在2天内提出回复意见。协议文本立即提供给对方单位，各方面意见应在协议流转到区域主管领导或集团主管副总而言之前汇总。4.2 协议经办人综合各方意见进行必需修改，部门责任人审核。4.3 若协议修改较大或包含关键事项，改动后须请部分部门反复流转批阅时，请相关部门更新签章及日期，以确保动态反应协议流转走向，确保时效性和对协议修改认同。5审批、盖章、分发5.1 超出某级授权权限协议，会签后协议会签单及附件须经该等级最高管理层审核后报对应等级管理层审批。5.2 协议经办人将同意后协议会签单交档案室签收，填写协议（签订、收尾）会签表归档目录表，将第一联“会签表”交档案室保留。5.3 协议经办人通知协议签约单位按约定协议份数进行复印、装订，并先行签字盖章。5.4 协议经办人将签约单位送来协议送委托代理人签字，填写协议签订日期，并由行政部盖章，将第二联“会签表”交行政部保留。5.5 协议经双方签字盖章生效后，区域审算合约部或集团成本管理中心留存一份，其它分发给对方签约单位和项目部，并由项目部向档案室提交归档正本协议。协议经办人协议（签订、收尾）会签表归档目录表6协议立案6.1 经办部门流转协议应留存一份副本。6.2 区域审算合约部或集团成本管理中心对项目部或其它职能部门流转协议关键内容（乙方名称、协议价款、付款方法）进行立案，对协议条款进行通常性审核。6.3 对于到政府部门立案用协议，由项目部进行流转，协议采取政府标准文本格式。该类协议在签定之前，必需要求对方出具相关“本协议仅作为立案使用”承诺书。6.4 区域审算合约部或集团成本管理中心每个月对协议流转情况进行一次统计，制作协议流转一览表区域审算合约部或集团成本管理中心协议流转一览表7协议推行跟踪、收尾和评价7.1 在协议推行过程中，区域审算合约部或集团成本管理中心应立即了解协议运行中所发生问题，立即分析，采取方法，使协议推行过程得到控制。7.2 区域审算合约部或集团成本管理中心依据各方面情况作最终汇总，对协议推行中较大问题提出处理意见报区域或集团领导决议。7.3 较关键协议推行完成，区域审算合约部或集团成本管理中心会同相关部门填写协议推行收尾会签表，须填写对协议供方综合评价、对协议条款经验总结和改善提议。7.4 区域审算合约部或集团成本管理中心汇总各单位、部门意见后报区域或集团领导审核，并交档案室签收、归档、填写协议推行收尾归档目录表区域审算合约部或集团成本管理中心协议推行收尾会签表协议推行收尾归档目录表6 权限及标准7 关键文檔文档名称编制部门/人员关键内容接收部门/人员提交时限/频率协议会签单经办部门/经办人协议审核部门审核意见协议审核部门随协议流转协议（签订、收尾）会签表归档目录表经办部门/经办人统计用途档案管理部门随时更新协议流转一览表区域审算合约部或集团成本管理中心统计用途档案管理部门随时更新协议推行收尾会签表区域审算合约部或集团成本管理中心统计用途档案管理部门随时更新协议推行收尾归档目录表区域审算合约部或集团成本管理中心统计用途档案管理部门随时更新8 关键附件8.1 复地集团权限审批表8.2 协议会签单8.3 协议（签订、收尾）会签表归档目录表8.4 协议流转一览表8.5 协议推行收尾会签表8.6 协议推行收尾归档目录表