商业银行会计档案管理实施细则模版.doc

xx市商业银行会计档案管理实施细则
xx银[xx]47号

第一章 总  则
第一条 为规范本行会计档案的具体操作，根据中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》、 《银行会计档案管理办法》和《xx市商业银行会计档案管理暂行办法》，并结合本行会计档案的实际情况，特制定本细则。
第二条 本细则所指会计档案是本行在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。
第三条 本行会计部门负责辖内营业机构会计档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。

第二章  会计档案的分类
第四条  会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
（二）会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿；
（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告、日计表、附表、附注及文字说明；
（四）其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交（保管、销毁）清册、机构撤销（合并）交接清册、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。

第三章  会计档案的归档
第五条  会计档案应整理立卷，装订成册，按照保管期限、类别和形成时间进行分类，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。
第六条  会计档案归档的基本要求：
（一）分类组卷
会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷并形成分类索引。
（二）整理与装订
1、会计凭证的整理与装订。凭证按日整理装订。凭证整理应按照科目顺序排列，同科目按照先现金后转账顺序排列，现金传票按照收付顺序排列，转账传票按照借贷顺序排列，表外科目按照收付顺序排列。凭证过少的可将同一月份若干日凭证按日顺序合并装订，并用封面隔开；凭证过多的可分若干册装订。装订成册的凭证应在传票封面上填明要素，编写顺序号注明日期、保管期限及档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
2、会计账簿的整理与装订。总账按月分科目顺序整理装订，分户账将电脑打印分户账和手工记载分户账分开装订，分户账分科目、账号按年整理装订。在年度中间更换或结清的账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。账页过多可分册整理装订。整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
3、会计报表的整理与装订。按日打印的报表按月分类整理装订，按月、按季打印的资料以及结息和其他资料按年分类整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。
4、不需连续记载的各种登记簿应根据类别、使用年度和保管期限，统一编列档案号，作为相关年度的会计档案归档。连续记载的登记簿应按启用时间顺序编号，作为永久性档案统一编号归档。
（三）保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。
（四）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
（五）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

第四章  会计档案的保管
第七条  各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后应及时收集整理归档保管。主管会计为兼职会计档案管理员。单位档案室应达到“五防”、“五无”的标准，即：防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。
单位档案室应按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。
第八条  会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，可以延长，但不能缩短。
同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第九条  存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5年。
第十条  会计档案管理人员应按照档案保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案的完整无缺。会计档案管理人员调动需办理交接手续。
第十一条  会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。
第十二条  本行营业机构关闭、撤销、合并，所有会计档案移交总行档案室保管。
第十三条  会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，双方负责人、监交人在交接后签章确认，监交人员由营业机构管辖行会计部门指派。涉及机构合并、关闭、撤销的档案交接，应经总行稽核部门核对。
营业机构形成的会计档案，在会计年度终了后应由营业机构自行保管一年。一年保管期满后再移交总行档案室统一保管。

第五章  会计档案的调（查）阅
第十四条  严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密。
内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经上级管辖行会计部门批准后方可查阅。采用网络形式查阅的，应严格执行有关控制制度。
法律、法规授权部门调（查）阅会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公函（文件），经总行行长或其授权人批准后，在档案管理员陪同下调（查）阅。调（查）阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。档案管理员应对调（查）阅情况进行记录，并由调（查）阅人签字确认。
调（查）阅会计档案的申请及公函应专门保管，以备查考。

第六章  会计档案的销毁
第十五条  保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：
（一）会计档案保管部门编制会计档案销毁清册，并签署意见；
（二）总行会计管理部门在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）总行稽核部门清查、核对会计档案销毁清册，并签署意见；
（四）报请总行分管行长审批；
（五）由总行稽核部门、会计部门、保卫部门等相关单位共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。
会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。
销毁会计档案时，应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同有关技术人员共同进行。
第十六条  保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。

第七章  罚  则
第十七条  会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规及处罚办法追究相关人员责任。

第八章  附  则
第十八条  本实施细则由总行会计出纳部负责解释。
第十九条  本办法自发文之日起执行。原《xx市商业银行会计档案操作细则》、《营业网点会计档案编号方法》同时废止。

附件：1、会计档案分类表
2、会计档案编号方法示范

附件1：
会计档案分类表

序 号
档 案 类 别
一
永久保管类
（一）
财务会计报告
1
总行年度财务会计报告
2
总行汇总决算报表及其附件
（二）
其他
1
总行资本金、股金及股权明细
2
企业开销户登记簿
3
企业（不包括销户企业）账户管理档案
4
储蓄开销户登记簿
5
挂失登记簿、挂失申请书
6
储蓄挂失登记簿及申请书
7
会计档案保管登记簿
8
会计档案销毁清单
9
机构裁撤、合并、分设交接清单及当日报表
10
各种结算凭证设计、安全标置及票样
11
有权机关查询、冻结及扣划书
12
账销案存记录
13
电脑数据修改申请书
二、
15年保管类
（一）
财务会计报告
1
中期财务会计报告
（二）
会计账簿
1
计息明细表
2
总账
3
贷款分户账
4
贷款应收未收利息表外分户账
5
清算科目、联行账
6
汇出汇款（244、251）
7
损益类科目（手工）
8
其他内部科目、贷款应收未收利息分户账（表内）
9
表外、备忘科目（手工）
10
企业活期余额表
11
贷款余额表
12
欠息余额表
13
其他内部科目
14
活期结息清单
15
固定资产、低值易耗品管理账
（三）
会计凭证
1
原始凭证、记账凭证、汇总凭证其他会计凭证
（四）
其他
1
会计人员及会计档案移交清册
2
印章及重要物品保管登记簿
3
销户企业账户管理档案
4
当日差错登记表
5
会计档案查阅情况登记簿
6
差错处理通知书
7
特殊业务申请凭条
三
5年保管类
（一）
财务会计报告
1
支行（部）年度、中期财务会计报告
2
支行（部）年、月报表
3
支行（部）日计表
（二）
其他
1
对账单回单
2
退票通知书、罚款通知书
3
联行往来核算材料
4
密押表使用保管记录
5
已处置固定资产卡片
6
固定资产、低值易耗品盘点表
7
交接登记簿
8
联行查询、查复书
四
3年保管类
（一）
财务会计报告
1
流水账
（二）
其他
1
计算机应用系统运行日志
2
网点与事后复核会计资料移交清单
3
ATM机交易清单

附件2：
会计档案编号方法示范

会计档案形成部门进行会计档案的编号，首先应将会计档案按保管期限分成永久保管、15年、5年、3年四大类，其次每一类再按财务会计报告、会计账簿、会计凭证、其他等四小类进行分类，其中小类应按《会计档案分类表》规定的顺序进行排列，最后按时间顺序顺次编号，档案编号不能重号或漏号。具体编排示范如下：
序号
会计档案名称
编号
一
永久保管类
（共35册）
（一）
财务会计报告
1-6
1
总行年度财务会计报告
1-3
2
总行汇总决算报表及其附件
4-6
（二）
其他
1-29
1
总行资本金、股金及股权明细
1
2
企业开销户登记簿
2
3
企业（不包括销户企业）账户管理档案
3-10
4
储蓄开销户登记簿
11-15
5
挂失登记簿、挂失申请书
16-20
6
储蓄挂失登记簿及申请书
21-22
7
会计档案保管登记簿
23
8
会计档案销毁清单
24
9
机构裁撤、合并、分设交接清单及当日报表
25
10
各种结算凭证设计、安全标置及票样
26
11
有权机关查询、冻结及扣划书
27
12
账销案存记录
28
13
电脑数据修改申请书
29
二、
15年保管类
（共546册）
（一）
财务会计报告
1-5
1
中期财务会计报告
1-5
（二）
会计账簿
1-31
1
计息明细表
1
2
总账
2-3
3
贷款分户账
4-5
4
贷款应收未收利息表外分户账
6
5
清算科目、联行账
7
6
汇出汇款（244、251）
8
7
损益类科目（手工）
9
8
其他内部科目、贷款应收未收利息分户账（表内）
10
9
表外、备忘科目（手工）
11-15
10
企业活期余额表
12-20
11
贷款余额表
21-25
12
欠息余额表
26
13
其他内部科目
27
14
活期结息清单
28-30
15
固定资产、低值易耗品管理账
31
（三）
会计凭证
1-500
1
原始凭证、记账凭证、汇总凭证其他会计凭证
1-500
（四）
其他
1-10
1
会计人员及会计档案移交清册
1
2
印章及重要物品保管登记簿
2
3
销户企业账户管理档案
3-6
4
当日差错登记表
7
5
会计档案查阅情况登记簿
8
6
差错处理通知书
9
7
特殊业务申请凭条
10
三
5年保管类
（共28册）
（一）
财务会计报告
1-10
1
支行（部）年度、中期财务会计报告
1
2
支行（部）年、月报表
2
3
支行（部）日计表
3-10
（二）
其他
1-18
1
对账单回单
1
2
退票通知书、罚款通知书
2
3
联行往来核算材料
3
4
密押表使用保管记录
4
5
已处置固定资产卡片
5
6
固定资产、低值易耗品盘点表
6
7
交接登记簿
7-15
8
联行查询、查复书
16-18
四
3年保管类
（共42册）
（一）
财务会计报告
1-12
1
流水账
1-12
（二）
其他
1-30
1
计算机应用系统运行日志
1-12
2
网点与事后复核会计资料移交清单
13-25
3
ATM机交易清单
25-30