保险股份有限公司团险卡式业务单证管理暂行规定模版.docx

保险股份有限公司团险卡式业务单证管理暂行规定（xx版）第一章 总 则第一条 为进一步加强xx保险股份有限公司（以下简称“公司”）团险卡式业务单证管理，规避经营风险，规范单证管理工作流程，明确相关部门及人员在单证管理工作中的职责，根据xx保险股份有限公司有价单证管理办法（xx版）（xx发xx610号）要求，特制定xx保险股份有限公司团险卡式业务单证管理暂行规定（xx版）（以下简称“本规定”）。第二条 卡式业务是指将保险凭证预先印制成卡片的一种保险合同方式，承保的险种主要是一年期个人意外险、健康险或极短期意外险。第三条 定义（一）单证管理是指对单证设置、征订、印刷、入库、调拨、领用、盘点、回销、销毁和保管等事项及对上述事项执行结果进行分析、考评等管理工作。（二）单证管理员是指在各公司、各部门从事单证管理工作的人员，其中包括计划财务中心的单证管理员及其他部门的单证管理员。单证管理员不得兼任现金收付工作。（三）单证档案是指记录单证管理工作过程和成果，具有保存价值的相关资料。分为管理性档案和业务性档案，具体为：1.管理性档案包括公司下发的各种单证管理文件、工作签报；各种单证出入库单、领用申请单、回销表、账簿、交接表；月度、季度、年度单证报表、分析报告等。2.业务性档案指回销至计划财务中心的有价单证实物。第四条 管理职责（一）总公司团险部：申请创制、审批、更改、废止单证，负责卡式业务单证面额及有效期的设定，并对单证版式及用途进行维护和解释。（二）总公司计划财务中心：对公司的团险卡式业务单证进行统一管理，并对各分公司卡式业务单证管理工作进行指导、监控、检查及考评。（三）机构财务部：制定分公司卡式业务单证管理细则，负责本机构及下属机构的卡式业务单证管理，并对下属机构卡式业务单证管理工作进行指导、监控、检查及考评。（四）总公司综合管理部：根据总公司计划财务中心汇总的卡式业务印刷需求进行采购下单。（五）卡式业务单证使用部门：指定专人负责本部门卡式业务单证的征订、领用、保管、发放、回销等工作。第二章 卡式业务单证的设置第五条 设置单证及立项审批（一）单证设置权限集中在总公司团险部。（二）设置单证或对现有单证改版均需有立项审批手续。未通过立项审批者，总公司计划财务中心可拒绝将其纳入单证管理体系。（三）总公司单证立项审批是指由单证设置部门将印刷单证的用途、内容及费用申请以内部工作签报的形式报送相关部门会签后，由总公司分管领导审批。（四）分公司可根据业务需要或监管机关规定，向总公司主管部门书面申请设置仅限于在本机构范围内使用的单证，由总公司负责对其版式及用途等方面进行审批。第三章 卡式业务单证的征订第六条 卡式业务单证征订卡式业务单证每两个月征订一次，总公司计划财务中心可根据单证的库存状况调整单证征订频率。分公司部门及下属机构单证管理员可依照使用需求或征订通知，填写卡式业务单证征订表（附件1）向机构财务部单证管理岗报送征订需求；各分公司单证管理员对征订需求进行审核后，在单证系统提出征订需求，总公司计划财务中心汇总后提交OA审批，总公司综合管理部统一进行采购印刷。第四章 卡式业务单证的印刷第七条 卡式业务单证印刷总公司负责统一印制公司卡式业务单证。第五章 卡式业务单证的入库第八条 公司印刷的卡式业务单证由印刷厂直接发至各分公司，各分公司有价单证管理员收到实物后，清点、核对无误后及时在单证系统中办理入库，并填写卡式业务单证入库单（附件2）。支公司申请的卡式业务单证由分公司办理入库后，进行分配出库，并将实物寄至支公司，支公司清点、核对无误后及时在单证系统中办理入库，并填写卡式业务单证入库单（附件2）。第九条 各机构收到的有价单证如发现重号、错号、跳号，或有印刷质量缺陷影响正常使用等问题，应保留原包装封签，立即通知上级单证管理部门，并及时与承印厂商、物流供应商联系。第六章 卡式业务单证调拨第十条 有价单证征订申请期过后，当机构单证库存不足时，可以通过单证系统的调拨管理实现有价单证调拨，满足机构业务需求。调拨分为上下级机构间调拨、平级机构间调拨。（一）上下级机构间调拨，机构与上级机构进行沟通后，可采用此方式进行调拨，申请时由申请机构在单证系统提交调拨申请，上级机构同意后办理调拨，并在单证系统办理出库、入库手续。（二）平级机构间调拨，机构与平级机构进行沟通后，可采用此方式进行调拨，申请时由申请机构在单证系统提交调拨申请，直属上级机构审批，被申请机构同意后办理调拨，并在单证系统办理出库、入库手续。第七章 卡式业务单证的领用第十一条 相关部门职责（一）团险部单证专管员申领卡单时必须填写卡式业务单证领用申请单（附件3），并注明该单证前期累计领用、回销数量及保费收入情况，作为财务审核的依据，如上一批单证的整体回销率较低，财务有权酌情减少其领用数量。（二）机构财务部单证管理员审核团险部单证专管员提交的卡式业务单证领用申请单（附件3），根据申领量及使用情况核定发放量，并在单证系统操作领用。第十二条 卡式业务单证领用流程（一）已缴款领用流程1.直销、代理机构领用流程（1）申请人办理缴款并填写卡式业务单证申请审批表（附件4）申请领用保险卡。（2）团险部单证专管员根据提交的卡式业务单证申请审批表（附件4）进行审批，填写领用的保险卡起止号码段，单证专管员需确保分配的保险卡号码段保持单独性与连续性。（3）运营受理岗对保险卡号段进行系统关联。受理岗需确保关联的卡号段与分配的卡号段一致性。（4）机构财务部出纳人员进行收款确认并在卡式业务单证申请审批表上签章。（5）团险部单证专管员确认申请保险卡起止号码均为有效状态后，发放保险卡实物。（6）申请人签收实物并在卡式业务单证申请审批表（附件4）上签字确认。保险卡一经领用，不可退回。2.内部交叉销售专员领用流程（1）申请人办理缴款并由对应的内部交叉销售专员填写卡式业务单证申请审批表（附件4）申请领用保险卡。（2）团险部单证专管员根据提交的卡式业务单证申请审批表（附件4）进行审批，填写领用的保险卡起止号码段，单证专管员需确保分配的保险卡号码段保持单独性与连续性。（3）运营受理岗对保险卡号段进行系统关联。受理岗需确保关联的卡号段与分配的卡号段一致性。（4）机构财务部出纳人员进行收款确认并在卡式业务单证申请审批表（附件4）上签章。（5）团险部单证专管员确认申请保险卡起止号码均为有效状态后，发放保险卡实物。（6）内部交叉销售专员签收实物并在卡式业务单证申请审批表（附件4）上签字确认。保险卡一经领用，不可退回。（7）业务员在领用登记表中确认签收。保险卡一经业务员领用，不可退回。（二）未缴款领用流程1.中介专员必须持中介代理公司结算协议及代理机构卡式业务单证申请审批表（附件5）进行申请。2.申请领用保险卡时，中介专员需提供由团险部单证专管员签字确认的代理机构卡式业务单证未结算报表（还未开发，由团险设计，总、分公司财务部门有权限查询），明确该中介专员名下未结算的卡式业务单证数量与金额。3.每位中介专员申请领用卡式业务单证的张数，以其所负责的每个中介机构2万元，且每位中介专员申请领用卡式业务单证面额总计不超过6万元（含前期未结算卡单面额）为限；每位银行渠道专员申请领用卡式业务单证的张数，以每次申请领用卡式业务单证面额总计不超过2万元（含前期未结算卡单面额）为限；每位直销业务人员、综拓专员，以每次申请领用卡式业务单证面额总计不超过1万元（含前期未结算卡单面额）为限。如果有超出上述规定的需求，可进行特殊申请，由机构填写签报后提交给总公司团险部中介岗，由总公司团险部与计划财务中心共同协商批复后领用。4.团险部单证专管员负责每月至少进行一次结算。团险部单证专管员与各渠道销售专员每月核对卡单销售情况及缴费金额是否一致，确认无误后，在团险业务系统中进行卡单结算，并将签字确认后的单证销售情况表及缴款单交给机构财务部进行到款确认。如发生遗失，由领用人按照卡单面额等额赔偿。5.若每家机构累计未结算卡式业务单证金额合计超过20万元的，该机构所有外勤人员不得再次申请。6.每月月末进行盘点，领用后超过6个月仍未销售的卡单，团险部单证专管员负责统一收回该批卡单，机构财务部在系统中对卡单进行退回，否则再次领卡不予受理。7.领用后超过6个月未结算或未收回的卡单，团险部领用人及相关责任人需等额赔偿，机构财务部在系统对卡单进行回销，未及时赔偿的，后续领卡不予受理，合计金额影响重大的将追究责任。第八章 卡式业务单证库存管理第十三条 单证库存管理卡式业务单证库存盘点表（附件6）（一）单证存放遵循“集中管理、存放安全、分类明确、使用方便”的原则，集中存放在专用的库房内，并注意“防火，防潮、防虫、防鼠、防霉”等措施。（二）有价单证应与非有价单证分别保管，并专柜锁存。（三）单证管理员每月至少要盘点有价单证一次，保证账实相符，同时应定期对本机构部门及营业区等单位的单证库存管理情况进行检查。如果发现异常，应该立即查明原因，采取必要措施消除隐患。（四）部门单证专管员在岗位轮换或离职时应与接交人办理交接手续，并由机构财务部单证管理员担任监交人。交接时，应在监交人的监督下进行盘点，并将单证实物与单证账目交接清楚，由交接双方和监交人分别在“交接清单”上签字认可。第九章 卡式业务单证的回销第十四条 已承保卡单：卡单印刷编号作为投保单或保单编号，核心业务系统在客户激活后自动回销。第十五条 作废的卡单：内勤人员须首先在短险平台查询此实物卡单的系统状态，只有未激活的卡单才能在单证管理系统中作废核销、遗失操作。第十六条 遗失的卡单：各机构中介专员对其领用后的单证负有保管责任，如发生遗失，须对其负直接责任（按照卡单面额及数量赔偿对应的金额），机构团险部应做好业务人员离职的卡单结算、回销管理工作，如出现业务员离职而其名下有未结回的卡单，机构团险最高负责人应对其负责。第十七条 卡单业务有效使用期限卡式业务单证在领用时规定有效使用期限，单证有效使用期限到期后，无论单证使用与否，财务单证管理员提示单证使用部门必须按规定将单证回销，对超期未回销的有价单证，要求单证领用人进行等额赔偿，机构团险部最高负责人对超期未回销的有价单证负有最终责任。第十八条 有价单证回销管理规定（一）部门单证专管员应定期对本部门卡式业务有价单证使用人的到期有价单证进行催缴，避免出现超期未回销的有价单证。（二）部门单证专管员应将卡式业务单证使用情况回销表（附件7）留存备查。（三）如发生卡式业务有价单证遗失的，遗失责任人应立即向分公司有价单证管理员、部门单证专管员汇报，并在确认有价单证发生遗失后的7个工作日内按以下规定办理遗失手续。1.由责任人填写卡式业务单证遗失处理单（附件8），书面承诺承担由此引起的一切责任、进行等额赔偿。2.在本地区主流报纸上刊登遗失申明。责任人所在的部门单证管理员负责督促遗失责任人及时办理遗失手续。（四）部门单证专管员如发现有价单证污损、毁坏、条码不清或缺失、有价单证流水号印刷不清楚等单证印刷质量问题，应及时将有价单证回销至机构财务部。第十九条 有价单证档案保管有价单证管理性档案遵循xx保险股份有限公司会计档案管理办法（前保寿发201258号）保管期限执行。第十章 卡式业务单证的销毁第二十条 有价单证销毁（一）有价单证销毁应按照总公司规定进行，分公司每年销毁一次。（二）过期、停用、失效的有价单证，与有效单证分开保管，并在停止使用之日起半年内完成销毁。（三）已作废有价单证及其他有价单证相关档案原则上参照第（二）款规定执行，业务部门保存且有特殊规定的除外。（四）有价单证的销毁必须由机构财务部以工作签报形式并附卡式业务单证销毁清单（附件9）逐级上报，提交总公司计划财务中心审批，待总公司计划财务中心书面批复后方可集中销毁。销毁时，必须由财务有价单证管理员监销。（五）销毁后，经办人和监销人应在销毁清单上签字确认。将销毁清单、审批文件等上传单证系统，并作为管理性档案保存。第十一章 罚 则第二十一条 各分公司出现以下情况的，将对相关责任人按本规定、xx保险股份有限公司有价单证管理办法（xx版）（xx发xx610号）及公司相关规定追究相应责任。（一）未经总公司批准外购或自印有价单证及重要空白有价单证，部门单证专管员及机构财务部有价单证管理员知情但未向总公司计划财务中心报告。（二）有价单证领用、回销、库存账务不清、账实不符、编制虚假账表及数据。（三）违反有价单证管理规定操作，因有价单证管理不善而造成有价单证遗失，使公司承担巨大风险，给公司造成重大损失。（四）无视市场需求随意征订有价单证，造成大量有价单证浪费。（五）有价单证人员岗位轮换或离职时，未办理工作交接手续或交接不全，导致有价单证管理工作出现重大纰漏。（六）违反本规定外的其它情况。对于给公司造成重大损失的行为，如涉及到刑事犯罪的，公司可依法提交司法机关请求处理。第二十二条 分公司出现以上问题或在各种检查中发现严重违规问题时，应立即向总公司书面上报违规原因。总公司相关主管部门下达处理意见或处理结果后，分公司应结合该意见结果提交整改方案，同时总公司应加强对其现场及非现场的检查力度。第十二章 附 则第二十三条 各分公司如在实际管理过程中存在特殊情况，需上报总公司计划财务中心进行审批。第二十四条 本规定由总公司计划财务中心负责解释和修订。第二十五条 本规定自发布之日起施行。xx保险股份有限公司团险卡式业务单证管理暂行规定（xx发2013239号）同时废止。附件：1.卡式业务单证征订表2.卡式业务单证入库单 3.卡式业务单证领用申请单4.卡式业务单证申请审批表5.代理机构卡式业务单证申请审批表6.卡式业务单证库存盘点表7.卡式业务单证使用情况回销表8.卡式业务单证遗失处理单9.卡式业务单证销毁清单附件1卡式业务单证征订表征订机构/部门：日期：序号机构单证代码版本号单证名称征订数量（份）单价金额（元）预算收货地址联系人联系电话提交需求人：征订部门负责人：有价单证管理员：财务部负责人：附件2卡式业务单证入库单机构/部门：印刷工单号有价单证代码有价单证名称有价单证流水号征订数量入库数量承印厂家备注经办人： 复核人： 审批人： 入库日期： 年 月 日附件3卡式业务单证领用申请单领用部门： 年月日 数量单位：份序号有价单证名称有价单证号码申请数量实发数量备注回销期限上批领用回销单证情况说明123456领用人： 部门负责人： 有价单证管理员： 财务部负责人：（第一联：财务留存联；第二联：部门留存联）附件4卡式业务单证申请审批表申请人卡种： 申领数量： 张业务员代码： 代理机构名称： 代理机构代码： 业务员签名： 日期：部门单证专管员卡号段 至 运营受理岗确认意见： 签名： 日期：计划财务部出纳确认意见： 签名： 日期:部门单证专管员确认意见： 签名： 日期：申请人签收确认是否签收： 签名： 日期：附件5代理机构卡式业务单证申请审批表申请人卡种： 申领数量： 张代理机构名称： 代理机构代码： 业务员代码： 签名： 日期：部门单证专管员卡号段 至 运营受理岗确认意见： 签名： 日期：部门单证专管员确认意见： 签名： 日期：申请人签收确认是否签收： 签名： 日期：附件6卡式业务单证库存盘点表公司（部门）：序号单证代码单证名称系统（账面）库存实物库存库存差异差异原因备注流水起号段流水止号段小计数量合计数量流水起号段流水止号段小计数量合计数量流水起号段流水止号段小计数量合计数量总合计盘点经办人： 监盘人： 部门负责人： 盘点日期：填写说明：1、经办人等人员名字需要亲笔签名，不得打印。 2、单证代码必须是标准代码，流水号码必须填写系统标准全号。 3、可自行根据需要添加单价、金额。附件7卡式业务单证使用情况回销表序号领用人领用人工号领用日期领用号段领用数量领用人签字回销号码回销数量回销人签字回销日期回销单证状态数量未回销号码备注说明回销作废遗失空白部门单证专管员：附件8卡式业务单证遗失处理单有价单证名称号码数量遗失时间确认时间遗失原因空白/填开遗失有价单证情况（如果有价单证已填开，请填写）投保人联系地址联系电话主险险种保险金额保险费附加险种保险费是否已登报声明：是（ ）否（ ） （如果已登报，请填写）报纸名称登报日期责任声明本人不慎遗失xx保险股份公司（详见本处理单），在此保证，因本处理单所载有价单证的遗失所造成的一切后果由本人承担，与xx保险股份有限公司无关。遗失责任人签字：年月日业务员签字：部门经理意见：业务员代码：年月日年月日有价单证管理员意见：分公司人管意见：年月日年 月 日分公司负责人签批意见：财务部意见：年月日年月日填表说明：1.“遗失时间”，指责任人遗失有价单证的时间。2.确认时间：指责任人向分公司有价单证管理员、部门单证管理员汇报，并确认有价单证发生遗失的时间。由责任人所在部门单证管理员填写。附件9卡式业务单证销毁清单申请机构（部门）： 申请日期：序号有价单证代码有价单证名称单价销毁数量销毁金额有价单证流水号段销毁原因1234567812345678123456781234567812345678123456781234567812345678监销人： 财务部负责人： 销毁人：本表作为部门销毁有价单证备案时填写，并用作存档；1、销毁有价单证的单价应以总公司有价单证管理系统中的定价为依据；2、有价单证名称须填写完整，其中有价单证的流水号必须填写，而且应完整填写，不能只列后面的几位；3、销毁原因可依据已列出的8项条件直接打勾选择，但符合最后一项“其它”的，须在后面写明具体原因；4、八项条件：1.险种停售2.破缺和污损3.保存期满4.更换新标志5.禁止使用6.超过允许使用期7.总公司下达正式通知不再使用的8.其他。