证券有限责任公司现场稽核操作规程模版.docx

证券有限责任公司现场稽核操作规程第一条 为使稽核审计部现场稽核工作规范化、制度化，进一步提高稽核工作质量，制定本规程。第二条 本规程适用于xx证券有限责任公司稽核审计部开展的现场常规稽核，其他形式的稽核可参照使用。本规程所指现场稽核包括稽核准备、稽核实施、稽核报告、稽核处理、后续稽核及稽核档案管理六个阶段。第二章 稽核准备阶段第四条 稽核准备阶段包括：成立稽核组、稽核前调查、制定稽核方案、稽核前培训及发送稽核通知书。第五条 成立稽核组（一）稽核审计部负责人根据稽核任务和对象，确定稽核的重点、内容和稽核期；并选定稽核成员，组成稽核组，指定稽核组组长；（二）稽核组组长的职责：负责组织稽核前调查；负责组织稽核方案的编制报批；负责组织稽核组的稽核前培训；负责对稽核实施进度、质量、问题的定性；负责稽核报告的撰写及其他稽核处理文件工作的指导监督和审核把关；担任现场稽核进点会谈主谈人，主持稽核组工作总结会谈；负责对本组稽核归档资料的必要性、完整性进行审核；负责对稽核审计部负责人及有关重要事项的协调（三）稽核组至少由两人组成，保证各项内容均有适当的复核；（四）稽核组如人员不足，稽核审计部应提出相应的人员申请，由人力资源部从其他部门调配合适人选并上报总经理层，经批准后，调配人员可临时调入稽核组。 第六条 稽核前调查，进一步了解被稽核单位情况（一）稽核前调查，其方法主要包括：可采用非现场稽核程序对被稽核单位进一步了解情况：稽核部依据公司授权和系统设置进入“保证金独立存管系统”、“柜台集中交易系统”及其它相关系统就被稽核单位的资金业务情况、证券交易情况、帐户及权限情况及数据勾稽关系情况进行了解；风险控制部应将日常在风险控制中所查证的对处理结果不满意的风险事项报送稽核审计部，稽核审计部应将风险控制部报送的风险事项归类、整理、分析、汇总并留存，作为对该营业部风险事项情况的了解程序；在现场稽核时就此风险事项进行专项稽核，并将稽核结果反馈风险控制部； （前两项适用于对下属营业部的稽核前调查）前次稽核中所了解的情况及发现的问题；收集公司其它各部门与稽核审计相关的资料。（二）稽核组可根据稽核任务的需要和对有关情况的了解程度，向被稽核单位收集与本次稽核相关的资料，并发出收集资料明细清单，稽核组应根据各职能部门及分支机构不同的工作性质分别制定收集资料内容，以便进一步了解被稽核单位的情况；（三）被稽核单位只需对已发生变化或新增加情况进行报送，对于在上次稽核前已报送，并且在本次稽核前未发生变动的资料，稽核组不应要求被稽核单位重复报送；（四）稽核组应在收集资料明细清单上注明填报要求、应报送的时间和报送内容等；（五）稽核组应根据被稽核单位报送的资料，逐项审核每项内容是否填报完整，是否符合要求；如需要，可列出被稽核单位需要重报或补报的资料清单，要求被稽核单位在进点前补报，或在稽核组进点后向其索取。第七条 制定稽核方案稽核组应根据本次稽核的任务和重点，全面深入地分析被稽核单位报送的资料后，由稽核组长拟订稽核方案。（见附件一）稽核方案包括以下稽核内容：被稽核单位名称、稽核范围、内容、稽核小组组成及人员分工、稽核所需时间、具体审查内容、稽核审计部负责人审批意见及时间、其它需编制的内容。（二）在确定人员分工时，稽核组长应根据各稽核成员的能力和经验安排不同的任务，组内分工要明确，责任要落实，分工时要考虑相关内容的配合；（三）稽核方案需经稽核组长主持稽核组讨论通过；（四）稽核组长应将讨论通过的稽核方案报稽核审计部负责人审核，稽核方案经稽核审计部负责人审核批准后执行；（五）在现场稽核过程中，经稽核审计部负责人批准，稽核组可根据具体情况对稽核方案进行调整，并且报告稽核审计部负责人；（六）稽核方案的执行情况应当作为检查、考核稽核质量的重要依据。第八条 稽核前培训：在稽核组成立后至进点前，稽核组组长可根据稽核任务的需要，组织对稽核组的培训。学习有关规章制度、专业知识，明确稽核方案及相关责任等，做好稽核前的知识、技术及心理准备。第九条 发送稽核通知书上述前期准备工作完成后，稽核审计部应向被稽核单位发出稽核通知书。（见附件二）发送稽核通知书目的：1、让被稽核营业部了解此次稽核的目的、范围、具体项目及人员组成等；2、告知被稽核营业部此次稽核所需要协助的相关工作、提供的有关资料及提供期限。（二）稽核通知书内容应包括：稽核通知书统一文号、被稽核单位、稽核项目名称、稽核目的、稽核范围、稽核时间、稽核组人员组成、稽核审计部签章及签发日期等。同时稽核通知书应要求被稽核单位准备稽核所需的资料清单及其他必要的协助。资料清单的内容包括但不限于：1、被稽核单位（主要指营业部、计划财务部）会计凭证及相关会计报表；2、业务记录及相关资料；3、电脑记录及相关资料；4、任期末财产盘点记录；5、监管部门检查后提出的报告或处理意见；6、日常监控时与有关疑点对应相关资料（主要指营业部）；7、稽核组认为相关的其它资料。（三）稽核通知书中应指明稽核通知书中列示的资料不视为稽核工作所需的全部资料，在稽核工作中，稽核组会根据工作情况收集其它所需相关资料。（四）稽核通知书应由稽核组长拟订，并报稽核审计部负责人审核批准并加盖稽核审计部专用章后签发；（五）稽核组应提前七个工作日向被稽核单位发送稽核通知，如被稽核单位在异地，稽核组可通过传真的方式提前发出，待稽核组进点后交送被稽核单位。（六）对营业部的常规稽核通知书一式三份，稽核部一份，经纪业务总部一份，被稽核营业部一份；对营业部的离任稽核通知书一式四份，稽核部一份，经纪业务总部一份，人力资源部一份，被稽核营业部一份；其它部门的常规稽核通知书一式两份，稽核部一份，被稽核单位一份；其它部门的离任稽核通知书一式三份，稽核部一份，人力资源部一份，被稽核单位一份。（此条2008年10月28日修订）第三章 稽核实施阶段第十条 稽核实施阶段包括：进点会谈、现场实施、形成初步意见沟通记录、进行总结会谈。第十一条 进点会谈稽核组应在稽核通知书指定的日期进入被稽核单位，与被稽核单位主要负责人、分管部门负责人举行进点会谈，主谈人为稽核组组长。稽核组应在稽核前会议上介绍检查目的、检查方式以及稽核组的组成。（一）进点会谈主要内容：1、提交稽核通知书原件（指未发送正式书面稽核通知的情况）；2、介绍本次稽核的目的、内容、范围、日程安排及对被稽核单位的要求； 3、介绍稽核组成员； 4、被稽核审计部门按稽核通知书要求介绍有关情况，并提供书面汇报材料及相关资料等。（二）进点会谈要求：1、稽核组需事先拟定会谈提纲； 2、会谈时以主谈人为主，其他成员经主谈人允许可作补充；3、主谈人负责把握会谈的内容和时间，确保会谈不偏离本次稽核的中心内容； 第十二条 现场实施调阅有关文件、报表和其他资料：了解被稽核单位的整体运营情况、各项业务发展情况、内控建设及执行情况；稽核操作过程中，稽核组应根据拟检查的内容，确定调阅的原始凭证、会计账簿、管理报表和有关文件，根据稽核方案和检查需要逐项调阅。资料调阅工作由稽核组长指定专人负责，统一办理调阅、清退手续。调阅资料时填写“资料调阅清单”（见附件三）一式两份，经双方责任人签名后，由稽核组和被稽核审计部门分别保存；清退时由专人退还全部资料后双方签字确认。（二）对帐表的现场审核：稽核组首先应对被稽核单位帐表数据的真实性、完整性和合法性进行现场审查，其目的是确保稽核组一开始便能真实、完整掌握被稽核单位的资产负债总体状况； 审查的基本方法是：审查业务经营内容是否真实，会计科目、帐户使用是否正确；核对明细帐与总帐、总帐与会计报表是否相符；核对相关会计核算是否符合国家有关法律法规的规定；在确定会计报表的真实性和合法性时，可以利用经核实的内部审计和外部审计的成果。（三）进行内部控制测试：稽核组成员按照分工，各自负责对被稽核单位内部控制的调查。1、进行内部控制的符合性测试，既考察被稽核单位是否制定有相关制度和规定，各级管理人员及员工是否清楚各自的职责及本岗位的制度和规定，被稽核单位的有关规章制度是否得到认真执行。符合性测试方法包括：稽核组应与被稽核单位的主要负责人、分管部门负责人及其他有关人员进行交谈，了解被稽核单位内部控制制度的建设情况，并与被稽核单位的实际状况相比较；（2）向各级管理层和员工进行职责范围内的规章制度方面的调查；（3）实地查看。2、根据符合性测试的结果，对被稽核单位内部控制制度设置和报告情况作出评价，并确定实质性测试的范围和重点。3、进行内部控制的实质性测试，即对内部控制制度和机制是否充分有效进行实质性测试。主要了解现有规章制度是否完善；规章制度是否充分有效。实质性测试的方法包括：听取主要管理层和相关员工对内部控制的意见；根据业务分工和工作流程进行实地测试，查看内控是否存在漏洞。4、根据实质性测试的结果，对被稽核单位的内部控制善是否有效作出评价。（四）执行检查程序：在实施稽核时，稽核组组长应根据被稽核单位的规模、业务范围和业务的复杂程度，选择相应的检查程序。检查被稽核单位的内审报告和外审报告，并考察其整改情况。检查：根据稽核方案，按各项稽核目标采用各种稽核方法分别对有关业务资料进行审查。稽核方法主要包括：抽样、核对、审阅、计算、比较分析、实地观察、询问调查等。稽核抽样原则上采用随机抽样，抽样比例由各稽核组根据工作量和具体情况决定。3、取证：对稽核过程中发现的问题和需要查实的情况，应通过查阅有关文件和资料，实地查看，或向有关单位和个人进行调查等，并取得证明材料，记入稽核工作底稿。稽核人员收集证明材料，应当注意：对需要调查取证的问题，要取得足够的证据；证明材料应当有提供者的签名或盖章，未取得提供者签名或盖章的，应当说明原因。4、分析：对检查中认定的事实及有关资料进行整理核对，进行比较、分析，以确定查证的问题。5、评价：对查出的事实进行综合和判断，对稽核内容作出稽核结论。对稽核事项的评价，应当坚持实事求是、客观公正的原则。对稽核过程中未涉及的具体事项、证据不足、评价依据或标准不明确的事项不作结论性评价。6、通过第一次检查、取证、分析和评价，如果还有未解决的问题或仍有疑点，则需再次进行检查、取证、分析和评价，直至达到稽核目的为止。（五）稽核质量控制：在稽核期间，稽核组长要及时分阶段听取稽核组成员的汇报，了解工作的进度，判断对有关问题的稽核是否做到查深查透，以便及时解决疑难问题，引导现场作业逐步深入，按时保质完成现场稽核任务。稽核组长应根据稽核的进展情况，及时对稽核组成员作必要的调整。（六）编制工作底稿：稽核人员实施稽核时，应当对稽核工作进行记录，编制稽核工作底稿。1、工作底稿应附取证材料，取证材料包括：凭证、报表、说明材料、被稽核单位的文件等对稽核事实和结论提供支持的材料。2、在会谈、实地观察和查帐结束以后，应针对需要认定事项的主要事实，填入工作底稿。3、对凭证、报表等有关资料进行计算、分析、比较以后，应将认定事项的依据和结果填入工作底稿。4、工作底稿应包括：被稽核单位名称、稽核项目及实施时间、稽核过程记录、稽核人员的姓名及编制日期、复核者的姓各及复核日期、索引号及页次。5、编制稽核工作底稿应做到内容完整、真实，重点突出；工作底稿应简洁、清晰，符合文档规范。6、稽核人员应对所编制的稽核工作底稿的真实性负责；每个稽核人员的稽核工作底稿必须由另外一位稽核人员逐张进行复核；在现场稽核工作结束后，稽核组长应在稽核现场对重要的稽核工作底稿进行二次复核，以便及时发现和解决问题，争取稽核工作的主动。7、稽核工作底稿应由稽核人员和复核人签字。第十三条 形成初步意见沟通记录（一）各稽核组成员对被审计单位初步形成审计意见：各稽核组成员应将稽核实施阶段的问题和事实分类整理，初步认定问题的性质，形成各检查项目小结，提交稽核组组长。（二）稽核组共同形成“初步意见沟通记录“：稽核组组长对各稽核组成员提交的问题应组织稽核组成员进行分析和并对认定材料进行讨论，进行综合分析、判断，形成“初步意见沟通记录”。1、“初步意见沟通记录”中所列的每一项事实，都必须有详细、充分的数据或文字资料支持，主要包括“稽核工作底稿”、“取证材料”、“会谈记录”等。 2、“初步意见沟通记录”一般在现场作业结束时完成，最迟应当在现场作业结束后5个工作日完成。第十四条 进行总结会谈：“初步意见沟通记录”形成后，稽核组应当与被稽核单位举行总结会谈。（一）总结会谈由稽核组组长主持，由被稽核单位的主要负责人及相关部门负责人参加；（二）主持人宣读“初步意见沟通记录”，请被稽核单位就有关事实的真实性、准确性及稽核结论提出意见，进行必要的讨论。必要时也可事先将“初步意见沟通记录”印发被稽核单位。（三）被稽核单位对“初步意见沟通记录”中认定的问题提出意见，如对问题有异议时，稽核组应当进行核对，确有差错时应进行更正，全部问题应当由被稽核单位作出书面确认；（四）被稽核单位对“初步意见沟通记录”中对有关问题的评价提出意见，如对问题评价有异议时，稽核组应当与之进行讨论，尽可能达成共识；如不能达成共识，稽核组应当将双方分歧详细记录在案，并在写稽核报告时客观地加以反映；（五）如果稽核组与被稽核单位在有关稽核事实和问题评价上存在较大的意见分歧，应对存在分歧的问题作进一步的核实，必要时可在事实核实清楚后，安排第二次总结会谈；（六）总结会谈应在“初步意见沟通记录”形成后及时举行，一般应在稽核组退出被稽核单位前举行，最迟必须在“初步意见沟通记录”形成后5个工作日内完成。稽核组应提前将进行总结会谈的时间通知被稽核单位；（七）对总结会谈中未能澄清的事实及未能取得一致的评价意见，被稽核单位应在总结会谈后5个工作日内以书面意见反馈稽核组；（八）如果因各种原因无法举行总结会谈，稽核组可将“初步意见沟通记录”书而印发被稽核单位，由被稽核单位在稽核组规定的时间内签署并反馈意见，被稽核单位过期未反馈意见的，视为对“初步意见沟通记录”无异议。第十五条 现场作业结束：稽核组在稽核方案规定的时间退出被稽核单位；如现场作业需延期，应报告稽核审计部负责人。退出现场时间应提前告知被稽核单位。第四章 稽核报告阶段第十六条 稽核报告阶段包括：形成征求意见书、形成稽核报告、发出稽核报告。第十七条 形成征求意见书（见附件四）稽核组返回稽核审计部后，稽核组应对整个稽核材料进行综合分析、整理；稽核审计部负责人应对重大稽核问题及重要稽核工作底稿进行最终复核；形成稽核征求意见书，由稽核审计部负责人审核通过后发送被稽核单位；向被稽核单位及其所在部门或分支机构通报稽核情况并征求意见,被稽核单位应在五日内以书面形式向稽核组进行意见反馈,过期不提交的，视为同意。反馈意见至少应包括：意见反馈情况、整改方案、整改时间等。第十八条 形成稽核报告（一）稽核征求意见书返回后。稽核组应按照稽核报告的格式，根据稽核工作底稿和稽核的实际情况及被稽核单位的反馈情况，形成正式书面稽核报告，附被稽核人及被稽核审计部门或分支机构的反馈意见，报稽核审计部负责人审批。（见附件五）报告应包括以下内容：导语：包括稽核的依据、稽核时间、稽核范围、稽核内容等；被稽核审计部门及其分支机构或被审项目的基本情况和稽核评价；稽核中发现的问题；被稽核单位的反馈、改进情况；稽核意见及建议； （二）稽核报告最迟应在被稽核单位征求意见返回后15日内完成。（三）稽核报告一般由稽核组组长拟订，必要时，由稽核组组长在稽核组成员中指定专人起草，最终由稽核组组长定稿。（四）稽核报告定稿后，由稽核组组长签署，报稽核审计部负责人审批。第十九条 发出稽核报告稽核报告经稽核审计部负责人签批后，应将稽核报告上报董事会并同时报送总经理和风险控制委员会，送达被稽核单位；被稽核单位如果是分支机构，则稽核报告要同时送达分支机构的主管部门。第五章 稽核处理阶段 第二十条 稽核处理的方式：稽核审计部应对存在严重问题的职能部门、分支机构及有关负责人的违法、违规行为出具稽核处置建议书。稽核处置建议书由稽核组起草，作为稽核报告的配套材料一同上报稽核审计部负责人；稽核审计部负责人根据稽核组提交的稽核报告，对稽核组提交的稽核处置建议书进行审核并签署意见，报董事会批准通过后，以公司文件形式形成稽核处置决定书（见附件六），送至被稽核单位。稽核处置决定书自送达之日起生效。送达时间为被稽核单位签收时间。第二十一条 稽核处置决定书是公司对有违法、违规行为的被稽核单位依据相关处罚规定，责令被稽核单位立即或限期纠正违法违规行为。稽核处置决定书中所列的违法违规行为应与给予的行政处罚和采取的行政强制措施严格对应，对于决定不予以处罚或不采取强制措的其他问题，不应列入稽核处置决定书中。第二十二条 公司决定对被稽核单位给予行政处罚前，应向被稽核单位出具稽核处罚通知书，告知作出处罚决定的事实和依据，同时告知被稽核单位有权进行陈述和申辩，被稽核单位如进行陈述和申辩，应当在稽核监督处罚通知书送达之日起个工作日内，向公司提交书面的陈述和申辩意见。第二十三条 公司审核被稽核单位的陈述和申辩意见。如被稽核单位提出的事实、理由或证据成立的应在作出稽核监督决定时予以考虑；但如果是被稽核单位在稽核组实施稽核时有意隐瞒和未提供全部信息造成的，公司在作出处理时，可以不予考虑。如被稽核单位在规定的时间内未提出陈述和申辩意见，或公司认定被稽核单位提出的理由或证据不成立的，应根据原稽核处罚通知书所列的违法违规事实和依据，作出稽核决定，予以处理和处罚。第二十四条 稽核处置决定书发出时应加盖公司公章，同时转送公司人力资源部和计划财务部等部门执行。第二十五条 稽核处置决定书中应写明被稽核单位如对本决定不服，可以在收到本决定书之日起15日内，申请复议，复议期间本决定照常执行。第二十六条 稽核审计部应对稽核处置决定书中的相关内容负有保密义务，稽核处置决定书未公布前，任何人不得向外泄露。第六章 后续稽核阶段第二十七条 被稽核单位管理层应对稽核中发现的问题采取纠正措施。稽核人员应对被稽核单位管理层采取的纠正措施是否及时、合理、有效进行评价。 第二十八条 对稽核过程中发现的问题，稽核审计部应督促被稽核单位立即或限期纠正。限期纠正的，应由被稽核单位管理层进行整改，提供整改方案及整改所需时间。 第二十九条 稽核审计部负责人应适时安排后续稽核工作，与被稽核单位约定后续稽核时间，并把它作为年度稽核计划的一部分。 第三十条 稽核审计部负责人如果初步认定被稽核单位管理层对稽核发现的问题已采取了有效的纠正措施，后续稽核可以作为下次稽核工作的一部分。 第三十一条 当被稽核单位基于成本或其他考虑，决定对稽核发现的问题不采取纠正措施,并做出书面承诺时,稽核审计部负责人应向公司适当管理层报告。第三十二条 稽核审计部负责人应根据被稽核单位的整改意见和时间，确定后续稽核时间和人员安排，编制稽核方案。 第三十三条 编制后续稽核方案时应考虑以下基本因素： （一）稽核决定和建议的重要性； （二）纠正措施的复杂性； （三）落实纠正措施所需要的期限和成本； （四）纠正措施失败可能产生的影响； （五）被稽核单位的业务安排和时间要求。 第三十四条 稽核人员在确定后续稽核范围时，应分析原有稽核决定和建议是否仍然可行。如果被稽核单位的内部控制或其他因素发生变化，使原有稽核决定和建议不再适用时，应对其进行必要的修订。 第三十五条 对于已采取纠正措施的事项，稽核人员应判断是否需要深入检查，必要时可提出应在下次稽核中予以关注的事项。 第三十六条 稽核人员应根据后续稽核的执行过程和结果，向被稽核单位及公司适当管理层提交后续稽核报告。第七章 稽核档案整理阶段第三十七条 稽核档案处理阶段分为立卷建案、建立档案目录及制作卷皮并立档三个阶段。第三十八条 立卷建案：凡记录稽核过程、反映稽核结果、证实稽核结论的文件、数据资料及稽核工作底稿都应由稽核组立卷归档。稽核文件材料按项目立卷，一个稽核项目可以立一个卷或几个卷，一般不得将几个稽核项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的稽核项目，在稽核终结年度立卷。 （一）稽核档案包括：稽核方案、稽核通知书、稽核工作底稿、证明材料、初步意见沟通记录、稽核报告、稽核处置决定书、被稽核单位的反馈意见等。 （二）归档材料的种类、份数以及每份材料的张数均应完整齐全。第三十九条 建立档案目录：归档的案卷应该编写案卷目录。第四十条 制作卷皮并立档。第八章 附则第四十一条 本规程由公司稽核审计部发布并负责解解释。第四十二条 本规程自公布之日起开始实施。