房地产公司-文档管理办法-修订版.doc

x置业有限公司
制度文件
文件编号
JSRQJH-CX-XZ-09
版本号
1.5
生效日期
xx-04-10
文档管理办法
修改状态
修订情况
生效日期
I
1.0
-04-01
II
1.5
xx-04-10
III

IV

总经理签发

文档管理办法
一、目的
规范公司内文档的签批、流转和落实。
二、适用范围
本办法适用于除公司红头文件以外的请示、报告、会议纪要等其它各种文档和外来文电的签批流转。红头文件的产生、签批、流转适用于《JSRQJH-CX-XZ-12 文件发文处理程序》；
三、定义
3.1公司级文档
分为
·公司对外交流的非正式公函(包括传真文件)，主要指告知性公函；
·公司级会议纪要。
3.2 外来文件
主要指上级公司、政府部门、设计单位、同业公司等机构发至我公司的文件、函件(包括传真文件、电子邮件)。
3.3 公司内部往来文档
包括各部门上报公司高层的报告、请示和部门之间往来的函件等。
四、职责
4.1 行政助理
·负责各部门上报公司高层文档的签收、传签，跟踪督请高层的签批情况，公布文档签批情况，传送高层已审签的文档并归档；
4.2 各部门负责人
·负责将本部门上报公司高层的文档交行政助理统一签呈；
五、管理办法
5.1文档流水号
5.1.1某部门完成的文档或收到的外来文件如须报送高层审签、阅签，则必须以本部门为单元按公司统一规定编制文档流水号。
5.1.2公司高层收到的外来文件，如该高层认为此份文件须存至档案室，则应将此份文函交由行政助理编制文档流水号。公司高层的文档流水号编制以每一位高层为单元。
5.1.3公司高层和各部门的文档流水号以年度为排序周期，起始号分配及统一命名如下：
公司高层：某总(工/助/监)-001；
行政人事部：行政-001；
财务管理部：财务-001；
项目开发部：开发-001；
市场营销部：营销-001；
设计管理部：设计-001；
工程管理部：工程-001；
成本管理部：成本-001；
5.2传签单
5.2.1各管理程序中没有明确工作流程或者参考表格的事项而同时需要上报公司高层的文档、提案等必须附有《传签单》(格式见JSRQJH-BG-XZ-01)，文档流水号印制在《传签单》的右上角。本办法所适用的所有文档在上报公司高层时，如不在文档前附印有流水号的内部签呈，则将不被行政助理接收上传，如因此导致工作延误，则责任由该部门负责人承担；
5.3文档的签发
5.3.1上报政府部门和集团公司的材料、正式函件(均包括对外发送传真)，由总经理签发；
5.3.2一般性工作往来的材料可由部门负责人签发(由各部门自行存档)；
5.4文档签批时限
5.4.1高层签批文档时限
各部门呈报公司高层的各类文档(含财务票据)，公司高层通常应在两个工作日内审签完毕，发还行政助理。对公司高层已阅知而暂缓处理的文档(含票据)，行政助理在需要时可同有关经办人员沟通；
5.4.2各部门负责人签批文档时限
除财务管理部外，各部门负责人须在一日内审签完毕；
5.4.3在文档(包括财务票据)传签过程中签署意见的相关责任人，原则上应即时审核并签署意见。如签署意见人认为需要研究或需要讨论而不能即时签署的，应即刻确定出可能签发的时间，便于报告人(部门)或请示人(部门)安排工作。
5.5文档的反馈
5.5.1对公司高层的批示，行政助理要立即传至文档经办人(部门)签收。文档经办人(部门)又提出意见或建议的，需再次将文档交行政助理签收并传签。
5.5.2对于批示完成的文档，经办部门应根据总经理在抄送栏中的批示，将文档整体(包括附件)复制并抄送到各应抄送的部门和个人。
5.6 文档的归档
上报公司高层的各种文档，经审签后，原件一律由行政助理立即交档案室归档。
5.7部门间文档的传送
公司内各部门之间的往来文档由经办人直接传送。如经办人(发送人)认为文件重要可以通过行政助理传文，接受人须签收。
5.8 接收传真的处理方法
前台文员在接到工作传真后，应首先识别传真的内容。对属于宣传品、广告等无需公司高层处理的传真件，交至相关部门备用。对属于公司工作内容的传真件，应即刻填写《接收传真登记表》，将传真件原件交行政助理，行政助理根据明示的接收人员、部门或按照内容判断接收人员、部门，将传真件原件交收件人，并向传真件上指定的抄送人员发放复印件。对于应由公司高层接收的传真，由行政助理填写内部签呈并编制文档流水号后交高层批示；各部门接收的传真，如收件人认为应将此件报高层审阅，则应填写《传签单》并编制文档流水号后交行政助理上传公司高层，是否需要存档根据高层批示办理；
5.9其它外来文电的处理
各部门接到除传真外的其它各种外来文电时，对于需报经公司高层审批的，应一律填写内部签呈并编制文档流水号，然后交行政助理上传公司高层；
六、相关表格
·《JSRQJH-BG-XZ-01 传签单》；