房地产项目大连公司成本档案管理指引.doc

XX公司成本档案管理指引1. 目的加强XXXX房地产开发有限公司工程计价工作的规范化。为规范XXXX房地产开发有限公司成本档案管理，制定本管理作业指引。2. 适用范围适用于XXXX房地产开发有限公司。3. 术语和定义3.1. 成本档案是指各房地产公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存必要的可研成本、目标成本、动态成本、工程招投标资料、工程预结算、设计变更与现场签证、合同、分析研究成果等各种纸质书面资料、电子文档资料以及其它与成本管理有关的图表、照片等资料的总称。3.2. 成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。4. 职责4.1. 成本管理部4.1.1. 负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。4.1.2. 负责本管理办法的贯彻执行。5. 工作程序5.1. 原则5.1.1. 原件保存原则：书面成本档案必须为原件，要求真实、完整、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容。5.1.2. 内容统一原则：不同载体（书面纸张资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致；如出现差异，以书面原件资料为准。5.1.3. 可复查性原则：对每项工程，成本档案应存档清晰、查阅简便，共享文件夹中的电子文档应能反映成本与计价的完整过程。5.1.4. 妥善管理原则：成本档案实行统一归档、集中存放，严禁将成本档案以个人名义保存在个人手中；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。5.1.5. 专人负责原则：成本管理部应设兼（专）职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。5.2. 纸质文档的组成及其管理办法5.2.1. 纸质文档资料组成A) 工程预结算资料：包括已竣工分项工程的竣工结算造价协议、结算对帐单、工程预结算备忘录、工程结算工作移交单、结算书、现场签证设计变更及汇总表、奖励违约金单及汇总表、合同主要经济条款（可为复印件）、分项验收报告、项目成本后评估报告（对各分期项目）等。B) 目标成本、责任成本资料：经签署的项目目标成本、责任成本资料。C) 其他资料：设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件等。5.2.2. 纸质文档资料管理A) 归档与立卷 结算纸质文档必须分项目分期进行归档；目标成本、责任成本应专项存档。 工程预结算资料须以工程预结算的编号顺序(或工程合同编号顺序)进行归档,以便快速复查；目标成本、责任成本分项目按时间顺序归档；使用专用档案盒，并粘贴上资料目录清单（档案盒内）及标签（档案盒外侧面）。 档案盒编号由部门统一拟定方案；各类档案必须存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。 对立好的案卷，成本档案管理员应定期进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。B) 编目与装订 结算资料的编目与装订卷内文件资料目录是档案盒中的第一份资料，记载卷内资料的基本信息。卷内文件资料目录的编写方法是：按卷内资料排列顺序和内容编写： 第一列“序号”，以文件资料排列先后顺序逐件填写；编号为1、2、3 第二列“文件编号”，与成本管理软件中的编号一致； 第三列“结算合同标号”，与公司合同编号一致； 第四列“文件名称”，即文件资料标题，一般应照实抄录； 第五列责任人，填写对应文件资料的主要经办人； 第六列日期，预结算审批完成时间； 第七列备注，说明该文件有关其它须说明的内容。示例：序号文件编号结算合同编号文件名称责任人完成日期备注1DL-WK-01Q-营销-0011DL-WK-01Q-营销-0011-结算-营销-0001溪之谷一期XXXX乐百年模型制作合同胡静2008-3 目标成本、责任成本资料的编目与装订，示例：序号项目名称文件名称责任人完成日期备注1溪之谷项目溪之谷一期XXXX乐百年模型制作合同张彬2008-2-3 其它资料装订：参照结算资料进行装订。 档案案卷装订的基本要求：工程档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；文件资料应使用A4大小纸张；卷内文件资料，一般不超过二百页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。C) 保管与使用 归集、接收成本档案，档案管理员必需认真检验，并办理好登记、交接手续。本档案要求集中存放于部门档案柜，档案柜钥匙由档案管理员管理。 公司内有关人员借用成本档案时，须填写成本档案借阅登记表（见9.1支持文件一）；档案管理员负责档案的借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在成本档案借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究借阅者责任。 应建立成本档案管理登记台帐，以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况。 档案保存期一般为五年，当须遵循以下规定： 保存期超过五年的成本档案如需销毁，须经各公司总办主任的书面（邮件）批准； 项目开发周期大于五年的，应在项目各期工程保修期完成且该项目全部开发完成后，方可实施销毁。5.3. 电子文档的组成及其管理办法 5.3.1. 电子文档资料组成主要指各公司在共享平台建立的成本管理部部门共享文件夹，涉及成本档案的部门共享文件夹内容包含：定稿的可研成本、目标成本、各项分期的合同招投标经济标资料、询价比价表、限价表、各类基础台帐、结算总结资料、研究报告成本案例、经验学习等以及不便以书面方式保存的成本档案资料。部门共享文件夹的内容分类及层级设置按XX公司部门共享文件夹层级表设置。5.3.2. 电子文档资料管理A) 部门共享文件夹创建公司成本档案员严格按照XX公司部门共享文件夹层级表分类标准创建部门共享文件夹；各公司成本经办人应将各自管理范围生成的成本资料，随时按分类规则上传至公司成本共享文件夹，其文件名称与相应纸质文档一致，便于查阅；成本档案管理员应依照工作计划等每月至少集中检查一次，上传及时性及质量作为公司成本检查评估内容之一考评各成本经办人。B) 部门共享文件夹的管理及维护 部门共享文件夹的使用权限统一为：除各文件夹经办人能对各自上传的文件进行编辑、复制、删除外，其余人员仅有查阅权限； 部门共享文件夹的备份按各公司规定进行； 成本档案管理员负责对文件夹权限设置的检查，发现问题及时要求更正； 成本档案管理员应对人员工作岗位变动对应的权限及时调整； 放于公共平台供其它部门查阅的资料除成本制度类外，其它资料如需共享，需公司成本管理部负责人批准；各公司成本系统根据工作需要需共享相关资料时，需公司成本管理部负责人批准； 电子文档的存档期限：成本电子档案的保存期不少于5年，且不少于相应纸质文档存档时间；成本档案管理员每年一月对成本共享文件夹进行一次集中整理，过期文档经成本管理部负责人确认后永久删除。6. 支持性文件6.1. XX集团成本档案管理办法6.2. 【VKDL-WI-PR-30-附01】XX公司部门共享文件夹层级表7. 相关记录及表格7.1. 【VKDL-WI-PR-30-F01】工程成本档案借阅登记表