证券有限责任公司信息技术部采购管理办法模版.docx

证券有限责任公司信息技术部采购管理办法第一章 总则第一条 为规范信息技术部采购活动、保护公司利益、降低经营成本，特制定本办法。第二条 在信息技术部进行的采购活动，适用本办法；信息技术部与其它部门的联合采购的活动，可参照本办法执行。第三条 采购活动应当遵循公平、公正、公开和诚实信用的原则。第二章 职责与适用范围第四条 信息技术部技术管理组负责根据部门采购需求及公司级采购需求，进行采购工作。第五条 采购对象包括：硬件设备、软件、服务等。第六条 对于确定型号设备及标准化软件的采购，由技术管理组负责供应商的选择，合同的签订、价款的支付，并负责采购产品的验收；对于非标准的软件、服务、集成项目等，由技术管理组与相关项目负责人共同协商选择供应商，并负责相关采购产品的合同签订、价款支付和采购产品验收。第七条 信息技术部技术管理组负责采购后的设备入库、软件许可的登记、设备报修、设备软件和服务的续保等。第八条 信息技术部质量管理组负责建立和维护供应商库，并监督信息技术部采购过程的合规性。第九条 信息技术部采购方式分为询价采购、竞争性谈判、招标三种类型。第三章 询价采购第十条 信息技术部单项采购在20万元以下的常规硬件设备（常规硬件设备是指存储、服务器、防火墙、交换机、路由器）采购和单项采购在5万元以下的非常规硬件设备（除常规硬件设备以外的）采购，原则上采用询价采购方式进行采购。第十一条 针对同一项询价采购的询价对象应在三个或三个以上，当厂家采用直销方式时，技术管理组应撰写情况说明，提交信息技术部总经理及技术总监审批。第十二条 信息技术部技术管理组应对询价过程进行详细记录，并将数据存档，以备审计。第四章 竞争性谈判第十三条 信息技术部单项采购在5-20万元的非常规硬件采购，可采用竞争性谈判的方式进行采购。第十四条 针对同一项目的竞争性谈判的对象应在两个或两个以上，当谈判对象不足两个时，技术管理组或相关项目负责人应撰写情况说明，提交信息技术部总经理及技术总监审批。第十五条 竞争性谈判的合作方，原则上应在信息技术部供应商库中产生。如遇特殊情况，需要选择供应商库之外的合作方，需要提交书面说明并经信息技术部总经理及技术总监审批。第十六条 信息技术部技术管理组应负责对记录竞争性谈判过程进行详细记录，并保存竞争性谈判过程中的原始文件，以备审计。第十七条 信息技术部技术管理组应在对每次谈判的会议过程进行记录，同时要求双方在谈判会议纪要上签字确认，并保存会议纪要，以备审计。第五章 招标第十八条 信息技术部单项采购在5-20万元的非常规硬件采购，可根据项目情况采用招标方式进行；单项采购在20万元以上的采购，应采用招标方式进行，如未以招标方式进行采购，应撰写相关说提交信息技术部总经理及技术总监审批。第十九条 招标过程应满足xx证券有限责任公司招标管理办法及信息技术部招标管理办法。第二十条 招标项目的供应商，原则上应在信息技术部供应商库中选择。如遇特殊情况，需要选择供应商库之外的合作方，需要提交书面说明并信息技术部总经理及技术总监审批。第二十一条 信息技术部技术管理组应对招标过程进行详细记录，并保存全部招标过程的原始文件，存档以备审计。第二十二条 信息技术部质量管理组可根据硬件设备的需求情况，以季度、年度为单位进行集中采购招标。第二十三条 信息技术部质量管理组可根据硬件设备的需求情况，以招标的方式确定起止时间确定的同类产品供应商。第六章 合同签订第二十四条 经公司审批、确认供应商后，供应商应在规定的时间内与xx证券有限责任公司签订书面合同，如因供应商原因未能在规定时间内签署合同，可根据询价、谈判或招标结果，在剩余供应商中择优确定合同对方。第二十五条 当采购的软件、服务涉及公司敏感信息，信息技术部技术管理组应根据采购内容与供应商签署保密协议。第二十六条 合同生效后，双方应遵照合同规定严格执行，如有纠纷的，先友好协商解决，如协商无效，按中华人民共和国合同法规定处理。第七章 罚则第二十七条 在采购过程中出现下列行为的，公司按有关规定进行处罚，并视情节严重给予处理；造成经济损失的，责成相关责任人予以赔偿；触犯法行业规定及公司管理办法的的，将依法移交公司处理。1. 将招标项目化整为零或者以其他方式规避招标的；2. 向他人泄露投标文件、标底及其他相关资料的；3. 与供应商互相串通，影响公司利益的；4. 向供应商索贿或收受供应商贿赂的；5. 损害公司利益或触犯法律的其他行为。第二十八条 供应商在提供产品及服务过程中，如出现以下行为，原则上2年内不允许其参加信息技术部的采购活动。1. 提供虚假信息的情况；2. 泄露我公司敏感信息的情况；3. 相互串通，影响我公司利益的情况；4. 向我公司员工行贿以谋取商业利益的行为；5. 损害我公司利益或触犯法律的其他行为。第八章 附则第二十九条 本管理办法由信息技术部制定并负责解释和修订。第三十条 本管理办法自发布之日起执行。