私募股权投资基金管理公司行政办公管理办法模版.docx

xx资本投资有限责任公司行政办公管理办法第一章 总则第一条 为加强公司行政办公管理，顺应公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，特制定本规定。第二条 本办法所指行政事务包括文书管理、档案管理、印信管理、办公系统管理、信息技术系统及权限。公司行政事务由公司综合管理岗统一负责。第二章 文书管理第三条 公司文书管理包括收文、发文管理。第四条 公司所有收发文需进行登记，收发文需按照档案管理相关规定归档保存，并及时进行核查。第五条 公司建立发文审批制度，公司内部公文签发，日常的业务、财务和行政等方面文件签发，以及对外上报公文的签发，需经公司分管高管审核，由公司执行董事终审。鉴于公司对外报送日常监管报表频率较高，为保证报送效率，该类报表经公司总经理审核、签字后对外报送。第六条 公司建立收文管理制度，收文后经公司分管高管发起，由公司执行董事终审后，批示相关人员办理或传阅。第三章 档案管理第七条 公司各岗位（除财务外）在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均需参照本制度规定；公司经营相关财务资料，由财务部自行管理。第八条 相关职责：（一）公司综合管理岗负责公司档案的管理工作，并对各岗位的档案保管工作进行督促和指导。（二）各岗位员工应按照公司规定，做好文件材料的收集、整理和交接工作。第九条 凡公司经营管理活动中形成和使用的，已办理完毕并具有考察价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入公司档案的接收范围。第十条 归档范围如下：（一）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。（二）公司对外的正式发文与有关机构来往的文书。（三）公司反映主要职能活动的报告、总结。（四）公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。（五）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（六）公司高层领导任免文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。（七）公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（八）公司日常经营活动中涉及的所有项目资料。（九）其他相关资料。第十一条 档案保管要求：（一）档案实行集中保管，综合管理岗接收档案要认真验收并办理交接手续，归档时归档人需填写档案交接清单；（二）员工借阅档案应履行借阅手续；（三）要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符；（四）档案管理规范（档案库房设置、保存环境、三防措施等）应严格按照母公司xx证券档案管理相关规定执行。第十二条 档案归档时间要求：（一）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档；（二）各岗位在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、项目资料、客户资料等须在本单业务合同、协议签订后3个工作日内交由综合部归档；或者在项目阶段性终结后，项目经理认为必要时，归档相关项目资料；（三）各岗位其他文件档案每半年接收1次，各部门于每年的1月和6月将档案资料统一交综合管理岗归档；（四）为保证公司其他必要人员及时了解项目信息，项目人员在收到项目材料后应第一时间报送综合管理岗，由综合管理岗临时归档保存（不需填写档案交接清单），并按照指示发送给其他必要人员。临时归档的业务人员应及时更新业务材料。第十三条 档案的借阅和利用：（一）档案查阅、复印、外调，必须严格执行报批手续；（二）档案查阅或外调，需填写档案查阅、借阅审批单，按程序批准后予以查阅或外调并如期归还。（三）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理岗和借阅者当面核对清楚。 （四）档案归还时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得残缺、随意折叠、拆散、剪裁，严禁对档案随意更改、涂写。 （五）凡公司领导开会形成的重要会议纪要、公司发展规划、合作意向、评估材料等，未经公司领导批准不得借阅。 （六）未经公司领导授权，任何部门或个人无权公开档案。第十四条 销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司领导审批后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。第四章 印信管理第十五条 公司财务章、法人人名印鉴由财务负责人管理，公司其余印信由公司指定专人负责管理，公司印信管理（除财务外）按本章执行。第十六条 印信种类：（一）公章：经公司工商主管机构登记的公司印章；（二）合同章：专用于签订各种协议、合同的印章；（三）介绍信：用于证明有关事项或人员系公司认可的书面凭证；（四）法人委托书：经公司法人签字确认或加盖公章的委托文件。第十七条 签章：（一）员工需在有关文件上签章时，由用印人通过OA系统提起申请，经总经理审核后，报执行总裁审批，通过后由印信管理员负责签章，印信管理员需在印信使用登记表进行登记。（二）用印人须在OA上完整填写用章信息，否则，印信管理员有权拒绝签章。（三）如协议、合同上已有公司执行董事签字，或发文已经公司执行董事签发，印信管理员可直接签章，但应在印信使用登记表中说明。（四）必要时重大合同、协议用章OA流程中须有律师出具审核意见。第十八条 介绍信：（一）员工领用介绍信的程序同签章。（二）介绍信按照编码顺序使用，不能跨号使用。（三）管理员不能开具空白介绍信。（四）介绍信的内容由开信人提供，由管理员负责抄信，不得由开信人自行填写。第十九条 法人委托书：公司员工需使用法人委托书，除履行签章程序外，必须经公司法定代表人签字确认。第二十条 如需将公司公章、合同章带出公司，携章人必须提出书面申请，并须经公司执行董事签字批准。取章时，在印信使用登记表上要注明携章去的地点；还章时，要将在外签章的内容按照签章程序，在印信登记表上顺序填写清楚，并写明还章时间及还章人。第二十一条 印信使用登记表为公司重要档案，需无限期保存，任何人不得以任何理由予以销毁。第二十二条 公司印章发生损坏，由印信管理员承担保管责任；公司印章丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜，如发生损坏，应于损坏后7天内办理完毕更换事宜。公司变换印章，由印信管理员负责办理。第二十三条 严禁未履行程序，加盖印章。第二十四条 投资合同、协议在签章前应由律师审核。第五章 办公系统管理第二十五条 公司办公系统包括OA、邮件、在线报销系统、人力资源系统、财务系统等。第二十六条 公司办公系统运营及维护由xx证券统一负责。第二十七条 公司员工应妥善保管办公系统账户、密码；保证通过系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，按照相关的流程规定填写，并对所发布的内容负责。第二十八条 公司应制定行政办公安全系统方案，经公司分管高管审核，由公司执行董事终审。第六章 信息技术系统及权限管理第二十九条 公司制定信息技术系统及其权限逐级审批制度：（一）IT信息系统中长期发展规划、预算外的系统改造及更新系统开发的需求由公司综合管理岗发起，经公司分管高管、公司执行董事审核，由xx证券总裁办公会终审。（二）预算内的系统改造及更新系统开发的需求由公司综合管理岗发起，经公司分管高管审核，由公司执行董事终审。第三十条 公司信息技术系统及权限管理其他未尽事项，参照xx证券相关制度执行。第七章 附则第三十一条 本办法自公司审议通过之日起生效。第三十二条 本办法由公司解释和修订。第4页 共4页