私募基金管理人档案管理制度.docx

（公司名称）（公司名称）档案管理制度第一章 总则第一条 为加强本公司档案管理工作, 根据中华人民共和国证券投资基金法、私募投资基金监督管理暂行办法、私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。第二条 档案是公司及各部门在各项工作中形成,具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。 第二章 归档范围第三条 公司档案分为以下几种:（一） 公司级证件 （二） 法人治理结构 （三） 公司文书档案（四） 基金交易及基金清算（五） 投资人信息（六） 投资者适当性文件（七） 合规风控档案（八） 行政物业文档（九） 信息系统（十） 合同类（十一） 会计档案 （十二） 人事档案（十三） 声像档案 第三章 档案管理的组织和分工第四条 财务部是负责公司档案管理工作的部门,职责是: （一） 负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料；（二） 督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确归档,检查其落实情况；（三） 办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作；（四） 公司应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于20年；（五） 应定期进行档案的鉴定，对已超过保管期限的档案,提出存毁意见；（六） 各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按规定时间及时向档案室秱交归档；（七） 公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管；（八） 合规档案由合规部门指定专人保管。对机密材料采用密封归档方式；（九） 基金交易及基金清算的资料属机密档案,由基金部指派专人进行管理；（十） 自行保管档案的部门应建立科学管理制度,便于档案利用。 第四章 归档方法第五条 文书档案的分类可采用多种方式,可根据实际情况灵活掌握:（一） 按文件的不同性质分类(会议文件、外来文件、外发文件、公司内部文件); （二） 采用保管期限分类,即同一保管期限、同年度的文件材料集中排列在一起; （三） 同一部门的文件材料集中排列在一起,按件装件、管理; （四） 业务档案按事件分类,同一事件相关的文件资料集中管理; （五） 会计档案应区分年度,按报表、帐簿凭证分别整理立卷; （六） 音像档案采用年度或事件分类法进行整理。 第六条 档案管理人应对档案进行严格分类, 核对,履行交接手续。 第五章 保管和查阅第七条 负责集中保管档案的部门应明确专人进行管理,与柜存放,定期检查,防止损坏和丢失。第八条 发现因信息载体而影响档案寿命时,要及时抢救复制。第九条 严格档案调阅的管理（一） 本公司人员因工作需要,履行规定的审批手续后,可以调阅档案资料。 （二） 查阅档案时,应办理有关登记手续,在指定地点查阅。（三） 查阅电子版档案,按相关手续由档案管理员协助查阅。第六章 附则第十条 本制度由风控合规部门负责制定、修订与解释。第十一条 本制度自下发之日起施行。 4 / 4