会议团队操作规程模板.doc

名称：会议团体操作规程编号：HZF068：XXXX公布部门：房务部编制：XXX生效日期：XXXX年1月9日审核：XXXXXXX年8月第2 次修订 / 第 1 版同意：XXX页码：共 2 页1 目标为会议团体客人提供优质电话服务。2 范围本规程适适用于前厅总机。3 职责3.1 立即了解团体食宿表上对总机要求3.2 团体房间电话等级设置3.3 向总台了解团体叫醒要求并提供叫醒4 程序要求4.1团体抵达前工作4.1.1 话务员应参考营销部发放团体食宿表了解以下信息，并做好统计4.1.1.1房间线路等级4.1.1.2会务组房号，并登记在白板上4.1.2 更改房间电话线路等级4.1.2.1按要求更改电话线路等级，并在分机线路等级更改统计本上注明线路等级、通知人姓名。4.1.2.2已分好会议房，但前任客人还未离店房间，线路暂不更改，等客人离店后再改。4.2 团体入住期间工作4.2.1 房间电话线路等级查对4.2.1.1各班话务员下班前查对全部房间号码、及线路等级，已离店房线路应立即改至市话状态。4.2.1.2对未按标准设置电话线路房间，应检验是否己注明通知人姓名。4.2.1.3如有房间需打长话，话务员应提议客人去商务中心拨打或去总台付押金，收到总台通知后方可开通线路，并在团体名单旁注明线路等级、通知人姓名。4.2.2 提供叫醒服务4.2.2.1话务员经过电脑查询团体名单，并逐一查对房号和叫醒时间。4.2.2.2话务员按要求把房号、时间一对应输入电脑并查对结果4.2.3 话务员关闭临时会议分机线路4.3 团体离店后工作4.3.l 话务员更改全部房间线路等级至市话状态。5统计线路等级更改统计本