银行金融市场部档案管理暂行办法.docx

银行金融市场部档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强金融市场部档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，促进档案管理的规范化，根据xx银行股份有限公司档案管理暂行办法，制定本办法。 第二条本办法所指的档案是金融市场部在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体档案材料的总称，是金融市场部各项工作活动的真实记录和原始凭证，是考查金融市场部工作，研究金融市场部历史的重要依据。第三条本办法所规定的档案包括：合同、协议、证书、交易日志、会计核算数据及其他有保存价值的档案。第二章 档案工作管理体制第四条 金融市场部档案管理工作实行按类型分类、按类别编号的原则，并接受总行的监督和指导。第五条 目前按类型分类，金融市场部存档档案主要分为以下三类：（一）管理类：该类档案包括但不限于总行对金融市场部管理人员及业务人员的授权资料、对各项业务的限额管理资料，以及金融市场部制定的各项业务管理办法、流程等。（二）业务类：该类档案包括但不限于金融市场部开展各项业务所签署的主协议、承销团协议以及业务合同、协议，与业务合作方通过交易系统产生的电子单据等。（三）核算、统计类：该类档案包括但不限于金融市场部对债券交易、资金业务等数据的统计、分析文档，以及对行内、行外报送的各种报表、报告等。第六条 目前按储存方式分类，金融市场部存档档案主要分为以下两类：（一）电子文档类：该类档案包括但不限于交易系统产生的各种合同、协议，以及在会计核算、数据统计时形成的电子文档等。由交易系统产生的业务电子文档以系统保存期限为准，业务人员统计、分析形成的电子文档保存期限不低于5年。（二）文本文档类：该类档案包括但不限于我部门管理类档案和对外签署的各项文本类合同、协议，以及其他的文本文档等。文本文档保存期限不低于5年。第七条金融市场部档案管理员由中台业务人员担任。更换档案管理员时需对该档案管理员管理期内归档档案进行核对整理，并在交接登记簿上做好交接登记。第三章 档案管理第八条金融市场部配置有专用档案柜，档案柜配置两把钥匙，由档案管理员和部门副总经理各自保管一把。第九条部门总经理对档案进行定期或不定期的检查，发现问题要及时解决，以确保档案安全。第十条档案管理员应积极开展档案的提供利用和编研工作，根据工作需要，编制必要的检索工具，编写档案资料，力求做到查找方便，调卷迅速准确，为业务工作、历史研究提供服务。第四章 档案工作第十一条 应当立卷归档的材料由业务人员收集，经过整理、立卷后，定期交金融市场部档案管理员集中管理，档案管理员在收到业务人员交存的档案时需在档案管理登记簿上登记，并由该业务人员复核签字。任何个人都不得据为己有或者拒绝归档。（一）业务类档案由业务人员按日整理，需要盖章的档案需经部门总经理签字审批并在印章使用登记簿上登记后，交档案管理员存档。存档的文档如有电子文本，需将电子文本同时交档案管理员和部门副总经理。（二）核算、统计类档案由业务人员按月整理，定稿需存档的文档资料交档案管理员存档，同时将电子文本交档案管理员和部门副总经理。需要盖章的档案需经部门总经理签字审批并在印章使用登记簿上登记。（三）管理类档案由业务人员按年整理，定稿需存档的文档资料交档案管理员存档，有电子文本的将电子文本交档案管理员和部门副总经理。需要盖章的档案需经部门总经理签字审批并在印章使用登记簿上登记。第十二条档案管理员应对当年档案进行审核、分类和必要的加工整理，按照档案整理要求，完成收集、鉴定、排列、装盒、编目和上交。第十三条凡需归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，以便于保管和利用。第十四条 上年度已办理完毕的档案材料务必于当年第一季度以前收集、整理、归档结束。跨年度材料要在业务结束后2个月内整理归档完毕。第五章 档案移交和销毁第十五条 凡需综合档案室保存的档案，应主动及时进行档案移交。第十六条 交接时，交接双方应根据移交档案目录进行清点核对，无误后方可履行交接手续。第十七条 任何个人不得擅自销毁档案。第十八条 超过保管期限的档案，应由部门组织鉴定小组进行鉴定。经鉴定，仍具有保存价值的，由相关业务人员整理加工后进行插卷、补卷处理；失去保存价值的，由相关业务人员登记造册，报请销毁。第十九条档案销毁时，需部门领导批准后方可销毁。第二十条 销毁档案时，应由两人以上负责监销，严格执行销毁手续，严防档案遗失和泄密。第六章 档案借阅第二十一条档案借阅时，应按照档案保密和借阅管理方面的规定，严格掌握借阅范围和履行借阅手续，保证档案的完整、安全。第二十二条 借阅档案需得到金融市场部总经理的批准，未经批准，档案管理人员有权拒绝借阅。第二十三条 未经批准，借阅的档案不得复制、抄录、摄录和传播。第二十四条 档案资料无特殊情况不得外借，确需外借的需经部门领导批准，并在档案借阅登记簿上登记后方可借阅，借出的档案资料应在7日内归还本部门，到期仍需借阅的，应重新办理借阅手续。第二十五条 借阅者要爱护档案，严禁损坏，严禁在案卷上涂改、勾画、批注、拆卷、抽页。归还时，档案管理员检查合格后方能办理归还手续。第七章 附 则第二十六条本办法由金融市场部负责解释和修订。第二十七条本办法自印发之日起实行。