房地产(国际)差旅管理制度模版.docx

(国际)差旅管理制度(试行)一、目的 为了规范因公海外出差审批流程，明确差旅交通、住宿、伙食、海外津贴等标准，完善集团费用管理制度，加强成本管理意识，合理控制差旅费用支出，特制定本制度。 二、差旅定义 本制度所指差旅是指员工因工作需要，到常驻地办公场所以外地区办理业务。派往外地常驻员工不属于差旅范畴。 三、适用范围 （一）集团员工因公到常驻办公所在地以外国家（不含港澳台）出差的，适用本制度。 集团地产各区域、酒店、物业、建筑及其他子公司，可根据行业自身业务特点和管理要求，在本制度标准范畴内，制定自身行业相关标准和实施细则。 （二）海外员工因公到工作所在地国家出差，不适用本制度。该类出差制度由海外各区域根据当地消费水平，参考本制度，由区域办公室制定，人力资源部及财务资金部会签，报区域总裁审批,呈海外事业部和集团总裁终审。 四、差旅费范围 差旅费是指因公出差而发生的各项费用，主要包括： （一）长途交通费：搭乘汽车、火车、飞机、船舶等交通工具而发生的跨国及跨城市长途交通费用。 （二）市内交通费：指在海外某个城市内（含市郊）通勤交通发生的费用。 （三）住宿费：出差期间超10天的，应优先入住员工宿舍，在宿舍不能满足的情况下方可入住酒店。 （四）伙食费：出差人员在伙食费标准限额内据实报销。 （五）海外津贴：因公出差人员按日给予海外津贴。出差前需在人力资源部备案方可申请。 （六）业务招待费（需附接待明细）。 （七）小费：因公出差在酒店的行李搬运、业务招待用餐、出租而产生的小费可以进行报销，最高可报销实际产生额的20%，各国小费收取情况详见附表4：世界各国小费付费指引。 若无发票/收据说明小费产生情况，须对小费类别、产生日期、额度、产生原因另附说明。 （八）通讯费。出差期间购买当地电话卡发生的通讯费用，标准限额内据实报销。 （九）出差过程中发生的其他合理费用。 五、岗位及国家类别 （一）岗位类别 根据集团岗位分类，将出差人员分为A、B、C、D四类,具体如下（二）国家类别 根据国家消费水平差异，将国家类别分为四类，具体如下： 国家分类原则：1、发展中国家默认放入第四类，若需要列入第三类，由财务资金中心和人力资源管理中心会审，报总裁批准；2、发达国家分类由财务资金中心和人力资源管理中心会审，报总裁批准。 六、差旅及补贴标准 （一）交通标准 1、国际、省际、市际交通标准 为节约成本，员工出差乘坐的国际航班原则上需要于出发前7天预定。 若B、C、D类员工因个人原因选择乘坐高于标准的客舱/座位的，由此产生的差价由员工个人承担（差价包括票面价格、税、附加费及保险费）；若B、C、D类员工因业务需要或当日交通工具已无相应等级客舱/座位客票的，经部门负责人审批同意后，可乘坐其他客舱/座位。 若因集团需要退票的，退票手续费由集团承担；若因第三方原因导致退票的，由员工与第三方协商，由第三方承担相应费用；若因员工个人原因退票的，由员工个人承担相应费用。 2、 国外市内交通标准 市内交通费用标准包括搭乘公交、出租、地铁、火车等市内交通工具产生的费用（机场至市区交通费实报实销，不包含在本标准内），限额如下： 1、员工应本着成本节约与效率相结合原则，尽量选择公共交通工具。若应公务需要租用当地车辆的，不得报销市内交通费。车辆租金标准由海外事业部制订，并报集团财务资金中心和人力资源管理中心备案。车辆租赁产生的相关费用在限额内据实报销。 2、若特殊情况，导致实际市内交通费超限额的，应写明原因，经部门负责人批准同意后方可报销。 （二）住宿标准 1、C、D类同性别人员一同出差，应选择入住双人标准间。岗位类别不同的，按岗位类别较高住宿标准限额报销。 2、出差地有集团酒店的，应优先选择入住集团酒店。若集团酒店客房不能满足或出差地离公司酒店距离过远（15公里或车程30分钟以上），可视时间、工作效率等具体情况，经部门负责人同意后方可选择入住集团外酒店，报销时需注明原因。入住公司酒店采取内部签单结算，结算价不受住宿限额标准影响。 3、住宿天数按出差日期计算,算头不算尾。期间有入住集团酒店的，应扣除入住集团酒店天数。出差国家住宿标准不同的，应分开列明住宿天数。 （三）海外津贴标准 参照xx集团外派中方员工薪酬福利管理制度执行。 由出差人员部门统计(附表5)，部门负责人审核确认，交工资发放所在公司人力资源部，按月与工资薪金合并发放。 （四）伙食标准 1、B、C、D类员工伙食费报销限额按出差天数*每日伙食费标准计算限额，不足一天，按误餐数量*每日伙食标准/3 计算限额。出差人员每报销一笔业务招待费，误餐数量相应减少。限额内据实报销。 2、出差期间在集团食堂或在集团酒店内部签单用餐的，不得报销伙食费。B、C、D类员工在集团酒店内部签单消费标准不得超过伙食费标准。 3、参加会议、培训的，凭会议通知及收费票据报销，会议、培训费用中已包含住宿费、交通费、伙食费等费用的，不得再报销上述费用。 （五）通讯费标准 1、员工应了解当地通讯资费标准，本着节约的原则，购买当地电话卡。 2、在限额范围内实报实销，限额=标准*出差天数/30。不同类型国家出差的，限额分开计算。 七、差旅费报销 （一）报销单填制 差旅费报销统一填制“员工费用报销单(附表2)”（使用BPM报销系统的，按系统格式填制），同时填制“差旅费用明细表”(附表3 )，工整的粘附好相关票据和证明材料移交财务资金部审核。 （二）汇率：差旅费使用现金支付的，不能提供外币兑换汇率证明的，以报销单填制当日银行中间汇率为依据折算成本位币；若能提供外币兑换汇率证明的，以外汇兑换汇率证明汇率为依据折算成本位币。差旅费使用银行刷卡支付的，不能提供银行卡流水的，以报销单填制当日银行中间汇率为依据折算成本位币；能提供银行卡流水的，按流水实际金额。 如：员工差旅期间共消费2,500美元，其中：现金支付1,000美元，提供兑换汇率为6.1；刷卡支付1,000美元，银行流水显示金额为6,090元；其他500美元无法提供银行流水，也无法提供外币兑换汇率证明，填制报销单当日银行中间汇率为6.08。实际报销金额为1,000*6.1+6,090+500*6.08=15,215元。 （三）报销时限 为保障员工利益，集团能够及时获取差旅费用情况，出差人员应于返程后7个工作日之内申请差旅费用报销，并于30天内将终审的“员工费用报销单”移交财务资金部，财务资金部于收到审核无误的报销单据后，10天之内将差旅费用支付给出差人员。 （四）审批流程 按照各公司费用审批流程审批。出差人员应严格按照集团差旅标准控制差旅费用，超标准的差旅费用由出差人员自行承担。超集团差旅费标准标的，差旅费由集团总裁终审。 部门负责人对差旅费真实性、合理性负责。财务资金部负责审核发票真伪、发票合规性、是否超限额报销等。审核过程中对差旅费存在疑虑的，有权要求差旅人员提供相关证明材料，差旅人员拒绝提供，或提供资料无法消除疑虑的，有权不予报销。 （五）多部门差旅 多部门出差共同发生的费用，可由主导部门统一进行报销，各部门费用需经对应部门会签作为分摊依据；同部门多人出差，由一人统一进行费用报销，并经相关人员证明人会签。 （六）差旅费预算 差旅人员需在出发前填制附表1：出差申请表，申请差旅费用预算，经部门负责人审批同意后方可出差。若实际报销费用超过预算费用10%的，需写明原因，经部门负责人批准同意后方可报销。 八、生效日期 （一）本制度由集团人力资源管理中心与财务资金中心联合制订、解释和监督执行。集团各公司、部门差旅标准与本制度冲突的，以本制度为准。 （二）本制度自2014年9月1日起生效实施。 九、附件： 附件一:国际差旅费报销附表 附件二: xx集团外派中方员工薪酬福利管理制度