高速公路有限公司合同管理管理实施办法.docx

高速公路有限公司合同管理管理实施办法第一章 总 则第一条 为进一步加强x高速公路有限公司（以下简称“公司”）合同管理工作，防范市场风险与法律风险，规范项目建设合同履约行为，保证合同依法、有效执行，根据中华人民共和国民法通则、合同法、公司法、招标投标法、工程建设项目招标范围和规模标准规定、标准施工招标文件、公路工程标准施工招标文件、公路工程施工监理招标文件范本、x壮族自治区公路、水运工程合同行业监督管理办法等有关法律、法规，结合xx投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）和x高速公路投资有限公司（以下简称“高投公司”）下发的xx投资集团有限公司关于明确x高速公路投资有限公司法律事务管理权限的通知（xx发2012199号）、xx投资集团有限公司关于进一步做好合同管理和防范法律风险各项工作的紧急通知（xx发2012347号）、关于印发建设项目合同核准管理办法的通知（xx高投法2012280号）和关于印发x高速公路投资有限公司合同审查管理办法的通知（xx高投法2012300号）等相关文件规定，对原合同管理办法进行了修订。第二条 本管理办法适用于公司对外签订的所有合同。第三条 订立合同应遵循公平、平等、自愿的原则，遵守法律、法规，尊重社会公德，诚实守信，不得扰乱社会经济秩序、损害社会公众利益及高投公司合法权益。第四条 合同管理采取依法管理与注重经济效益相结合的原则。第五条 公司各部门的职责公司合同计划部是合同管理部门，负有以下责任：一、负责修订和完善公司合同管理制度。二、对合同的有效性、合法性、规范性进行审核。三、组织公司重大合同签订前的尽职调查。四、负责制订公司自用合同的格式文本。五、经办须公开招标、询价等工程招标项目合同。六、负责解答合同签订、履行等方面法律问题。七、会同公司相关部门进行风险评估管理。八、会同公司相关部门对重大、重要合同事项进行合同立项、合同评审并出具审查意见。九、参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案。十、负责公司合同、法律文书及资料的档案备案管理。十一、负责公司领导交办的其它事情。公司财务部是合同的财务审核机构，负责从财务管理的角度对合同所涉及经济活动的合法性、规范性进行审核。公司综合部是合同的监督机构，按照法律、法规和集团公司的规定，对重大合同的谈判、签订、履行、变更、解除等事项进行监督管理；对合同订立、履行中可能出现的纪检监察方面的风险提出建议。公司各部门负责人负责本部门的合同管理工作。第二章 合同的立项第六条 以公司名义签订的合同，应按本办法履行合同立项审批手续。第七条 合同立项应当包括以下内容：拟办事项、用途、预期目标、期限、预计发生金额、定价方法、结算方法、相对方资信调查情况、承包人范围等内容。第八条 合同立项应提交的材料（以下项目中，至少具备其中一项，合同方能进入评审程序）。一、合同立项审批表。二、有关审批文件。三、公司领导会议决议。四、评标报告（经由招标、询价等竞争方式确定的合同必附此表）。五、签报。六、请示。七、项目投资申报审批表（投资项目必附此表）。八、其它与立项审批有关的文字材料。第九条 对30万元以下（人民币，下同）的合同可以将合同立项、评审同步进行，只需填写合同立项评审表（详见附件1）。第十条 拟签订的标的金额在200万元以下的所有合同，由公司按规定自行立项、评审及签订。拟签订的标的金额在200万元以上（含200万元）的所有合同（征地拆迁合同除外），都必须先经公司内部评审后再按规定报高投公司、集团公司评审、核准同意后才能签订。第三章 合同签订前的准备工作第十一条 合同签订前应审查对方当事人主体资格，了解其履约能力及资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。一、主体资格审查包括：（一）针对对方当事人的资格审查，应调查清楚其名称、地址、法定代表人姓名、国籍及地位、性质、公司或者组织是否合法存续、公司或组织注册登记地等。（二）对法人应审查其营业执照原件或副本，并留存其复印件。（三）对非法人经济组织应审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格，并应留存其复印件。（四）对自然人应核对其居民身份证或护照，并留存复印件。二、履约能力及资信状况审查包括：（一）对方当事人的基本情况：1.成立时间2.经营范围、业务与变更3.注册资本与变更4.企业性质、企业名称及商标5.股东构成。（二）对方当事人的经营情况：1.资金实力2.营运能力3.盈利与获现能力4.履约情况5.发展前景。（三）对方当事人的企业资信等级：如银行的资信等级或其它部门的信用评级情况等。三、代理人资格审查包括：（一）代理人职务资格证明及个人身份证明原件，并应留存其复印件。（二）被代理人的身份证明及法定代表人签发的授权委托书，并应留存授权委托书原件和身份证明原件及复印件。（三）代理行为是否无代理权限或超越代理权限。经办人应在所有复印件上签字，并注明“本件与原件一致”。（四）拟签定的合同内容应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应提供相应的许可文件；涉及资质要求的，应提供相应的资质证书。合同评审、合同核准时应将上述调查情况形成书面意见并作为附件一并报送。第十二条 合同签订前应就合同的主要内容和对方磋商谈判，达成初步一致意见。磋商和会谈均应制作书面记录并存档，双方在磋商阶段的往来文件均应存档，电子文件应适当保留。第十三条 重大合同签订前应进行尽职调查，必要时应聘请社会中介机构进行尽职调查。第四章 合同价款的定价原则第十四条 根据工程建设项目招标范围和规模标准规定，以下工程项目必须公开招标：一、施工单项合同估价在200万元以上。二、重要设备、材料、等货物的采购，单项合同估价在100万元以上。三、勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估价在50万元以上。四、单上合同估价低于以上规定，但项目总投资在3000万元以上的。第十五条 除公司项目建设合同的定价按照集团公司招标投标管理办法等有关规定执行外，公司所有合同根据总标的大小，应分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行定价。一、总标的达50万元以上（含50万元）的合同应当按照规定采用公开招标方式确定合同标的价格。二、总标的达30万元以上50万元以下的合同，应尽量采用公开招标方式确定合同标的价格，公开招标有困难的，经批准可以采用邀请招标方式。三、总标的在30万元以下（含30万元）的合同, 应尽量采用邀请招标方式确定合同标的价格，邀请招标有困难的，经批准可以采用竞争性谈判或者询价方式，但有效参加竞争性谈判或者询价的单位应当不少于家。四、特殊情况呈文请示上级公司批复后实施。第五章 合同评审第十六条 合同评审程序和要求：一、 由负责该项工作的经办部门与合约单位就合约事项草拟合同初稿，收集其余相关合同评审资料。二、经办部门组织各相关部门，就合同内容进行讨论，提供合同评审资料。三、 合同评审程序为：立项部门合同计划部质量安全部工程管理部协调部财务部综合部分管领导公司领导（合同签订包括立项、定价、评审程序、签订详见附件2合同签订流程图）。各相关部门应就需要评审的合同明确提出是否同意签订的意见。对于需要修订后再签订的合同，应提出具体的修订意见，完成修订后按要求填写合同评审表（详见附件3）。四、按流程完成评审程序后，由立项部门会同合同计划部负责完善合同签署工作。第十七条 金额在200万元以上的合同评审程序先按公司合同评审流程办理后按高投公司、集团公司合同管理办法要求填写合同审批表（详见附件4、5）上报高投公司、集团公司评审。第十八条 为保证合同的评审质量及时效性性，公司合同审核时限规定如下：一、已有格式化的合同：各部门审查一般合同的时限各为1天。二、其他没有格式化的重要合同：各为2天。三、特殊紧急的合同：由经办部门与其他部门提前进行沟通，组织会议进行会审。四、合同需要修改完善的，所需时限不计算在内。第十九条 合同评审需要提交的材料：一、合同评审表。二、合同立项申报审批表或第八条规定的其它合同立项材料。三、打印好的合同书。四、定价记录或者合同谈判纪要。五、第十一条规定的相关材料，对重大合同必要时应提供尽职调查报告及相关材料。六、可行性研究报告（投资性项目或其他必须提交可行性研究报告的项目适用）。七、公司领导认为需要提交的其他材料。以上材料须按顺序装订，一并提交。第六章 合同签订第二十条 合同必须采用书面形式订立，严禁采用其他形式签订合同。所有合同均应约定以加盖公章或者合同专用章并经有签署权的人签署为成立要件。合同必须加盖骑缝章，骑缝章应覆盖所有页面。第二十一条 对方的签署人一般也应为其法定代表人。对方当事人委托第三人订立合同的，该第三人应出具合同当事人的授权委托书、身份证明和受托人的身份证明。授权委托书应留存其原件并归档。第二十二条 禁止对同一内容、同一事由的项目进行拆分或肢解后分别签订合同。第二十三条 签订合同时，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。第二十四条 综合部为公司公章、公司合同专用章的管理机构，需在取得公司领导审批或签字后才能在合同上盖章。第二十五条 合同的主要内容应包括：一、施工合同的主要内容有：合同名称、地点、工程范围；承包方式、工程造价；工期；工程质量标准和验收方式、技术资料交付时间、材料和设备供应责任；质量保修范围和保修期；当事人各方的权利和义务；工程款结算及付款方式；合同的变更、解除，保密条款，违约责任及争议解决办法等。二、设计合同的主要内容有：设计项目名称、内容及标准；双方提交的相关资料及文件的内容和提交时间；设计质量要求（标注相关设计规范文号）；设计费及支付方法；合同的变更、解除，保密条款，当事人各方的权利和义务；违约责任及纠纷解决办法等。三、监理、试验检测合同的内容有：监理的工程的概况描述；合同中的有关词语定义的规定；监理投标书和中标通知书；合同标准条件和专用条件；合同的变更、解除，保密条款，当事人各方的权利和义务；违约责任及纠纷解决办法等；合同起始日期等。四、其他合同内容根据中华人民共和国合同法和相关法律、法规及具体情况制订。 第二十六条 合同除应具备合同法规定的一般条款外，还应特别约定合同签订地为公司所在地。第二十七条 监理单位、中心试验室签订与本工程有关的工程类合同，报公司合同计划部备案。施工单位签订的劳务合同、材料供应合同应报公司及总监办备案。第七章 合同文本的管理第二十八条 合同分发：合同签署生效后由合同计划部按正、副本数量分别交合同双方并办理签收手续，在公司应由合同计划部、财务部各存正本壹份，涉及的有关部门分发副本壹份，资料室存档副本壹份，合同分发、借阅情况应有登记备案跟踪合同去向。第二十九条 合同归档：合同计划部负责全部已签署合同文本的档案建立、登记和管理，指定专人负责数据的日常更新和维护、建立健全合同管理台帐等。分发给各部门的合同由各部门根据有关文档管理规定进行归档。第三十条 根据合同的不同种类（合同的分类规定详见附件6），建立合同的分类台帐和总台帐。台帐的主要内容包括：序号、合同号、经办人、主办部门、签约日期、合同标的金额、对方单位、履行情况、变更情况及备注等。第三十一条 合同履行完毕后，经办部门应就该合同的履行情况写出书面总结，报公司领导审阅后，由合同管理部门存档。第三十二条 合同文本的签署实行合同专用章制度，合同专用章由公司统一刻制、编号、颁发，合同专用章印模应送登记注册的工商行政管理部门备案。第三十三条 公司每月5日前须向集团公司法律事务部报送本单位上一月度的合同情况统计表（详见附件7）。每年按规定报送有关合同管理执行情况。第八章 合同的履行与检查第三十四条 合同的交底合同签订后，合同计划部牵头组织相关部门进行就工程合同签订的过程、合同主要条款、合同履行中相关部门需引起注意的事项等进行交底；合同交底结束，各部门通过合同交底了解合同内容，在合同实施过程中认真履行各自的管理职责。第三十五条 合同履约的检查公司合同计划部及公司有关部门每季度应对各从业单位的合同履行情况进行检查，并填写合同履约检查记录（合同履约检查记录表详见附表8）。第三十六条 合同的管理合同计划部作为合同管理部门，确保不损害公司利益和信誉，应加强对合同履行过程中的跟踪、管理。一、履行过程中一旦发生不可抗力、意外事件或因第三人行为而影响合同的正常履行时，合同计划部应立即通知对方当事人，并查明原因、及时处理，做好相关证据的收集工作，发生纠纷的，按规定要求上报。 二、对合同纠纷的解决经协商达成一致意见的，应报公司领导批准后签订书面协议，由当事人代表签字并加盖双方公章或合同专用章。该书面协议是原合同的组成部分，应与原合同一并归档。三、已经签署的解决合同纠纷的协议书以及有关主管机关或审判机关、仲裁机关出具的法律文书正式生效后，合同计划部指派专人负责该文书的跟踪执行。执行终结后将执行文书及时归档。四、对履行过程中发现对方当事人有违约行为的，相关部门应立即查明情况，认真、妥善收集和保存证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔要求。五、履行合同过程中，经办人员若发现对方当事人有下列情况之一的，应及时报告本部门领导，并书面报告合同计划部，相关业务部门应会同合同计划部将基本情况和处理建议一并上报公司领导，以决定合同的后续履行：（一）经营状况严重恶化。（二）转移财产，抽逃资金。（三）丧失商业信誉。（四）发生重大诉讼或仲裁。（五）受到严重的行政处罚。（六）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。六、对特殊情况下的合同中止，应及时办理中止手续，收集因中止合同给公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。合同中止后恢复履行时，应按程序办理相关手续。合同的中止与恢复均须经合同审批部门或公司领导批准。七、合同进度款的支付、完（竣）工结算办法应按公司计量软件计量支付表格或财务部门有关规定办理支付手续。八、履行部门应对合同履行中双方往来的所有文件，建立台账，由专人负责保管。九、合同标的物交付完毕或工程竣工验收，但未经审计、竣工决算及公司负责人同意，不得全额支付合同价款及办理结算手续。合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。没有合同约定或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第九章 合同的变更、解除及纠纷处理第三十七条 在合同履行过程中，需要签订补充协议或者变更、解除合同，经办部门应在法定时限内，会同合同计划部门提出解决意见，报公司领导批准后，以书面形式通知对方当事人。第三十八条 变更、解除合同，必须采用书面形式，禁止采用口头和一般信件及数据电文等形式（合同另有约定除外）。第三十九条 变更、解除合同的协议在未达成一致意见或未经批准之前，原合同仍然有效，仍应继续履行，特殊情况除外。第四十条 确定变更、解除的合同，经办部门应做好变更、解除记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，妥善保存变更文件。第四十一条 工程建设施工合同的变更管理按公司工程变更管理办法执行。第四十二条 处理纠纷的方式一旦出现合同纠纷，合同经办部门应立即采取有效措施进行处理，具体可以谈判、协商、仲裁、诉讼等方式进行，但应当选择迅速有效方式，尽最大努力将公司损失降低到最小程度。在处理合同纠纷的同时，合同经办部门应主动向合同计划部进行书面通报，内容应包括合同执行过程简介、纠纷原因分析及相应对策。第十章 责任与奖惩第四十三条 公司的全体职员应严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。第四十四条 对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担相应责任：一、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；二、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；第四十五条 对损害公司利益的下列行为，公司除给予有关人员纪律等处分之外，要求其按照法律规定承担所造成的直接损失：（一）因工作过失致使公司被诈骗；经济受到严重损失。（二）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，使公司经济受到严重损失。第四十六条 公司职员在签订、履行合同过程中触犯法律，构成犯罪的，应依法移交司法机关处理。第四十七条 公司职工均有权检举、揭发违反本管理制度、损害公司利益的行为。对于检举、揭发的职工，公司进行保密保护。对于检举、揭发属实的，公司给予该职工一定物质奖励。第四十八条 对于认真执行本管理制度并为公司带来经济利益的有关部门和人员，公司予以公开表彰或给予一定物质奖励。 第四十九条 对于在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失，以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，公司给予一定物质奖励。第十一章 附 则第五十条 本制度与国家和上级有关部门新出台的法律、法规不一致时，以国家和上级有关部门新出台的法律、法规为准，公司将尽快做出相应修订。第五十一条 本制度由公司负责解释。第五十二条 本制度自发布之日起施行。附件：1. x高速公路有限公司合同立项审批表2. x高速公路有限公司合同签订流程图3. x高速公路有限公司合同审批表4. x高速公路投资有限公司监管项目合同核准表5. xx投资集团有限公司直属单位合同核准表6. x高速公路有限公司合同分类表7. x高速公路有限公司合同统计表8. x高速公路有限公司合同履约检查记录表附件1相关部门审核有关部门拟定的合同部门负责人评审合同计划部评审执行及备案同意总经理签字同意分管领导评审同意合同部门负责人同意广西桂东高速公路有限公司施工合同评审流程流程图桂东公司各部门拟定的合同不同意不同意不同意不同意合同计划部和相关部门桂东公司各部门合同计划部1、根据合同范本相应拟稿。2、拟稿人按流程启动评审。1、合同评审要有针对性意见。2、对领导提出来的审核意见，采购部门应作详细修改。1、合同评审应提出针对性意见。2、对领导提出来的审核意见，应作详细修改上报。签订合同后及时备案工作要求同意(小合同)责任部门潜在合同纠纷广西桂东高速公路有限公司施工合同纠纷处理工作流程责任部门流程图工作要求调解报高投公司协助执行和解合同中是否有约定有约定按约定解决纠纷报集团公司执行有约定按照合同变更流程报批达成意向无法执行或不执行无法执行或不执行了解合同及案情无法达成意向无约定仲裁或诉讼无法执行或不执行执行达成意向合同计划部工程部工程部合同计划部1、从业单位出现潜在经济纠纷应积极对待，以公平公正原则在项目内自行解决潜在纠纷。2、因客观原因确实无法以自身力量解决，可申请公司协助解决。应尽量协助解决潜在经济纠纷应尽量协助解决从业单位潜在的经济纠纷承包人合同费用索赔提出监理单位提出审查意见后报相应部门合同计划部按权限进行合同评审合同j计划部备案及执行广西桂东高速公路有限公司施工合同费用（工期）索赔流程责任部门流程图工作要求桂东公司各职责部门同意报高投公司有关部门与对方协商拟索赔协议书签订协议书同意同意通过同意不同意工程部1、费用索赔的申请和评审应及时。2、费用索赔评审按合同评审规定处理。3、各级权限内合同费用索赔，相关部门派人参加协助。分管领导或总经理公司分管领导同意合同计划部合同计划部合同计划部合同执行部门合同计划部和执行部门不同意不符合不符合附件2x高速公路有限公司合同分类及编号A类合同：工程土建类合同A01：指高速公路线路范围内包含的路基、路面、桥涵、交叉等工程的合同；A02：指与环境保护有关的合同，包括绿化、隔音墙、污水处理等；A03：包括(1)、应地方要求而修建的连接线、便道、便桥、排水沟等工程；（2）其他有关建安的工程；A04：包括波形护栏、隔离栅、公路标线、各类标志牌等安全设施；A05：包括收费站、管理中心、服务区等的房建工程；A06：包括收费站、通讯系统、监控系统、供电系统等设施的安装、调试等。B类合同：征地拆迁类合同B01：包括征地及青苗、鱼塘、苗圃补偿等；B02：包括房屋拆迁；B03：电力管线拆迁；B04：通讯管线拆迁；B05：水利设施拆迁；B06：包括界桩的测设、埋置等；B07：包括办理征地拆迁各种证件和手续等。B08：征地拆迁工作劳务费等。C类合同：设计咨询合同C01：包括工程控制测量、地形测量、水域测量和其他测量；C02：包括工程地质测绘、钻探；C03：包括可行性研究、初步设计、施工图设计、招投标文件等；C04：包括设计审查、技术咨询、技术服务、技术攻关、科研课题、顾问等。D类合同：试验检测合同D01：包括为工程而进行的各类研究和支付科技成果、先进技术的一次性技术转让；D02：包括按照技术规定在施工过程中必须进行的试验和为建设项目提供或验证设计数据、资料而进行的试验。E类合同：管理服务类合同E01：包括建设单位为建设项目的立项、筹建、建设、竣工验收、总结等工作所发生的管理费用；E02：包括工程质量监督费、定额管理费等；E03：工程监理费、检测检验费；E04：包括政府部门组织的设计文件审查缴费等。F类合同：材料设备购置合同F01：材料购销合同；F02：包括(1)设备购置：各种为满足公路的营运、管理、养护需要购置的设备、工具、器具；(2)办公用品购置：指为保证项目初期正常生产、使用和管理所必须购置的办公和生活家具、用具。G类合同：其他合同G01：如保险、地震安全评价、地质灾害评估、环境影响评价、水土保持、文物勘探、通航论证等；G02：驻地装修、维修、房屋租赁等；G03：办公设备、用品、软件等。以上合同分类、编号如下表：1.合同编号方法表格式*GSA0120090101表示意义项目名称分类项分类目签订年月合同顺序号本例代表*高速建安路桥2009年12月第1号2.合同分类表序号合同类合同内容1A类（建安）01路基、桥涵、隧道、交叉等工程202绿化、隔音墙、污水处理等工程303应地方要求而修建的连接线、便道、便桥、排水沟等工程404包括波形护栏、隔离栅、公路标线、各类标志牌等安全设施505包括收费站、管理中心、服务区等的房建工程606包括收费站、通讯系统、监控系统、供电系统等设施的安装、调试等7B类（征地拆迁）01征地及青苗、鱼塘、苗圃补偿等802房屋拆迁903电力管线拆迁1004通讯管线拆迁1105水利设施拆迁1206界桩测设、埋置等1307办理征地拆迁各种证件和手续等1408征地拆迁工作劳务费等15C类（设计咨询）01工程控制测量、地形测量、水域测量和其他测量1602地质测绘、钻探1703可行性研究、初步设计、施工图设计、招投标文件等1804设计审查、技术咨询、技术服务、技术攻关、科研课题、顾问等19D类（试验检测）01为工程而进行的各类研究和支付科技成果、先进技术的一次性技术转让2002按照技术规定在施工过程中必须进行的试验和为建设项目提供或验证设计数据、资料而进行的试验21E类（建设单位管理）01建设单位管理2202工程质量监督费、定额管理费等2303工程监理费、检测检验费2404包括政府部门组织的设计文件审查缴费等25F类（材料及设备购置）01材料购销2602设备购置27G类（其他）01如保险、地震安全评价、地质灾害评估、环境影响评价、水土保持、文物勘探、通航论证等2802驻地装修、维修、房屋租赁等2903办公设备、用品、软件等附件3x高速公路有限公司合同立项审批表立项标题定价办法经办部门：经办人： 年 月 日部门领导：年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日公司总会计师签字： 年 月 日总经理/董事长意见签字： 年 月 日x高速公路有限公司合同评审表合同标题：合同编号：（ ）xx东合 号合同主要内容：对方单位名称：法定代表人：资信情况： 公司经办部门：经办人： 年 月 日部门领导：年 月 日合同计划部签字： 年 月 日工程管理部签字： 年 月 日质量安全部意见签字： 年 月 日财务部意见签字： 年 月 日经办部门分管领导意见签字： 年 月 日公司总会计师签字： 年 月 日总经理/董事长意见签字： 年 月 日