NAV操作基础手册财务.docx

软 件 操 作 说 明 -财务模块 目录软 件 操 作 说 明1-财务模块11启动 Microsoft Navision 程序52系统基础参数设置72.1公司基本信息设置72.2会计期间维护72.3编号号码串设置83财务设置103.1总帐设置103.2会计科目设置103.3常规设置123.4维设置123.5银行帐目设置173.6日记帐模板和批设置194日记账204.1日记账录入204.2经常日记账235固定资产245.1固定资产卡片245.2固定资产购置和清理255.3固定资产计算折旧266汇率286.1设置汇率286.2调整汇兑损益286.3已汇兑损益记录的查询307ACIE 调整成本物料分录318月结或年结328.1关闭会计年度328.2结转损溢类余额-关闭收益报表328.3期间关帐339财务应付359.1采购发票359.2采购退货红字发票389.3应付账款付款日记帐399.4应付核销4110财务应收4610.1销售发票4610.2销售退货红字发票4810.3应收账款普通日记账51附录53工具栏说明53F keys/F功能键说明54Assist Button/辅助功能键说明541 开启 Microsoft Navision 程序一、 找到开始程序，点击Microsoft Dynamics NAV R2 with Microsoft SQL Server开启该程序，（也能够经过双击桌面快捷图标开启）以下图所表示：二、首次登录输入Server Name，然后填写User ID 和Password（密码默认为12345）最终选择Database Name。三、进入操作界面：密码修改方法：点击ToolsSecurityPassword2 系统基础参数设置2.1 企业基础信息设置路径：管理(Administration)应用程序设置(Application Setup)概述(General)企业信息(Company Information)用于设置企业基础信息，以下图所表示：选项卡常规：名称即企业名称，将会显示在程序中产生全部报表中；地址即企业地址，将会作为默认地址显示在全部文件中； ，可将企业LOGO导入；通信：填写企业联络方法，能够输入企业具体通讯信息；付款：填入企业银行开户行信息；发运：即企业收货地址，将会作为默认收货地址显示在采购定单上； 注意：Location Code当期望有默认收货仓库时，就可指定此内容。2.2 会计期间维护路径：财务模块(Financial Management)设置(Setup)会计期间(Accounting Periods)创建会计年度：点击按钮-Create Year，实施创建新会计批次，以下图所表示：还能够经过手动方法，创建一个新会计期间会计年度。即在“会计期间”界面中手工插入会计年度期间开始日期、期间数、长度。注意： 会计期间设为1年，则为年结； 会计期间设为1个月，则为月结； 期间设置和结转损益相关联。2.3 编号号码串设置路径：管理模块(Administration)应用程序设置(Application Setup)概述(General)编码系列(No. Series)在此处设置系统中各项业务单据(采购单、销售单等)、过帐事务(采购过帐、销售出货、财务过帐等)编号，这些编号参与系统全局运行并在各模块编号设置中被引用，以下图所表示：系统编号号码串列表：采购订单编号采购订单编号号码串行：要求了采购单编码规则包含开始使用日期、结束日期、最终使用编号、递增数等。 注意：经过对编号号码串日期控制能够设置出不一样期间给出不一样号码串。点击编号号码串界面下系列关系对两组编号号码串进行组合实现同种单据或卡片不一样编码规则3 财务设置3.1 总帐设置路径：财务模块(Financial Management )设置(Setup)总账设置(General Ledger Setup)用于设置总帐基础信息，以下图所表示：选项卡 常规： 许可过账从 许可过账至：定义过帐有效开始和结束日期； 登记时间：定义程序是否统计用户使用系统时间； 当地地址格式：定义在打印出文件中，地址信息格式；当地联络人地址格式：定义在邮寄地址中联络人名称位置；许可最大VAT差额字段 输入最大VAT修改金额(本位币)编号:银行账目编号 定义银行帐目编号；3.2 会计科目设置路径：财务管理（Financial Management）总账（General Ledger）会计科目表（Chart of account） 会计科目表是企业关键。在会计科目表窗口能够录入和浏览企业总帐科目和科目标余额，以下图所表示：此界面可查看目前科目情况，按F3或在最终可直接插入和填写一个新科目；也可选择单个科目查看其相关信息，点击科目卡片，以下图所表示： 选项卡常规： 编号：总帐科目标代号；科目名称：填写该会计科目标名称；收入/余额：指定该科目是收益类还是资产负债类科目；借方/贷方：定义对于该科目标交易通常类型；账目类型：定义了该科目标类型；1. Posting过账：用来过帐科目2. Heading标题：仅是描述一组科目标标题3. Total总计：用作一组科目标汇总4. Begin-Total开始总计：注明一组汇总科目区间开始5. End-Total结束总计：注明一组汇总科目区间结束注意：Begin-Total和End-Total是在一起使用科目，用来对一定区间进行计算； 总计：假如该科目标类型为Total或是End-Total时，就需要在这里定义公式；直接过账：注明该科目是否许可从日志帐直接过帐到该科目；已冻结：能够选择锁定该科目，以不许可过帐；合并：设置在合并企业中将被计入哪个科目；汇报：设置打印报表时汇率是否调整。3.3 常规设置一、标准文本代码设置“财务管理”“设置”“概述”“标准文本代码”能够在此输入常常使用文本，比如：运费或月折旧等。你能够给每个文本定义一个代码。在使用时，只需输入一个问号，然后输入代码，整个文本就会被插入到字段中去。二、邮政编码设置“管理”“应用程序设置”“概述”“邮政编码”设置邮政编码和城市对应关系，能够在用户、供给商卡片中被调用。3.4 维设置维：能够了解为添加在分录上一个标识，系统能够根据一定标准为分录进行归类，这么在使用系统时，就能够根据不一样分析目标从数据库中抓取数据。全局维：在Navision系统中，能够创建2个全局维，在“总账设置”中定义，通常全局维是使用最频繁和最关键。一、新建维、维值：路径：“财务管理”“设置”“维”点击F3新建维每一个维能够有没有限个“维值”，维值能够了解为维子单位。维值在设定时，能够分出层次。选中行点击维维值，新建维值。二、 设置全局维代码：路径：“财务管理”“设置”“总账设置”能够经过点击功效改变全局维来改变全局维，图所表示：选择全局维点击确定注意：改变一个全局维代码，程序将会改变全部使用该维已过帐分录。三、设置维组合：路径：“财务管理”“设置”“维”“维组合”依据企业运作规则，设置维组合方法。系统提供3中组合方法：不限、限制 和冻结。四、按维分析步骤一、新建分析视图卡片路径：“财务管理”“设置”“维”“分析视图” 分析视图提供了根据特定维标准从总帐分录中提取有用信息工具。分析视图能够根据4 个维来分组。设置好以后，点击，系统会自动更新对应总帐科目中发生金额改变。步骤二、 按新建分析视图按维分析路径：“财务管理” “总账”“分析和汇报”“按维分析”五、设置默认维值为了方便实际业务操作，能够为总帐科目、用户、供给商、物资等设置默认维值。在“价值过帐”字段中能够设置该维值四种处理方法：空白、必需代码、相同代码和无代码。如为会计科目55021600（差旅费）设置为过账之前必选部门维会计科目。打开会计科目表，找到55021600（差旅费），选中以后点击“科目”“维”“维-单个”3.5 银行帐目设置一、银行账目路径：“财务管理”“现金管理”“银行账目”每个银行科目全部包含不一样信息银行卡片。在卡片里，输入不一样银行帐户特定信息，以下图所表示：二、银行帐目过帐组： 路径：“财务管理”“设置”“过账组”“银行账目过账组”银行账目过账组将银行帐目代码和总帐科目相联，这么在做日志账选择银行帐目时，系统会依据这里设置找到对应银行会计科目，一样，进入银行卡片“过账”选项卡，点击也可进入查看和选择更改银行账目过账组。3.6 日志帐模板和批设置在财务实际业务中，处理一张用户发票和用户付款，包含会计科目是不相同，在Navision总帐模块中，为了不一样用途，如销售收款、采购等，能够设置不一样日志帐模板。一、 选择总帐设置日志帐模板，进入以下界面二、在日志帐模板基础上，为了区分不一样方法能够设置批组，比如，对于现金收入模板，能够设定银行转帐、现金付款等。点击“模板”功效项批4 日志账4.1 日志账录入一般转帐凭证：General journal财务模块(Financial Management)总账(General Ledger)一般日志帐(General Journals)收款凭证：Cash receipt journals财务模块(Financial Management)应收（Receivable)一般日志帐(Cash receipt Journals)付款凭证：Payment journal路径：财务模块(Financial Management)应付(Payable)一般日志帐(Payment Journals)系统很多日志账可做手工凭证，最常见为一般日志账，其为最大功效日志账；其它部分日志账全部按职能划分出来，只能做部分手工凭证。一、 录入手工凭证格式一：录入金额为正则表示借；负则表示贷。二、录入手工凭证格式二：借贷两行凭证，合并为一行凭证来录入，借贷某一方，以平衡科目来实现。注意：录入凭证时，请选择相对应单据类型，账目类型。 收款和付款时注意核销系统已经生成发票。下图为录入凭证时对发票核销凭证借贷平衡以后选择账目类型为用户或供给商行然后点击FunctionApply Entries在下图行里面选择应该核销单据能够核销统计点击Set Applies-to ID以后返回到日志账界面进行过账4.2 常常日志账路径：财务模块(Financial Management )总账(General Ledger)定时行动(Periodic Activities)常常日志账(Recurring Journals)将常常帐目方法定义为B 余额，常常帐目频率定义为1M，输入单据标号。然后输入需要调整收益表会计科目，在行，分配额表中输入其调入对应资产负债表科目，把分配比率设置为100%。以后点击过帐，系统自动将收益表科目中余额调整入设定资产负债科目中间。5 固定资产5.1 固定资产卡片路径：财务管理(Financial Management Mould)固定资产(Fixed Assets)固定资产(Fixed Assets)打开固定资产窗口，点击“F3”能够新建一张卡片（新建方法同订单操作）编号手动填写，在卡片头上输入对应固定资产信息，如：名称、说明等在行中，填写折旧账簿，折旧方法，折旧起始、结束日期、年数等信息。此时固定资产卡片上账面价值为空白，只有在经过固定资产购置和折旧以后该字段才有值。5.2 固定资产购置和清理使用FA G/L日志帐来登记固定资产购置成本。在主菜单中选择固定资产，点击FA G/L日志帐进入FA G/L日志帐界面工作步骤以下：a输入过帐日期b系统分配单据编号c帐目类型选择“固定资产”，帐目编号选择固定资产卡片编号。d填写折旧帐簿。eFA过帐类型中选择为“购置成本”或“清理”。f在数额字段中，输入购置成本金额或清理金额，假如是固定资产购置还需在残值输入固定资产折旧期满后清理价值。g 平衡帐目和平衡帐目类型输入对应贷方科目。h 输入确定后，过帐。5.3 固定资产计算折旧每个月月底，财务全部需要做一次固定资产折旧，直至折旧完成。）路径：财务管理(Financial Management Mould)固定资产(Fixed Assets)定时行动(Periodic Activities )（计算折旧）Calculate depreciation1. 进入固定资产计算折旧窗口，图所表示：在窗口中填写以下字段：固定资产选项卡下编号（选择要计算折旧固定资产编号；假如需要对全部固定资产一起进行计算话，则编号框为空。）在选项选项卡下，选择折旧账簿，填写：FA过账日期、过账日期（这两个日期就是月底日期，如：08-05-31、08-06-30、08-07-31）、单据编号（可依据自定义编码规则进行填写）注意：要将“插入平衡科目”勾选中。2. 然后打开“财务管理”“固定资产”“固定资产一般日志账”打开日志账后我们能够看到相关全部固定资产折旧具体信息（此时系统已经将固定资产折旧金额等信息全部计算出来了）：然后直接点击按钮，选择过账即可。6 汇率6.1 设置汇率路径：财务管理总帐 定时性动货币货币打开货币窗口，按需要，在每个月底或月初时要对外币设置一次新汇率，图所表示：点击窗口右下角“汇率”，进入汇率窗口进行汇率设置，输入起始日期、货币代码、对应汇率金额（指另外币）、相关汇率金额（指LCY）、汇率金额调整（指外币）、相关汇率调整金额（指LCY），然后关闭窗口即可（注意：假如在做订单时去更改汇率，则需要重新下订单来更新信息）：6.2 调整汇兑损益假如每个月货币汇率全部会更新，则在月底时需要进行汇兑损益，来修正汇率。路径：“财务管理”“定时性动”“货币”“调整汇率”在“调整汇率”下“选项”选项卡里进行设置，填写开始、结束日期，单据编号等信息：6.3 已汇兑损益统计查询7 ACIE 调整成本物料分录跑ACIE以后能够按设置对应物料成本计算方法对进行修正：“财务管理”“库存”“成本核实”“调整成本物料分录”打开“调整成本物料分录”窗口，图所表示：点击ok表示调整全部存货成本8 月结或年结当一个会计期间结束时，需要在系统中关闭一个会计年度，并将损溢类余额转至资产负债表。8.1 关闭会计年度路径：财务模块(Financial Management)总账(General Ledger)定时行动(Periodic Activities)财政年度(Fiscal Year)会计期间(Accounting Periods)点击按钮(Close Year)，系统会自动提醒要关账年度，并等候下一步操作，开启一个新会计年度，以下图所表示：注意：该信息被确定，该会计年度全部会计期间将关闭，并在已关帐项打勾。标志是不能被删除。已关账期间长度也是不能更改。即便一个会计年度录入还没有完成，也能够关闭会计区间。到该会计年度最终期限之前仍能够进行过帐。8.2 结转损溢类余额-关闭收益报表路径：财务模块(Financial Management Mould)总账(General Ledger)定时行动(Periodic Activities)财政年度(Fiscal Year)关闭损益表(Close Income Statement) “关闭收益报表”批次处理将损溢类科目转移到资产负债类一个科目，并关掉目前损溢类科目。此批次处理能在日志账中创建一行统计，然后能够过帐。该批次产生日志帐分录日期将一直为会计年度关账日期。关账日期为旧会计年度最终一天和新会计年度第一天中间一个虚拟日期。指定格式为C月/日/年。将账过到一个关账日期好处是，用户能够为会计年度正常日期维护正确余额。批次作业，能够数次操作。在损溢类科目已经结帐后，只要在此操作该批次作业，仍能够过帐到以前会计年度。注意：只有在关闭财政年度以后，才能够关闭收益报表。财政终止日期(Fiscal Year Ending Date)：填写关闭会计期间末日期；一般日志账模版(Gen. Journal Template)：选择损益类科目转入日志账模版；一般日志账批(Gen. Journal Batch)：选择损益类科目转入日志账模版中批；单据编号(Document No.)：填写自行定义一个编号；保留收入账目(Retained Earnings Acc)：选择全部损益类科目转入科目；过账说明(Posting Description)：填写对该次损益类科目结转说明。8.3 期间关帐一、整体关账路径：财务模块(Financial Management Mould)设置(Setup)总账设置(General Ledger Setup)假如欲关闭7月份之前帐，那么把许可过帐开始日期设置为13-07-01，表示系统仅许可登记7月份会计凭证。二、特殊用户关账NAV系统许可对不一样用户设置不一样过账期间路径：管理（administration）应用程序设置（Application Setup）用户（users）用户设置（User Setup）9 财务应付9.1 采购发票路径：“财务管理”“应付”“发票”打开采购发票窗口，将光标停在编号框中，然后点击F3插入一张新发票，图标示：选择开票对象供给商编号，将光标移至空白出，窗口就会显示完整供给商信息：若实际当中供给商给我们开出发票日期不等于我们在系统中录入单据日期，则能够修改“单据日期”为实际发票上日期：选择功效取得收据行，获取对应采购收货单据注意：一张发票可同时获取到多张订单或订单多行数据，只需在发货行里面选择对应要开票订单和行，然后确定。此时，采购发票行就会出现刚才截图中所选择内容，以下图所表示：Vendor Invoice NO.为必填项选择Postingpost点击“Yes”，进行发票过账，注意：过账前仔细查对信息，一旦过账后就无法进行更改。过账以后，能够在应付历史已过账发票下进行查看已过账信息。9.2 采购退货红字发票路径：“采购”“订单处理”“贷项通知单”创建一条新采购贷项通知单点击Get Return Shipment Lines获取要退货开贷项通知单统计9.3 应付账款付款日志帐注意：l 若为外币，则先选择货币代码；若为本位币，则不用选择,当输入金额是外币话，则金额（LCY）字段显示是，根据设置汇率，自动换算成本位币一个金额。l 当输入数据全部正确话，能够看到在窗口右下方总余额应为0，就说明借贷金额相等，能够过账（不然在过账时系统会进行报错提醒）。l 日志帐录入完成，请在functionsApply Entries选择对应发票应付账款填写字段说明：账目类型：供给商账目编号：选择对应供给商编号金额：贷项金额（退款则相反）平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应银行或现金科目应用至单据编号：选择所对应冲销收据（选填）二、 采购退款路径：“财务管理”“应付”“付款日志账”图所表示：然后点击窗口下方按钮，选择过账，即红字退款完成。字段填写：账目类型：供给商账目编号：选择对应供给商金额：退款时和原来相反，供给商行金额填在“贷项金额”字段内。平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应银行科目现金科目金额：退款时，金额填在“借项金额”字段内。应用至单据编号：选择所对应冲销收据（选填）9.4 应付核销一、 自动核销在供给商卡片上选择“Apply to Oldest”二、做日志账时手动核销三、 做完日志账后核销在供给商分类账里我们能够检验到在做付款日志账时银行付款和我们发票没有相互核销统计Remaining Amount金额不为零证实此条分录还没有被核销。选中需要核销行点击FunctionsApply Entries Posting date：填写付款日期10 财务应收10.1 销售发票路径：“财务管理”“应收”“发票”创建一张新销售发票 选择常规选项卡，将光标移到编号文本框中，单击键盘F3按钮(或选择主菜单编辑中插入新项选项)。选择发票编号：点击编号文本框中按钮，从弹出对话框中，选择预先设定多个发票编号之一，然后单击确定（或直接自动生成一个已设定新发票编号），以下图所表示：选择用户：点击售-至用户编号文本框中按钮，选择需开票用户，然后单击确定，系统会自动加载此用户相关信息，以下图所表示：获取已发货商品信息：点击窗口下方“功效”按钮，选择Get shipment lines；可获取到销售已发货单据，以下图所表示：最终点击窗口下方 按钮中过账。10.2 销售退货红字发票路径：“销售 & 市场”“订单处理”“贷项通知单”创建一张新销售贷项通知单、选择发票编号：点击编号文本框中按钮，从弹出对话框中，选择预先设定多个发票编号之一，然后单击编号（或直接自动生成一个已设定新发票编号）。选择用户：点击售-至用户编号文本框中按钮，选择需开票用户，然后单击确定，系统会自动加载此用户相关信息，以下图所表示：获取已退货商品信息：点击“功效”下“取得回实施”获取销售退货单据行，最终将发票进行过账。 发票过账：最终点击窗口下方按钮中过账。系统会把该批退货计入库存，而且对应调减用户应收款。点击是，将销售红字发票过账。10.3 应收账款一般日志账一、 销售收款 “财务管理”“应收”“收款日志账”打开一般日志账窗口，直接填写：但单据类型、账目类型、账目编号、货币代码（选填）、金额等信息，入下图所表示：注意：l 销售和采购应付应收、和其它费用做账，我们选择账目类型一律为付款l 若为外币，则先选择货币代码；若为本位币，则不用选择， 当输入金额是外币话，则金额（LCY）字段显示是，根据设置汇率，自动换算成本位币一个金额l 当输入数据全部正确话，能够看到在窗口右下方总余额应为0，就说明借贷金额相等，能够过账（不然在过账时系统会进行报错提醒）。应收账款字段填写说明：账目类型：用户账目编号：选择对应用户编号金额：贷项金额（退款则相反）平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应银行或现金科目应用至单据编号：选择所对应冲销收据（选填）录入完成以后点击FunctionApply Entries销售核销方法和采购核销方法一致核销对应完成返回日志账界面点击窗口下方“Posting”按钮，选择过账即可。二、 销售退款1. 销售（或采购）退款，图所表示：点击Function选择退款红字发票进行核销以后，返回该界面进行过账。附录工具栏说明工具栏Print (Ctrl+P)打印Print Preview打印预览Cut (Ctrl+X)剪切Copy (Ctrl+C)复制Paste (Ctrl+V)粘贴Undo (Ctrl+Z)撤消撤消Insert (F3)插入插入新建统计Delete (F4)删除删除选定已经有统计Find (Ctrl+F)查找查找现有统计Field Filter (F7)字段过滤仅限于一个字段过滤Table Filter (Ctrl+F7)表格过滤和字段过滤功效一样，但能够过滤多个字段Flow Filter (Shift+F7)预设过滤依据预先设置字段进行过滤Show All (Shift+Ctrl+F7)显示全部显示全部统计内容，包含标识和未标识内容Sort (Shift+F8)分类排序可选择已经有字段进行排序First首条统计Previous前一条统计Next后一条统计Last末条统计List列表显示列表信息资料F keys/F功效键说明F keyCtrl F keyShift F key英文汉字英文汉字英文汉字F1Help帮助Toggle Mark标识What is显示选中对象帮助信息F2Edit修改Designer描述AssistEdit编码辅助编辑F3Insert New插入F4Delete删除Close关闭F5List列表Entries过帐分录Card卡片F6Lookup查看键Next Window下一个窗口Drill-down明细键F7Field Filter字段过滤Table Filter表格过滤Flow Filter预设过滤F8Copy Previous复制上一行统计Zoom百分比缩放Sort分类排序F9Statistics统计Reconcile调整Apply Entries分录应用F10Menu Bar菜单条F11Post过帐Post and Print过帐和打印F12Main Menu主界面菜单Object Designer对象描述Assist Button/辅助功效键说明Drill down明细键查看该内容在列表中明细信息Lookup查看键查看该字段在列表中相关信息Dropdown下拉键下拉菜单Assitedit辅助键查看该内容在列表中全部信息