集团公司采购审计指引.doc

采购审计指引
目录
第一章 总则
第二章 采购内部控制评价
第三章 采购计划及采购申请审计
第四章 供应商选择及采购价格审计
第五章 采购合同审计
第六章 验收与付款审计

附件一、采购审计被审计单位准备资料
附件二、采购内部控制调查表
第一章 总则
第一条 为了规范采购业务内部审计的内容、程序与方法，根据内部审计基本准则、相关具体准则及指南和集团内部审计制度等，结合集团实际情况，制定本指引。
第二条 本指引所称采购业务审计是指集团内部审计部门依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对采购业务相关各部门和采购业务各环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本指引所称采购包括外购商品、外购劳务、外购技术，商品是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。基建工程采购审计参照《基建工程项目内部审计指引》。

第二章 采购内部控制评价

第三条 采购内部控制评价结果是采购业务审计报告的组成部分，是确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法时的重要依据。
第四条 审查、评价采购相关内部控制包括对控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及内部监督五个要素的评价。可通过采购内部控制调查表(参见<附件二、采购内部控制调查表>)等方式进行调查、了解。具体评价测试可以参照内部控制审计和内部控制评价的相关规定进行。

第三章 采购计划及采购申请审计

第五条 检查采购预算的编制与执行。
（一） 年度采购预算的编制及调整是否有依据、是否经过恰当批准程序；
（二） 年度预算是否按照部门及月度进行分解，在采购过程中是否进行了预算控制；
（三） 是否有预算执行的反馈和分析。
第六条 检查采购需求的提出。
（一） 采购需求提出部门是否根据本期预算、生产计划和物资消耗定额等确定实际采购需要，据以填报物资采购需求单据；
（二） 超出预算额度或者预算外采购需求是否经过相应的审批程序；
（三） 物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要编制物资储备定额补库计划表，提交补库申请单；
（四） 采购部门有无会同物资管理部门检查物资库存；
（五） 各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行审核。
第七条 检查采购计划编制依据的可靠性。
（一） 采购计划的编制是否依据经过批准的采购需求；
（二） 是否与年度预算、生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调；
（三） 是否符合公司的存货政策、采购政策和资金管理政策。
第八条 检查采购计划所列数量的合理性。
（一） 计划部门对申请单是否做了最有效的归类；采购数量是否考虑了经济批量；
（二） 是否与生产计划和物资库存相适应。
第九条 检查采购计划所列价格的合理性。将计划价格与历史成交价格、市场价格进行比对分析，判断采购申请所列价格的合理性，对于申请所列价格异常的，深入调查分析原因。
第十条 检查采购申请审批程序的合规性。
（一） 采购申请有无报经公司分管领导审批；
（二） 重要的和技术性较强的物资采购，是否执行特别授权审批程序，是否组织专家进行论证，实行集体决策和审批；
（三） 对生产急需和突发性的紧急物资采购，是否以适当形式事先通知财务等相关部门，并于规定时日内补齐办妥有关手续。
第十一条 检查采购方式选择的合理性。检查采购方式的确定是否符合集团及所在公司关于采购方式选择的制度规定，是否综合考虑了现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种价格构成要素等因素。
第十二条 采用的主要审计方法包括分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等。

第四章 供应商选择及采购价格审计

第十三条 检查供应商的管理及选择。
（一） 是否按“货比三家”的原则进行市场调查，是否取得了供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力；
（二） 比质比价程序是否严格执行及记录，参与部门是否足够；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；
（三） 有无对供货商档案进行规范管理，建立如《合格供货商目录》，定期组织对供货商调查和复审；
（四） 修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通。
第十四条 采用招标方式的，应具体检查：
（一） 招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。
（二） 有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。
（三） 招标过程是否规范：
1. 采用公开招标方式的，检查对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；
2. 采用邀请招标的，检查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投标人参加；
3. 采用议标采购方式的，检查所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足各单位紧急需要、不能预先计算出价格等，参加议标的单位是否在两家以上。
（四） 招标采购的价格是否合理：
1. 复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；检查最高采购限价的合理性和公允性；
2. 对于不能编制标底的招标物资或采用议标方式招标的，有无根据市场行情对标的进行合理的价位判断。
第十五条 检查采购价格申报。
（一） 是否建立采购价格委员会及明确采购价格的形成机制；
（二） 采购意向申报文档的填报是否完整；采购申报核定程序是否规范；
（三） 价格标准的确定及采购意向申报价是否合理等。
第十六条 采用的主要审计方法包括分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、重点审计法和简单审计法等。

第五章 采购合同审计

第十七条 检查采购合同签订的合法合规性。应具体检查：
（一） 供货商是否具有签约资格。
（二） 检查是否由两人以上参与谈判，参与业务洽谈代表的业务能力和技术水平是否具备；
（三） 合同起草是否使用了正规的合同版本；
（四） 草签的合同是否经过公司法律、财务部门等职能部门评审；
（五） 是否报经有关领导审批，有无履行分级授权审批手续；是否办理了必要的公证手续；
（六） 合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续，对于发现的将严重损害公司利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施。
第十八条 检查采购合同条款的完整性和合同内容的合法性。
（一） 检查合同中是否包含合同标的、数量和质量、价格和结算方式、运输方式、履约期限、地点和方式、违约责任等内容，有关规定是否明确、具体；
（二） 签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性；确定有无利用合同从事非法行为的可能性；
（三） 合同条款规定是否为公司争取到最大的财务利益，如充分考虑付款条件和资金优势，选择合理的货款支付方式等。
第十九条 检查采购合同的履行情况，合同内容是否得到全面、严格地履行。应具体检查：
（一） 采购意向申报确定的采购方式和供货商若有改变，其改变的原因和批准手续是否合理；对于发现的供货商供货问题，采购人员是否及时进行反馈（如填写《供货商供货问题信息反馈单》交价格信息主管部门），接受反馈的部门是否及时采取有关措施；
（二） 有无合同违约，违约的原因是否调查，是否有违约处理结果；如对方违约，是否及时组织索赔；如本方违约，责任人是否向分管领导提交书面报告，经审批后办理赔偿手续，并追究相关责任；协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门，通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。
第二十条 检查合同的管理是否规范。应具体检查：
（一） 公司有无设置专门的合同管理机构，合同管理人员是否具备相应资格，合同管理制度是否完善，有无重大合同变更的应对防范措施。
（二） 合同的归档和保管是否完整；支持性文件是否齐全，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件；
（三） 合同是否按序编号；台帐登记是否清晰完整。
第二十一条 采用的主要审计方法包括检查法、函证法、询问法和重点审计法等。

第六章 验收与付款审计

第二十二条 检查采购交付标的质量验收情况。
（一） 是否组织独立验收并严格执行；是否签署顺序编号的验收报告；
（二） 超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因及及时组织索赔，并书面记录反馈；
（三） 对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；
（四） 是否对接受的劳务和服务进行验证，明确是否达到了合同约定的内容，是否能够满足公司的真实需要；需要对方提供书面技术成果的，检查书面技术成果是否得到了服务或劳务需求部门的认可，技术成果是否符合相关技术规范的要求。
第二十三条 检查采购交付标的数量计量情况。
（一） 检查计量器具是否准确、操作规范；是否制订了合理的路耗标准并实际应用；
（二） 是否运用质量检验结果对采购物资的数量进行适当的调整；
（三） 所接受的服务或者劳务需要进行工时等计量的，检查是否进行相关计量或者进行相关计量的验证。
第二十四条 检查采购交付过程中的价格执行情况。检查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申请、采购合同等一致，价格变动是否经过了恰当程序；检查运费的组成和数额是否合理。
第二十五条 检查仓储保管情况。仓库的位置与内部空间的布置、检查仓库面积利用率、检查仓库存放保管工作、检查物资保管账卡档案是否建立健全并定期与相关资料、账簿核对、检查物资分类保管情况、检查物资储备定额制定是否合理。
第二十六条 检查采购票据。
（一） 物资采购的票据是否齐全，是否按照采购业务发生的先后顺序编号；
（二） 各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据相关内容是否一致；
（三） 检查票据的填写是否合规，手续是否齐全，来源渠道是否正规，保管、领用和注销措施是否完善，传递程序是否合规等。
第二十七条 检查采购负债确认及付款执行情况。
（一） 负债的确认、应付账款的登记是否已依据经过供应部门及财务部门审核的单据文件；
（二） 是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对、与应付账款总账相核对、与采购部门台账相核对；
（三） 付款处理是否合规；
（四） 应付账款余额整体是否合理，财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况。
第二十八条 采用的主要审计方法包括检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等。

附件一、采购审计被审计单位准备资料包括：

1、 企业基本情况；
2、 材料、技改、大修及维护、开发、外包等设备物资、劳务、技术的年度预算批复；
3、 各式采购合同；
4、 采购招投标明细表；
5、 物资领用及使用情况的资料；
6、 采购相关内部机构设置、职责分工资料；
7、 采购合同登记表；
8、 财产物资盘点表，
9、 债权、债务明细表；
10、 财务报表、账簿、凭证等会计资料（审计人员进场后提供）；
11、 采购程序制度；
12、 授权审批制度；
13、 采购计划及预算批复相关明细表。

附件二、采购内部控制调查表
被审计单位名称
XX部门
日期

索引号

审计项目名称
采购内部控制调查
编制人
XX
会计期间或截止日
200x年度
复核人
XX
页次

问题
是
否
不适用
备注
强
弱
一般
（一）采购控制环境问题调查
1．管理部门是否认为健全的内部控制能促成采购目标的实现？
2．组织机构的设置是否有利于采购各部门职责的明确划分和协调运行？
3．有无采购程序、手册和详细的岗位说明书？
4．采购涉及到的所有员工是否清楚自己所要履行的岗位职责和必须遵循的政策与程序？
5．采购政策及其变化是否及时向相关员工进行了传达？
6．管理部门是否定期向员工说明道德行为的重要性？
7．是否制定了书面的道德政策并使员工了解了这些政策？
8．有无制定不合理的采购目标与高业绩挂钩的奖励诱使员工舞弊？
9．员工的素质与其从事的采购业务是否相称？
10．有无对员工进行定期专业培训？
（二）采购风险管理问题调查
1．是否有适当层次的管理部门参与了对采购风险的评估？
2．有无识别采购风险的适当办法？
3．采购风险的识别是否全面？
4．是否对采购风险进行了评估？
5．是否有采购风险的防范和化解措施？
6．是否有识别人事、控制程序变化并作出相应反应的机制？
7．有无防止积压或短缺的有效办法？
8．物资安全库存量的确定是否合理？有无进一步降低的可能？
（三）采购控制活动问题调查
1．所有采购是否以合法经营需求或目的为依据？
2．采购是否经过适当的授权批准？
3．是否以最具成本效益的方式取得物资、技术、劳务？
4．是否对采购实施合同控制？
5．是否对采购不相容职务执行了分离？
6．是否对承担采购职责的员工进行定期轮岗？
7．大宗物资采购是否实行招标控制？
8．供货商选择是否做了充分的调查并持续监督供货商业绩？
9．采购的价格确定是否合理？
10．有无健全的价格信息控制措施，包括物价信息收集、分类、加工、比较的程序控制，信息的质量要求，信息资料的归档保管等？
11．是否对到货物资由独立部门组织认真验收？
12．对验收不合格的采购物资是否及时查明原因落实责任？
13．是否对物资采购进行了永续盘存记录？
14．在缺乏永续盘存记录时，是否存在补偿控制措施？
15．物资采购是否实施了ABC分类管理法？
16．是否对物资进行定期盘点？
17．是否在有关采购票证审核一致、无误的基础上确认应付账款负债？
18．是否定期发送供货商对账单？
19．有无物资接触和记录使用控制措施？
20．对采购是否采取了健全的凭证和记录控制？
21．是否有针对计算机环境下采购信息处理的安全控制标准和措施？
（四）采购信息与沟通问题调查
1．管理部门是否鼓励涉及采购的所有各方交流信息？公司内部信息渠道是否通畅？
2．信息沟通是否能使员工有效履行职责？
3．与公司外部是否有信息沟通？
4．是否存在根据截止期信息对采购明细账和总账进行控制和调节？
5．是否对重大采购差异进行了及时调查和处理，是否将调查结果向管理层提交？
6．管理部门是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改？
7．是否保持最新的采购会计文件？
8．收集的外部信息是否全面，包括物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等？
9．有无通畅的例外情况报告渠道？
10．员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通？
11．是否采取措施保证网络环境下信息处理和传递的安全完整和对计算机病毒的防范？
（五）采购监督问题调查
1．是否建立适当管理程序来保证采购控制的运行并对运行的效果进行评估？
2．是否存在适当的程序对采购活动进行持续的日常监督？
3．监督活动中发现的控制薄弱环节是否向适当管理层汇报？是否根据需要对政策和程序进行修改？
4．是否设立独立稽核员对采购实施独立监督？
5．审计活动范围是否能够足以证明采购内部控制的有效性？

审计结论：

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