企业人力资源制度类文件编写指引模版.doc

xx人力资源制度类文件编写指引

第一部分 编写规则
第一章 编写指导原则
1 编写的基本思路：为什么要做，什么人来做，做什么，怎么做，做成什么样。
2 编写的原则：
2.1 合法性：应不与国家有关劳动法律法规相抵触，下级制度不与上级制度相抵触。
2.2 完整性：在适用范围所规定的界限内按需要力求完整。
2.3 准确性：制度的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。
制度的图样、表格、数值和其它内容应正确无误。
2.4 统一性：制度中的术语、符号、代号应统一，并与其它的相关管理制度一致。
2.5 适用性：应尽可能结合公司的实情编写，同时应符合公司战略规划及公司基本法，力求具有合理性、
先进性和可操作性。
第二章 涉及部室及人员职责
1 共享服务室流程标准岗：
1.1 在符合公司制度类文件要求的前提下，建立和完善人力资源制度类文件的编写指引。
1.2 负责在总部人力资源中心各部室、各业务单元人力资源部范围内推广人力资源制度类文件的编写规范，进行宣传及培训。
1.3 审核总部人力资源中心各部室、各业务单元人力资源部提交的制度类文件是否符合编写规范。
2 各部室/业务单元人力资源部：
按照人力资源制度类文件的编写指引拟订各项制度类文件
第三章 编写指引
1　制度类文件首页编写规则：
1.1 　首页的结构：由文档信息、本版批复信息、文件版本记录、文件说明四部分组成。用宋体小四
加粗字体。
1.1.1 文档信息：由文件名称、文件编号、文件所有者、文件属性、关联文件、文件密级组成。
用宋体五号字体。
1.1.1.1 文件名称：为必选要素，一般有这样一些词语：规定、规范、规则、办法、条例、
制度、流程、指引、补充等。
1.1.1.2　文件编号：为必选要素，由竞争力项目组填写。
1.1.1.3 文件所有者：为必选要素，指制度流程的主责任部门。
1.1.1.4 文件属性：为必选要素，指制度流程的职能类别、领域类别、形式类别、知识类
别，类别的分类标准参照《xx知识管理制度(试行)》。
1.1.1.5 关联文件：为必选要素，指与本文内容相关的文件。
1.1.1.6 文件密级：为可选要素，文档密级划分参照《xx秘密文档保密管理细
则》。
　　1.1.2 本版批复信息：由拟制、签发组成。用宋体五号字体。
1.1.2.1 拟制：为必选要素，指拟写该文件的拟稿人。
1.1.2.2 签发：为必选要素，指最终审批人，其中“意见”由竟争力项目组填写。
1.1.3 文件版本信息：由生效日期、作者、版本、变更说明组成。除以下的特别说明外，其余
项用五号字体。
1.1.3.1 生效日期：为必选要素，指该文件生效的日期。日期的格式为：YYYY-MM-DD，
用Times New Romar五号字体。
1.1.3.2 作者：为必选要素，指拟写该文件的拟稿人。
1.1.3.3 版本：为可选要素，指版本的标识号，帮助了解该文件是否为最新的版本。版本
的命名格式：V主版本号.次版本号，如新文件建立时版本号是V1.0，第一次更新
或修订文件版本号为V2.0，以此类推，生效日期越接近当前的版本填写在前面。
用Times New Romar五号字体。
1.1.3.4 变更说明：为可选要素，首次发布的文件填写“新文件建立”，后面更新或修订填
写更新或修订的原因。
1.1.4 文件说明：由目的、适用范围、文件结构、名词解释组成。用宋体五号字体。
　　1.1.4.1 目的：为必选要素，描述文件所要达到的目标。
　　1.1.4.2 适用范围：为必选要素，指必须执行文件的业务范围，包括实施范围和内容范围。
　　1.1.4.3 文件结构：为可选要素，指本文件的文件构成以及与其他文件的衔接关系；比如：
一个制度可以由数个流程和标准组成，一个流程文件可以由多个子流程及标准组
成；文件可以与多个文件衔接。
　　1.1.4.4 名词解释：为可选要素，当制度流程中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影
响管制度流程的理解时，宜对这些词语加以解释说明。
2 制度类文件正文的编写规则：
2.1正文：一般由指导原则、权责、操作标准、附件、操作流程等内容组成。
2.1.1 指导原则：为可选要素，描述制度运用时要遵循的基本思想、基本要求等。
2.1.2 权责：为可选要素，当制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的权
责时，应明确加以说明。必要时，即使制度中的事项只需一个部门或部门内部的不同岗位完
成，也须明确其职责。
2.1.3 操作标准：为必选要素，描述制度的管理内容、标准和要求。
2.1.4 附件：为可选要素。指本制度涉及的其它制度流程或表、单据。按一个附件一条依次列举。
附件包括文件或表单
2.1.4.1　本部门拟订的文件或表单，直接附上文件或表单，采用图标显示方式。如文件或表单太大，可另外附上。
2.1.4.2　如果是本部门设计的表单（指在工作中需用到的一些表格和单据）﹐需做说明，说明的基本内容为：使用部门、使用时机、功能说明、字段说明、使用规定等，以备注形式在表下体现，但不限罗列事项。
2.1.4.3　表单的编号和标题应居于表上方的居中位置，在WORD中绘制的表单用三号宋体加粗字体，在EXCEL中绘制的表单用16号宋体加粗字体，表单的编号为：表+阿拉伯数字（从1开始编号），编号与标题中间用“－”相连。表内文字及备注说明在WORD中绘制的表单用五号宋体字体，在EXCEL中绘制的表单用10号宋体加粗字体，需强调的文字字体可加粗。
2.1.4.4　其它部门设计的表单或公司其他制度规定﹐直接附上文件或表单，采用图标显示方式。表单只需直接附上格式和内容，不需另作修改。如文件或表单太大，可另外附上。
2.1.4.5　附件的编号为：附件+阿拉伯数字（从1开始编号），编号与标题中间用“－”相连。
2.1.6 操作流程：为必选要素。流程图编号格式为：子流程+阿拉伯数字（从1开始编号），编号与
标题中间用“－”相连。流程图下方需进行流程描述。
2.2 编排格式：
2.2.1 在制度类文件中，按内容分成若干部分，每部分下细分若干章，章下用阿拉伯数字来编号，
应使用阿拉伯数字从1开始编号。层次的描述与编号如下：
2.2.1.1 第一层次的编号（例如1、2等）可分为第二层次的编号（例如1.1、2.1等），一般情
况下宜分到第四层次的编号（例如：1.1.1.1、1.2.1.1等），编号用Times New Romar五号字体。
2.2.1.2 下一层次自上一层次编号后空一格开始编号。每一层次如只有一条内容，也需列出编
号。
2.2.1.3 编号后空一格再写文字，回行时与本层次的编号后第一个字对齐。
2.2.1.4 按内容分成的若干部分标题用宋体小四加粗字体，每部分下细分的章及内容用宋体五
号加粗字体，第一层次阿拉伯数字编号下的文字用宋体五号字体。
　2.2.2 版面采用A4版面（210mmX297mm）。
2.2.3 页边距：上边距为2 cm、下边距为1.5cm，左边距、右边距为2cm。
2.2.4 文件正文的行距为1.25倍行距。
2.3　流程图编制规则：
　　2.3.1 全部流程图均使用Visio软件制作。
　　2.3.2 流程图的名称置于左上方，用宋体14pt字号。
　　2.3.3 流程图按两个维度编制，横向是流程阶段，是流程的关键节点；纵向是涉及的部门与人员。
用宋体12pt字号。
　　2.3.4 流程必须按标准控件进行编制。标准控件内的内容用宋体加粗10pt字号，排列方式居中。
　　2.3.5 每个流程步骤须编号，编号规则为：流程的编号+流水号，流水号三位数字，“001”表示第
一个步骤，如：1001表示子流程1的第一个步骤。如同一时点同时进行的不同内容项目的
流程步骤，编号规则为：流程的编号+流水号+英文大写字母顺序号，如：1001A、1001B表
示子流程1的第一个步骤同时进行的不同内容项目。
　　2.3.6 同一位置的图形需要水平对齐/垂直对齐。
3 附件
3.1 《附件1-制度类文件模版》

3.2 《附件2-流程图模版》

第二部分 人力资源制度流程 审批流程
第一章 总部人力资源中心制度编写流程

流程描述
1 拟文
001 由发起部室拟稿人发起制度流程编制或优化，如内容跨部室或涉及业务单元，由发起部室先与涉
及部室或业务单元沟通。
2 报批
002 拟稿人拟文后，需所在部室负责人签批后报批。
003 共享服务室根据制度流程编写标准进行审核。
004 共享服务室审核后报HR支持部负责人审核。
005 文件传递到总部HR负责人处审核。
006 文件传递到分管HR执委处审批。如果不涉及薪酬/激励政策则审批完毕后按《xx流程
标准文件的管理流程》中的子流程《总部拟文的文件管理流程》进行发布。如果涉及薪酬/激励政策则审批完毕后还须报CEO进行审批。
007 文件传递到CEO处审批。如果审批通过按《xx流程标准文件的管理流程》中的子流程《总
部拟文的文件管理流程》进行发布。
3 归档
008 文件发布后由拟稿人将文件报共享服务室归档，共享服务室按《档案归档流程》进行归档。
第二章 业务单元人力资源部制度编写流程
流程描述
1 拟文
001 由拟稿人发起制度编制或优化，如内容跨部室，由业务单元人力资源部先与涉及部室沟通。
2 报批
002 拟稿人拟文后，需业务单元HR负责人签批后报批。
003 业务单元流程标准管理员审核报批的文件。
004 业务单元总经理审核报批的文件。
005 总部HR对应职能部室负责人审核报批的文件。
006 共享服务室根据制度编写标准进行审核。
007 共享服务室审核后报HR支持部负责人审核。
008 文件传递到总部HR负责人处审批。如果不涉及薪酬/激励政策则审批完毕后按《xx流程标准文件的管理流程》中的子流程《业务单元拟文的文件管理流程》进行发布。如果涉及薪酬/激励政策则审批完毕后还须报分管业务单元执委、分管HR执委、CEO进行审批。
009 文件传递到分管业务单元执委处审批。
010 文件传递到分管HR执委处审批。
011 文件传递到CEO处审批。如果审批通过按《xx流程标准文件的管理流程》中的子流程《业
务单元拟文的文件管理流程》进行发布。
3 归档
012 文件发布后由拟稿人将文件报共享服务室归档，共享服务室按《档案归档流程》进行归档。