国有公司会计档案管理规则-模版.docx

公司会计档案管理规则 第一章 总 则 第一条 为了加强公司（以下简称公司）会计档案管理，统一公司会计档案管理标准，更好的为生产经营及各项工作服务，根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法及中国中铁股份公司档案管理办法，制定本规则（以下简称规则）。 第二条 会计档案是记录和反映公司生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。各单位领导必须加强对会计档案的监督、检查，设置必要的库房和柜架，建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅、统计和销毁等管理制度，切实把会计档案管好用好。 第三条 会计档案应遵循集中统一管理的原则，各单位财务部门和档案业务管理部门共同负责对所属单位的会计档案工作进行监督、检查和业务指导。 第二章 会计档案的收集、整理 第四条 各单位每年形成的会计档案，由财务会计部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。这项工作要列入财务会计部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。 第五条 各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年（出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，由财务会计部门和经办人编造清册向档案部门移交，一般应在每年六月底前交接完毕。未经档案管理部门同意，财务会计部门不得自行封包保存。档案部门必须按期接收，不得推诿、拒绝。 第六条 各单位指挥部（项目部）、办事处等临时机构的会计档案，原则上待业主清算及项目审计完成后三个月内向档案部门移交。 第七条 财务会计部门向档案部门移交的会计档案，必须符合财政部制定的会计基础工作规范中的有关要求。 第八条 会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。 第九条 各种会计档案的整理要求是：一、会计凭证的整理 （一） 要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册，加上“会计凭证”封面，并填齐封面各项内容。 （二） 会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行、不倒页，便于翻阅。 （三） 银行对帐单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订，也可单独装订与当年会计凭证一同保管。 （四） 对于数量过多的原始凭证，如记工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。 （五） 各种涉外经济合同、协议、建造合同、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。 （六） 工程项目征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证，由施工或购地单位单独组卷，归入地亩档案；施工或购地单位保存复印件，并注明原件存放地点，交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目录办理正式移交手续，并将移交清册和目录存入双方档案室。 （七） 工资支付单如形成数量少可与记账凭证装订在一起，如形成数量较多应与会计凭证分开组卷，按月装订。装订后每册要编页号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财务主管人员签字盖章。 （八） 考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，但由劳资部门出示的如加班天数、加班费计算凭单等原始凭证可与工资单装订在一起。 （九） 各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2-3册放在一盒内，为一个保管单位，编一个流水号。为便于查找，每册凭证封面标以“之一”、“之二”、“之三”等标志，以示区别。 二、会计账簿的整理 （一） 会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账（或流转额表）、明细账、辅助账分别整理立卷，组成保管单位。 （二） 订本式账簿以一本为一个保管单位，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并填齐扉页和封面的各项内容。 （三） 计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及账簿使用凳记表。 （四） 账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。 （五） 除有特殊规定外，各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，空白账页不编号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。会计账簿编号使用“张号”。 三、财务会计报告（决算）的整理 （一） 财务会计报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务会计报告说明与分析应与报表一并组卷装订。 （二） 本单位月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同单位上报的财务会计报告，可合并组卷装订成册。 （三） 凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称，单位名称可以用规范的简称。 （四） 凡归档的财务会计报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复印纸、压感纸或复印件。 （五） 各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。 （六） 所属单位的财务会计报告，由财务主管部门负责收集齐全立卷后向同级档案部门移交。 （七） 会计凭证、账簿、财务会计报告等会计档案整理装盒时，应附“备考表”(见附件11）说明卷内张数、存在问题及立卷人姓名、立卷时间等。可将备考表印在卷盒封三上。 第十条 财务部门在保管会计档案期间，要编制会计档案保管清册，一年期满后与会计档案一并移交档案部门保管（保管清册及目录见附件2A、B）。 第十一条 编制目录时，“案卷内容”即对案卷内容的简明摘要，要揭示出卷内文件的时间、作者、名称等内容。 第十二条 “会计处理号”的编制方法，各单位可自行确定。 第十三条 各级财务会计部门向本单位的档案部门移交会计档案时，其案卷质量、手续必须符合本规则的要求，如达不到要求，财务会计部门应在档案部门指导下重新整理，合格后再向档案部门移交。 第三章 会计档案的归档 第十四条 会计档案具体包括： 一、 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证（包括职工持股凭证）。 二、 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账，其它会计账簿（包括职工持股账簿）。 三、 财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告(包括财务报表、附表、附注及文字说明)，其它财务报告。 四、 其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，建造合同，验工计价表，其它应当保存的会计核算专业资料。 五、 除了收集本单位的财务会计报告外，还应收集所属单位的年度、季度财务会计报告，但保管期限应有所不同。 六、 保管期限为5年及以下的（季度财务会计）报告，不向档案部门移交，由各级财务会计部门自行保管、销毁。归档范围详见附件1。 第十五条 财务会计部门向档案部门移交会计档案时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”及 “移交目录”（见附件 3、）一式两份。填写移交目录时，会计凭证应按册写明凭证种类、月份、自编起止号，明细账应填写月份和科目，财务会计报告如几个单位合并装订成册时，应写明单位名称。交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。 第十六条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持财务会计部门移交时原卷册的封装，个别需要拆封重新整理时，档案部门应会同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 第十七条 档案部门对接收的会计档案进行整理，其主要任务是： 一、每卷归档文件均要在案卷封面右下侧加盖“会计档案归档卷位戳”（尺寸和内容详见附件 4），其加盖的归档卷位戳使用红色印油，内容用蓝、黑色填写，具体填法是： （一） “年度”为该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写。 （二） “保管期限”为该卷内容针对的保管期限。 （三） “类别”按凭证、年度财务会计报告、季度财务会计报告、工资支付单、现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册等填写。 （四） “会计处理号”（又称处理号）为财务会计部门保管会计档案时编制的顺序号。 （五） “全宗号”为上级档案部门给本单位所确定的全宗代号。 （六） 归档卷位戳加盖的位置是：凭证、报表及档案保管、移交、销毁清册等盖在案卷封面右下侧，账本盖在扉页右下侧。如案卷封面已印有归档卷位戳记各项内容，可不加盖归档卷位戳记，但各项内容应填写清楚。若所填写的内容不齐全应加盖归档卷位戳。 二、 会计档案一律使用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷。卷盒要统一，采用牛皮纸盒，规格为 220310mm，根据案卷的厚度可分别装入厚度为 20、30、40、50mm 档案盒内（会计档案盒及其封面式样见附件 5、B）。 三、 会计档案卷盒印刷字的尺寸：卷盒封面“会计档案”四个字用3030mm 黑体字红颜色印刷。“单位名称”用 1510mm 宋体字红颜色印刷。卷盒脊背的印刷字用黑体字红颜色印刷。 四、 卷盒封面的单位名称必须用规范的单位名称，封面印刷只印到集团公司、工厂一级，所属单位子公司的名称在卷盒脊背“单位”栏显示。五、会计档案盒脊背各项内容的填法与归档卷位戳相同，“单位”和“类别”栏可填写标准简称。具体填法是：（一）“单位”栏的单位名称应填写到立卷部门，如“公司财务部”、“公司一公司财务部”。 （二） “类别”栏填写时，应使用规范简称： 年度财务会计报告年报季度财务会计报告季报工资支付单工资单现金日记账现金账 银行存款日记账银行账 会计档案保管清册保管清册会计档案移交清册移交清册会计档案销毁清册销毁清册 （三） 卷盒脊背中“会计处理号”可简写为“处理号”。 （四） 加盖卷盒脊背各项内容用蓝、黑色印油，字体、字号各单位自定。 六、 保管期限同为15年的案卷排列方式，按照总账、明细账、日记账、凭证的顺序排列。 七、 编制案卷目录：为方便借阅，档案部门应编制案卷目录（其式样见附件6）。 填写要求： （一） “年度”为该案卷内容形成的年度； （二） “案卷号”为该案卷流水号； （三） “案卷内容”为该案卷具体内容； （四） “案卷张数”为该案卷实际总张数； （五） “存放位置”为该案卷存放的库房和柜架编号； （六） 案卷目录应按案卷排列上架的顺序填写，并将一个年度内的一个部门或一个保管期限的案卷目录分别装订，编上张号。案卷目录装订成册后，一册编一个流水号（即案卷目录号）。八、编制会计档案案卷目录索引： 为便于查找会计档案案卷目录，需要编制案卷目录索引，以揭示每类会计档案数量、所在张次及案卷起止号（会计档案案卷目录索引式样见附件7、B）。 （一） 会计档案按年度立卷部门保管期限种类排列的可填写附件7。按保管期限年度立卷部门种类排列的可填写附件7（按B种排列的单位，各指挥部撤销归档时可单独保存）。 （二） 会计档案案卷目录索引，应放在案卷目录的前面，与案卷目录一并装订。 九、编制会计档案归档说明： 档案部门每年在完成会计档案任务后，编写归档说明，放在案卷目录索引前面，与案卷目录一并装订，其内容应包括： （一） 年度内哪些财务会计部门已归档，哪些应归档但尚未归档及其原因。 （二） 年度内会计档案的归档数量，按保管期限和种类划分各多少卷。已归档的档案是否齐全、完整。 .已归档案的案卷质量情况； .会计档案分类排列上架情况； .会计档案损坏情况； .会计档案销毁及留存情况； .属于保管期限内的档案而误销情况； .其它会计档案需要说明的问题。 十、会计档案的分类排列上架，可采用以下两种方法： （一） 一个年度一个财务会计部门内的会计档案按保管期限长短编一个案卷流水号，即按年度立卷部门保管期限种类排列； （二） 按会计档案的不同保管期限排列，一个年度的会计档案先分开保管期限，一个保管期限内按不同财务会计部门编一个流水号。即按保管期限年度立卷部门种类排列。 十一、 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为年、年、15年、25年四种。会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 十二、 本规则规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管应当按照本规则附表所列期限执行，股份公司各单位可根据需要适当延长保管期限。各单位会计档案的具体名称，如果同本规则所列档案名称不相符，可以比照类似档案的保管期限办理（会计档案保管期限见附件1）。 第四章 会计档案的保管和使用 第十八条 各单位保管的会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、排列系统、存放有序、查阅方便，原则上应将会计档案单设库房保管，并切实执行安全保密制度，注意做好防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等工作，严防损毁、散失和泄密。 第十九条 各单位档案部门要建立会计档案定期检查制度，发现可疑情况和发生意外事故，要及时向单位领导和上级主管部门汇报。 第二十条 各单位的会计档案主要为本单位的各项工作服务，档案人员必须作到主动、热情，为利用者提供方便。 第二十一条 各单位档案管理部门要建立健全会计档案借阅、复制登记制度。会计档案除本单位财务会计部门有权查阅外，其它部门或外单位查阅须持有介绍信，并经财务会计部门负责人或主管领导批准后办理登记手续方可查阅。会计档案原则上不得借出，如借出须限期归还。 第二十二条 查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上作任何记录、符号和标记，不准涂画、拆封、抽换或涂改。 第二十三条 各单位档案管理部门应设会计档案查阅登记清册，及时登记查阅或复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、用途、归还日期等。 第二十四条 各单位档案管理部门要做好会计档案的统计工作，档案部门在每年完成归档整理工作后，将本年及历年档案数量及鉴定销毁变动情况，填写会计档案年度数量统计表（见附件8）及历年会计档案数量统计表（见附件9）。 第二十五条 为做好会计档案的统计工作，对于本规则中所附的统计表，各单位可结合实际情况自行完善，但本表内容不应减少。 第二十六条 各单位档案管理部门要认真做好利用会计档案反馈记录，积累利用会计档案实例。 第五章 会计档案的鉴定、销毁 第二十七条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： （一） 由本单位档案部门会同财务会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册及销毁目录（式样见附录10、B）； （二） 本单位负责人在档案销毁清册上签署意见，报上级主管部门批准后方可销毁; （三） 销毁会计档案时,应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。监销人必须对销毁档案进行清点核实，严格履行职责，到指定地点销毁。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。 第二十八条 保管期满但未结清的债权债务、涉及其它未了事项的原始凭证和外事活动的有关凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第二十九条 档案部门接收的撤销单位的会计档案保管期满后，由档案部门和财务部门共同做好鉴定销毁工作。 第三十条 会计档案保管期满后，经鉴定具有保存价值的会计档案，应重新组卷，确定保管期限，存放在案卷形成年度的相应保管期限内，重新编制案卷号，在案卷备考表中注明有关问题。 第六章 其它要求 第三十一条 采用电子计算机进行会计档案核算的单位，应当保存打印出来的纸质会计档案。 具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质保存会计档案条件的单位，有关此类载体档案的保管，其管理办法需报经公司档案管理部门批准后方可使用。 第三十二条 单位因撤销、解散、破产或者其它原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 第三十三条 单位分立的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其它方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交有关档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。 单位某一部分业务移交其它单位经办的，所涉及的会计档案按照前款规定办理。 单位因业务移交其它单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 第三十四条 单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 第三十五条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当按规定办理交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 第三十六条 财务部门形成的会计专业核算材料装订后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于档案盒。 第三十七条 各单位资产评估、清产核资材料按会计凭证管理。 第三十八条 各单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当执行本规则并按国家有关规定进行管理。 第三十九条 各单位财务会计的预算、计划、制度方面的文件材料，均应作为文书档案立卷归档。 第四十条 各级档案部门要认真履行档案法赋予的监督、检查、指导的职责，对违反档案法及本规则的单位，有权进行检查、纠正；对情节严重的单位，要报请有关领导和上级主管部门处理。 第七章 附 则 第四十一条 本规则由公司档案部门负责解释。 第四十二条 本规则自印发之日起实施。 附件： 1.公司会计档案归档范围和保管期限表 2.公司会计档案保管清册式样 公司会计档案保管目录式样 3.公司会计档案移交清册式样 公司会计档案移交目录式样 4.公司会计档案归档卷位戳式样 5.公司会计档案案卷盒式样 公司会计档案案卷盒封面式样 6.公司会计档案案卷目录式样 7.公司会计档案案卷目录索引式样 （适用于按立卷部门分类） 公司会计档案案卷目录索引式样 （适用于按保管期限分类） 8.公司会计档案年度数量统计表式样 9.公司历年会计档案数量统计表式样 10.公司会计档案销毁清册封面式样 公司会计档案销毁目录式样 11.公司会计档案备考表式样 12.公司会计档案会计凭证软封面推荐式样 13.公司会计档案明细账软封面推荐式样附件：1.公司会计档案归档范围和保管期限表 公司会计档案归档范围和保管期限表 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 其中：收费票据存根、材料支出小票、产品销售料单。3年 2 记帐凭证 15年 3 汇总凭证 15年 4 工资单 25年 二 合计帐簿类 1 总帐 15年 包括日记总帐 2 明细帐 15年 3 日记帐 15年 其中：现金和存款银行日记帐 25年 4 固定资产卡片 5年 报废清理后保管5年 5 辅助帐簿 5年 三 财务会计报告类 包括各级主管部门汇总财务会计报告 1 月、季度财务会计报告（包括所属单位财务会计报告）3年 包括文字分析 2 年度财务会计报告 永久 包括文字分析 3 其中：所属单位上报的年度财务会计报告 15年 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 四 其它类 1 建造合同 永久 2 验工计价表 25年 3 会计档案移交清册 10年 4 会计档案保管清册 永久 5 会计档案销毁清册 永久 15 139附件2A: 公司会计档案保管清册式样 年 会 计 档 案 保 管 清 册 总 卷 数： 卷 其 中： 卷 会 计 帐 簿 类： 卷 会计凭证类： 卷 财务会计报告类： 卷 其 它 类： 卷 形成单位： 保 管 人： 附件2B: 会 计 档 案 保 管 目 录 会计处理号 案 卷 内 容 张 数 保管期限 备 注 种类： 第 张 140 141附件3A:公司会计档案移交清册式样 会 计 档 案 移 交 清 册 内 容： 共 计： 卷 本册共计： 页 移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人： 交接日期： 年 月 日 附件3B:公司会计档案移交目录式样 顺号 会计处理号 案 卷 内 容 单 位 数 量 保管期限 备 注 会 计 档 案 移 交 目 录 142 会计档案归档卷位戳式样、尺寸和内容 单位：毫米 7mm 18mm 20mm mm 15 年 度 类 别 会计处理号 保 管 期 限 全 宗 号 卷 号 143附件4. 公司会计档案归档卷位戳式样 附件5A: 公司会计档案案卷盒式样和尺寸 会计档案案卷盒式样尺寸 单位:毫米 144 附件6:公司会计档案案卷目录式样 会 计 档 案 案 卷 目 录 案卷号 会计处理号 案 卷 内 容 案卷张数 保管期限 存放位置 备 注 年度： 第 张 146147 附件7B: 公司会计档案案卷目录式样 会 计 档 案 案 卷 目 录 索 引 顺号 部 门 保管期限 种 类 数 量 案 卷 流 水 号 所在张号 备 注 年度： 目录号： 148149附件9:公司历年会计档案数量统计表式样 会 计 档 案 历 年 数 量 统 计 表 年度： 目录号： 150 151附件10A: 公司会计档案销毁清册封面式样 会 计 档 案 销 毁 清 册 销毁内容： 销毁数量： 共 计： 卷 件 册 张 销毁地点： 监 销 人： 本册共计： 页 销毁日期： 年 月 日 批准单位： 批准人： 经办单位： 经办人： 附件10B:公司会计档案销毁目录式样 会 计 档 案 销 毁 目 录 案卷号 形成单位 标 题 或 内 容 案卷号 卷 数 起止年度 应保管期 限 已保管期 限 销毁时间 备 注 年度： 第 张 152 附件11：公司会计档案备考表式样 案卷号 备 考 表 本案卷共 张 说明： 组卷人 日 期 153 附件12：公司会计凭证软封面推荐式样 （单 位 名 称） 会 计 凭 证 单位： 年 月份 现金收款凭证自 号至 号 附件 张 现金收款凭证自 号至 号 附件 张 银行收款凭证自 号至 号 附件 张 银行收款凭证自 号至 号 附件 张 转 张 凭 证 自 号至 号 附件 张 共 册 第 册 财务主管： 装订： 附件13：公司会计档案明细账软封面推荐式样 单 位 名 称 明 细 帐 年 度