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第 3 章

会 计 软 件

3.1 会计软件概述
3.1.1 会计软件概念
会计软件是一个利用于实际会计工作计算机应用软件，它以计算机作为手段，经过对人工输入记账凭证或原始凭证进行加工处理，自动生成会计账簿、会计报表和其它相关会计信息资料，从而完成会计核实工作。任何一个会计软件全部是由模块、数据库和会计软件文档三大部分组成。
模块是程序集合体，一个或数个程序组成一个模块，完成一个相对独立功效。比如：凭证输入模块、总账打印模块、报表编制模块等。数个相互联络又相对独立模块装配在一起形成一个独立会计软件，如账务处理子系统、工资核实子系统等。一个模块完成功效可多可少，通常将“账务处理子系统”称为一个功效模块。
数据库是数据集合体，用于存放多种数据，如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成，任何一个会计软件全部必需有数据库，用于存放相关数据。
会计软件文档是对会计软件模块和数据库等所作文字说明，包含用户需求说明书、概要设计说明书、软件测试汇报、用户手册等技术文档和使用文档。国际和中国均对计算机软件文档有标准要求，如国际质量认证标准ISO90000、国家标准GB/T19021.3。
3.1.2 中国会计软件发展
会计软件发展和一个国家社会经济发展和企业管理模式演变息息相关。从企业角度审阅：在20世纪70年代以前，中国经济处于供给制和计划经济，企业管理处于生产管理时代，关键特征表现为：管理重心放在企业内部，着重提升内部生产效率，实施控制型管理；进入20世纪80年代至90年代，中国经济表现为计划和市场经济并重混合管理时代，基础上以职能管理为主体，是各个单项管理结合，是一个离散型管理，以提升经济效益为管理目标；进入20世纪90年代，中国经济进入了新经济时代，全方面面向市场经济，中国企业管理也进入新管理时代，含有面向市场、基于现代企业制度、价值化、系统化、电算化、国际化、中国化、普遍化等特点，管理关键是提升企业市场竞争能力。结合中国社会经济和企业管理模式不一样发展阶段，能够从以下多个方面来了解中国会计软件发展历程(图3-1所表示)。

图3-1 会计软件功效发展
1. 从会计软件功效看
(1) 1977—1988年，这是中国会计软件起步阶段。中国会计软件是从1977年开始研究和开发工作，在1988年以前基础上为非商品化会计软件，具体表现为企业自行开发和应用财务软件或委托其它单位进行定点开发。
(2) 1988—1993年，这是中国会计软件发展阶段。从1988年开始，中国会计软件进入了商品化阶段。最早是单项型财务软件，只是对财务部分步骤或工作进行处理。
(3) 1993—1998年，这是中国会计软件提升阶段。从1993年开始会计软件进入核实型阶段，能够全方面核实企业业务活动，全方面反应各项财务情况；从1996年开始，会计软件发展到管理型阶段。在核实基础上为企业管理，尤其是为财务管理提供了大量工具和方法。
(4) 1998年以后，这是中国会计软件腾飞阶段。进入1998年，中国会计软件进入ERP阶段，会计软件本身也从管理型发展到战略型，它不仅是为财务管理，而是为企业整体战略服务。
2. 从会计软件操作界面和技术看
(1) 基于DOS平台会计软件。1996年以前会计软件关键是建立在DOS平台上。基于DOS操作系统开发会计软件，所使用数据库管理系统通常采取部分小型数据库管理系统，如Dbase、Foxpro等，其在管理大容量数据统计方面功效不足，制约了会计软件在业务量比较大企业应用，同时受DOS操作系统对计算机内存管理能力制约，造成软件在运行中不稳定。
(2) 基于Windows平台会计软件。1996—1998年伴随微软企业推出Windows系统和Windows 95/NT操作系统，中国大部分会计软件企业全部推出了在Windows平台上运行会计软件。因为Windows系统对计算机内存管理能力增强，使得基于Windows平台上会计软件运行稳定，且在易学易用性方面得到了提升。会计软件已发展到图形界面阶段，其中32位WIN 95平台会计软件在市场上占有主流位置。
(3) 基于浏览器界面技术会计软件。1998年以后，伴随Internet、Internet技术发展，浏览器界面技术开始引入会计软件，从而使得会计软件几乎全部前端应用全部逐步转向经过浏览器来实现，大大降低了学习难度。
3. 从会计软件网络体系结构看
(1) F/S阶段。最早中国网络财务软件是从文件服务器F/S开始，存在很多缺点，如文件负荷过大，不适合大型网络，而且必需使用胖用户机。
(2) C/S阶段。以后出现C/S结构财务软件，其中有两层或三层。但这种软件也存在一定不足，它优势是能够处理分布式处理，网络负荷相对较小，能够适合于大型网络，但它在跨平台方面存在对应难度。因为要进行胖用户机安装，所以维护和升级成本相对较高。
(3) B/S阶段。现在网络技术已发展到B/S阶段，它能够很好地处理跨平台应用，处理网络多结构分布式处理，尤其能够很好地支持Internet、Intranet或Extranet，前端会采取统一浏览器界面，在Web Server上作一次性安装就能够安装升级整个软件系统，从而极大地降低用户总体拥有成本，用户端采取瘦用户机或NC(网络计算机)来工作。
3.1.3 会计软件中基础术语
1. 会计主体和账套设置
会计主体也称会计个体，是指会计工作为之服务一个特定单位。进行会计工作，首先应该明确会计核实空间范围，即为谁核实、核实谁经济业务。会计主体既能够是企业，也能够是机关、机关团体，不过这些单位在经济上应是独立或相对独立。这些单位应拥有一定数量资产，能独立进行生产经营或业务活动，能独立编制财务会计报表。
在手工会计下，会计主体界限很轻易划分；在会计电算化下，会计主体界限划分关键是经过账套设置来进行。一个独立核实单位含有一套独立账簿体系，称为一个账套。现在各会计软件开发商开发会计软件均能同时处理上百家会计主体会计账，即能够同时设置上百个账套。这一功效拓宽了会计软件应用范围，使一套会计软件可同时为多个单位或部门共享，同时还能实现各个账套之间数据传输和共享。单位在首次使用会计软件时，应为本会计主体设置对应账套，最少包含账套编号和账套名称，它相当于手工会计下单位编号和单位名称。
2. 会计期间
企业生产经营活动在时间上是连续不停进行，为了定时汇报企业财务情况和经营结果，就需要将企业连续不停经营活感人为地划分为一定时间段落，方便确定一定时间财务情况，每一个段落称为一个会计期间，通常以十二个月称为一个会计期间，也叫会计年度。会计年度有不一样划分方法，能够是以12个月份为终止历年制，也能够是以某个月份为终止营业年。中国会计法要求，以公历年度作为会计年度，即以每十二个月1月1日起至12月31日止作为一个会计年度。有些国家会计年度是以头年7月1日至第二年6月30日或以头年10月1日至第二年9月30日终止。为了立即了解企业经营情况，在会计年度内还要按六个月度、季度、月份结账，编制财务汇报。
3. 货币计量
会计核实是连续、系统、全方面、综合一个统计方法。为了满足综合性这一要求，会计核实必需要有一个统一计量尺度，即货币。一个会计主体会计核实应以什么货币作为统一计量单位，通常应由会计制度要求。中国会计制度要求，会计核实应该以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外货币为主单位，也能够选定其中一个货币作为记账本位币，但编报财务会计汇报应该折算为人民币。在选择折算汇率时候，通常可选择期初汇率或业务发生当日汇率来折算。现在，中国著名厂商开发会计软件通常全部有专门设置记账本位币和折算汇率功效。
4. 财务分工
配置和单位会计工作相适应会计人员是完成会计工作先决条件。同时，依据内部牵制制度要求，还需对会计人员进行合理分工和职责权限划分。在会计电算化下，为表现不一样会计人员职责划分，关键是经过操作人员密码来加以控制。为此，应依据内部管理制度要求，对不一样会计人员设置对应职责权限，并不定时地更换密码来限制越权操作。
3.2 会计软件操作步骤及基础功效
3.2.1 会计软件操作步骤
任何一个会计软件全部是由多个子系统组成(如账务处理子系统、工资核实子系统等)，而每一个子系统又由若干个相互独立而又相互联络功效模块组成(如账务处理子系统包含凭证录入模块、凭证审核模块、记账模块、结账模块等)。不一样类型企业，其经济活动内容不一样、业务步骤各异，但其会计处理程序应基础相同。所以，不一样企业所使用会计软件基础操作步骤和方法也应类似。
任何一个通用化、商品化会计软件从功效上看，关键由系统环境设置、账套设置、系统初始化(包含操作员及权限设置、会计科目设置、编码设置和初始数据录入等)、日常业务处理、期末核实和系统维护等功效模块组成。会计软件基础操作步骤图3-2所表示。

图3-2 会计软件基础操作步骤
1. 软件安装和系统环境设置
在利用会计软件之前，需在计算机中安装会计软件和会计软件运行所需操作系统软件和数据库。在会计软件安装过程中或安装结束后要进行系统环境设置，关键包含会计数据备份方法、网络用户及数据库用户设置等。
2. 账套设置
账套设置关键目标是为本单位设置会计电算化核实相关要求，包含定义账套单位名称、本单位使用会计制度类型、会计期间设置、会计科目级次及位数、账套启用时间等。
3. 操作员及权限设置
为了达成财务部门各个岗位和不一样财务人员相互牵制，依据企业内部控制制度要求，需要对会计人员进行财务分工。会计软件操作员及权限设置，关键包含设置软件操作员和操作权限，和不一样操作员进入系统密码，从而使整个会计电算化工作由不一样操作员在相互制约基础上共同完成。
4. 会计科目设置
通常情况下，商品化会计软件全部预设了不一样企业会计制度所要求一级会计科目。在此基础上，企业应依据本身业务特点，设置对应明细科目，以完成本单位会计核实工作。
5. 编码设置
单位会计工作实施电算化后，经过代码来管理能够大大提升电算化工作效率。编码设置关键用于初始设置和修改会计软件中所需要全部编码，如往来单位编码、部门编码、人员编码、商品编码、材料编码、固定资产编码、库房库位编码、工资类型编码等。在编码设置中，除了要设置编码内容外，还要设置编码层次、结构和编码属性等。
6. 初始数据录入
企业在首次使用会计软件时，需将手工会计加工数据录入到会计软件系统中，从而使企业电算化工作建立在前期手工账务处理基础上。比如企业第一次进入电算化财务系统，需将上期期末手工处理会计科目余额、材料结存额、固定资产已提折旧额、各项债权债务余额等录入到新电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期会计电算化工作。
7. 日常业务处理
会计电算化日常业务处理包含原始单据处理、记账凭证加工、账簿登记、查询和打印、报表编制等。
8. 期末核实
期末核实包含期末成本费用计算、分配和结转、期末结账等，其中最关键是期末结账。经过结账，将本期相关会计账户发生额和余额计算出来，从而依据结账后金额把握企业财务及经营情况。
9. 系统维护
系统维护关键是处理系统数据出现问题后，由会计软件提供自动处理功效，包含数据备份、数据恢复、数据自动修复和计算、重建索引文件等功效。
3.2.2 会计软件基础功效
依据国家财政部1994年颁布《会计核实软件基础功效规范》要求，会计软件基础功效是指会计软件必需含有功效和完成这些功效基础步骤。手工会计账务处理基础步骤是将原始凭证进行加工生成记账凭证，然后将记账凭证分类登记在会计账簿中，依据会计账簿数据编制财务报表，从而完成整个会计核实过程。会计软件根本目标是为了替换手工进行会计核实，所以，会计软件首先必需满足会计核实需要，各功效设计应符合中国会计法律、法规和规章要求，以确保会计数据正当、真实、完整、正确。为确保会计核实工作正常进行，会计软件应含有会计数据输入、会计数据处理、会计数据存放和会计数据输出这四个方面基础功效。计算机会计数据处理步骤和计算机账务处理步骤图3-3、3-4所表示。

图3-3 会计数据处理步骤

图3-4 计算机账务处理步骤
1. 会计数据输入
会计核实所需要文字、数值、定义和计算公式字母、符号等统称为会计数据。将它们传送到计算机内，进行分类、归集过程称为会计数据输入。会计软件会计数据输入能够采取键盘手工输入、软盘光盘输入和网络传输输入等多个形式。为了确保会计数据处理结果正确性，会计数据输入步骤防错变得很关键。所以，会计软件通常只提供一个数据入口，而且还设置有对入口处数据源进行校验功效。通常情况下，会计数据输入包含以下内容。
(1) 会计软件初始化数据输入
企业首次使用会计软件，需对系统进行初始化，其目标是为一个没有任何数据会计软件设置一个特定工作环境。初始化关键内容包含：确定操作人员财务分工；设置总账、明细账编码和名称，输入期初数据；选择会计核实方法，如固定资产折旧方法、成本核实方法等；定义自动转账凭证，准期末对成本费用进行分配、期末各损益自动结转等。

(2) 原始凭证和记账凭证输入
原始凭证输入有两种方法。方法一，输入记账凭证同时，输入对应原始凭证。输入相关原始凭证汇总金额和输入记账凭证对应金额不符时，应该给提醒并拒绝经过；在对已输入记账凭证进行审核同时，应对输入所附原始凭证进行审核；输入记账凭证经过审核或登账后，对输入对应原始凭证不能直接进行修改。方法二，记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。
记账凭证输入是财会人员编制并审核凭证后，将其内容输入计算机过程，包含记账凭证日期、经济业务摘要、会计科目或编码、金额、附件张数等项目。软件将对进入系统凭证进行正确性、正当性校验，拒绝错误凭证进入。
2. 会计数据处理
将输入系统审核无误会计数据，根据会计核实要求进行分类、计算、汇总过程称为会计数据处理。会计数据处理包含以下内容。
(1) 依据审核无误会计凭证登记会计账簿
在电算化系统中，有形账簿已经不复存在，系统内账簿是部分数据文件，登账过程即是数据文件处理过程。系统可依据用户需求，适时生成多种形式会计账簿，且处理速度快、正确性高。
(2) 自动银行对账
将输入银行对账单和机内银行存款日志账进行查对，从而完成银行对账功效，并自动生成银行存款余额调整表。
(3) 自动编制会计报表
用户经过首次自定义报表格式、项目、定义各报表项目标取数公式，和表内和表间数据运算和勾稽关系，在编表系统从会计账簿数据等文件中取数，自动生成所需会计报表。
3. 会计数据输出
会计数据输出就是将机内会计数据提供出来，以满足核实和管理需要。会计数据输出有屏幕显示输出、打印输出和软盘或网络数据传输输出等多个方法。
4. 会计数据存放
会计软件所生成多种会计数据其存放方法和手工会计不一样，全部数据全部以文件形式保留在磁性介质中，必需要借助于计算机才能查看，而且对会计数据篡改变得很轻易且不留痕迹，所以会计软件应设置确保会计数据安全方法，以防数据文件被非法篡改。
3.2.3 会计软件总体结构及关键功效
会计软件总体结构是指一个完整会计软件由哪多个子系统(每个子系统也称为一个会计软件)组成，每个子系统有哪些功效，相互之间关系又是怎样。不一样企业其会计软件总体结构不尽相同，但大致全部应包含账务处理、工资核实、固定资产核实、成本核实、存货核实、销售核实、应收及应付账款、会计报表、财务分析等子系统。
1. 账务处理子系统
账务处理子系统以记账凭证作为处理对象，完成全部记账、算账、对账、转账和结账工作。生成日志账、总账和除各子系统生成明细账之外全部明细账。大部分账务处理子系统还含有银行对账、出纳管理和往来账管理功效，少部分账务处理子系统还含有部门核实和项目核实功效。
账务处理子系统关键功效有：初始建账，包含凭证类型及格式设置、会计科目编码设置、期初科目余额录入等；凭证输入、修改、审核、查询、打印及汇总；生成日志账、总账、明细账；期末转账及结账等功效。
2. 工资核实子系统
工资核实子系统完成工资计算、工资费用汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职员福利费计提分配表等，并自动编制工资转账凭证传输给账务处理子系统。部分工资核实子系统还有职员考勤管理、个人所得税计算、职员档案管理等功效。
工资核实子系统关键功效有：工资初始设置，包含工资类型设置、定义工资项目、定义工资项目计算公式、定义工资费用分配凭证、定义工资表打印格式等；职职员资基础资料编辑；工资增减变动及工资数据编辑；生成工资转账凭证；多种工资单、工资汇总表查询打印等功效。
3. 固定资产核实子系统
固定资产核实子系统实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核实、折旧计提和分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证并传输给账务处理子系统。
工资核实子系统关键功效有：固定资产卡片结构和分类编码设置、固定资产折旧方法定义、固定资产凭证定义、固定资产变动资料输入和修改、固定资产折旧计算和固定资产相关信息查询等。
4. 存货核实子系统
存货是指企业在生产过程或劳务提供过程中，为销售或耗用而贮备多种资产，包含原材料、产成品、半成品、包装物、低值易耗品等。存货核实子系统功效可概括为四个方面。
(1) 立即正确地反应采购业务发生、货款支付及存货入库情况。在按计划成本组织核实情况下，自动计算和分配存货成本差异，生成采购明细账、成本差异明细账、在途材料明细账和暂估材料明细账。
(2) 正确反应存货收发结存数量，提供多种存货库存动态情况，立即反馈多种存货积压和短缺信息，生成存货明细账、存货库存信息表等。
(3) 依据各部门各产品领用材料情况，自动进行材料费用分配，生成材料费用分配表。
(4) 自动编制机制转账凭证，并传输给账务处理子系统和成本核实子系统。
除此之外，存货核实子系统还支持对产成品等存货进行盘点处理，生成产成品盘点表和盘亏盘盈明细表，并据此进行对应账务处理。
5. 成本核实子系统
成本核实子系统实现多种费用要素归集和分配，立即正确地计算出产成品总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证传输给账务处理子系统，并将产品成本信息传输给存货核实子系统。
6. 销售核实子系统
销售核实子系统通常要和存货中产成品核实相关，实现对销售收入、销售成本、销售税金、销售费用和销售利润核实。生成销售明细账、发出商品明细账、应收账款明细账、销售成本明细账、销售费用明细账、销售收入、税金和利润汇总表、销售利润明细表等，并自动编制机制转账凭证传输给账务处理子系统。
7. 应收、应付账款子系统
应收账款子系统完成各应收账款登记、冲销工作，动态反应各用户信息及应收账款信息，并可进行账龄分析和坏账估量，并生成应收账款明细账、账龄分析表及其它多种汇总表和分析表。
应付账款子系统完成各应付账款登记、冲销及应付账款分析估计工作，立即反应各流动负债数额，和偿还流动负债所需资金，并生成应付账款明细账、账龄分析表和其它多种汇总表和分析表。
8. 报表子系统
报表子系统关键实现多种会计报表格式定义、取数公式定义，完成报表自动编制，并可进行报表查询、打印、报表分析和汇总。报表子系统生成会计报表包含对外报送资产负债表、利润表、现金流量表和对内管理所需多种内部报表。
9. 财务分析子系统
财务分析是建立在会计核实基础上，对财务数据进行综合分析，通常包含财务情况结构分析、财务情况比较分析、财务情况趋势分析和财务预算方案完成情况分析等。
3.2.4 会计软件各子系统数据联络
如前所述，一个完整会计软件可分解为若干个子系统，各子系统间相互作用、相互依靠，共同完成会计反应和控制职能。假如我们将各子系统单独使用时，各子系统所需数据只能由人工输入计算机，而不能用其它子系统输出数据，从而造成会计数据反复录入，增加了会计核实工作量，而且因为各子系统数据源不一致，可能造成数据处理结果各异。为了使企业实施会计电算化后提升工作效率，会计软件设置应能实现会计数据一次录入而共享使用。为此，会计软件各子系统之间应建立起数据传输关系。数据传输关系是指一个子系统数据输出作为另一个子系统数据输入，供其加工处理，实现数据共享。会计软件各子系统数据联络图3-5所表示。

图3-5 会计软件各子系统数据联络
3.3 会计软件选择
会计软件是电算化会计系统关键，其性能怎样直接关系到单位会计电算化工作效果。现在，会计软件选择有通用(商品化)会计软件、定点开发(专用)会计软件两种。
3.3.1 商品化会计软件
商品化会计软件是由软件开发商统一设计开发，并作为软件商品在市场上销售会计软件。商品化会计软件特点以下。
1. 商品化会计软件优点
(1) 软件质量高
商品化会计软件通常全部是由实力雄厚专业软件企业开发。这些软件厂商集中了一批会计电算化人才，她们既懂会计专业知识，又懂计算机知识，开发出来会计软件质量水平高，符合现行会计制度、会计法规要求，功效完善，基础能满足大多数单位会计核实要求。
(2) 通用性、可扩展性强
商品化会计软件开发考虑了绝大多数单位实际情况，能够满足单位不一样时期和不一样单位实际会计业务需要，其通用性强。同时，为适时满足单位特殊业务所需和因为国家会计政策法规变动，通常在软件设计中全部会考虑软件功效可扩展性。
(3) 成本低、见效快
因为商品化会计软件是批量开发，单位成本低，所以其售价相对低廉。所以，选择商品化会计软件成本相对于自行开发会计软件低。单位购置商品化会计软件后即可进行试运行。对于会计基础很好单位来说，试运行多个月即可正式替换手工记账，时间短、见效快。
(4) 维护有保障
软件开发商通常全部配置有专业维护队伍，一旦软件出现问题、会计制度发生变动或单位需求改变，大多数软件企业全部能立即组织力量对软件进行改善和升级，为单位开展电算化会计工作提供了确保。
2. 商品化会计软件不足
(1) 对会计人员综合素质要求较高
这关键表现在两个方面。首先，商品化会计软件易学性较弱。这是因为商品化会计软件是针对不一样单位会计业务共同需求设计，不可能考虑特定用户日常习惯，所以需要购置会计软件用户改变自己习惯，去适应商品化会计软件要求。其次，商品化会计软件初始化工作量大，且有一定难度。因为商品化会计软件通用性强，其中不含或含有较少会计核实规则。用户在首次使用时，需依据本企业情况进行初始化设置，把一个通用化会计软件转化为一个适合本单位情况专用会计软件。这些初始化设置包含定义多种转账公式、数据起源公式、费用分配公式等，它除了需要用户含有会计知识外，还需知道部分计算机知识，对会计人员要求较高。
(2) 不能完全满足单位核实要求
因为商品化会计软件要提供给不一样单位使用，对通用性要求较高，所以极难完全满足各单位会计核实和会计管理要求，对一些特殊单位更不适用。
3.3.2 定点开发专用会计软件
即使商品化会计软件含有投资少、见效快特点，但也存在着一定不足，可考虑采取定点开发方法取得专用会计软件，以满足本单位需求。定点开发会计软件方法关键有：自行开发、委托开发、联合开发三种。
和商品化会计软件相比，定点开发会计软件含有专用性、易用性强特点，同时也存在一定局限，比如对本单位技术要求高、软件开发周期长且费用高、软件应变能力弱、质量难以确保、软件维护有一定难度等。通常定点开发软件适适用于经济技术力量雄厚大中型企机关。
经过对以上两种软件取得方法分析，一个单位怎样去选择适合自己会计软件呢？我们认为，在单位开展会计电算化早期，可考虑先选择通用型商品化会计软件。因为，选择商品化会计软件风险小、易于成功。等到会计电算化深入到一定程度时，若商品化会计软件不能完全满足会计工作需要，可考虑在通用会计软件基础上，由单位自己或和软件企业合作进行定点开发，从而对软件使用起到扬长避短作用，充足发挥会计软件功效。
3.3.3 商品化会计软件选择
讫今为止，中国经过财政部门评审商品化会计软件企业已超出一百多家，大多数专业化软件企业开发会计软件产品既通用，又稳定实用。但经过多年市场优胜劣汰，现在真正含有全国市场也就10家左右。所以，购置通用型商品化会计软件已成为企业开展会计电算化应用一个关键方法。面对如此众多会计软件，我们怎样去选择适合自己会计软件呢？通常来说，购置单位在选择时，可从以下多个方面进行考察和选择。
1. 考察商品化会计软件正当性
会计工作应该遵照国家会计法律、法规和相关会计制度要求，作为单位开展会计电算化工作所使用会计软件也不例外。企业在选购软件时，应对会计软件进行正当性测试，关键包含：(1)测试会计软件提供会计核实功效和财务管理功效正确性，以确保单位财务会计工作正常进行。(2)审查会计软件和中国财务会计制度符合性，以确保财政部制订财务会计制度在各类经济实体中正确落实和实施。
2. 考察会计软件功效是否满足本企业业务处理要求
现在市面上销售会计软件，大功效全部有，只是在功效细节性方面有差异。企业在分析了本单位业务步骤特点前提下，要深入了解立即购置会计软件在细节上是否满足自己特殊要求或侧关键。首先，考察软件功效实现正确性。有些会计软件，从表面上看含有某项功效，但经过测试，根本不是本企业真正需要功效，这种软件在功效实现正确性方面不能全部到位。其次，考察软件功效完整性。企业在实施会计电算化时往往采取循序渐进标准，分阶段开展电算化工作。先从较为基础账务、报表开始，然后再上进、销、存，最终上生产管理和成本系统。企业在购置软件时，应考察该软件是否含有这些功效，能否满足分阶段实施计划需要。
3. 考察会计软件性能特点
(1) 会计软件安全稳定性
会计核实工作所产生会计数据是统计企业经济活动内容，反应企业财务情况、经营情况和现金流量情况依据。若企业开展电算化工作所使用会计软件安全性差、运行不稳定，势必造成会计数据丢失、被破坏，严重影响企业会计工作顺利进行。所以在选择会计软件时，要对会计软件安全性、稳定性进行认真考查。能够从以下多个方面来进行。
① 会计软件安全可靠性方法是否完备。在会计软件每一个子系统或功效模块数据录入处应有录入数据校验方法；机内存放会计数据和所输出数据应有加密方法；对关键子系统或功效模块应有存取权限控制等。
② 会计软件安全可靠性方法是否有效。有些会计软件即使含有多种安全可靠性方法，但其实际并没有达成预期目标。所以，必需了解会计软件所提供安全可靠性方法是否真有效。
③ 会计软件运行稳定性。会计软件假如运行不稳定，常常出现死机或非法中止，将会严重影响会计工作顺利开展，而且会计数据安全性也将受到影响。能够经过软件投放市场时间长短或试运行来考查其稳定性能。
(2) 会计软件易使用性
会计软件易使用性是指软件系统易用、易懂特征，可从以下多个方面考查。
① 软件界面是否友好。会计软件界面是否简练明了，输入输出格式是否规范，帮助信息是否丰富清楚。
② 软件是否便于操作。会计软件操作是否简单，多种自定义功效和控制方法是否适用，辅助功效和服务功效是否丰富实用等。
③ 厂家提供资料怎样。包含使用手册表示是否清楚，培训资料是否完备等。
(3) 会计软件设置灵活性、开放性和可扩展性
会计软件利用于企业后，还必需考虑因为信息技术飞速发展所引发商业活动方法改变对企业经营管理方法提出新要求，比如企业业务步骤重组、经营范围扩大等，这就要求会计软件设置必需含有一定灵活性、可扩展性，方便调整软件操作规程来适应新改变。同时，软件和其它信息系统进行数据交换或进行二次开发，也要求会计软件应含有开放性和可扩展性，以适应企业不停改变管理需要。
4. 考察软件企业发展前景和售后服务
软件开发商技术实力和发展前景，直接关系到以后软件功效改善和升级。若选择实力不够强企业，一旦企业倒闭，则用户购置软件将得不到长久后续技术支持。
软件企业售后服务体系是否健全，服务水平高低和服务态度好坏对于所选择会计软件是否能顺利投入使用也是至关关键。在选择会计软件时，要尤其注意，选择软件在企业所在地是否已设置了售后服务机构，这对于该软件长久运行是一个关键保障。
3.4 会计软件和ERP软件
3.4.1 会计软件和ERP软件区分
会计软件又称财务软件，它是由一组程序、数据及相关文档组成完整集合体，它以计算机作为手段，对人工输入会计凭证进行加工处理，生成会计账簿、报表及相关会计信息，从而完成记账、算账、报账全过程会计核实工作。
ERP(Enterprise Resource Planning)全称是企业资源计划，它是指建立在信息技术基础上，以系统化管理思想为企业决议层提供决议运行手段管理平台，它是整合了企业管理理念、业务步骤、基础数据、人力物力、计算机软硬件于一体企业管理信息系统。ERP软件基础是会计核实，关键是对企业物流、资金流和信息流进行全方面一体化管理。
3.4.2 ERP发展
ERP是在20世纪60年代MRP和20世纪80年代MRPⅡ基础上发展起来。
1. 20世纪60年代MRP阶段
MRP(Material Require Planning)是物料需求计划，它能依据相关数据计算出相关物料需求正确时间和数量，还能够考虑到企业现有生产能力和采购相关条件约束，将生产能力需求计划、车间作业计划和采购作业计划全部纳入其中，关键包含以下功效模块：
(1) 用户订单处理
(2) 主生产计划
(3) 物料需求计划
(4) 能力需求计划
2. 20世纪80年代MRPⅡ阶段
MRPⅡ(Manufacture Resoure Planning)称为制造资源计划，它是把企业作为一个有机整体，从整体最优角度出发，经过利用科学方法对企业多种制造资源和产、供、销、财各个步骤进行有效地计划、组织和控制，使其得以协调发展，并充足发挥其作用。MRPⅡ关键包含以下功效模块：
(1) 企业经营计划
(2) 生产计划
(3) 主生产计划
(4) 能力需求计划
(5) 物料需求计划
(6) 财务管理
3. ERP阶段
进入20世纪90年代，伴随市场竞争深入加剧，企业竞争范围和空间深入扩大，关键面向企业内部资源计划管理MRPⅡ管理思想逐步被20世纪90年代怎样利用和管理企业整体资源管理思想所替换，于是ERP就顺应时代需求而产生了。在ERP阶段，以计算机为关键企业管理系统更为成熟，系统增加了财务估计、生产能力调整、资源调度等功效，配合企业实现JIT管理、全方面质量管理和生产资源调度管理等，成为企业进行生产管理及决议平台工具。ERP企业资源计划，除了上述MRP、MRPⅡ功效外，还包含以下内容：
(1) 优异排程计划系统
(2) 制造实施系统
(3) 配销/运筹管理
(4) 整合财务功效
(5) 供给链管理
(6) 和用户端信息整合
(7) 和供货商信息整合等
3.4.3 ERP软件关键功效模块
ERP是将企业全部资源进行整合集成管理，立即企业物流、资金流和信息流进行全方面一体化管理，ERP软件既可用于生产企业，也可用于非生产性企业。用于生产企业关键包含三个方面管理内容：生产控制管理、物流管理和财务管理。ERP软件关键功效模块图3-6所表示。
图3-6 ERP软件关键功效模块
1. 财务管理模块
ERP财务管理模块和通常财务软件不一样，它和系统其它模块有对应接口，可将由采购活动、生产活动和销售活动等输入信息自动记入财务模块，生成总账、报表，从而取消了输入凭证繁琐过程。通常ERP软件财务模块可分为会计核实和财务管理。
(1) 会计核实
会计核实关键是统计经济业务活动过程及其结果，它由总账、应收、应付、固定资产、工资等部分组成。
① 总账模块。总账模块关键功效是处理会计凭证、输出多种日志账、总账、明细账、编制会计报表，它是整个会计核实关键，工资、固定资产、成本核实等模块全部和它发生数据传输关系。
② 工资核实模块。它能自动进行工资结算、分配、核实，并能计算各项和工资相关计提费用，自动生成会计凭证传入总账。它和总账、成本模块集成。
③ 固定资产核实模块。该模块完成固定资产增减变动和折旧计提分配和核实工作，能帮助用户对固定资产现实状况作了解，掌握固定资产分布和增减变动，该模块能自动生成凭证，传输到总账模块。它和总账、成本、应付账模块集成。
④ 成本核实模块。它依据企业产品结构、工序、采购等信息进行产品多种成本计算，进行成本分析和计划。它和总账、工资、固定资产等模块集成。
⑤ 应收款模块。该模块包含发票管理、用户管理、账龄分析等功效，它和用户订单、发票处理业务相联络，自动生成记账凭证，传输给总账模块。
⑥ 应付款模块。该模块包含发票管理、供给商管理、支票管理、账龄分析等，它和采购模块、库存模块集成，自动生成记账凭证并传输给总账模块。
⑦ 现金管理模块。该模块关键是对现金流入、流出进行控制，对现金、银行存款、支票、汇票等进行管理，提供银行查询等功效。它和应收款、应付款、总账等模块集成，自动生成记账凭证并传输给总账。
(2) 财务管理
财务管理功效是基于对会计核实数据进行分析，从而进行对应估计、管理和控制活动，它侧重于财务计划、分析和估计决议。
① 财务分析。经过用户定义财务指标和财务差异数据图形，进行财务绩效评定和分析，包含财务趋势分析、财务结构分析、比率分析等。
② 财务计划。依据以前期间财务分析结论，作出下期财务预算和计划安排。
③ 财务决议。它是财务管理关键内容，关键是对企业相关资金筹集、投放作出符合效率标准决议。
2. 物流管理模块
物流管理模块关键是对购、销、存进行管理，具体包含以下功效。
(1) 分销管理
市场经济运作模式是以销定产，销售管理是从产品销售计划开始，对销售产品、销售地域、销售用户等多种信息进行管理，从而对销售数量、金额、利润等作出全方面分析。
① 用户信息管理。经过建立用户信息档案，对其进行分类管理，有针对性地提供用户服务，以保留老用户，争取新用户。
② 销售订单管理。销售订单管理是ERP入口，企业全部生产计划全部是依据用户订单来下达和安排。销售订单管理贯穿整个生产全过程，包含以下几方面内容。
● 用户信用审核和查询。对用户信用进行分级管理，依据信用情况来审核订单交易。
● 产品库存查询。对各类产品库存动态进行管理，从而决定是否要延期交货、分批发货或用代用具发货等。
● 订单输入、变更和跟踪。订单输入后，随时依据改变情况进行变更修正，跟踪每份订单情况。
● 交货期确实定和交货处理。决定交货期和发货安排。
③ 销售统计和分析。依据销售订单完成情况，对销售产品、销售地域、销售数量、销售金额等进行统计，对销售绩效作对应分析。
(2) 库存管理
库存管理是用来控制库存物料最好经济储存量，首先在满足生产所需前提下，又使其占用资金量最少。它是一个动态库存控制系统，能依据相关部门对物料需求改变，随时调整库存，正确反应库存现实状况。
(3) 采购管理
采购管理关键目标是确定合理定货量、优异供给商和保持各类物料安全贮备，经过建立供给商档案，用最新成本信息来调整库存成本，关键包含以下内容。
① 供给商信息管理。对供给商信誉和能力进行管理。
② 采购和委外加工统计。对采购和委外加工建立档案，进行统计并计算成本。
③ 价格分析。分析原材料价格情况，调整库存成本。
3. 生产控制管理模块
生产控制管理是ERP系统关键所在，它是一个以计划为导向优异生产管理方法。它将整个企业生产过程有机地结合在一起，先确定一个总生产计划，再经过系统层层分解后，下达成各部门去实施，以后，生产部门以此来组织生产，采购部门以此来组织采购。
(1) 主生产计划
主生产计划是依据实际订单输入和对历史销售分析来安排未来各生产周期提供产品数量和种类，它是平衡了物料和能力需求后，正确到时间、数量一个具体生产进度计划，是企