集团公司内部资料室管理规定模板.doc

某集团企业内部资料室管理要求

一、 目标
为了加强集团企业文件档案及资产管理工作，确保企业相关文件档案和资产有效控制，特制订本制度。
二、 适用范围
集团企业及所属各单位文件档案和资产管理。
三、 职责
1. 集团企业资料馆文件档案资料和资产由资料馆专员负责管理。
2. 集团企业及所属各单位各部门文件和业务档案资料和资产由各单位指定专员负责管理。（统称资料员）
四、 归档文档和资产范围
1. 集团及各所属单位营业执照(正、副本)、法人登记证、各类资质证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及其它证件等。
2. 集团及各所属单位对外重大经济协议、协议及其它经济性文件。
3. 其它反应集团及各所属单位经营管理业务活动，含有查考价值文件资料。
4. 集团及各所属单位收到政府部门或外单位来文，集团各单位间关键往来资料。
5. 集团及各所属单位所签发红头文件或关键会议会议统计。
6. 集团及各所属单位定时或不定时编制工作简报（报纸），所属单位向集团各类汇报。
7. 集团及各所属单位送月度、季度、年度财务报表，财务部门对各所属单位审计资料。
8. 集团及各所属单位固定资产盘点表及调整表。
9. 集团所属金额巨大固定资产实物和文件（如汽车钥匙、相关凭证等）。
10. 工程图纸、工程立案资料、政府部门颁发各类许可证及其它包含以后法律效力资料。
11. 集团及各所属单位人事资料立案材料。
12. 集团及各所属单位每个月薪资立案材料。
13. 集团及各所属单位高层人员对外交流讲话稿，对外宣传及交流多种音像制品和文字资料。
14. 和集团及各所属单位有重大经济往来外单位营业执照、资质证书、责任人身份证复印件、联络方法等。
15. 集团总裁个人搜集文件资料。
五、 文档和资产分类
1. 文档和资产分类采取层级式目录分类法，方便文档和资产管理。
2. 一级目录统一划分为集团及各所属单位名称。
3. 二级目录可划分为证照类、外部来文类、协议协议类、内部文件类、宣传类等科目；
4. 三级目录可划分为经济、法律协议协议、往来文书、图表图纸等明细科目。
六、 文档和资产归整
1. 归档文档和资产资料，标准上必需是原件，原件用于报批不能归档，由集团及各所属单位责任人同意后，可保留复印件，各类文件档案归档均须填写《文档和资产记录表》（见附件1）。
2. 标准上集团各所属单位保留各类文件档案，资料馆全部须立案。资料馆负责整理总表，监控集团各所属单位文件档案数量及流向；集团各所属单位每个月向资料馆上报部门文件档案统计报表，注明各文档和资产现有数量、借阅情况。
3. 集团各所属单位职员外出学习、考查、培训、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动，必需将关键文件资料向资料馆办理归档手续。
4. 凡集团各所属单位经营活动中收到文件、函件，承接人员承接后应在二天内归档。
5. 以企业名义发出文件、函件，要留底稿和正文以备查。
6. 各部门资料员应依据本部门业务范围及关键工作任务，编制文件档案归档时使用"案卷类目"，"案卷类目"必需简明、确切并编上条款号。
7. 文档和资产归案时，资料员应根据"案卷类目"放入文件卷夹内"对号入座"，并在《文档和资产归档记录表》（见附件2）上注明相关内容。
8. 文档和资产归整必需建立手工帐和电子帐两套帐目，分明细登记各类文档和资产。
9. 资料馆必需做到每个月清点一次，每三个月盘点一次。发觉文档和资产遗失或损坏，资料员应立即以书面形式汇报总裁。
七、 文档和资产保管
1. 资料馆应有存放文档和资产专门箱柜，应依据保留文档和资产数量，设置存放文档和资产箱柜，并含有防火、防潮、防虫等安全条件。
2. 资料员应科学地编制分类法，依据分类法编制分类目录；依据需要编制专题目录，完善检索工具，方便提供利用。
3. 文档和资产要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。
4. 库存文档和资产必需图物相符，帐物相符，帐帐相符。
5. 依据要求及集团各所属单位实际情况，确定文档和资产保管期限，每十二个月年底据此进行整理、剔除。
6. 经判定需销毁文档和资产，由资料馆资料员编造销毁清册，经集团总裁和各所属单位责任人会审同意后销毁。销毁文档和资产清单由资料员永久保留。
7. 资料员严格遵守文档和资产安全保密制度，做好文档和资产流失防护工作。
8. 凡集团各所属单位职员调离岗位前，必需做好文档和资产资料移交工作后，方可办理离岗手续。
八、 文档和资产借阅
1. 文档和资产属于集团企业机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经集团总裁同意不得借阅。
2. 借阅资料馆保管文档和资产材料，须经文档和资产提供单位责任人同意。阅档必需在指定地方阅读，不得携带外出。
3. 借阅文档和资产，必需推行登记、签收手续，填写《文档借阅记录表》（见附件3）。需要借出或复印文档，须经总裁同意。
4. 因工作需要借出时，若此文档和资产不能短期内归还，应填写《文档和资产借出记录表》（见附件4）。
5. 借出文档和资产材料时间不得超出一周，必需时能够续借，过期由资料员催还。
6. 借出文档和资产时，资料员应在借出文档和资产位置上放一替换卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，方便查阅和催还。
7. 调阅或借阅文档和资产者必需妥善保管文档和资产，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污文件，归还文档和资产材料应完整无损，不然，追究当事人责任。
8. 借出文档和资产资料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报所属单位责任人及资料馆立即处理。
九、 处理条例
有下列行为之一，据情节轻重，给50～500元扣薪处理，若组成犯罪依法追究刑事责任：
1. 毁损、丢失或私自销毁企业文件档案。
2. 私自向外界提供、抄摘企业文件档案。
3. 涂改、伪造文件档案。
4. 未立即上报归档或管理不善资料员。
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料员同罚）。

附件1 文档和资产记录表

序号
文档和资产名-文号
份 数
提供单位（企业名称）

起源

登记时间
移交人
接交人
备 注

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附件2 文档和资产归档记录表

序号
文档和资产名-文号
归还人
归还日期
备注

附件3 文档借阅记录表

序号
文档名-文号
用 途
借阅人
同意人
备注

附件4 文档和资产借出记录表

序号
文档和资产名-文号
份 数
用 途

同意人

借出期限
借用人
资料员
备 注

附件5 文档和资产登记（归还）回执

：

今收到你单位上交（归还）资料馆 资料（产） 份，特此回执。

资料员：
年 月 日

附件6 文档借阅表

借阅人

借阅时间

文件名

用 途

同意人

资料员

附件7 文档和资产借出表

借出人

借出期限

文件名

用 途

单位责任人

总裁