行政事务管理规定样本.doc

编 号 FNC01 共 3 页第 1 页行 政 事 务 管 理 规 定 一 、 总 则 第一条 为加强企业行政事务管理，理顺企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制订本要求。 第二条 本要求所指行政事务包含档案管理，印鉴管理，公文打印管理，办公用具管理，库房管理、邮发管理等。 二、 档案管理 第三条 归档范围： 企业规化、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通告、通知等含有参考价值文件材料。 第四条 档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整，密级档案必需确保安全。 第五条 档案借阅和索取： （一） 总经理、副总经理、部门主任、主管经理、借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 （二） 企业其它人员需借阅档案时,需经部门主管同意,并办理借阅手续。 （三） 借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密,严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理同意方可摘录和复制，通常内部档案由企业办公室主任同意方可摘录和复制。 第六条 档案销毁： （一） 任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料。 （二） 若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总经理同意后方可销毁，通常内部档案，须经企业办公室主任同意后方可销毁。 （三） 经同意销毁企业档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单,由专员监督销毁。 三 、 印鉴管理 第七条 企业印鉴由企业办公室主任负责保管。 第八条 企业印鉴使用一律由副总经理以上领导签字许可后管理印签人方可盖编 号 FNC01 共 3 页第 2 页 章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。 第九条 企业全部需要盖印鉴介绍信、说明和对外开出任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。 第十条 企业通常不许可开具空白介绍信、证实，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必需经主管副总经理签字方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必需向企业汇报其介绍信用途，未使用者必需交回。 第十一条 盖章后出现意外情况由同意人负责。 四、 公文打印管理 第十二条 企业公文打印工作由企业办公室负责。 第十三条 各部室打印公文或其它资料须经本部门责任人签字，交办公室统印。 第十四条 企业各部、室全部打印公文、文件最少一式二份，交企业办公室留底存 档。 五、 办公用具管理 第十五条 办公室用具购发： （一） 企业办公室指定专员制订每个月办公用具计划及预算，经总经理同意后负责将办公用具购回，依据实际工作需要有计划分发给各部、室，由部主任签字领回。 （二） 除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经企业办公室主任同意方可领用。 （三） 企业新聘工作人员办公用具，企业办公室依据部室责任人提供名单和用具清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作。 （四） 负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全，量足质优，库存合理，开支合适，用具保管好。 （五） 负责购发办公用具人员要建立帐簿，办好入库、出库手续，出库需由领取人签字。 （六） 办公室用具管理一定要做到文明、清洁。注意安全、防火、防盗、严格根据规章制度办事，不许可非工作人员进入库房。 六、 库房管理编 号 FNC01 共 3 页第 3 页 第十六条 库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 第十七条 采购人员购入物品必需附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发觉实物和入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知相关责任人。 第十八条 物资入库后，应该日填写帐卡。 第十九条 严格实施出入库手续，物资出库必需填写出库单，经企业办公室主任同意后方可出库。 第二十条 库房物资，通常不可外借，特殊情况由总经理或副总经理同意办理外借手续。 第二十一条 严格管理帐单资料，全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、计算正确，不得 随意涂改。 第二十二条 库房内严禁吸烟、严禁无关工作人员入内，库内必需配置消防设施，做到防火、防盗、防潮。 七、 邮发管理第二十三条 企业办公室负责为各部室邮发信件、邮件。全部公发信件、邮件由收发员登记，负责寄发。 八、 附 则 第二十四条 本要求如有未尽事宜或随企业发展，有不适应工作需要各部门可提 出修改意见，办公室研究并呈请总经理指示。 第二十五条 本要求解释权归办公室。 第二十六条 本要求从公布之日起生效。