酒店合同管理的规定模板.doc

协议管理要求

协议是酒店关键规范文件之一，是代表酒店并维护酒店正当权益法律公文，现将相关要求要求以下：
1. 酒店对内、对外协议均实施统一管理，以规范、正确、安全为标准。
2. 各部室因业务原因要和外单位及个人签署合相同文件要达成以下要求：
1.1协议内容要符合国家政策、法律法规；
1.2协议内容客观，实事求是，双方权益和责任要界定清楚；
1.3协议文字要正确、精炼，条理要清楚，用语要规范。
1.4协议包含到时间、地点、物品名、责任人等要素要具体、正确。
3. 全部对外签约文稿需统一由总办审核（或总办交法律顾问审核），经总经理室审阅，协议审订程序为：部门拟稿→审核（总办、财务）→审阅（总助）→审批（总经理）→盖章→签约→归档。
4. 协议原稿（经总经理）批复稿件连同一份正本送酒店档案室存档，另一份交对方留存。
5. 对协议中包含保密事项，必需严密机密，起草人及有阅文资格人员不准随便向她人泄露。
6.协议管理责任
6.1办公室归口管理全酒店协议、协议，建立协议总台账。
6.2财务部负责财产保险、借贷款、应收款等经济协议；
6.3营销部负责协议单位签单协议；
6.4采供部负责原辅材料、商品购销、生活劳保用具及运输协议；
6.5工程部负责工程设备、技改等协议；
7.各责任部门应指定专员管理本部门协议，建立分台账，职责以下：
7.1审阅本部门协议；
7.2对协议经办人随时提醒款额及货物交付情况，催办、监督履约，发觉问题应立即处理并汇报；
7.3对接收协议保持完整、有序、整齐，台账清楚；
7.4对实施完成协议（附相关书信邮件等），交酒店档案室归档。
8.协议签署
8.1以总经理同意采购、供给计划作为签署协议依据；
8.2确保协议当事人正当、符合经营范围、条款齐全、文本规范、印章正确；
8.3对供货协议应货比三家确定合格分供方（见“物资招标管理制度”）；
8.4应有二人或二人以上参与谈判，在要求经济限额内，由总经理授权者负责草签协议；
8.5草签协议，经总办、财务初审后，报总经理室审批（万元以上协议应附谈判说明），盖章生效；
9.协议鉴证
对首次接触用户或金额在10万元以上协议，必需查明用户资信度，以预防损失。
10.协议实施
10.1对同意协议，由签署人负责履约责任，如付款、协议实施跟踪，确保酒店信誉。如对方违约，应立即向上级（含工商、公安部门）汇报，主动处理，并负担对应责任；
10.2接收所订货物时，若有异议，应在10天内和用户书面联络并处理；
10.3向用户交送货物时，应有对方相关人员在送货单上完整署名；
10.4由办公室每季检验一次协议实施情况，并向总经理汇报。
11.协议变更和解除
11.1由原签署人逐层汇报，获准后办理变更或解除手续，严禁私自变更；
11.2变更或解除协议应以书面形式通知（紧急时可补办书面手续），并明确回复时间（用户要求变更协议时，也应按时给书面回复）；
11.3变更或解除协议全部资料（含邮件）均应保留备查。

档案管理制度
1． 目标和范围
为加强酒店档案管理搜集、整理工作，有效地保护利用档案，特制订本制度。本制度适适用于酒店各类文件档案管理。
2． 职责
2.1 总经理办公室负责全酒店关键文件档案归口管理；
2.2 各部门负责本部门业务相关文件档案管理。
3． 内容
3.1 档案定义
酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成对酒店有保留价值多种文字、图像、音像等不一样形式历史统计；
3.2 档案分类
酒店档案分文书档案、人事档案、技术档案和财务档案。
3.3 档案搜集
3.3.1 各部室应根据酒店文书档案管辖和保管期限表中相关要求，搜集、整理、保管归属本部门管理档案，并向有管辖权部室转交相关资料；
3.3.2 任何个人全部不得将属于酒店全部档案据为已经有或拒绝归档，全部职员全部负有保密责任。对有下列行为之一，依据情节轻重，将给必需处罚、处分，并依据档案价值和数量，责令赔偿损失；情节严重者，将给开除处分；
3.3.3 不得损坏、丢失或私自销毁部室应保留档案；
3.3.4 不得将公务活动中形成应该归档文件、资料据为已经有，向酒店和档案工作人员转交；
3.3.5 不得私自提供、抄录公布属于酒店档案和应保密档案；
3.3.6 涂改、伪造档案；
3.3.7 玩忽职守，造成档案损失；
3.3.8 在档案搜集、整理、保护和提供利用成绩显著部门或个人，由酒店总经理室给奖励。
3.4 档案归档
3.4.1 搜集各部门办理完成文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检验齐全后，整理立卷归档；
3.4.2 以下所列材料均需归档；
a） 酒店及各部门召开专题会、研讨会单独立卷归档，内容包含会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参与人员、领导人讲话、简报、总结等；
b） 各部门专题汇报、集体和个人调研资料；
c） 多种基建施工图纸及相关资料在工程结束验收后应专门立卷归档；
d） 以酒店名义发文，包含和相关部门联合发文；
e） 主管部门、单位，各地方旅游部门发给酒店文件；
f） 相关原稿，如有多个修改稿，以领导最终审批签字稿归档；
g） 关键照片和底片、录音带、题字、题词等；
h) 酒店职员相关资料，人员培训相关资料；
i) 财务工作包含多种表格、凭证等。
3.4.3 酒店文件统计保留、归档措施按题目分类；或是按地域、时间等形式分类，必需在档案夹里清楚地标明并把档案保留好，对每一份文件全部要清楚地注明它归入档案类目，方便查找；
3.4.4 天天全部要对文件进行清理归档,以免堆积。熟悉自己管理档案，了解归档制度；每十二个月清理一次档案，正确地做好文件索引，方便于查找。归档要注意整齐，归档前要先把资料进行分类，并把材料按类别分组装入一个文件夹，方便要归档时，全部材料全部能随手而得，避免盲目标查找；
3.4.5 立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分别组卷，卷内文件要把文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角；
3.4.6 立卷归档资料每卷不超出150页，超出者可立分卷。装订前要拆除金属物，做好材料检验，如对破损、褪色材料及传真件，应该进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹材料，要用纸加衬边；纸面过大书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以识别材料应该附上抄件；
3.4.7 依据卷内文件之间联络，还要进行系统排列，编卷号、拟写案卷标题、封面、确定保管期限、编制案卷目录等。档案目录关键由封面、案卷目录、卷内目录组合而成；
3.4.8 案卷按年代、机构排列，按年限分开保管，要编上次序号及注明存放案卷年号和卷号；
3.4.9 每十二个月对档案材料数量、保管等问题进行一次检验，发觉问题立即采取补救方法，确保档案安全；
3.4.10 对于已失去作用档案，档案管理人员应立即申请销毁；进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真判定，销毁档案材料必需登记造册，送领导审批后销毁；
3.4.11 销毁档案材料时，必需指派专员监销，预防失密。
3.5 档案借阅
3.5.1 各部门相关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按要求办理借阅手续。超出保管年限档案；
3.5.2 借阅档案（包含文件、资料），必需在《档案借阅记录表》上登记后方可借阅；秘密级以上档案文件须经酒店总经理同意后方可借阅；借阅档案人员必需珍惜档案，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻录、转借或损坏，不然，追究当事人责任；
3.5.3 案卷通常不给借出，经总经理同意能够借出须按时归还，档案文件借阅期限不超出两星期，到期如需再借应办理续借手续。
3.5.4 借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报领导。
3.5.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经酒店总经理同意后方能借阅，
但不能带离档案室。
3.5.6 外单位摘抄或复印卷内档案，须酒店总经理同意，并对摘抄和复印内容进行审查、签章。
3.6 档案管理
3.6.1 总经理办公室对酒店档案实施统筹管理，监督指导各部门文件、档案存放、使用；
3.6.2 酒店各部室和全体职员全部有保留档案义务，各部室须指定人员保管本部室档案，档案工作人员应该忠于职守，遵守纪律，含有专业知识；
3.6.3 人事档案管理详见人事部《人事档案管理制度》；
3.6.4 财务档案管理详见财务部《财务档案管理制度》；
3.7 档案保留期限
文件保留期限除政府相关法令或本酒店其它规章特定者外，依下列要求实施：
保管年限
文 件 类 别
永久
企业章程 股东名册 规章制度类 董事会及股东会议纪录 财务年度会计报表（决算） 政府机关及董事会核准文件 不动产全部权及其它债权凭证 工程设计图 资产评定汇报 酒店会议纪要 专题会议纪要酒店案件 简报 消防档案
25年
档案销毁清册 现金和银行存款日志帐

财务原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、日志帐、明细帐、总帐、辅助帐簿、会计移交清册 上级主管单位相关业务文件

预算、决算书类 会计凭证 总结、计划资料 广告宣传资料 固定资产盘点表 外来非酒店业务落实实施文件材料
5年
期满或解除之职员协议、经济协议、工程协议、购销合相同协议协议 离职职员档案 质量管理体系文件 离职员会会员档案 月、季度会计报表 部门会议纪要
2年
结案后无保留价值各部门收/发文 各类统计表格
3.8 电子文件载体
3.8.1 载体形态
存放电子文件载体有光盘、磁盘和磁带。
3.8.2 载体购置
电子文件载体统一由总经理办公室购置及分配。
3.8.3 载体管理
全部电子文件载体由总经理办公室统一进行登记编号，由使用部门指定专员进行维护管理。若因损坏不能再使用，应申请报废，同时将报废载体送总经理办公室回收。各部门管理电子文件载体人员调离本岗位或离开酒店时，载体是交接内容之一。

档案文件借阅程序

1．借阅档案（包含书籍、文件、资料），必需填写“档案文件借阅记录表”后方可借阅，秘密级以上档案文件须经酒店相关领导同意方能借阅。
2．档案文件不得借出，只供在办公室阅读。
3．如需复印或将档案文件借出，须由部门向总经理递交书面申请，待审批同意后，方可复印或借出。
4．档案文件借出时，必需在“档案文件借阅记录表”上注明归还时间，借阅期限不得超出两周，到期必需归还，如需再借，应办理续借手续。
5．案卷复印借出前，必需在复印件上注明“此件只供×××用”。
6．借阅档案人员必需珍惜档案，要确保档案安全和保密，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。不然按违反保密法追究当事人责任。
7．借阅档案归还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报领导。
8．外单位借阅档案，应持介绍信，并经总经理同意后方能借阅。但不能带离档案室。
9．外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄材料要进行审查、签章。

文件编制制度
1 目标和范围
规范酒店办公文件，使酒店各部门行文规范，提升整体办公效率特制订本制度；它要求了酒店办公文件编写方法、编写要求、格式、编号等。
2 职责
2.1 总经理办公室负责酒店下行文、上行文、酒店会议纪要和对外行文编发；
2.2 各部门负责本部门平行文、上行文和下行文编发。
3 内容
3.1 公文种类
酒店公文包含上行文、平行文、下行文、会议纪要、备忘录和对外行文。
3.2 酒店公文格式
3.2.1 公文文字表述应正确、简练、通顺、标点正确；
3.2.2 行文专题专用，内容明确。上行文开门见山提出本部门对所请示问题处理意见，请酒店领导酌定；平行文和下行文清楚表述本部门所要做或请相关部门帮助办理事情。行文内容由本部门文员或行文者确定，核稿由本部门经理负责。填写《文件处理单》呈领导指示。
3.2.3 内部行文格式
3.2.3.1总经理签署文件：

***大酒店文件
编号： 总经理（签署）
标 题
（正 文）

专题词：
抄 报：
抄 送：
发 送： （共印 份）
3.2.3.2备忘录：
备 忘 录
呈/致/发： 编号：
由：
题：
时：
正 文
（部门经理署名、日期 ）

行文系上行文时，第一行为“呈”；平行文时为“致”；下行文时为“发”；行文编号亦分上行文、平行文和下行文，不得反复；行文题目简明扼要，高度概括，末尾划线处行文部门责任人签署姓名及日期。
3.2.4 各部门责任人作为核稿人，不仅要对行文内容审核，而且要审查行文格式是否规范，对行文负全方面责任。
3.2.5 各部门收发文件，需严格办理收发文手续，写明收发文时间、文件编号、文件内容、签收人姓名、签收日期。对于手续不全呈文，总经理办公室不负责递送。
3.2.6 呈文程序：
在《文件收发统计表》上登记
各部门呈文 总经理办公室 总经理助理 总经理
在《文件收发统计表》上登记
不按上述公文传输程序越级呈文，总经理室给予退回。
3.3 会议纪要编制
3.3.1 会议纪要版头（以下所表示）
会 议 纪 要
时间：××××年××月××日 星期× ××点 编号：
地点：
议题：
主持：
出席：
缺席：
统计：

3.3.2 会议纪要正文
正文通常由三部分组成：
3.3.2.1 会议概况。关键包含会议时间、召开地点、主持人、参与人、领导参与情况、会议议题等。
3.3.2.2 会议精神。会议关键情况，需要处理问题和处理措施，对会议标准精神、讨论结果和以后任务等进行具体叙述和说明，要正确、概括性强和很强政策性、指导性。
3.3.2.3 会议决定事项和结论语。办公会、日常工作例会常常作出决定，需将这些决定事项加以归纳，扼要写出。工作会议、专题会议在结论语部分应对会议作出评价，指出方向，明确任务，提出期望和要求。最终，另起一行写明会议结束时间。
3.3.3 会议纪要末尾
3.3.3.1 纪要末尾部分包含主持人签发、抄报部门、抄送部门、下发部门、印发部门和日期。抄报、抄送及下发视需要而定。
3.4 协议协议编制
3.4.1 协议协议格式
协议协议格式以协议签署前酒店领导核准为准。详见《协议管理制度》
3.4.2 协议协议份数
协议协议通常以合约方一方两份为准，合约方为两方时，协议即为一式四份；合约方为三方时，协议即为一式陆份。
3.4.3 协议协议审批
协议协议在正式签署前须呈酒店领导审批，送审时附上《协议传阅审批单》，送审程序和3.1.7相同。
3.4.4 协议章使用
协议审批同意后，须法定代表或委托人签字、签署时期、盖章后才正式生效。协议章要盖在协议末尾合约方名称、法定代表签字和日期上，行跨太大时，日期可无须压到；两页以上协议须盖骑缝章。
3.4.5 协议保管部门
生效后协议分别由协议签署部门、总经理室和财务部保管，财务部须持协议原件。
3.5 对外行文编制
3.5.1 对外行文格式（以下所表示）
***大酒店文件
编号

标 题
——副标题
（正 文）
专题词：
抄 报：
抄 送：
发 送： （共印 份）
3.5.2 字体、间距要求
字体为仿宋体，版头报名为初号加粗，置中；期号为加粗四号，置中；编
写单位及印发日期为小四号字；正文标题为加粗小二，副标题为加粗四号；正文及报尾为小四号，行间距17磅，每行35个字。
3.6 文件编号
文件编号分文字文件编号和表格文件编号。
3.6.1 对外行文
由总经室代表酒店对外行文编号定为“苏扬司年号[序号]号”，如苏扬司[005]号，意为第5号文件。
3.6.2文字文件编号由五部分组成（此编号规范适适用于内部行文）。
a) 由总经理签署内部文件编号格式为“苏扬司办字年号[序号]号”，如苏扬司办字[006]，意为第6号内部文件。
b) 部门英文缩写。总经理室：EO；人力资源部：HR（暂缺）；财务部：FD；房务部：HD；餐饮部：F&B；销售公关部：S&MD；工程部：ED；安全部：SD；采供部：PD 工会：LU（暂缺）
c) 年份。年份为四位数。
d) 文件类别缩写。上行文：上行；下行文：下行；平行文：平行；外来函件：外来；协议协议：协议：会议纪要：纪要：其它：其它。文件类别缩写用方括号标明，即“[]”。
e) 流水序号：001-999。例：工程部第八个呈文编号为：ED[上行]008。
3.7 表格编号
表格编号详见《酒店统计表格清单》。
3.8 酒店对外行文
酒店对外公文须呈总经理审批同意后方能盖章使用。
3.9 其它
全部文件统一使用A4纸，字体统一为仿宋体，题头为加粗小二号，置中。
题头和下一行之间、版头横线和正文之间空一行（上行文除外），正文为四号字，条款加粗；行间距：23磅，每行30个字（此项不适适用于简报）

文件控制程序

1. 目标和范围
为确保酒店经营管理体系所要求文件全部得到有效控制，预防误用失效或作废文件，特制订本程序。本程序适适用于酒店经营管理体系相关文件控制，包含相关外来文件控制。
2. 职责
2.1 总经理办公室负责全部经营管理体系文件归口管理；
2.2 各部门负责本部门和经营管理体系相关文件编制、实施和管理；
2.3 管理者代表负责审核质量手册；
2.4 总经理负责同意质量手册和程序文件。
3. 程序内容
3.1 文件分类：
3.1.1 管理文件：程序文件、规章制度、管理措施、重大经营决议、计划、方针和各类涉密数据等；
3.1.2 技术文件：日常经营管理计划、结果、餐饮菜谱档案、工程设备技术资料、技术标准、作业指导书、检验指导书等；
3.1.3 外来文件：国家和当地政府及行业主管部门相关标准、上级单位下发文件、来宾或供给商提供文字及图片、照片资料；
3.1.4 质量统计：各类质量统计表格。
3.2 文件编制和审批
经营管理体系所要求文件由总经理办公室负责管理，各类文件编制、审批按下表要求实施，各部门文件编制后，均按下表相关领导审批其适用性，未经同意文件不得公布。

文件编制、审核、审批表
管理文件
文件类型
编 制
审 核
批 准
质量手册
总经理办公室
管理者代表
总经理
程序文件
各部门经理
总经理助理
总经理
其 它
各部门经理
总经理助理
总经理
技术文件
各部门经理
总经理助理
总经理
质量统计
各部门经理
总经理助理
总经理
外来文件
办公室主任审批其适用性
3.3 文件评审及更改审批
3.3.1 文件评审
管理体系中相关酒店重大决议、体系建立及重大变更文件(如：质量手册、程序文件等)，每十二个月进行一次例行评审，（评审时间间隔不超出12个月），由总经理办公室及各部门参与，总经理主持评审，评审经过后方可继续公布实施。
3.3.2 文件更改
3.3.2.1 和经营管理体系相关文件在实施过程中，总经理办公室依据纠正方法、预防方法、数据分析、内审、管理评审等结果，组织对文件进行更改评审，对评审后发觉问题应给予更改；
3.3.2.2 文件更改时由原文件编写部门提出《文件更改申请表》，将更改内容写清楚，部门经理审批后报总经理办公室，由总经理办公室报原文件给总经理同意后，根据 《文件更改申请表》中更改内容进行更改、发放并存档，同时原文件（更改前）停止使用。
3.3.3 文件更改识别
和经营管理体系相关文件更改后，应该在原文件前填写说明，并在更改处作出更改标识，以识别修订状态。
3.4 文件发放控制
3.4.1 经营管理体系文件由总经理办公室发放，并填写《发文记录表》；
3.4.2 各部门编制和经营管理体系相关文件由部门经理审核后交总经理办公室，审批其为适用、有效版本后，总经理办公室填写《发文记录表》并发放；
3.4.3 各部门收到文件后，在发文记录表上签字。
3.5 文件标识控制
3.5.1 质量手册、程序文件加盖“受控”章并进行编号，其它受控文件各部门在文件右上角处标注，并列入《受控文件清单》，作为标识和控制；
3.5.2 各部门按收文情况列出本部门《受控文件清单》。
3.6 管理文件控制由总经理办公室负责。
3.7 技术文件控制
3.7.1 日常经营管理计划、结果等文件由财务部及各部门提供，财务部办公室负责搜集、整理、汇总，并做好存档工作；
3.7.2 餐饮菜谱档案由餐饮部负责管理；工程设备技术资料、标准由工程部负责管理；各部门作业指导书，检验指导书由对应部门负责管理并定时进行有效性判定，立即撤出过期失效文件。
3.8 外来文件控制
3.8.1 国家、行业标准、上级单位下发文件由总经理办公室搜集，经总经理审批后，按发放范围进行发放、登记，并定时进行有效性判定，如已失效须发放有效版本文件，立即撤出过期失效文件，确保和经营管理体系相关部门取得适用而有效版本；
3.8.2 来宾提供反馈信息文件由办公室登记管理，并将信息立即向相关部门转达，图片、照片资料由公关办公室根据《档案管理制度》登记管理；
3.8.3 供给商提供信息文件由采供部登记管理，财务部备存并立即更换。
3.9 作废文件管理
3.9.1 文件换版和作废
酒店和经营管理体系相关文件修改页面达1/3版面后进行换页，换页由总经理办公室组织并重新发放，收回作废文件。
3.9.2 作废文件销毁
总经理办公室每十二个月对文件进行一次清理，各部门将作废文件交总经理办公室统一销毁，销毁前由各部门办公室编写《文件销毁申请单》报总经理同意后方可销毁，若要保留作废文件，在作废文件上注明“作废”“保留”标识，以预防作废文件非预期使用。
3.10 文件借阅和保管
3.10.1 和经营管理体系相关文件不准私自外借，若借阅需填写《文件借阅申请单》，经总经理办公室同意后方可借阅；若需要复制应填写《文件复制申请单》报总经理办公室，经管理者代表同意后方可复印；
总经理办公室负责全酒店文件管理，各部门负责本部文件管理。

文件及文印管理制度
1、 文件管理：
1.1上级来文由办公室统一签收、登记、传输、催办，即收即递，即办即归，注意保密；
1.2各部门外出带回文件，应立即递交汇总至办公室；
1.3全部红头文件形式（包含文件、纪要、通知）发文上报文，均由总经理签署，非红头文件不得作为行政性管理方法；
1.4全部同意公布文件，由办公室将原稿和一份印刷件归档。
2、 文印管理：
2.酒店内部传真、打印、复印，由部门提出，办公室同意；
2.2外出印刷由办公室审核，总经理同意；
2.3自备打印机部门未受办公室委托不得直接打印以饭店名义署名任何文件材料。
3、 传真管理：
3.1以酒店名义发出传真，由总经理同意；
3.2以部门或个人名义发出传真，由部门经理同意；
3.3接收传真件按接收文件要求办理。
4、 酒店公章、介绍信和领导名章，指定专员保管，对其正确使用负责。
5、 公关印刷品管理：
5.1酒店印刷品、广告等设计工作由营销部负责；样稿经总经理室同意后定稿；
5.2采供部选点付印，负责数量、质量、时限、结算事宜；
5.3第一版印刷样应由使用部门校核，总经理办公室审核。

公文管理
一、公文收发程序
1．公文收发由总经理办公室文员负责，处理要正确立即，手续简便、完善。
2．来文要签收，注明收到月、日，急件注明收到月、日、时、分，以备查考。
3．来文拆封时应保持原封附件在文件或信件后一并处理。
4．来文封缄标明公文者，由被授权专员拆封。
5．收文后严格登记，机要文件、董事会及管理酒店业务文件、外来业务文件、内部文件应分别登记。登记项目包含收文日期、收文编号、来文机关、来文字号、份数、文件标题或摘要、承接部门等。
6．收文登记后，立即呈送总经理室，机要文件、简报、资料等根据相关要求分送和传阅。
7．对需要批办文件，总经理要立即对文件处理做出具体指示，指示内容包含：处理问题标准，要求完成期限和承接部门或承接人。
8．需总经理立即指示文件如超出一天，总经理办公室人员（总经理秘书）应予催批，并将结果向呈报部门说明。
9．酒店领导批复后，在完成期限抵达时，要向承接部门催办并将结果立即向酒店领导汇报。
10．公文处理完成后，由档案室归存。
二、内部行文程序
1．酒店总经理室下达指令，各部门请示汇报及部门之间信息传输均属内部行文范围。
2．内部行文要标明发文者、致达者、抄报者、发文时间、发文编号、事由等项目。
3．发文者、致达者必需是部门经理，标明姓名、职务，不得越级行文。行文必需由
发文者签字生效。
4．呈送酒店高层领导公文一律以打印稿形式，不许有涂改、污迹。
5．要将拟稿、核稿、打字、校对者和同意者姓名一一打印在公文末页下端，以明确责任者。

日常管理工作程序

一、请示、汇报和处理工作程序
酒店各级管理人员全部应根据各自工作职责，主动主动，认真负责，独立大胆地开展工作和完成任务，碰到问题，必需立即正确地向直接领导请示汇报，并根据领导意图和要求主动开展工作，保质保量，准期圆满地完成任务。
1．通常情况下，应由下级领导向上级领导请示、汇报工作。当本级领导不在，或本级领导指示布署向上级领导请示汇报工作时，应根据本级领导意图和意见向上级领导请示汇报并立即正确地将上一级领导指示、意见向本级领导传达。
2．当上级两个以上领导意见不一致时，应主动向后一位领导说明前一位领导指示或意见实际情况，不得依据个人所需而选择实施。
3．当上级领导直接向本人下达关键任务、指示、要求时，应立即、正确地向本级领导传达，并认真落实实施。
4．当紧急情况下，本级和上级领导全部不在位时，应依据具体情况，尽可能和同级相关部门和人员商议，并认真主动地开展工作，不得推脱、放置，造成延误时机、失误，处理完成，应立即向相关领导汇报。
5．当对直接领导指示、意见、做法有不一样意见和想法时，通常情况下，应保留个人意见，先落实上级意图。特殊时，可向总经理反应，以求裁决。
二、部署工作和发表指示意见程序
通常情况下，应本着按级负责，分级管理标准进行，正职不在副职负责，上级不在，本职负责，上级需要更改和完善下级做法、指示、意见，应和下级协商、通气。
三、同级部门和工作人职员作程序
同级部门和同级工作人员应本着相互尊重、友好协商、主动支持、主动配合标准开展工作。两个部门或同一部门两人以上完成共同任务时，上级或本部门领导应事先做好分配和协调工作，并指定责任人，亦可指定主办人和协办人。
四、对上、下级文件处理工作程序
全部上级下发和下级呈报文件，全部应由总经理办公室统一收发。办公室责任人或秘书收到文件后，办公室主任提出处理意见，送交领导或其它部门。责任部门和领导再根据文件精神，提出落实或办理具体意见或方案。文件落实、办理完成，应立即返回办公室。
五、草拟文件处理程序
酒店下发文件，一律由总经理办公室起草。两个以上部门联办由主办部门起草，或上级部门指定部门起草。起草完成后，送总经理办公室审批。

酒店总值管理要求
为不停加强和完善酒店营运管理，提升服务质量，特制订本要求：
1、 对象：大堂副理及夜间值班经理
2、 方法：
2.1 大堂实施二十四小时运转管理制度，天天有一位管理人员参与夜间值班；
2.2 天天8：00、15：00、23：00为交接班时间，交接班地点在一楼大堂。
3、值班经理岗位职责
3.1负责酒店安全工作，妥善处理酒店发生醉酒闹事、打架等治安问题。
3.2加强巡视，尤其是酒店关键部位夜间巡查工作，发觉问题立即处理，并做好统计。
3.3监督检验上岗职员工作表现，对违纪行为有权按章给予处理。
3.4碰到客人对酒店设备设施、服务质量等方面投诉时，认真处理，做好书面统计在考虑酒店利益得到最大保护同时，合适站在客人立场，满足客人合理要求，维护酒店良好声誉。
3.5协调酒店各部门之间关系，并接收和处理酒店内部职员投诉。
3.6依据需要，在授权限额内酌情使用招待费，并处理客人有争议费用。
3.7落实完成酒店领导部署紧急任务和临时任务。
4、 值班检验内容：
4.1接待和服务工作质量、工作纪律等情况；
4.2客房房态、卫生情况和其它各区卫生工作情况(室内外)；
4.3设备、设施运行情况
4.4安全工作(治安、消防) 和节能工作；
4.5处理客人投诉并处理问题；
4.6处理来宾突发危急疾病，预防传染病交叉感染及其它应急事件；
4.7行使总经理室给予其它职权。
5、值班经理日志填写要求:
5.1使用钢笔或签字笔，不可用铅笔、原珠笔填写。
5.2全部统计应保留完好，不得随意涂抹、撕页及污损。
5.3值班日志填写完成后须于第二日经理晨会汇报并交总经理审阅。
5.4接班经理应认真阅读值班日志，并和上一班人员就班中未完成事项进行交接班。
5.5本统计本填写完成后交酒店办公室存档。
6、工作要求：
6.1 根据上述内容，每班检验酒店内各部位最少两次；
6.2 天天必需做好工作统计并报出相关问题2个以上(软件质量和硬件质量各二个)，依据酒店要求提出考评、嘉奖、过失处理意见；
6.3 对检验出问题，要做好统计，并在次日晨会上通报。复查未落实问题，责任部门必需说明原因；
6.4早晨检验早餐备餐情况，7:00以后在大堂岗位继续工作，直至8：00交班；
6.5休息：凌晨01:30以后视情况能够在房间休息或继续工作；次日中午在部门工作完成或安排妥善情况下可房间休息，延迟两小时上班。
6.6遇有公出等特殊情况时，应事先汇报，便于另行按排人员；
7、 其它：
7.1 夜值经理标准上在自助餐厅用餐，以检验中餐服务质量，但不许可点用其它酒水、饮料、食品；
7.2夜间值班不享受津贴、调休。

***大酒店例会制度
一、会务工作程序
1．了解会议性质和目标。
2．确定会议日期、出席者和主持人。
3．开会前一天（紧急会议：会前一小时）由办公室以电话通知形式向相关人员通知会期。
4．总经理办公室准备会议所需材料及物品，会前半小时安排部署好会场。
5．会前接待、签到和分发会议材料。
6．会议统计要发送到相关部门。
二、会议统计标准
1．依据会议通知要求，携带必备文具，提前十分钟到会。
2．按要求统计会议内容，统计格式正确。
3．统计内容基础正确，无遗漏，不发挥，如实统计。
4．会后十小时内，将统计加以整理，形成会议纪要。
三、会场纪律要求
1．开会不得迟到，早退、缺席，如有特殊情况，应事先请假。
2．开会时，应按酒店要求着装，精力集中，精神保满。
3．开会时不吸烟、不品茗、不吃零食、不会客，无特殊情况不接手机、不交头接耳。
4．她人讲话时，不随意插嘴发表个人意见，讨论时间内，应各抒已见，勇于提出问题。
5．意见不一致时，应心平气和地解释，讨论，以达成共识，不应争吵，抬杠，相互推诿。
6．需要保密会议内容，不得私自下传，更不得错传、误传相关人事、工资、劳动纪律、干部调配等方面会议内容或和会人员在会议上讲话内容。
7．会前要认真做好准备。
8．周例会汇报内容分别由各部门认真准备，并于周六晚18：00前上报总经理办公室。
9．汇报内容是指上期计划实施情况，总结经验、分析不足，找出差距，找出改善方法。汇报努力争取简明扼要，言之有物，用事实和数听说话。
10．例会提出关键事项将列入酒店工作计划及总结中去，各部门应针对例会中所提出问题认真分析，限期更正。

总经理办公会
1．时间：时间不定，如遇特殊情况可改在早晨晨会结束后进行，有紧急情况可随时召开。
2．主持人：总经理
3．参与对象：总经理助理，其它人员依据会议需要经总经理同意后由总办通知，指派专员作会议统计。
4．关键任务：传达上级指示，通报工作情况，依据市场改变情况，制订酒店经营决议和方案，研究酒店重大问题和关键工作。
5．会议内容：
5.1研究决定酒店关键工作和事项。
5.2搜集、分析、处理各业务部门呈报总经理办公室须讨论议题。
5.3整理目前工作所需文件及对应资料，制订具体计划。
6．要求：
6.1依据办公会议决定立即传达落实会议精神。
6.2做好会议统计，对重大问题决定要具体统计，必需时作出会议纪要。
6.3重大议题需提前准备研究方案。
6.4依据会议要求做好相关内容保密工作。
一周例会（办公会议）
1．时间：每七天一早晨8：20开始
2．主持人：总经理
3．参与对象：各部门主管级以上人员、总经理秘书参与并作统计。
4．关键任务：全方面总结上周工作情况，布署本周关键工作内容和指令。
5．会议程序及内容：
1）值班经理汇报周日夜间值班情况。
2）大堂副理通报周日值班情况和上周值班综述。
3）财务部、餐饮部、房务部汇报上周各营业点营业情况及服务质量情况，汇报本周工作安排。
4）销售部总结上周接待情况；通报本周客情、用户及反馈意见等。
5）安全、采供、工程、总经理办公室等后勤部门通报上周工作完成情况和本周工作安排。
6）总经理助理对上周相关工作进行汇报。
6）总经理对上周工作进行简明总结，同时对本周工作提出关键，决定相关方法及指令。
6．要求：
1）相关人员应按时参与，不得缺席。
2）会后总经理办公室秘书应立即写出“一周工作指令”，经总经理审批后，打印成文，下发各部门实施。
3）总经理提出工作指令，各相关部门应切实落实，努力完成，不得有任何推诿及扯皮现象。

每日晨会
1．时间：周一至周六早晨8：20开始
2．主持人：总经理
3．参与对象：各部门经理或责任人及指定相关人员、值班经理。
4．关键任务：了解、分析、总结前一天工作经营情况，对当日工作或一些问题作明确布署和指示，对重大、复杂问题，集体商议处理。
5．会议程序及内容：
1）值班经理通报值班期间酒店运转情况，关键为各营业点服务质量，值班期间所发