中国银行授信档案管理标准规范.doc

中国银行授信档案管理规范第一章 总 则 第一条 依据中国银行档案管理措施（中银办13号）和中国银行授信业务相关管理要求，制订本规范。 第二条 中国银行授信档案是各级行在对各类金融机构、非金融机构法人或自然人授信活动中形成，反应授信业务工作情况并含有保留价值文件资料总称，是我行和法人、自然人间债权、债务关系原始凭证及我行依法催收关键法律依据，是中国银行业务档案关键组成部分。 第三条 本规范管理对象为各类授信档案。具体有尽职调查及风险评审档案(简称风险评审档案)、企业及零售贷款业务档案和保全清收档案等。第二章 授信档案管理标准和模式第四条 中国银行授信档案实施集中统一管理标准。第五条 中国银行授信档案采取分段管理，专员负责，按时交接，定时检验管理模式。 一、 分段管理 将一个授信项目形成文件材料依据授信实施状态划分为实施中授信文件（简称授信文件）和结清后授信档案（简称授信档案）两个阶段。授信文件由风险管理部门和各业务经办部门设专柜分别保管存放。 授信档案根据保管期限划分，五年期案卷放在本部门保留，永久和二十年期案卷移交本行档案部门保留。二、 专员负责 各级行风险管理部门和业务经办部门应设置专职或兼职人员（统称授信档案员）负责本部门授信文件日常管理及结清后立卷归档等工作。授信档案员应相对稳定，且不得由直接经办授信业务人员担任。各部门要将授信档案员名单报本行档案部门立案，由档案部门填写授信档案员立案记录表（见附件二）。授信档案职员作变动时应办理好交接手续，并通知档案部门进行变更登记。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失，要查明情况并追究相关人员责任。授信档案员职责是： （一）负责本部门授信文件接收、日常保管、借阅管理等工作； （二）负责贷款结清后授信文件整理立卷工作； （三）负责将授信档案中二十年期和永久卷向本行档案部门移交及短期卷保管、判定、销毁工作。 三、按时交接业务经办人员应在单笔授信（贷款）协议签署、不良贷款接收及风险评审完成后5个工作日内，按归档要求将各类授信文件立即交授信档案员保留，双方推行交接手续。授信实施过程中续生文件随时移交，并办理交接手续。 授信档案依据其保管期限，二十年期和永久保留案卷以年度划分，于结清第二年三月底（风险评审档案于六月底）前集中向档案部门移交归档；五年期案卷则由业务经办部门自行保管。 四、定时检验 授信档案管理工作由行长办公室和风险管理部门共同监督和指导。授信档案检验将列入年度绩效考评和档案工作综合管理考评中，并将检验结果报送相关部门责任人及主管行领导。第三章 授信文件管理第六条 授信文件是指正在实施中、还未结清授信（贷款）文件材料。按其关键程度及涵盖内容不一样划分为二级，即一级文件（押品）和二级授信文件。 一、一级文件（押品）关键指授信抵、质押契证和有价证券及押品契证资料收据（见附件三）和授信结清通知书（见附件七）。其中押品关键包含：我行开出本、外币存单、银行本票、银行承兑汇票，上市企业股票、政府和企业债券、保险批单、提货单、产权证或她项权益证书及抵（质）押物物权凭证、抵债物资物权凭证等。二、二级授信文件关键指法律文件和贷前审批、贷后管理及保全清收相关文件。 第七条 授信文件移交归档范围及要求一、在授信结清其抵（质）押品退还借款人后，其一级文件即押品契证资料收据第一联及授信结清通知书移交归档。一、 二级授信文件全部移交归档（见附件一）。三、归档授信文件应是正本。如遇文件同属文书档案和授信档案归档范围，如授信批复性文件，文书档案存正本，授信档案存副本。第八条 一级文件（押品）管理一、押品是授信关键物权凭证，在存放保管时应视同现金管理。可由业务经办部门或风险管理部门将押品放置在金库或保险箱（柜）中保管，指定双人（简称为押品保管员）分别掌管钥匙和密码，双人入、出库，形成存取制约机制。 二、押品由业务经办部门接收后，填制押品契证资料收据一式三联，押品保管员、借款人、业务经办人员三方各存一联。 三、 押品以用户为单位保管，并由押品保管员填写押品登录卡（见附件四）。四、借款人、业务经办人员和押品保管员三方共同办理押品退还手续。由业务经办人员会同借款人向押品保管员交验授信结清通知书及押品契证资料收据并当场清验押品后，借贷双方在押品契证资料收据上签字，押品保管员在押品登录卡上注销。五、押品保管员将押品契证资料收据第一联移交授信档案员归档。六、资产保全部门接收不良贷款如有押品及押品契证资料收据或新办理抵押，其管理方法同第一至五条。第九条 风险评审二级授信文件管理一、 风险管理委员会秘书应在单笔授信（贷款）评审完成后5个工作日内，将尽职调查、风险评审文件整理入盒，形成授信文件卷，逐项填写风险评审授信文件移交清单（见附件九），一并移交授信档案员。二、 授信档案员对授信文件卷整理步骤 （一）编制项目次序号（简称项目号），作为其管理标识。项目号由三部分组成：部门代码（1位）+ 评审年度（4位）+ 项目流水号（3位）。1、部门代码用风险管理部首字“风”汉语拼音首字母F代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；2、评审年度为风险管理部门对该笔授信（贷款）评审完成年度，以4位阿拉伯数字代表；3、项目流水号为年度下小流水号，以3位阿拉伯数字代表，从001编至999。例：F（1）-001表示：风险管理部（一处）评审第一笔授信（贷款）。 （二）盒脊上标明对应项目号，卷盒按项目号次序排列，入柜保管。 （三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。（四）风险评审会议统计及评审表决单标准上由委员会秘书单独保管，在本部门保留3年后，向档案部门移交。第十条 企业、零售贷款二级授信文件管理一、业务经办人员应在单笔授信（贷款）协议签署后5个工作日内将前期文件整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写授信文件移交清单（见附件八），一并移交给授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。二、授信档案员对授信文件卷整理步骤（一）编制项目号 企业贷款项目号由四部分组成：部门代码（1位）+贷款期限代码（1位）+贷款年度（4位）+项目流水号（3位）。零售贷款项目号由五部分组成：部门代码（1位）+贷款期限代码（1位）+贷款年度（4位）+贷款种类代码（2位）+项目流水号（4位）。1、部门代码用部门名称首字汉语拼音首字母代表，企业业务部用“G”，零售业务部用“L”代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；2、贷款期限代码分别用短期、中期、长久三种期限“短”、“中”、“长”三个字汉语拼音首字母即“D”、“Z”和“C”代表；3、贷款年度以4位阿拉伯数字代表； 4、项目流水号为贷款年度下小流水号，企业贷款为3位流水号，从001编至999；零售贷款为4位流水号，从0001编至9999。5、零售贷款项目号中设贷款种类代码，为零售贷款分类代码，以2位阿拉伯数字代表，如住房按揭贷款为01、汽车消费贷款为02、教育贷款为03例：G（1）-C-001表示：企业业务部（一处）、长久、发放第1笔贷款； L（1）-C-01-0010表示：零售业务部（一处）、长久、发放第10笔住房按揭贷款。 （二）卷夹背脊上标明对应项目号；卷夹按项目号次序排列，入柜保管。（三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。（四）后续文件随时入夹，交接双方在移交清单上做登记、签收。第十一条 保全清收二级授信文件管理一、业务经办人员在不良贷款接收后5个工作日内，将移交过程中产生文件（简称部门间移交文件）及该笔贷款原始授信文件进行整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写不良资产文件移交清单（见附件十之一），一并移交给授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。二、授信档案员对授信文件卷整理步骤（一）编制项目号：项目号由三部分组成：部门代码（1位）+接收年度（4位）+项目流水号（3位）。1、部门代码用保全部首字“保”汉语拼音首字母B代表，（部门代码后设可选项，即处室代码，以1位阿拉伯数字代表）；2、接收年度为保全部门接收不良贷款年度，以4位阿拉伯数字代表；3、项目流水号以3位阿拉伯数字代表，从001编至999。例：B（1）-001表示：保全部（一处）接收第一笔不良贷款。（二）卷夹背脊上标明对应项目号；卷夹按项目号次序排列，入柜保管。（三）填写授信文件卷登录卡（见附件十一）。（四）清收过程中产生文件随时移交入夹，交接双方在保全清收文件移交清单（见附件十之二）上做登记、签收。第十二条 业务经办部门如办理授信额度、保函、信用证、银行承兑汇票、贴现等业务，其文件归档范围参考授信额度类和授信免保类（见附件一），文件管理要求和方法同上。 第四章 授信档案管理第十三条 授信档案是指已结清授信（贷款）文件材料，经过整理立卷形成档案。其保管期限为：一、依据授信偿还期限，将授信档案保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种，其中： 五年期：通常适适用于短期授信（贷款），结清后标准上再保管5年； 二十年期：通常适适用于中、长久授信（贷款），结清后标准上再保管20年；永久：经风险管理部门及业务经办部门认定有特殊保留价值项目可列为永久保留。二、零售贷款档案保管期限于结清后标准上再保管5年。三、保全清收档案保管期限于不良贷款结清（核销）后标准上再保管20年。四、风险评审档案保管期限标准上同该笔贷款业务档案保管期限。五、授信档案保管期限自贷款结清（核销）后第二年起计算。第十四条 授信档案员要在贷款结清（核销）后15个工作日内完成该笔授信文件立卷工作，形成授信档案。立卷步骤是： 一、划定保管期限；二、以单份文件为单位进行装订；三、将文件根据移交清单次序排列后装入档案袋；四、二十年期和永久卷编制卷内文件目录（见附件十二），置于首份文件前，填写卷内备考表（见附件十三），置于末份文件后；五年期授信档案只填写卷内备考表，置于末份文件后； 五、填写档案袋封面标签（见附件十四）；六、将五年期授信档案装盒后放专柜保留，和授信文件分开管理。按年度填写授信档案案卷目录（见附件十六）一式两份，一份留本部门，一份交风险管理部门备查。七、将永久、二十年期卷另柜保管，以备移交。第十五条 永久、二十年期授信档案于第二年三月底之前，由业务经办部门填写授信档案移交清单（见附件十五）后向本行档案部门移交归档。档案部门检验验收后，双方办理交接手续，对不符合要求案卷，档案部门有权要求其完善后再行移交。移交清单应一式三份，风险管理部门、业务经办部门及档案部门各存一份备查。第十六条 每十二个月三月底前，各级分、支行还需将本行已结清、属超权限上报审批授信档案案卷目录一份报送上级行风险管理部门备查。第十七条 风险管理部门接到本行业务经办部门授信档案案卷目录、移交清单和下级行报送超权限授信档案案卷目录后，将对应风险评审档案按第十四条要求进行整理和保管；永久和二十年期授信档案于六月底前向本行档案部门移交归档，移交清单应一式两份，风险管理部门及档案部门各存一份备查。第十八条 业务经办部门权限内风险评审档案标准上和贷款业务档案分别存放和管理。第十九条 贷款虽经同意但未实际放款授信文件，可由业务经办部门作为资料保留。第二十条 档案部门对接收来永久、二十年期授信档案进行再整理，整理步骤是：一、分别对永久、二十年期案卷进行排序和编写档号。档号由五部分组成：档案分类代码（2位） 保管期限代码（1位） 归档部门代码（2位） 结清年度（4位） 案卷次序号（3位）。 （一）授信档案分类代码为“SX”（取“授信”两字汉语拼音字头）； （二）保管期限代码以1位阿拉伯数字代表，其中永久设定为1，二十年期设定为2 ； （三）归档部门代码以2位阿拉伯数字代表（未按部门设代码可用“00”标示）； （四）结清年度以4位阿拉伯数字代表； （五）案卷次序号为结清年度下小流水号，按授信具体结清日期依次编排。预留3位阿拉伯数字，从001编至999。 例：SX213030表示：二十年期总行企业业务部结清第30号卷。 二、根据档号次序将永久、二十年期案卷分别依次装盒，并在盒脊上标明相关内容。 三、将永久、二十年期案卷依次排架。四、按永久、二十年期两种期限分别编制案卷目录（见附件十六）备查。 第二十一条 授信档案销毁一、保留到期二十年期授信档案由档案部门按贷款业务档案和风险评审档案分别提供拟销毁清单，前者交业务经办部门及风险管理部门判定，形成正式授信档案销毁清单（见附件十七），由业务经办部门、风险管理部门及行长办公室三方责任人在正式清单上审批签字；后者交风险管理部门判定，由风险管理部门及行长办公室双方责任人审批签字。二、各级分、支行还需由档案部门将授信档案销毁清单报上级行档案部门，并会签风险管理部门同意后方可销毁。各级分、支行还应将已销毁、属超权限上报审批授信档案目录按五年期和二十年期分别报送上级行风险管理部门和档案部门一份备查。三、销毁时，由业务经办部门、风险管理部门和档案部门三方各指派一人共同监销，最终由监销人员在销毁清单上签字。贷款业务档案销毁清单一式三份，风险评审档案销毁清单一式两份，相关部门各留一份备查。销毁案卷由档案部门在案卷目录“备注” 栏内注明“已销毁”字样。四、对需延长保管期限档案，由业务经办部门提出申请，经风险管理部门同意后，由档案部门在案卷目录“备注”栏内注明延长年限。五、保留到期五年期贷款业务档案，由业务经办部门提交拟销毁清单，报风险管理部门签字同意后，由两部门各指派一人共同监销，双方各留一份销毁清单立案。保留到期五年期风险评审档案由风险管理部门自行判定销毁。 第五章 授信文件和授信档案借阅管理第二十二条 押品在贷款结清前，标准上不许可借阅。如遇授信展期、债权、债务重组及法律诉讼等情况确需借阅，必需由该项目经办人员填制授信文件（档案）借阅申请表（见附件五），经借阅部门责任人及押品保管部门责任人共同签批同意后，才能办理借阅，并由押品保管员将借阅情况登记在授信文件（档案）借阅登记簿（见附件六）上。第二十三条 二级授信文件和授信档案标准上不办理借出。如遇审计、稽核等情况确需借出，必需填制授信文件（档案）借阅申请表，经借阅部门责任人及授信文件、档案保管部门责任人共同签批同意，并在授信文件（档案）借阅登记簿上进行登记后方能借出。第二十四条 授信档案员及档案部门人员对归还授信文件、档案应严格检验，杜绝损毁、涂改、丢失授信文件、档案现象发生。第六章 用户档案及合作商档案管理第二十五条 业务经办部门应建立用户档案，其中包含：一、借款企业及担保企业“三证”（即年检营业执照、法人代码本、税务登记证）复印件；二、借款企业及担保企业信用评级资料；三、借款企业及担保企业开户情况；四、借款企业及担保企业验资汇报；五、借款企业及担保企业近三年关键财务报表，包含资产负债表、损益、现金流量表等；上市企业、三资企业需提供经审计年报。六、企业法人、财务责任人身份证或护照复印件；七、反应该企业经营、资信（如是“三资”企业，还应提交企业同意证书、企业章程等）及历次授信情况其它材料。 第二十六条 业务经办部门应建立各类合作商档案，其中包含： 一、我行和房地产开发商签署住房按揭合作协议、资金监管协议等正本； 二、我行和保险企业签署履约确保保险合作协议正本； 三、我行和汽车经销商签署汽车消费信贷合作协议正本； 四、我行和律师事务所等中介机构签署合作协议正本； 五、其它对外签署合作协议正本； 六、合作商资信调查资料； 七、合作商背景调查资料； 八、其它。 第二十七条 业务经办部门应设置专门档案柜（和授信文件、档案分开存放）集中存放用户档案及合作商档案。前者应以用户为单位进行保管，由业务经办人员立即搜集和更新用户资料；后者应以单一商户为单位进行保管，由授信档案员负责管理。第七章 附 则 第二十八条 存放授信档案数据、图像电子介质管理，实施中国银行相关电子介质档案管理标准。 第二十九条 本规范由中国银行总行行长办公室会同风险管理部负责解释、补充、修改。 第三十条 本规范自1月1日起实施。中国银行信贷档案管理措施（中银信管1998413号）及相关发送中国银行信贷档案管理措施实施细则通知（中银办（险）70号）两文件同时废止。附件：一、各类授信文件归档范围 二、授信档案员立案记录表 三、押品契证资料收据 四、押品登录卡 五、授信文件（档案）借阅申请表 六、授信文件（档案）借阅登记簿 七、授信结清通知书八、授信文件移交清单 九、风险评审文件移交清单 十之一、不良资产文件移交清单十之二、保全清收文件移交清单 十一、授信文件卷登录卡 十二、授信档案卷内文件目录 十三、卷内备考表 十四、授信档案卷盒（袋）封面标签 十五、授信档案移交清单 十六、授信档案案卷目录十七、授信档案销毁清单