房地产公司行政岗位基础职责.doc

行政部岗位职责体系办公室主任岗位职责说明书岗位基础信息岗位名称办公室主任隶属部门办公室岗位编码直接上级分管副总经理薪资等级直接下级行政专员、行政内勤、司机、内保可轮换岗位定编人数1人工作概述全方面负责行政后勤事务管理和安全管理工作，协调对外行政关系事务。工作职责和任务1. 在分管副总经理领导下，负责主持办公室全方面工作，组织并督促部门人员完成部门职责范围内各项工作任务；2. 帮助上级领导起草、审核本企业综合性经营管理汇报、总结、计划、决议等文件、函件；3. 负责组织起草综合性业务计划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、年度工作总结和企业请示、通知等公文函件并审核待签发文稿；4. 负责企业管理体系搭建，指导企业行政、后勤管理制度，优化工作步骤，组织、协调监督、制度落实；5. 帮助上级领导筹备各类会议，协调好各方面工作，确保会议顺利，并传达会议精神，并检验各业务部门落实实施情况；6. 负责企业行政费用支出预算计划实施情况，并按企业要求实施奖惩条例；7. 确定企业固定资产、低值易耗品、办公用具等方面管理规章制度；8. 负责进行企业固定资产管理，确保企业固定资产不会向外流失；9. 做好企业行政后勤管理服务相关工作，为职员发明良好办公环境；10. 负责企业行政检验体系制度建立、完善、督导和落实；11. 负责企业证照变更、年审、对各政府部门报送材料等工作；12. 组织、安排关键客人来访接待工作，协调内外关系，宣传企业文化和企业理念，树立企业良好形象；13. 负责企业印鉴、介绍信使用和保管；工 作绩效标准1. 行政管理工作合理性、有序性，为企业开发经营提供后勤保障；2. 行政管理制度适宜性和可操作性；3. 行政管理目标计划达成率和实施有效性；4. 行政事务问题处理立即性和有效性；职员工作满意度；5. 印章保管、使用情况；6. 车辆调配合理性和交通事故发生率。工作关系所受监督受分管副总经理工作监督所施监督对本部门下属人员工作实施监督，协调各级人员之间关系。内部关系企业内全部部门发生协作关系。外部关系和来访人员、业务联络和各政府部门发生联络。工作权限1. 所属人职员作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考评权；2. 有对行政后勤管理和安全管理目标计划审批权；3. 对行政管理制度实施违规纠正权和处罚权或处理申报权；4. 有对行政管理费用限额范围内审批权；5. 车辆使用调配权。工作时间在要求时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室工作。任职要求知识及教育水平要求拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面专业知识。了解房地产经营管理方面知识。大学专科以上，经济管理或行政管理相关专业。技能要求中级或以上职称；行政事务分析处理能力，外协关系公关能力，良好人际关系。较强口头表示能力和组织协调能力；熟悉计算机应用及操作技能。工作经验要求5年以上管理工作经验，最少2年以上行政主管工作经验。基础素质要求含有强烈责任心；仔细认真；工作严谨、善于沟通。行政专员岗位说明书岗位基础信息岗位名称行政专员隶属部门办公室岗位编码直接上级办公室主任薪资等级直接下级无可轮换岗位定编人数1人工作概述负责办公室文书、行政事务和其它程序性工作。工作职责和任务1. 帮助上级领导起草、审核本企业综合性经营管理汇报、总结、计划、决议等文件、函件；2. 帮助上级起草综合性业务计划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、年度工作总结和企业请示、通知等公文函件并审核待签发文稿；3. 帮助企业管理体系搭建，指导企业行政、后勤管理制度，优化工作步骤，组织、协调监督、制度落实；4. 参与企业通常行政和办公例会及相关会议，负责统计；5. 负责企业计算机管理，确保企业网络安全使用；6. 会议通知、会议场所安排；7. 负责起草并校对本部门公文，校对企业层次文件；8. 负责办公室文件传输及催办（依据登文统计和时间）；9. 负责要求范围内文稿录入、校对和排版工作；10. 负责企业企业文化建设，组织对应企业内部期刊、网站维护和宣传11. 帮助领导做好办公室相关行政接待事务, 做好来信来访接待及关键客人接待工作。工 作绩效标准1. 会议统计全方面，思绪清楚，关键点明确；2. 文件下发和信息搜集立即性。工作关系所受监督在办公事务方面，接收办公室主任指示和监督。所施监督企业往来文件，电脑、网络管理实施监督。内部关系在行政指令上传下达方面，和职员发生协作关系。外部关系在对外宣传方面和政府及相关部门发生联络。工作权限1. 会议统计权和纪要整理权；2. 信息搜集汇报权。工作时间在要求时间内上班，有时需要加班加点。工作环境在办公室工作。任职要求知识及教育水平要求拥有文书、计算机及经济管理方面专业知识，了解房地产基础知识。文秘专业、汉字专业或其它文科类专业大专及以上学历。技能要求文书工作处理能力，较强文字书写能力。熟悉计算机软件应用和操作。工作经验要求2年以上行政管理相关工作经验。基础素质要求身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真个人特征。男性，30岁以下。办公文员岗位说明书岗位基础信息岗位名称办公文员隶属部门办公室岗位编码直接上级办公室主任薪资等级直接下级无可轮换岗位定编人数1人工作概述负责确定企业档案制度、搜集管理档案及其它事务性工作。工作职责和任务1. 负责管理企业文件整理、归档工作，经过整理排架、编号排序、编制检索等实现企业文件检索方便，便于使用和档案安全；2. 负责企业办公用具购置、验收、登记、发放管理工作；3. 负责搜集企业分散在各个部门和个人手中文件、资料集中起来，经过整理、立 卷、当档保留；4. 负责对档案收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；5. 负责建立档案借阅管理制度；6. 负责做好文件、资料、表单、汇报等打印、校对、排版和管理工作；7. 负责进行企业车辆使用调度，确保企业领导和业务用车；8. 负责办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交办公室主任；9. 负责办公室文件传输及催办（依据登文统计和时间）；10. 负责要求范围内文稿录入、校对和排版打印工作；11. 帮助部门领导做好办公室事务工作。工 作绩效标准1. 企业档案资料完整无损；2. 企业档案资料摆放整齐、有序、查找效率；3. 资料归档立即率；4. 办公用具发放正确率。工作关系所受监督在工作方面接收办公室主任指示和监督。所施监督企业档案、图书、报刊、资料借阅管理监督和保管。内部关系在企业内部发生协作关系。外部关系通常不和外界发生联络。工作权限1. 企业证件，文件资料归档和管理权；2. 对各部门档案搜集权；3. 档案管理监督权。工作时间在要求时间内上班。工作环境办公室或档案室。任职要求知识及教育水平要求了解房地产基础知识。含有大专以上文化程度。技能要求较强记忆能力，熟悉房地产企业档案管理方法和技巧，能够熟练使用办公室软件。工作经验要求含有档案管理基础知识和工作经验。基础素质要求工作心细，品行端正，标准性强、保密性强；女性，30岁以下。