集团会计电算化管理办法模板.doc

新奥集团会计电算化管理制度1总则 1.1为了规范企业会计电算化管理，加强会计基础工作，提升会计工作质量，确保计算机软件和硬件设备和会计数据安全可靠，依据中国会计法和会计电算化管理措施要求制订本制度。1.2本制度适适用于集团企业及各组员企业。2 释义2.1会计电算化：把电子计算机技术和会计理论、方法结合在一起，利用电子计算机及会计应用软件进行会计数据、信息处理，完成会计核实、会计分析和估计、会计管理等工作，反应经济活动，提供即期和跨期会计数据和信息，参与经济估计、决议管理现代化会计工作总称。关键分为会计电算化管理和电算化会计管理。2.2会计电算化管理关键是指电算化硬件管理、软件管理及数据安全管理。2.3电算化会计管理关键是电算会计业务操作和实施、岗位责任等管理。3职责3.1集团企业财务部负责集团企业及组员企业会计电算化整体计划，计算机及电算化软件选择和申购，人员培训，会计核实模式确实定等项工作。各企业财务部门具体负责本企业会计电算化工作具体实施。3.2 集团企业经济发展部信息中心负责会计电算化所需硬件设备选型和购置，电算化所需计算机网络建设和维护，会计电算化相关软件开发。3.3集团企业财务部设专职会计电算化系统管理员负责拟订会计电算化发展计划，负责会计电算化培训，组织实施会计电算化工作，拟订内部权限设置方案和相关制约方法。3.4各组员企业财务部门设兼职系统管理员，负责建立本系统基础运行环境，系统帐套和用户管理工作，上机日志查看和打印工作，系统安全保密工作，系统软、硬件通常维护工作，数据备份工作。4会计电算化管理4.1 计算机运行环境管理4.1.1 计算机房必需含有防火、防盗、防静电、防雷、防电磁波等条件，配置必需器具，如灭火器，报警器、接地线等。且需远离强磁场、超声波等辐射源。4.1.2 放置电算化专用服务器房间必需安装空调，保持适宜温度和湿度。4.1.3计算机及其配套设备需在额定电压和电力负荷下运转，机房内每增加一台（套）用电设备，全部必需经过合规性检验，符合相关电压、电源要求后，方可投入使用，并建立对应设备运行台帐。4.2 会计电算化硬件管理4.2.1 集团企业及各组员企业实施会计电算化必需配置专用服务器、必需备份设备及适宜UPS电源。4.2.2非本单位财务人员未经财务部门主管和系统管理员同意，不得私自使用会计电算化网络中计算机。经同意许可使用计算机时，应遵守机房和计算机管理相关要求。4.2.3未经系统管理员同意，任何人不得打开机箱盖，严禁对机箱内硬件进行带电插拔；擦试设备要用软丝绸、棉布等蘸中性清洁剂，不得用浓重清洁剂或用水擦试设备。4.2.4系统管理员对计算机、网线、集线器、路由器、调制解调器等设备每七天进行保养和检验，确保计算机及整个网络运行通畅和安全。4.2.5出现硬件故障时，系统管理员提请集团企业经济发展部信息中心硬件专业技术人员立即处理，并做好故障分析和检修统计，其它人员不得私自进行处理。4.3软件管理4.3.1系统软件、应用软件、自行开发文档资料由系统管理员统一保管，使用时要按要求手续办理，不得私自复制、修改和转借。4.3.2财务部门在取得会计软件后必需做好多套软盘备份，并存放在不一样地点。4.3.3不得非法删除和修改系统文件，确保系统软件正常运行4.3.4未经财务部门主管同意，严禁在财务专用服务器上安装和会计电算化工作无关软件。4.3.5系统管理员负责会计软件升级工作，以不停完善会计软件功效，提升实效，并随时掌握会计软件发展方向，逐步完成会计管理电算化，会计分析、估计、决议电算化。4.3.6电算化软件修改、升级和计算机等硬件设备更换工作，由系统管理员提出申请，经企业财务部门主管和集团企业总会计师同意后，按计算机管理措施报批。4.3.7任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不许可随意增删数据，非系统管理员不许可打开原程序和数据文件结构。4.4数据安全管理4.4.1 数据备份4.4.1.1系统管理员于天天早晨和下午下班前分别做两次数据备份，天天备份数据应在和财务服务器不一样房间计算机中保留一份，企业最少应保留最近10天备份资料。4.4.1.2系统管理员在每个月结账后，分别在计算机硬盘和备份设备上做数据备份，并报集团财务部一份。4.4.1.3数据备份盘（带）由集团企业财务部指定专员保管，不得外借。4.4.1.4数据备份盘需要备份内容关键包含能够完全恢复会计系统正常运行最小数据，包含系统设置文件、科目代码文件、核实项目文件、期初余额文件、记帐凭证、报表、上机操作统计等数据文件。4.4.1.5使用数据备份盘（带）时，必需经财务部门主管同意，由系统管理员进行操作，操作时必需保护好数据备份盘（带），操作完成后，必需对数据备份盘（带）进行数据完整性检验，并作好操作统计。4.4.2病毒防治4.4.2.1财务部门须备有正版杀毒软件，并立即进行杀毒软件升级，系统管理员最少每七天对财务专用服务器和专用计算机进行一次查毒、杀毒工作。并对查毒、杀毒情况作好统计。4.4.2.2财务专用服务器必需作成单独域进行管理，并设置开机和屏保口令，对财务专用服务器必需安装防火墙。4.4.2.3财务部门软盘和外部门软盘、光盘一律需经系统管理员检测合格后方能在财务专用计算机上使用，财务机房磁盘未经系统管理同意，不得私自拿到另外计算机中使用。4.4.3电算化系统运行异常，系统管理员要立即进行检验和维护，对整个检验过程和发觉问题全部要作好统计，如遇不能处理问题请立即和会计软件供给商联络，并争取最短时间里处理问题，以确保会计数据安全。5电算化会计管理5.1电算化会计岗位设置5.1.1财务部门设出纳员、凭证录入会计、复核会计、记账会计、系统管理员等电算化会计岗位，企业财务部门主管依据工作性质具体确定各岗位工作人员后报集团企业财务部立案。5.1.2 出纳员使用电算化软件中出纳模块登记现金日志账，办理现金收付业务。出纳人员不得担任记帐凭证录入工作。5.1.3 凭证录入会计根据操作规程录入凭证数据，并负责录入数据正确性校验，对操作中出现问题作具体统计并立即汇报系统管理员。5.1.4复核会计负责记账凭证会计处理合规性、原始凭证和记账凭证一致性复核，复核会计不得修改记账凭证。5.1.5 记账会计负责已复核数据入帐和入帐后凭证、帐页打印输出和整理装订工作，负责程序盘、存档数据盘和已打印凭证、帐页及其它资料保管工作，帮助系统管理员定时做好数据备份和数据资料安全和保密工作。5.1.6系统管理员负责全部会计核实软件数据初始化、数据备份和恢复、系统运行错误登记和排除工作；负责系统使用组织管理，分配操作人员工作权限，设置操作使用人员保密字。系统管理员不得修改已录入凭证。5.1.7操作人员应严格在要求权限范围内进行软件操作，不得越权操作。5.2电算化会计口令管理5.2.1集团企业财务部系统管理员负责建立财务用户密码台帐，对集团企业财务部及各组员企业财务部门用户密码及其变动情况实施登记管理。各组员企业财务部门工作人员应建立本人密码台帐。5.2.2集团企业财务部系统管理员必需对用户密码，电算化会计人员必需对本人密码安全性、保密性负责，不得泄露。5.2.3密码字符不能少于6位，必需是数字和字母相结合。各用户密码必需每个月更换一次，操作人员如有变动，必需随时更换密码。5.2.4 集团企业财务部定时对用户密码更改、使用情况进行检验。5.2.5 财务人员临时外出，能够将本人密码转告工作交接者，但必需办理临时委托手续。当本人正常工作时必需更改密码。5.2.6系统运行过程中，操作人员因事离开现场，必需在离开前退出会计软件系统，以预防其它人越权操作。5.3电算化会计基础工作要求5.3.1集团企业及组员企业实施电算化会计采取统一电算化软件，同行业内采取统一账务设置模式、统一会计核实方法。5.3.2登记入帐经济业务必需填制记帐凭证，摘要须规范填入，同类经济业务摘要应有规律性，应尽可能增大其信息容量。记帐凭证编号应该连续，编号出现间断时，应在断号第一张凭证上注明间断编号，并在打印输出该张凭证上注明断号原因并签字盖章。5.3.3电算化会计核实应尽可能细化明细科目和核实项目。5.3.4由凭证录入会计输入计算机内会计凭证，必需经复核会计审核无误后，方可由记账会计进行记帐操作。5.3.5打印输出记帐凭证，各会计岗位必需署名或盖章，附必需原始凭证。5.3.6通常帐簿能够依据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少帐簿，可满页打印。5.3.7 转换会计年度时，须在新会计年度开始后天内，完成结转各帐户年初余额手续，并确保数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前能够修改，上年记帐以后如有调整，只能经过填制记帐凭证进行。5.3.8帐务系统未经财务部门主管同意，不得向外单位人员演示，机房内全部作废文件、报表、纸张应集中存放，统一销毁。 5.3.9电算化会计人员任何操作必需做对应操作统计，每个月装订成册，由档案管理人员妥善保管，年底整理归档。 5.3.10系统管理员在维护过程中，发觉异常现象和处理方法及处理结果须完整统计，不得进行任何未作登记统计软、硬件维护工作。5.3.11 各组员企业财务部门配置打印机一台，并安放于财务主管办公室。5.4 电算化会计实施5.4.1组员企业在实施会计电算化过程中，由集团企业财务部提供人员及技术支持。计算机核实和手工核实须保持一段期间并行，在此期间，可采取计算机打印输出记帐凭证替换手工填制记帐凭证，审核后，据以登记手工帐簿。5.4.2应用财务软件3个月以后，可申请集团企业财务部组织验收，验收内容包含岗位分工及权限设置、职员技能、内部控制程序、账务核实方法等。5.4.3集团企业财务部验收合格后，报当地财政部门同意。6会计电算化档案管理6.1 会计电算化档案种类根据会计电算化特点，会计电算化档案可分为：（1） 存放会计数据磁带、磁盘、光盘等多种磁介质载体；（2） 打印输出记帐凭证、会计帐簿、会计报表等书面材料；（3） 通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发相结合会计软件全套文档资料和会计软件程序。（4） 其它会计资料。 6.2 会计电算化档案保管6.2.1保管方法6.2.1.1存放于磁带、磁盘、光盘等多种磁介质载体上会计数据必需打印输出一份书面材料保留。6.2.1.2电算化会计档案要存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁场所。6.2.1.3存放于磁带、磁盘、光盘等多种磁介质载体上会计数据及电算化软件应备份两份，存放于两个不一样建筑物专用保险柜内并定时检验、转储。6.2.2保管期限。存放于磁带、磁盘、光盘等其它物质载体会计数据保管期限为会计年度结束后5年，电算化软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改以后5年。 6.3会计电算化档案使用。会计电算化档案使用须遵守企业相关要求，存放会计资料磁带、磁盘、光盘等，未经企业总经理同意，不得外借或提供其它人员使用。7罚则7.1有下列违反要求行为，将给责任人行政、经济处罚，组成犯罪，依法追究其刑事责任。（1） 私自拆卸、改动计算机及会计电算化网络设备。（2） 私自复制会计电算化软件，非法使用外来不明软件。（3） 未根据要求进行会计电算化数据备份。（4） 未按要求合理设置会计电算化岗位和权限。（5） 越权操作电算化软件，使用她人口令操作或未推行手续将口令告诉她人使用。（6） 未按要求对会计档案进行有效管理。7附则7.1本制度由集团企业财务部负责解释。7.2本制度自颁布之日起实施，颁布会计电算化内部管理制度（XA/ZD0502A-）同时废止。