存货管理新规制度.doc

存货管理制度
目 录
第一章 总 则 1
第二章 职责分工 1
第三章 存货概述 2
第一节 存货特征 2
第二节 存货确实定和计量 2
第四章 入库、领用、出库 4
第五章 退/换货 5
第六章 存货盘点 6
第七章 存货减值 7
第八章 附 则 8

第一章 总 则
第一条 为规范集团及下属子企业、医院（以下简称“集团及下属单位”或“企业”）存货管理工作，提升存货入库、领用、出库、盘点等工作效率，有效防范风险，保障业务管理活动有序开展，制订本制度。
第二条 本制度所称存货，是指药品、内植入物（通常耗材和珍贵耗材）、通常性医疗耗材（一次性卫生材料、医用耗材）、办公耗材等为开展医疗服务及其它活动而储存物资。其中：内植入物（通常耗材）是指单件价值在0元以下植入物；内植入物（珍贵耗材）是指单件价值在0元或0元以上植入物；办公耗材是指单位价值在1000元以下办公低值易耗品。
第三条 本制度所称存货管理，是指入库、领用、出库、退/换货、盘点、减值计提等和存货相关全过程管理活动。
第四条 本制度适适用于集团及下属各子企业、医院存货管理工作。
第二章 职责分工
第五条 各医院设备器械科负责物资验收，审查物资供给商“三证”，物资登记入库、办理出库，药品、通常性医疗耗材、办公耗材台账（指管理信息系统）登记及部分通常性医疗耗材、办公耗材保管等。
第六条 各医院药房负责药品物资仓储保管、领用，日常管理和月末盘点等。
第七条 各医院采购联络人负责内植入物（通常耗材）物资仓储保管、领用，内植入物采购台账（指《内植入物信息记录表》）登记，日常管理和月末盘点等。
第八条 各医院财务部门负责物资入账、物资付款，库存物资监督和盘点监盘。
第三章 存货概述
第一节 存货特征
第九条 存货通常特征：
（一） 存货是有形资产，存货包含药品、内植入物、通常性医疗耗材、办公耗材等，它们含有物质实体，区分于无形资产、应收账款、对外投资等没有实物形态资产；
（二） 存货含有较强流动性。存货通常全部会在短期内被耗用或销售，并不停地被重置，含有较强变现能力和流动性，其区分于固定资产、在建工程等；
（三） 医院贮备存货目标是为了在医疗服务过程中被耗用或销售；
（四） 医院存货价值可能发生减值。存货价值易受市场价格及其它原因影响，其能够转换货币资金金额含有很大不确定性。当存货失效，和过期不能使用或销售时，就有可能给医院带来损失。
第十条 医院存货含有通常存货特征外，还含有以下特殊性：
（一） 医院存货耗用时，要承受政府降价而造成跌价损失；
（二） 医院存货大多用于病人诊疗过程，同病人健康亲密相关，是特殊商品，含有严格质量标准，同时还含有明确时效特征。
第二节 存货确实定和计量
第十一条 存货确实定
某项资产要确定为医院存货，必需在符合存货概念和特征前提下，同时满足下列两个条件：
（一） 存货预期能给医院带来社会及经济效益。能否给医院带来社会及经济效益，通常拥有存货全部权是一个关键标志。通常情况下，凡医院拥有其全部权存货，不管存放在何处，全部应包含在本医院存货之中；而还未取得全部权或已将全部权转移给其它单位货物，即使存放在本医院，也不应包含在医院存货之中；
（二） 存货成本能够可靠计量。存货成本能够可靠计量，必需以取得确凿、可靠证据，并含有可验证性。假如存货成本不能够可靠地计量，则不能确定为一项存货。
第十二条 取得存货计量
存货在取得时，应该以其成本入账。取得存货单独发生运杂费，能够直接计入医疗业务成本，计入医疗业务成本；不能直接计入医疗业务成本，计入管理费用。
（一） 外购存货，其成本包含在采购过程中所发生支出，关键包含购置价款、相关税费和采购费用。购置价款是指所购货物发票账单上列明价款。相关税费是指按要求应该计入存货采购成本税金，包含进口关税、消费税、增值税等。采购费用是指在库存采购过程中所发生各项费用，包含运输费、装卸费、保险费、包装费、运输途中合理损耗、入库前挑选整理费用等。
（二） 自制存货物资加工完成并验收入库，根据所发生实际成本确定，包含耗用直接材料费用、发生直接人工费用和分配间接费用。
（三） 委托外单位加工收回库存物资，根据所发生实际成本确定，包含加工前发出物资成本和支付加工费。
（四） 接收捐赠库存物资，其成本比照同类或类似物资市场价格或相关凭据注明金额确定。
第十三条 发出存货计量
医院发出库存物资计价方法，依据需要采取加权平均法和售价金额核实法计算确定。医院发出库存物资计价方法一经确定，不得随意变更。
（一） 加权平均法。是指以月初库存物资数量，加上本月采购物资数量为权数，去除月初库存物资成本和本月购入物资成本之和，计算出本月库存物资加权平均单位成本，以此为基础确定本月发出物资成本和月末结存库存物资成本一个方法。加权平均法适适用于内植入物、通常性医疗耗材和办公耗材。计算公式：
加权平均单位成本=（月初库存物资成本+本月购入物资成本）/（月初库存物资数量+本月购入物资数量）
本月发出物资成本=本月发出物资数量*加权平均单位成本
月末结存物资成本=月末结存物资数量*加权平均单位成本
（二） 售价金额核实法。是指物资购入、加工、收回、领用、销售均按售价记账，售价和进价差额经过“进销差价”科目核实，期末计算综合进销差价率和本期已领用/销售物资应分摊进销差价，并据以调整本期医疗成本一个方法。售价金额核实法适适用于药品。计算公式：
药品综合进销差价率=（药品进销差价年初数+当期购入药品进销差价贷方累计数-当期退库药品进销差价累计-当期报损药品进销差价累计数）/（药库药品计算期末结存数+药房药品年初数+当期药房领药即药房药品借方累计数±当期药品盘盈盘亏数-当期药品报损数）
当期待结转药品进销差价=当期领用药品销售价（即，当期药品销售收入）*药品综合进销差价率
第四章 入库、领用、出库
第十四条 包含药品到库时，由医院设备器械科采购员进行验收，填制《验收单》（附件一），验收关键关注：规格、数量是否和采购订单一致，是否在保质期内，外观情况、质量情况是否合格等。验收无误后医院设备器械科采购员登陆管理信息系统进行登记，并依据物资规格、数量、金额、生产厂家等信息办理入库。
入库完成，在信息系统中办理出库，将验收合格物资由药库过渡至中/西药房管理信息系统。药房管理员负责领取保管药品，并进行检验查对，关键查对药品规格、数量是否和中/西药房管理信息系统信息一致。查对无误后药房管理员在中/西药房管理信息系统中办理领用，即药品信息进入中/西药房管理信息系统。
第十五条 包含内植入物（通常耗材和珍贵耗材）到库时，由各医院采购联络人进行验收，并立即登记《内植入物信息记录表》，登记信息包含识别代码、耗材名称、数量、单价、到院日期、验收人员。
领用人填制《领用单（内植入物）》，列示物品类别、识别代码、规格/型号、病人信息、领用数量等，经医院采购联络人查对后双方签字确定并领用。《领用单（内植入物）》一式两份，一份领用人留存，一份由医院采购联络人作为依据在《内植入物信息记录表》中登记病区、病人姓名、住院号、数量等使用信息。每个月月末，各医院采购联络人将《内植入物信息记录表》发送至采购企业采购员协调汇总，并将经签字确定《内植入物信息记录表》交财务人员进行账务处理。
第十六条 包含通常性医疗耗材、办公耗材到库时，由医院设备器械科采购员进行验收，填制《验收单》，验收关键关注：规格、数量是否和采购订单一致，外观情况、质量情况是否合格等。验收无误后登陆管理信息系统进行入库操作。
领用人填制《领用单（通常性医疗耗材、办公耗材）》，列示物品类别、名称、规格/型号、单位、数量等信息，经设备器械科采购员查对并增加供货单位、生产厂家、生产日期及使用期等信息后双方签字确定并领用。《领用单（通常性医疗耗材、办公耗材）》一式两份，一份由领用人留存，一份由设备器械科采购员作为依据登陆管理信息系统办理领用、出库操作。
第十七条 设备器械科采购员在入库以后一个工作日内，将匹配好随货同行单、验收单、货物清单、发票等单据递交财务部门，财务人员当日即应依据随货同行单、入库单、验收单、发票等单据进行账务处理。
第十八条 设备器械科采购员在每个月前两个工作日内，编制上月各科室、各部门领用使用情况汇总表，经审核无误后提交财务部门进行账务处理。
第十九条 若物资已到发票未到，财务人员应依据随货同行单、验收单及暂估入库单等相关单据将物资暂估入账，待取得发票后凭红字暂估入库单将暂估账冲回，依据发票和相关凭证进行对应账务处理。
第五章 退/换货
第二十条 包含未办理入库即验收不合格情况时，采购员应即时填制《退/换货申请单》（附件二），列明退/换货原因、规格、数量等，经设备器械科责任人审核后联络供给商要求退/换货。
第二十一条 包含已办理入库后发觉不合格情况时，采购员三个工作日之内应填制《退/换货申请单》，列明退/换货原因、规格、数量等信息并交设备器械科责任人。设备器械科责任人在一个工作日内指示处理意见。采购员依据处理意见联络供给商要求退/换货，并填制红字《入库单》，办理退/换货事宜。
第二十二条 换货时，入库视同一般采购验收入库。
第二十三条 退/换货财务处理
（1） 包含当月到货发票未开情况下：若该批次物资当月发生退货时，财务部门应按采购员开具红字《入库单》冲减暂估入账数量和金额；若该批次物资次月发生退货时，财务部门一样需依据采购员开具红字《入库单》，冲减暂估入账数量和金额。
（2） 包含当月到货发票已到情况下：若该批次物资当月发生退货可换相同数量金额合格货物，发票不作处理，财务部门先依据采购员开具红字《入库单》冲减暂估入账数量和金额，待所换货物抵达并验收入库后，依据发票重新入账。如所换货物和所退货物数量金额不一致，则应要求供给商重新开具发票并退回原有发票；若该批次物资次月发生退货情况，则督促供给商开具所退物资对应红字发票，财务人员依据采购员开具红字《入库单》和供给商开具红字发票入账。
第二十四条 如前述退货行为所对应该批次物资已经支付了货款，则财务部门应会同设备器械科联络供给商退还退货部分对应货款。
第六章 存货盘点
第二十五条 存货应于每十二个月年底进行全方面盘点。实施盘点前，由各医院财务部门制订具体《存货盘点计划》，合理安排盘点人员、盘点时间、盘点方法、盘点统计、注意事项等。
第二十六条 财务责任人审核存货盘点范围、方法、人员安排等是否合理，审核无误后在《存货盘点计划》上签字确定。经审批《存货盘点计划》提前下发给盘点人员。
第二十七条 各医院财务部门牵头组织各存货管理部门（药房、设备器械科）共同进行存货全方面盘点，全程监督存货盘点过程，盘点结束后形成书面《存货盘点表》，参与盘点人员在《存货盘点表》上签字确定其内容真实有效。
第二十八条 各医院财务部门依据《存货盘点表》编制《存货盘点汇报》，《存货盘点汇报》连同《存货盘点表》一起提交给存货管理部门（药房、设备器械科）责任人审核。
第二十九条 存货管理部门（药房、设备器械科）责任人审核《存货盘点汇报》，检验盘点差异产生原因是否合理，对应处理方法是否合适。审核无误后，在《存货盘点汇报》上签字确定。
第三十条 如存在重大差异事项，存货管理部门（药房、设备器械科）责任人将审核后《存货盘点汇报》及附件送交医院领导审阅，医院领导了解企业存货保管是否安全、妥善，检验盘点差异处理方法是否合适。最终在《存货盘点汇报》上签字同意。
第三十一条 财务部门会计依据审批后《存货盘点汇报》进行盘盈盘亏账务处理。
第七章 存货减值
第三十二条 当存货存在下列情形之一，通常表明存货可变现净值低于成本，应该计提存货跌价准备：
Ø 市场价格连续下跌，而且在可预见未来无回升期望；
Ø 使用该项原材料生产产品成本大于产品销售价格；
Ø 使用该项原材料生产产品成本大于产品销售价格；
Ø 因产品更新换代，原有库存原材料已不适应新产品需要，该原材料市场价格已低于账面成本；
Ø 因提供商品、劳务过时或消费者偏好改变而使市场需求发生改变，造成市场价格逐步下跌；
Ø 其它足以证实该项存货实质上已经发生减值情形。
第三十三条 存货存在下列情形，应全额计提存货跌价准备；
Ø 已霉烂变质存货；
Ø 已过期且无转让价值存货；
Ø 生产中已不再需要，而且已无任何使用价值和转让价值存货；
Ø 其它足以证实已无使用价值和转让价值存货。
第三十四条 每三个月末，财务部门财务人员依据存货减值分析情况编制成《存货跌价准备分析汇报》（附件三）提交财务责任人、院领导、管理中心财务总监、集团总经理审批。
第三十五条 财务责任人、院领导、管理中心财务总监、集团总经理审阅《存货跌价准备分析汇报》，审核无误后签字确定。
第三十六条 财务部门会计依据经审批《存货跌价准备分析汇报》在财务系统中编制记账凭证。
第三十七条 财务部门会计主管依据《存货跌价准备分析汇报》在财务系统中审核记账凭证。
第八章 附 则
第三十八条 本制度解释权、修订权归医院设备器械科，本制度未尽事宜由医院设备器械科负责说明。
第三十九条 本制度自X月X日起正式实施。

附件一
验收单
材料名称
规格品种
生产单位
供给单位
订单数量
实收数量
到货日期
进货验收
验收结果
验收人员署名
备注
保质期
外观情况
质量情况

注：1、“外观情况”、“质量情况”一栏合格打“√”，不合格打“×”；“验收结果”一栏合格打“√”，不合格打“×”；对于打“×”情况，应在“备注”栏给予具体说明。
2、验收人员验收后应签字确定。

附件二
退/换货申请单
物资名称

规格型号

数量

汇报时间

发票号（如已取得，则需填列）

供给商及生产厂家

不合格原因
经办人:
采购企业意见
责任人:
处理情况
经办人:

附件三

存货跌价准备分析汇报
存货管理部门

评定日期
年 　月 　日
资产类别
口存货 口其它 　
取得原值

净值

存货具体信息

跌价准备计提原因

存货跌价准备
确实定金额

存货管理部门审核意见
署名： 年 月 日
财务部门
审核意见

署名： 年 月 日
院领导审核意见

署名： 年 月 日
管理中心财务总监审核意见
署名： 年 月 日
集团总经理审核意见

署名： 年 月 日