文书管理核心制度.doc

文书管理制度

北大纵横管理咨询企业
二零零四年三月
文件收发要求
第一条 企业文件由综合办负责起草和审核，总经理签发；企业各部门文件由各部门负责起草，综合办审核，总经理签发。
第二条 文件签发后，送综合办统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。
第三条 文件和原稿，由综合办分类归档，保留备查。
第四条 属于秘密文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密要求，由专员印制、报送。
第五条 文件统一由综合办负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人汇报报送结果。秘密文件和由专员按核定范围报送。
第六条 外来文件由综合办专员负责签收，并分类登记。由综合办主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件要求报送给相关部门，不得积压迟误，属急件，应在接件后即时报送。
第七条 传阅文件由综合办专员负责收回，对领导指示文件，综合办应立即组织传达和落实。

文件管理制度
第一节 总则
第一条 为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，依据中央相关文书处理相关要求，结合我企业实际情况，特制订本制度。
第二条 文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本企业上报下发多种文件、资料。
第三条 全企业各类文件由综合办归口管理。
第二节 收文管理
第四条 公文签收
1. 凡来企业公启文件（除企业领导订启外）均由企业收发员登记签收后交综合办拆封。在签收和拆封时，收发员和综合办人员均需注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2. 对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件、文号、机要编号“四对口”核定，假如其中一项不对口，应立即汇报上级机要部门，并登记差错文件文号。
第五条 公文编号保管
1. 综合办对上级来文拆封后应立即附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由企业承接或归档企业领导亲启文件，企业领导启封后，也应交综合办办理正常手续。
2. 本企业外出人员开会带回文件及资料应立即送交综合办进行登记编号保管，不得个人保留。
第六条 公文阅批和分转
1. 凡正式文件均需由综合办主任依据文件内容和性质阅签后，由综合办干事分送承接部门阅办，关键文件应呈送企业领导（或分管领导）亲自阅批后分送承接部门阅办。为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完，紧急文件要即阅即办。
2. 通常函、电、单据等，由综合办直接分转处理。如包含多个部门会办文件，应同主办部门联络后再分转处理。
3. 为加速文件运转，综合办应在当日或第二天将文件送到企业领导和承接部门，如关系到两个以上业务部门，应按指示次序依次传阅，最迟不得超出两天（特殊情况例外）。
第七条 文件传阅和催办。
1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对还未传达文件不得向外泄露内容。
2. 阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交综合办，阅批文件通常不得超出两天，阅后应署名以示负责。如有领导“指示”、“拟办意见”，综合办应责成相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。
3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。
4. 文件阅完后，应送交综合办，切忌横传。
5. 综合办对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得综合办同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。
第三节 发文管理
第八条 发文要求
1. 全企业上报下发正式文件权力集中在综合办，其它部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2. 各部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求发文应向综合办提出发文申请，并将文件底稿交综合办审核。
3. 对全企业影响较大，包含两个以上企业领导分管范围文件，须由董事长同意签发。其它文件均由总经理同意签发。
第九条 发文范围
1. 通常以企业名义发出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2. 企业下发文件关键用于：
（1） 公布企业规章制度；
（2） 转发上级文件或依据上级文件精神制订企业文件；
（3） 公布企业体制机构变动或干部任免事项；
（4） 公布全企业性重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定；
（5） 公布相关奖惩决定和通报；
（6） 其它相关企业重大事项。
3. 企业上行文、外发文关键用于：
（1） 对上级机关呈报工作计划、请示汇报、处理决定；
（2） 同关联企业联络相关企业重大生产、技术、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营管理等事宜。
4. 在企业日常生产、技术、经营管理工作中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经企业领导同意后，由主管业务部门书面或口头通知实施，通常不用企业文件公布。
5. 凡各业务部门，如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考，能够部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
6. 各业务部门和外单位发生通常业务联络，可用各部门名义对外发函（应各自编号备查）不用企业名义发文。
第四节 发文程序和要求
第十条 发文程序要求
1. 各部门需要发文，应事先向综合办提出申请；
2. 综合办同意发文时，主办部门应以党方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
3. 草拟文稿必需从全企业角度出发，做到情况确实、见解鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4. 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门和拟稿人，并署名、盖章、标定日期和密级；
5. 综合办应依据企业要求和上级相关指示精神，相关文件要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
6. 经综合办审查修改后文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7. 对审核时修改较多，有碍打印和存档文稿，应由拟搞部门重新撰写清楚；
8. 需经会签文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9. 文稿审核会签后，按同意权限要求呈送企业领导审定同意签发；
10. 经领导同意签发后文稿交综合办统一编号打印；
11. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上署名；
12. 文件打字后，由综合办派专员按数印刷，再由综合办干事分发并检验落实情况，对印刷质量不好文件，综合办干事应拒绝盖印分发。
第五节 文件借阅和清退
第十一条 各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，需经本部门责任人签写便条，对有密级文件须综合办主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格推行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 综合办对承接公文应抓紧催办，应定时对事情已经办妥本企业文件和上级要求限期清退文件，进行收缴清退工作。（通常为月底一小清，季末一中清、年底一总清）。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向领导汇报。
第十四条 各部门应指定一位责任心强职员负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。
第六节 文件立卷和归档
第十五条 文件归档范围
1. 凡下列文件统一由综合办负责归档：
（1） 上级机关来文，包含上级对企业汇报、申请批复；
（2） 企业发出汇报、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作各类计划统计、季度、年度报表等；
（3） 企业经理办公会、中层干部会和多种专业例会统计；
（4） 有保留价值来信来访统计及处理结果；
（5） 参与上级召开多种会议带回文件、资料及本企业在会上汇报表言材料等；
（6） 上级机关领导来企业检验视察工作汇报、指示统计，和本企业向上级进行汇报提要和材料；
（7） 反应本企业生产、经营活动、优异人物事迹及企业领导工作等音、像摄制品；
（8） 企业日志和大事记；
（9） 企业向上级请示批复文件及上报相关材料。
2. 业务部门日常工作中形成活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1. 文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。
2. 立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。
3. 要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。
4. 上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交部门各留存一份备查）。
第七节 文件销毁
第十七条 对于多出、反复、过时和无保留价值文件，综合办应定时清理造册，并按上级相关要求，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁文件，应派专车由综合办主任护送到上级机关指定造纸企业监视销毁。

公文管理要求
第一条 企业公文，是传达落实上级指示精神、请示和回复问题，指导或商洽工作关键工具。
第二条 企业公文，实施统一管理。公文管理，要做到规范、正确、立即、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各相关人员，对公文中包含国家、政府或本企业应保密事项，必需严守机密，不准随便向她人泄露。
2. 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其它为通常文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
第三条 文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容确定。
第四条 企业发文程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（企业领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条 企业收文处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条 草拟公文应注意以下事项
1. 内容要符合党和国家路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2. 反应情况要客观，实事求是。
3. 文字要正确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
4. 人、地、物名、引文立即间要具体、正确。
第七条 各级领导对送来公文要立即阅批，急件，当日批复；通常文件，三天内批复。
第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要署名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见，要明确、具体。
第九条 企业全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示，还应附批复件。
第十条 收文由综合办统一负责。综合办收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件内容，分送相关领导阅示。阅示完成后，由综合办收回归档。
第十一条 全部文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条 企业发文，一定要由综合办统一编号
1. 以企业名义对外发文，一律×××字(××年)××号；
2. 企业党总支发文，用××党字(××年)××号；
3. 以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字(××年)××号；
4. 企业监事会发文，用××监字(××年)××号；
5. 董事会发文，用××董字(××年)××号；
6. 董事会委员会发文，用××董×字(××年××号；
第十三条 董事会机构除经经理办公会同意，通常不对外发文。
第十四条 红头文件，只适适用于需遵照实施制度、要求、决定、决议、纪要、任命等，其它文件通常见企业信笺印发。

公文处理实施细则
第一节 总则
第一条 为了使企业公文处理工作规范化、制度化，结合企业实际情况，特制订本实施细则。
第二条 各部门公文，是传达落实党和国家方针政策、请示和回复问题、指导和商洽工作，汇报情况、交流经验关键工具，必需认真做好公文处理工作。
第三条 各部门应发扬实事求是，认真负责工作作风，克服形式主义和文牍主义，提升公文处理效率和质量。
第四条 公文处理必需做到立即、正确、安全。公文统一由综合办人员收发、分办、用印、立卷。
第五条 各部门公文处理工作，必需实施严格保密制度，确保企业机密。
第二节 公文种类
第六条 公文种类关键有：
1. 请示
请上级指示和同意，用“请示”。
2. 汇报
向上级机关汇报工作，反应情况，用“汇报”。
3. 指示
对下级机关部署工作，说明工作活动指导标准，用“指示”。
4. 布告、公告、通告
对公众公布应该遵守或周知事项，用“布告”。
向中国外宣告重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应该遵守或周知事件，用“通告”。
5. 批复
回复请示事项，用“批复”。
6. 通知
传达上级指示，要求下级办理或需要知道事项，批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位公文，用“通知”。
7. 通报
表彰好人好事，批评错误，传达关键情况和需要所属各单位知道事项，用“通报”。
8. 决定、决议
对一些问题或重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论经过，要求落实实施事项，用“决议”。
9. 函
平行或不相隶属单位之间相互商洽工作，向相关主管部门请示同意等问询和回复问题，用“函”。
10. 会议纪要
传达会议议定事项和关键精神，要求相关单位共同遵守实施，用“会议纪要”。
第三节 公文格式
第七条 公文格式通常包含：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、专题词等。
1. 公文标题应该正确、简明地概括公文关键内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题通常不加书名号和其它标点符号。
2. 向上级请示公文，通常只写一个主送单位；假如需要上报另一个上级单位时，能够用抄报形式。
3. 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最终单位签发日期为准。
4. 公文字号通常包含单位代号、年号、次序号。多个单位联名发文，只标明主办单位公文编号。
5. 公文如有附件，应该在正文以后、单位名称之前，注明附件名称和件数。
6. 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
7. 文字一律从左至右横写横排。
第八条 公文纸通常见16开，在左侧装订。“通告“等用纸大小，依据实际需要确定行文关系。
第九条 对上级单位组织请示或汇报，用企业名义发文。
第十条 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室请示或汇报，和不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
第十一条 内部行文，可按问题种类和性质，用分企业或部门名义行文。各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式处理通常性问题。
第十二条 各单位通常不得越级行文。因特殊情况，必需越级行文，应该抄报越过单位。
第十三条 向上级请示公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位关键行文，能够抄报直接上级单位。
第十四条 根据一级抓一级管理标准，企业行文标准上只发到各部门，不直接发到下属子企业。
第十五条 发文应依据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第四节 公文处理程序
第十六条 收文处理
通常包含登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
1. 上级发来文件及注有密级简报、电报、资料和平级发来文件，均由综合办人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不一样类别进行分类处理。其中内容关键急件，立即呈送领导阅批，如领导出差，立即送综合办主任处理。
2. 承接人应依据文件要求传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传输，以免积压或传失。
3. 凡需办理公文，应先送综合办主任签批意见，再分送给相关部门办理或送领导指示后办理。综合办主任在签批公文时，认为无需送领导阅批通常性公文，可依据公文内容和性质直接批相关部门阅办。
各单位收到急件时，应在3天内回复并退回文件，通常要办理文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超出15天。需要研究而不能立即处理，也要先书面或口头简明回复。
4. 加强公文检验催办工作。综合办人员对有领导指示公文及本企业发出文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出文件，需要汇报落实实施情况，要立即检验反馈。
5. 领导参与关键会议带回文件，在汇报和传达后，应将会议文件交综合办人员立卷归档。
第十七条 发文处理
通常包含拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1. 草拟公文要求：
（1）要符合国家方针、政策、法律、法令和上级相关要求。如提出新政策要求，应尽可能和原来相关政策相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，见解要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要努力争取简短。
（3）引用公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
（4）草拟公文必需使用统一格式公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整齐，通常文面凌乱不清，要重新清稿。
（5）数字写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必需用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写。
（6）章节序数写法。通常应按下列次序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，通常不要简称。
2. 公文审核。企业文稿在送领导签发前，应由起草文件部门责任人审核后送综合办核稿。以工会、社团名义发文，由董事会和分管领导审核。
审核关键：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家方针、政策、法律、法令；和本单位发过公文是否衔接。
（3）提出要求和方法是否明确具体、切实可行。
（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合要求。
（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发觉不妥之处，必需进行修改，属于关键标准性问题，应退回原承接单位修改，改动过大，要重新抄正。
3. 公文签发。企业行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团通常性文件，由分管领导签发，关键文件，由董事长签发。
4. 公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，严禁使用铅笔和圆珠笔。
5. 签发后公文不得再作任何修改。若确需修改，必需重新送签。
6. 公文签发后，由综合办负责打印、盖章、装订、登记、分发。
打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢靠，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页左上方标明“此页无正文”字样。
7. 公文校对以原稿为准，非承接人不得私自改动原文。校对未发觉差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有更正，由打字员负责。
第十八条 公文办理完成后，要立即送交综合办人员整理立卷，个人不得私自保留应存档文件。
第五节 文件管理
第十九条 各部门要有专员负责文书处理管理工作，建立严格管理制度，加强对相关人员保密纪律教育，做好文件管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传输过程中，必需办理登记、签收、注销等手续，并根据收文薄检验归档，以防遗漏。
第二十条 各部门工作中形成文书，包含文件、会议统计、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保留价值资料，全部必需由承接人搜集齐全，分类整理，移交文书或相关人员查对整理后，于第二年第二季度送交综合办归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档文件。
第二十一条 没有存档价值和存查必需公文，由综合办判别、登记后销毁。
第二十二条 本细则从××××年××月××日起施行，过去相关公文处理要求和本细则不一致，以本细则为准。