建筑建设公司企业管理信息系统运行管理办法模版.docx

企业管理信息系统运行管理办法1 目的为了满足公司对业务信息全面共享和有效整合利用的需求，实现管理标准化、运作流程化、监管动态化、考核数据化，达到管理“标准化-一信息化-一体化”的目标，增强项目管控能力，促进公司持续健康、快速发展。2 适用范围适用于公司总部和项目部应用的企业管理信息系统。3 工作流程企业管理信息系统运行基本流程：新建项目按岗位职能向公司申报账号权限，公司分配账号权限，并对系统新增功能模块进行培训。项目人员实时、准确进行信息系统录入，公司根据本办法规定对项目各模块信息录入情况进行考核检查。（流程祥见下图）。4 工作标准及要求4.1 系统账号管理4.1.1 创建组织机构（1） 新接项目进场，并具备办公条件后，应在一个月之内完成内、外办公网络环境建设，网络质量和硬件设备必须满足正常办公及系统运行要求。因特殊情况，需要延期的，须将原因报于公司企划信息部审核。（2） 项目计合部将工程承包合同信息报公司成本合同部，公司成本合同部审核项目信息并创建系统项目基础信息及系统项目部。（3） 公司企划信息部维护新增项目电子经纬度，对新增项目组织机构进行职能授权。（4） 项目系统名称变更由项目计合部将变更后的项目全称及简称以项目请示流程形式报公司成本合同部审核，公司成本合同部将审核通过后的项目请示文件及处理签打印交企划信息部办理。4.1.2 审核、创建（变更）账号及授权（1） 新增OA账号申请：由项目综合管理部填写企业管理信息系统账号申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-1附表），要求明确人员岗位、OA公文处理流程权限，业务权限等，经项目主管领导审核后上报公司企划信息部进行账号创建及权限分配。（2） OA账号权限调整：项目管理部负责人监管各业务部门人员岗位调整情况，对岗位变动需要调整系统权限的人员根据当前工作岗位填写企业管理信息系统账号申请表，以OA请示汇报形式及时上报公司处理。公司企划信息部根据项目文件及公司业务部门意见及时调整用户系统权限。（3） 账号组织机构调整：系统用户在公司内部从一个项目调到另外一个项目时，需及时与新项目综合管理部联系，进行系统账号组织机构调整。项目在建或完工后，用户因工作调动离开原项目，若用户调离本项目后仍需兼管原项目业务时，在新项目上报的企业管理信息系统账号申请表中“是否保留原项目权限”中填写“是”，以便系统保留原项目系统账号权限；若用户直接调离原项目，不兼管原项目业务时，用户必须在离开本项目前做好系统交接工作，以便接手工作人员能掌握其原有系统处理工作。同时在新项目上报的企业管理信息系统账号申请表中“是否保留原项目权限”中填写“否”，以便删除原项目系统权限。此操作为不可逆操作，删除账号前，用户必须处理完所有系统待办事宜。（4） 账号注销管理：用户调离公司办理手续时，必须处理完系统待办事宜，注销系统账号后企划信息部方可签署意见；聘用人员离职后，项目管理部负责人必须及时通知公司企划信息部进行OA账号处理。若因账号处理不及时导致公司商业机密信息泄露，将追究相关人员责任。4.1.3 账号分配公司企划信息部根据企业管理信息系统账号申请表新增、调整用户账号信息，分配系统业务管理权限及系统流程权限，结果反馈给项目综合管理部（项目系统管理员）。项目综合管理部将OA账号信息分配给用户。4.1.4 权限核实新增OA用户首次登录，修改系统登录密码，根据业务需要核实系统权限。账号权限问题由项目综合管理部统一汇总后交公司企划信息部处理。新增账号要求修改密码不能太过简单，防止账号被盗用。个人账号在系统中的所有业务操作均由用户本人负责。4.2 业务模块运行管理4.2.2 系统业务操作（1） 对于新增员工，由项目经理部或公司总部各部门相关人员以传帮带的形式负责培训；若相关人员无法进行培训时，项目可反馈至项目综合管理部，由项目综合管理部汇总后上报公司企划信息部；公司企划信息部安排合适的时间，统一进行培训。（2） 所有系统用户必须每天登录系统完成系统当天待办任务。对于出差的用户，必须在到达目的地后及时登录系统处理待办任务；对于网络有故障的用户，在网络恢复正常后必须及时登录系统处理待办任务；若因其它原因导致当日不能使用系统的用户，应在问题解决后立即处理待办任务，从而确保系统各项业务及时顺利流转；若超过五个工作日无法登录系统处理业务的，应授权他人代办或联系相关业务部门，说明原因并提出其他解决方案，待问题解决后上线补办相关业务。（3） 由于项目工程量清单、工程分解及图纸清理为系统最基础数据，因此，项目合同部门自系统账号反馈给项目之日起，45天内必须完成工程量清单、工程分解及图纸清理等基础数据初始化工作。若工程量清单有变动，可先按投标清单进行初始化，变动的部分必须通过业主确认的正式变更方式来解决。同时，其它相关部门也必须在完成授权20天内完成自身管辖业务模块的基础工作，如供应商、安全质量、工程进度、定义结算项、项目形象指标等。（4） 项目必须严格按照信息系统中工程量清单导入模板、工程分解导入模板做好工程量清单和工程分解的清理和分解，并上报公司工程管理部审批，待审批通过后方能正式导入系统。（5） 项目实际使用供应商必须从系统中选取合格的供应商（包括协作队伍、物资供应商、设备供应商、设备租赁商等）。对于系统中没有，而又需要新增的供应商，必须先通过该供应商的税号在系统中进行唯一性验证，确保没有后才可新增，若系统中已存在，则只能引用。对于新增的供应商，必须经公司相关业务部门审核通过后方能使用。新增的供应商必须资料填写完整和正确，同时，将该供应商的营业执照、组织机构代码、税务登记证、安全生产证、法人代表身份证及相关经营业绩等资料原件彩色扫描后上传到系统中作为附件，附件必须是一个PDF格式的文档（分辩率为150-200象素）。（6） 对于所有使用的供应商，项目必须定期对其进行评定，包括对供应商本身的评定和合同履约评定，一个季度一次。同时，根据对供应商的评定情况，将其进行相应提升或打入黑名单。（7） 在项目开工初期，对于系统还未搭建完成的项目，由于赶工期而需提前与供应商（包括协作队伍、物资供应商、设备租赁商等）签订合同，在公司授权的情况下，可先进场、后合同评审。但在进场前，项目必须与供应商就主要合同条款已商谈妥当，并保留双方合同商谈备忘录，待在系统中正式评审时，将合同商谈备忘录作为评审附件之一；对于系统建立后，需要签订的合同，必须先进行合同评审，待评审通过，方可正式签订合同。项目工程承包合同和经营承包合同直接在台帐中新增，无需合同评审。（8） 对于已经签订的合同，在执行过程中有关合同条款发生了变更，特别是单价、支付条款及相关约定发生了变化，必须重新发起评审，待评审通过后方能正式执行。（9） 所有工程合同变更必须及时、有效地在系统中反映，最多不超过实际业务发生2天，并根据业主批复的不同意见选择不同的状态进行审核，确保变更真实地反映到系统中。同时，根据工程合同变更的情况及时做好协作合同和清单变更事宜。物资、机械等其它合同变更也必须根据实际业务需要及时进行先评审后变更，确保系统对合同变更的全程跟踪和记录。（10） 项目所有业务必须在各自对应业务系统中及时进行业务办理和结算。项目部必须以系统中的结算单（包括劳务、设备和物资等）作为财务做帐和付款的唯一凭证；严禁在业务上存在两套帐现象。（11） 对于没有合同的零星工程劳务结算，可在零星结算中进行办理。切勿将其它有合同的劳务合同、外租设备、购置材料或房屋租赁等纳入零星结算中办理。（12） 对于业主计量，必须在业主完成批复后2天之内及时在系统中进行填报。计量上报日期是指项目正式上报计量的日期；计量批复日期是指计量最终生效的日期，即计量最后一个人签字的时间。同时，将业主批复的支付证书扫描后上传到系统中作为附件，以便公司确认。（13） 项目各类进度计划编制必须及时、完整、有效，计划必须先总体，再按年、季、月进行细分，并根据项目实际进度调整项目后期月、季、年、整体计划。所有计划必须在有效时间内完成，不得补填计划。（14） 项目在完成总体形象计划图之前，一定要根据项目实际工程情况做好项目形象指标设置工作。在做总体形象计划时，一定要认真填写作业的相关参数信息，并根据作业之间的关系正确填写搭接类型和时间。（15） 各项目必须及时将开展的安全检查、考核及其它相关安全生产活动信息详细填写在系统中，并按照系统要求认真填写相关记录，特别是安全检查中的整改和落实情况；相关人员信息必须填写完整，附件齐全，特别是一些证件信息必须在系统中反映；安全费用明细必须填写完整，特种设备检定书必须上传到系统中；对于不同时期的危险源要及时进行梳理和登记在系统中。（16） 各项目必须及时将开展的质量检查、质量报告及其相关详细信息填写在系统中，并按照系统要求认真填写相关记录，特别是质量检查中存在的问题、整改和落实情况等；认真填写质量评定和交工验收等信息；试验检测人员和仪器相关记录一定要填写完整，附件齐全，特别是一些证件或证书信息必须在系统中反映。（17） 所有纳入公司管理的设备必须按时在系统中填写机械设备详细运转和维保记录，并认真填写设备费用记录，确保所有信息及时、完整和有效，确保设备费用成本及时归集。项目应定期通过系统对相关设备费用进行全面分析，对运营成本高、维保成本大的设备要分析原因，找出解决办法，切实降低设备运营、维保成本。（18） 项目必须按照物资实际发生情况进行物资的收、发、存登记，并定期对项目物资进行现场盘点和抽检，确保所有物资完整无损，并将盘点和抽检结果与系统盘点结果进行对照，确保帐实相符。（19） 所有物资信息必须及时、有效地反映在系统中，严禁将多笔主材业务合并录入系统；周转材料的日常管理和摊销必须纳入系统管理；所有主材每月必须要有购置计划。（20） 新建项目物资管理系统的启用时间以进场后第一笔物资业务发生时间的当月1日为系统启用时间；对于现有系统中缺失的物料类别统一由公司物资设备部指定人员进行添加，并经局审批后才能使用。（21） 所有物资、设备价格信息及闲置设备、周转材料信息应及时反映在物资机械信息平台中，以便全局共享此类信息。所有物资和设备招评标信息必须严格按照系统设置流程进行全程公开、透明地进行办理。（22） 项目必须根据自身实际业务情况做好成本预算工作。成本预算以季度为预算周期；成本单元须按照项目主合同清单进行设置；所有成本单位必须以实际需求为出发点，严格按照全局统一的“企业资源编码”进行分类预算，并在合并同类项目的基础上形成最终的项目成本预算。（23） 项目成本预算必须以一个季度为周期，根据项目工程量清单、相应资源预算单价的变动而不断地变化，实时反映项目成本的最新预算。（24） 项目必须根据自身实际业务情况，以月为统计周期，认真做好成本统计相关工作；所有费用必须及时在系统中得到全面反映。（25） 导入成本系统中的材料费用消耗使用记录必须与浪潮物资系统出库记录保持一致；相关费用归类清楚，不存在重复归集现象；零星结算必须根据实际业务情况进行全面的拆分，并根据分类情况归入相应的资源使用记录中，但拆分的日期必须与零星结算日期保持一致。（26） 所有成本消耗记录必须具有可追溯性，成本系统必须与其它结算系统、财务系统之间数据闭合，相互验证，从而确保成本数据的真实性、有效性、完整性。（27） 项目必须结合实际情况，全面梳理并认真分析各自存在的风险源，并按照风险管理系统要求，全面做好风险的评估、策略和方案制定工作，做好相关风险预案，并在实际工作中有针对性的进行防治和处理，切实将各种风险消灭于萌芽状态之中。同时，根据实际情况的变化，做好风险的监督和改进工作。（28） 各项目必须严格按照公司业务部门要求，按时、按质、按量地在系统中完成相关业务报表的填报工作，所有报表必须在项目报表系统中进行填报，公司各相关业务部门不再接收纸质或其它形式的报表（因特殊情况要求的除外）。（29） 公司市场开发部门必须严格按照市场开发模块要求，认真填写相关市场开发数据，并根据业务流程要求填写完整相关业务数据。同时，及时做好合同交底工作。（30） 各项目必须严格按照办公资产管理要求，做好办公资产管理工作，确保办公资产处于有效管控状态。在购买办公资产前，应询价比价确保物美价廉。同时，对于大批量的采购办公资产应进行招标采购。（31） 各项目在完成竣工验收后，应立即将竣工资料按照公司要求进行归档整理，应在档案系统中上传项目中标通知书、中标合同、验收报告以及上网公示文件的扫描件，并将竣工资料移交到公司档案室，从而确保竣工资料及时归档。（32） 因业务需要而配置新模块时，企划信息部必须会同业务部门对新增模块进行全面测试和验证，以确认该模块可用性。对于可用的新增模块，企划信息部与业务部门必须对项目相关人员进行全面培训，以使其熟练掌握，并正确使用。（33） 对于系统运行中出现的程序性错误或对运行的现有系统提出合理化建设，则由提出人员以“图文并茂”的方式详细描述该错误现象或建议的最终效果，然后汇总至本项目系统管理员，由其统一反馈至公司企划信息部。企划信息部针对不同的问题在取得业务部门一致意见的基础上，由公司系统管理员提交至局问题收集处理平台，并及时与局、业务部门和软件公司进行沟通解决，同时将解决进展情况及时反馈给项目。（34） 公司业务部门或项目若有新的业务功能需求时，应将相关想法和建议以图文并茂的方式提交给公司企划信息部，由企划信息部组织相关业务部门进行讨论其可行性，并最终形成公司新的业务需求意见，反馈给局，以便局决定是否开发新的业务功能模块。（35） 对于系统中非程序问题造成的业务数据异常或因人为原因需要修改、删除、退回已填报数据，项目操作人员首先应向公司对应业务部门人员寻求解决问题，若其不能解决，方可反馈至公司企划信息部，由其负责解决。（36） 当系统升级时，公司系统管理员必须至少提前半小时告知当前所有用户，使其做好数据保存工作。同时，公司系统管理员必须做好服务器自身数据备份工作；待系统升级完成后，公司系统管理员必须及时将本次升级所解决问题告知系统所有用户，并配合项目解决原来因系统原因无法解决的问题。对于仍不能解决的问题，要及时反馈给局和软件公司，使其进一步完善软件系统，并做好跟踪，直至最终解决该问题为止。4.3 报表模块运行管理4.3.6 获取报表数据（1） 新进项目开始系统业务操作后，公司系统管理员设置该项目报表系统上报功能。根据OA企业管理信息系统账号申请表设置报表上报审批执行人。（2） 项目各业务管理部门在报表系统中增加各类报表期次汇总名称，获取汇总对应业务数据。业务系统数据结点日期为每月的25日。业务系统数据有更新需对报表系统中对应业务模块期次汇总数据重新汇总，重新建立系统报表。4.3.7 建立期次报表（1） 项目业务部门对业务模块数据汇总后，在报表系统中增加项目期次报表，系统自动引用报表系统中对应时间段的业务汇总数据。（2） 检查报表数据，在本项目组织结构下选择审核人并“提交审批”进行报表系统上报审批。根据审批结果“是否通过”选择上报公司报表系统。4.3.8 汇总项目报表、分析报表（1） 公司业务部门登录报表系统模块，查看并接收“待接收”项目报表，检查报表数据，如果有问题，退回项目，要求重新汇总数据上报；如果没问题，接收报表。（2） 汇总项目报表数据，分析报表。4.3.9 生成公司报表公司业务部门对汇总公司业务模块数据汇总，建立公司期次报表，检查报表数据正确性。4.3.10 公司报表上报公司业务部门将公司报表提交领导审批，审批通过后上报公司报表到局报表系统。5 记录控制（1） 企业管理系统账号申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-1）（2） 企业管理系统用户权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-2）（3） 公司收发文流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-3）（4） 党群收发文流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-4）（5） 项目收发文流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-5）（6） 公司部门收发文流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-6）（7） 请示汇报流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-7）（8） 会审流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-8）（9） 合同评审流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-9）（10） 企业管理系统业务模块权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-10）（11） 企业管理系统设备管理流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-11）（12） 企业管理系统报表模块权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-12）（13） 企业管理系统结算管理流程权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-13）（14） 企业管理系统项目报表审批权限申请表（样式见表式：SHECTL MT13-6-14）6 附则本办法自下发之日起正式实施，其解释权和修订权属公司企划信息部。7表式：SHECTL MT13-6-1 企业管理系统账号申请表填报单位： 年 月 日序号姓名性别姓名全拼职务岗位是否职工原项目名称是否保留原项目权限备注1143项目经理： 项目书记 ： 综合管理部部长 ： 填表人： 表式：SHECTL MT13-6-2 企业管理系统用户权限申请表填报单位： 填表日期： 联系人： 电话： 姓名岗位申请类型系统模块名称流程权限描述开通时间要求备注 新增 变更 注销 新增 变更 注销 新增 变更 注销 新增 变更 注销申请部门审核业务主管部门审核主（分）管领导审核承 办注：1.新增用户，请写明需要开通的功能模块名称、OA流程权限；2.变更权限的用户，请在备注栏中注明需要取消的功能模块名称、OA流程权限；已有OA账号，需要调整到新项目的用户，必须处理完待办任务后，再申请账号调整；3.员工离职时，需要先将个人OA待办事宜处理完，后申请账号注销。表式：SHECTL MT13-6-3 公司收发文流程权限申请表填报单位： 年 月 日流程名称活动名称活动类型设置执行人公司收文收文登记并行拟办意见并行领导批示并行主办意见并行承办意见并行归资料库公文分发公司发文拟稿并行核稿并行部门会签并行办公室收文员并行领导签发并行领导会签并行办公室核稿并行编号、排版(纸质缮印)并行盖章并行归资料库公文分发 表式：SHECTL MT13-6-4 党群收发文流程权限申请表流程名称活动名称活动类型设置执行人党群收文收文登记并行拟办并行承办并行委员会阅处并行协办并行领导批示并行归资料库公文分发党群发文拟稿并行核稿并行部门会签并行领导会签并行领导签发并行编号登记并行排版(纸质缮印)并行盖章并行归资料库公文分发填报单位： 年 月 日表式：HECTL MT13-6-5 项目收发文流程权限申请表填报单位： 年 月 日流程名称活动名称活动类型设置执行人项目收文收文登记并行拟办意见并行领导批示并行主办意见并行承办意见并行归资料库并行公文分发并行项目发文拟稿并行核稿并行部门会签并行办公室收文员并行领导签发并行领导会签并行办公室核稿并行编号、排版(纸质缮印)并行盖章并行归资料库并行公文分发并行 表式：SHECTL MT13-6-6 公司部门收发文流程权限申请表填报单位： 年 月 日流程名称活动名称活动类型设置执行人部门收文部门收文登记并行部门处理并行主管领导批示并行承办并行归资料库公文分发部门发文拟稿并行部门负责人核稿/签发并行主管领导批示并行编号并行盖章并行归资料库公文分发表式：SHECTL MT13-6-7 请示汇报流程权限申请表流程名称活动名称活动类型设置执行人公司请示汇报启动请示汇报并行公司部室领导批示并行公司分管领导批示并行公司终审领导并行承办并行归资料库项目请示汇报启动请示汇报并行项目领导批示并行公司部室领导批示并行公司分管领导批示并行公司终审领导并行承办并行归资料库填报单位： 年 月 日表式：HECTL MT13-6-8 会审流程权限申请表流程名称活动名称活动类型设置执行人会审审批启动会审并行项目各部室并行项目（主）分管领导批示并行公司部室领导批示并行公司分管领导批示并行公司主管领导批示并行归资料库填报单位： 年 月 日16中交二公局铁路公司管理制度汇编 第十三篇 企划信息篇表式：SHECTL MT13-6-9 合同评审流程权限申请表流程名称活动名称活动类型设置执行人劳务协作物 资机 械合同签订拟定合同并行自审并行自审结论并行公司拟办并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）公司评审小组评审并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）公司评审结论并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）执行情况并行填报单位： 年 月 日1151 表式：SHECTL MT13-6-10 企业管理系统业务模块权限申请表填报单位： 年 月 日功能模块业务管理人员业务查询人员备注项目基础信息客户与供应商项目合同管理项目结算管理物资机械信息平台项目设备管理项目进度管理项目安全管理项目质量管理项目成本管理项目风险管理项目设备合同管理项目物资合同管理办公资产管理表式：SHECTL MT13-6-11 企业管理系统设备管理流程权限申请表流程名称活动名称活动类型设置执行人设备支付单申请流程申请并行设备主管部门审核并行合同主管部门审核并行项目设备主管领导审批并行项目经理审批并行设备租赁结算流程申请并行项目主管领导审批并行设备大(冬)修申请申请并行项目主管领导审批并行公司设备部门审批并行（项目不用填）公司主管领导审批并行（项目不用填）购置设备验收单项目部上报并行项目验收人会签并行公司主管部门审核并行（项目不用填）公司主管部门审批并行（项目不用填）财务部审核并行（项目不用填）公司主管领导审批并行（项目不用填）大型关键设备人员审批申请并行项目主管领导审批并行公司设备部门审批并行（项目不用填）公司人事部门审批并行（项目不用填）公司主管领导审批并行（项目不用填）填报单位： 年 月 日表式：SHECTL MT13-6-12 企业管理系统报表模块权限申请表填报单位： 年 月 日一级功能模块二级功能模块三级功能模块设置执行人员项目报表管理 （本行不填，填下面的子项）设备管理质量管理安全管理分包管理计量结算进度计划经营预算报表上报（本行不填，填下面的子项）设备报表上报工程计划报表上报工程统计报表上报工程质量报表上报安全报表上报标后预算成本合同管理报表上报评审任务（注：若相关人员只参与评审而不具体参与业务管理，就在下面填报相关人员，在合同管理中就不需再添加了；若是合同具体管理人员，此处不需设置，只需在合同管理中授权即可）（本行不填，填下面的子项）设备评审任务结算评审任务合同评审任务项目综合查询（本行不填，填下面的子项）项目图形报表查询项目安全质量查询项目进度计划查询项目结算查询项目合同查询23表式：SHECTL MT13-6-13 企业管理系统结算管理流程权限申请表填报单位： 年 月 日 流程名称活动名称活动类型设置执行人工程结算清单结算工程师提交审批并行部门负责人审批并行合同副经理审批并行工程结算汇总单结算工程师提交审批并行部门负责人审批并行合同副经理审批并行项目经理审批并行零星结算审批结算工程师编制单据并行领导审批并行中交二公局铁路公司管理制度汇编 第十三篇 企划信息篇表式：SHECTL MT13-6-14 企业管理系统项目报表审批权限请表填报单位： 年 月 日流程名称活动名称活动类型设置执行人标后预算成本合同管理报表工程计划统计报表工程质量报表安全报表设备报表传阅流程报表管理员编制并行部门负责人审核并行领导、内部人员审阅传阅并行项目报表上报传阅项目报表编制人并行传阅并行项目报表上报审批项目报表编制人并行领导审批并行公司报表上报传阅公司报表编制人并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）传阅并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）1156公司报表上报审批公司报表编制人并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）领导审批并行（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）（项目此项不填）